Mẫu bản tường trình công việc thông dụng hiện nay

Mẫu bản tường trình công việc là tài liệu quan trọng giúp tổ chức ghi nhận, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách hệ thống. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn cách tạo và sử dụng các mẫu bản tường trình công việc hiệu quả nhất.

1. Mẫu bản tường trình công việc là gì?

Bản tường trình công việc là một tài liệu chính thức ghi lại quá trình thực hiện nhiệm vụ, kết quả đạt được, những khó khăn gặp phải và các giải pháp đã áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định.

Bản tường trình công việc mang đến nhiều lợi ích thiết thực như: 

• Ghi nhận chính xác tiến độ và kết quả công việc
• Cung cấp thông tin minh bạch cho cấp quản lý
• Tạo cơ sở dữ liệu để đánh giá hiệu suất làm việc
• Xác định các vấn đề phát sinh và phương án giải quyết
• Làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực trong tương lai
• Duy trì tính liên tục trong quá trình bàn giao công việc

>>>> THAM KHẢO NGAY:

• Mẫu biên bản bàn giao tài sản file Word phổ biến
• 7 mẫu lịch làm việc tuần, tháng, ngày Excel chi tiết

2. Mẫu bản tường trình công việc phổ biến

Hiện nay có nhiều mẫu tường trình công việc khác nhau được sử dụng trong các doanh nghiệp. Mỗi mẫu có đặc điểm và ưu điểm riêng. Dưới đây là các mẫu bản tường trình công việc phổ biến nhất:

2.1. Mẫu báo cáo công việc chuẩn: 

Mẫu báo cáo công việc chuẩn sẽ bao gồm các mục như thông tin người báo cáo, thời gian, nội dung công việc đã thực hiện, kết quả, khó khăn và kiến nghị.

>>>> TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

 

2.2. Mẫu báo cáo tóm tắt

Mẫu báo cáo tóm tắt tập trung vào các điểm chính, thích hợp cho báo cáo hàng ngày hoặc hàng tuần, thường được sử dụng trong các cuộc họp nội bộ.

>>>> TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

 

2.3. Mẫu báo cáo dự án

Mẫu báo cáo này được thiết kế riêng cho việc theo dõi tiến độ dự án, gồm các phần như mục tiêu, hoạt động đã thực hiện, kết quả đạt được, rủi ro và kế hoạch tiếp theo.

>>>> TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

 

2.4. Mẫu báo cáo dựa trên KPI

Mẫu báo cáo này sẽ tập trung vào việc đánh giá hiệu suất dựa trên các chỉ số KPI đã được thiết lập trước.

>>>> TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

 

2.5. Mẫu báo cáo sự cố

Mẫu báo cáo sự cố sẽ tập trung vào việc mô tả sự cố, nguyên nhân, tác động và biện pháp khắc phục.

>>>> TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

>>>> XEM THÊM: 

• 3 mẫu đơn quyết định thôi việc đúng quy định mới nhất
• 11 Mẫu tờ trình phổ biến và cách soạn thảo tờ trình chuẩn xác

3. Khi nào cần viết bản tường trình công việc? 

Mẫu bản tường trình công việc được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau tại môi trường làm việc chuyên nghiệp:

• Báo cáo tiến độ dự án: Ghi nhận các mốc hoàn thành, công việc đã thực hiện và kế hoạch tiếp theo.
• Báo cáo định kỳ (hàng tuần/tháng/quý): Tổng kết hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Báo cáo sự cố: Mô tả vấn đề phát sinh, nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
• Báo cáo bàn giao công việc: Khi chuyển giao trách nhiệm giữa các cá nhân hoặc bộ phận.
• Báo cáo kết quả sau khi tham gia đào tạo/hội thảo: Chia sẻ kiến thức và ứng dụng thực tế.
• Báo cáo tổng kết một nhiệm vụ đặc biệt: Sau khi hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ quan trọng…

>>>> TÌM HIỂU THÊM:

• 9 mẫu kế hoạch marketing thông dụng hiện nay
• 4 Mẫu nhận xét thực tập phổ biến hiện nay

4. Hướng dẫn cách viết bản tường trình công việc chuyên nghiệp

Việc nắm vững cấu trúc và phương pháp viết sẽ giúp tạo ra những bản tường trình công việc chuyên nghiệp, hiệu quả và dễ theo dõi.

4.1. Các nội dung cần có trong bản tường trình công việc 

Một mẫu bản tường trình công việc chuẩn thường có cấu trúc như sau:

Phần 1: Phần tiêu đề và thông tin cơ bản

• Tên cơ quan/tổ chức
• Số hiệu văn bản (nếu có)
• Thông tin người lập báo cáo (họ tên, chức vụ, bộ phận)
• Thông tin người nhận báo cáo
• Thời gian báo cáo (ngày/tuần/tháng)

Phần 2: Tóm tắt nội dung

• Tổng quan ngắn gọn về những điểm chính trong báo cáo
• Đánh giá chung về tiến độ và kết quả

Phần 3: Nội dung chi tiết

• Công việc đã thực hiện và kết quả đạt được
• Các vấn đề phát sinh và cách giải quyết
• Công việc chưa hoàn thành và lý do
• Đánh giá mức độ hoàn thành so với kế hoạch

Phần 4: Kế hoạch tiếp theo

• Nhiệm vụ sẽ thực hiện trong giai đoạn tiếp theo
• Thời hạn dự kiến hoàn thành
• Nguồn lực cần thiết

Phần 5: Kiến nghị và đề xuất

• Các đề xuất để cải thiện hiệu quả công việc
• Yêu cầu hỗ trợ (nếu có)

Phần 6: Phần kết thúc

• Chữ ký người lập báo cáo
• Chữ ký xác nhận của người quản lý (nếu cần)
• Ngày tháng năm lập báo cáo

4.2. Những lưu ý khi viết bản tường trình công việc

Để đảm bảo mẫu bản tường trình công việc đạt hiệu quả cao, người viết cần lưu ý những điểm sau:

Đảm bảo tính chính xác và trung thực

• Sử dụng số liệu và dữ liệu thực tế
• Không phóng đại thành tích hoặc che giấu sai sót
• Cung cấp thông tin khách quan, có thể kiểm chứng

Viết ngắn gọn, rõ ràng

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
• Tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ hoặc có thể gây hiểu nhầm
• Sắp xếp thông tin theo thứ tự logic

Tập trung vào kết quả và giá trị

• Nhấn mạnh vào kết quả đạt được, không chỉ liệt kê hoạt động
• Làm rõ giá trị và tác động của công việc đối với mục tiêu chung
• Sử dụng các chỉ số đo lường cụ thể khi có thể

Đảm bảo tính nhất quán

• Sử dụng định dạng và mẫu báo cáo thống nhất
• Tuân thủ quy định nội bộ về cách thức báo cáo
• Duy trì tần suất báo cáo đều đặn

Cập nhật thông tin kịp thời

• Báo cáo ngay khi có vấn đề phát sinh quan trọng
• Không trì hoãn việc báo cáo các sự cố hoặc rủi ro

Những câu hỏi thường gặp về mẫu bản tường trình công việc

Bản tường trình có bắt buộc phải sử dụng trong mọi doanh nghiệp không?

Không, việc sử dụng mẫu bản tường trình công việc không bắt buộc về mặt pháp lý cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là công cụ quản lý hiệu quả được hầu hết các tổ chức chuyên nghiệp áp dụng. 

Quy mô và mức độ chi tiết của bản tường trình có thể thay đổi tùy theo đặc thù ngành nghề và cấu trúc tổ chức. Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng các mẫu đơn giản hơn trong khi các tập đoàn lớn thường có hệ thống báo cáo phức tạp và chi tiết hơn.

Sự khác biệt giữa bản tường trình sự việc và bản tường trình công việc là gì?

Bản tường trình sự việc ghi lại một sự kiện cụ thể như tai nạn lao động, sự cố kỹ thuật, tập trung vào diễn biến, nguyên nhân và hậu quả. Bản tường trình công việc tổng hợp hoạt động trong một khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng), bao gồm nhiệm vụ, kết quả và kế hoạch tiếp theo. Bản tường trình công việc mang tính định kỳ, còn bản tường trình sự việc chỉ lập khi có tình huống đặc biệt phát sinh.

Những ngành nghề nào cần sử dụng mẫu bản tường trình công việc thường xuyên?

• Ngành xây dựng và kỹ thuật: Cần báo cáo tiến độ dự án, công tác an toàn và chất lượng công trình thường xuyên. Các báo cáo này giúp theo dõi tiến độ thi công và phát hiện vấn đề kỹ thuật kịp thời.
• Ngành dịch vụ tài chính và ngân hàng: Yêu cầu nghiêm ngặt về báo cáo tuân thủ quy định, quản lý rủi ro và kết quả kinh doanh. Các báo cáo này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
• Ngành y tế và dược phẩm: Cần ghi nhận chính xác quy trình điều trị, nghiên cứu lâm sàng và quản lý chất lượng. Báo cáo trong ngành này giúp đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và chất lượng dịch vụ.
• Ngành công nghệ thông tin: Thường xuyên báo cáo tiến độ phát triển phần mềm, xử lý sự cố và bảo mật hệ thống. Các báo cáo giúp quản lý dự án IT hiệu quả và đảm bảo tính liên tục của hệ thống.
• Ngành sản xuất và logistics: Cần báo cáo năng suất, kiểm soát chất lượng và quản lý chuỗi cung ứng. Báo cáo trong lĩnh vực này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và giao hàng.

So sánh giữa mẫu báo cáo bằng Word và Excel - Loại nào phù hợp hơn?

Mẫu bản tường trình công việc là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc áp dụng đúng cấu trúc và tuân thủ các nguyên tắc khi viết báo cáo sẽ giúp tạo ra những tài liệu chuyên nghiệp, hữu ích cho quá trình ra quyết định và phát triển tổ chức. 1C Việt Nam khuyến nghị các doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống báo cáo phù hợp với đặc thù ngành nghề và mục tiêu quản lý.

>>>> CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• 6 Mẫu nội quy công ty thông dụng nhất hiện nay
• 5 Mẫu thông báo nghỉ lễ nội bộ thông dụng nhất