11 Mẫu tờ trình phổ biến và cách soạn thảo tờ trình chuẩn xác

Mẫu tờ trình là một văn bản quan trọng được sử dụng phổ biến trong các cơ quan hành chính và doanh nghiệp nhằm đề xuất ý kiến, kế hoạch hoặc giải pháp cho cấp trên xem xét và phê duyệt. Việc nắm rõ cách thức soạn thảo tờ trình đúng chuẩn sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tốc độ phê duyệt các đề xuất. 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn cách soạn thảo tờ trình chuyên nghiệp và cung cấp các mẫu tờ trình phổ biến.

1. Mẫu tờ trình là gì?

Trước khi tìm hiểu cách soạn thảo, người dùng cần hiểu khái niệm và tầm quan trọng của tờ trình trong môi trường làm việc. Mẫu tờ trình là văn bản hành chính do cấp dưới gửi lên cấp trên để trình bày, đề xuất và xin ý kiến phê duyệt về một vấn đề cụ thể. Đây là công cụ giao tiếp chính thức giúp truyền đạt thông tin một cách hệ thống và rõ ràng. Mẫu tờ trình đóng vai trò quan trọng trong quản lý:

• Hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng và chính xác
• Tăng tính minh bạch trong quy trình làm việc
• Giúp lưu trữ thông tin một cách có hệ thống
• Tạo căn cứ pháp lý cho các quyết định quan trọng
• Đảm bảo tính chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ

2.2. Mẫu tờ trình xin phê duyệt

Loại mẫu tờ trình này được sử dụng khi cần xin phê duyệt cho một kế hoạch, dự án hoặc quyết định quan trọng. Đặc điểm nổi bật của mẫu này là phần nội dung cần nêu rõ lý do, mục đích và kết quả dự kiến của vấn đề cần phê duyệt.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.3. Mẫu tờ trình xin kinh phí

Được sử dụng khi đơn vị hoặc cá nhân cần đề xuất cấp trên phê duyệt kinh phí cho một hoạt động cụ thể. Trong mẫu tờ trình này, người dùng cần trình bày chi tiết kế hoạch sử dụng kinh phí, dự toán chi tiết và lợi ích mang lại.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

Mẫu này được sử dụng để đề xuất khen thưởng cho cá nhân hoặc tập thể có thành tích xuất sắc. Nội dung cần nêu rõ thành tích đạt được, đóng góp cụ thể và đề xuất hình thức khen thưởng phù hợp.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.5. Mẫu tờ trình đề nghị kỷ luật

Ngược lại với mẫu tờ trình khen thưởng, loại này được sử dụng khi cần đề xuất biện pháp kỷ luật đối với cá nhân vi phạm quy định. Mẫu tờ trình đề nghị kỷ luật cần nêu rõ hành vi vi phạm, quy định bị vi phạm và đề xuất hình thức kỷ luật.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.6. Mẫu tờ trình xin nghỉ việc

Mẫu này được nhân viên sử dụng khi muốn chấm dứt hợp đồng làm việc. Nội dung cần nêu rõ lý do xin nghỉ việc, thời gian dự kiến nghỉ và kế hoạch bàn giao công việc.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.7. Mẫu tờ trình xin nghỉ phép

Đây là mẫu tờ trình được sử dụng khi nhân viên cần xin nghỉ phép trong một khoảng thời gian nhất định. Mẫu này cần nêu rõ thời gian nghỉ phép, lý do và phương án bàn giao công việc trong thời gian vắng mặt.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.8. Mẫu tờ trình bổ nhiệm

Được sử dụng khi đề xuất bổ nhiệm một cá nhân vào vị trí công tác mới. Mẫu tờ trình bổ nhiệm cần nêu rõ lý do bổ nhiệm, năng lực và thành tích của người được đề xuất, cũng như vị trí và nhiệm vụ mới.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.9. Mẫu tờ trình mua sắm trang thiết bị

Loại mẫu tờ trình này được sử dụng khi cần đề xuất mua sắm trang thiết bị, vật tư phục vụ công việc. Nội dung cần liệt kê chi tiết danh mục thiết bị, dự toán kinh phí và mục đích sử dụng.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.10. Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán

Được sử dụng để đề nghị thanh toán các khoản chi phí đã phát sinh. Trong mẫu này, người dùng cần nêu rõ nội dung chi, số tiền, chứng từ kèm theo và cơ sở pháp lý cho việc chi tiêu.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

2.11. Mẫu tờ trình cấp trang thiết bị

Tương tự như mẫu tờ trình mua sắm, nhưng mục đích là đề nghị cấp phát từ nguồn vật tư hiện có thay vì mua mới. Mẫu này cần nêu rõ danh mục thiết bị cần cấp, mục đích sử dụng và đơn vị/cá nhân sử dụng.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

• Mẫu bản tường trình công việc thông dụng hiện nay
• 7 mẫu lịch làm việc tuần, tháng, ngày Excel chi tiết

3. Các nội dung cần có trong mẫu tờ trình

Để soạn thảo một mẫu tờ trình chuẩn, người dùng cần đảm bảo văn bản có đầy đủ các thành phần cấu trúc cơ bản sau đây.

Một mẫu tờ trình chuẩn thường được chia thành ba phần chính với các nội dung cụ thể:

• Phần tiêu đề: Bao gồm tên cơ quan, đơn vị ban hành, số hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành.
• Phần mở đầu: Nêu rõ người/đơn vị gửi và nhận tờ trình, tên tờ trình và nội dung tóm tắt vấn đề cần trình bày.
• Phần nội dung chính: Trình bày chi tiết vấn đề cần đề xuất, bao gồm cơ sở pháp lý, thực tiễn, phân tích tình hình và các giải pháp đề xuất.
• Phần kết luận và kiến nghị: Tổng hợp vấn đề, đưa ra kiến nghị cụ thể và đề xuất phương án giải quyết.
• Phần kết thúc: Bao gồm chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có).

>>>> XEM THÊM: 

• 3 mẫu đơn quyết định thôi việc đúng quy định mới nhất
• Mẫu biên bản bàn giao tài sản file Word phổ biến

4. Hướng dẫn soạn thảo mẫu tờ trình chuyên nghiệp

Việc soạn thảo mẫu tờ trình đúng chuẩn không chỉ giúp tăng tính chuyên nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin và khả năng được phê duyệt.

4.1. Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ trong tờ trình

Ngôn ngữ trong mẫu tờ trình cần tuân thủ các nguyên tắc:

1. Sử dụng ngôn ngữ hành chính, trang trọng và lịch sự.

2. Trình bày súc tích, rõ ràng, tránh dùng từ ngữ phức tạp không cần thiết.

3. Sử dụng câu văn ngắn gọn, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung.

4. Tránh sử dụng từ ngữ mang tính cảm xúc cá nhân.

5. Sử dụng thuật ngữ chuyên ngành một cách chính xác và nhất quán.

6. Đảm bảo tính khách quan trong trình bày vấn đề.

4.2. Các bước kiểm tra trước khi gửi tờ trình

Trước khi gửi tờ trình đến người có thẩm quyền, người dùng cần thực hiện các bước kiểm tra sau:

• Bước 1: Kiểm tra tính chính xác của thông tin và số liệu.
• Bước 2: Rà soát lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu.
• Bước 3: Đảm bảo định dạng văn bản thống nhất và dễ đọc.
• Bước 4: Kiểm tra lại các thông tin quan trọng như ngày tháng, tên người nhận, tên người gửi.
• Bước 5: Xác nhận tính hợp lý và tính khả thi của các đề xuất.
• Bước 6: Kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu kèm theo (nếu có).

• 9 mẫu kế hoạch marketing thông dụng hiện nay
• 4 Mẫu nhận xét thực tập phổ biến hiện nay

5. Quy trình xử lý và nộp tờ trình

Sau khi hoàn thành soạn thảo mẫu tờ trình, người dùng cần nắm rõ quy trình xử lý và nộp để đảm bảo văn bản được tiếp nhận và xem xét đúng cách.

5.1. Các bước chuẩn bị trước khi nộp

Quá trình chuẩn bị trước khi nộp mẫu tờ trình bao gồm:

• Bước 1: Xác định chính xác cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền nhận tờ trình.
• Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ số lượng bản in cần thiết (thường 2-3 bản).
• Bước 3: Đính kèm các tài liệu bổ sung minh chứng cho nội dung tờ trình (nếu có).
• Bước 4: Đóng dấu và ký tên đầy đủ theo quy định.
• Bước 5: Sắp xếp tài liệu theo thứ tự hợp lý để dễ tham khảo.

5.2. Quy trình xử lý tại cơ quan nhận

Sau khi nộp, mẫu tờ trình thường được xử lý theo quy trình sau:

• Bước 1: Bộ phận văn thư tiếp nhận và vào sổ công văn đến.
• Bước 2: Chuyển tờ trình đến người có thẩm quyền xem xét.
• Bước 3: Người có thẩm quyền nghiên cứu nội dung và đưa ra ý kiến phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
• Bước 4: Bộ phận văn thư ghi nhận kết quả xử lý và chuyển lại cho đơn vị/cá nhân gửi tờ trình.
• Bước 5: Lưu trữ tờ trình và kết quả xử lý theo quy định.

Mẫu tờ trình có bắt buộc phải tuân thủ theo Nghị định nào không?

Mẫu tờ trình cần tuân thủ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng đơn vị, có thể có những quy định nội bộ bổ sung về hình thức và nội dung tờ trình.

Tờ trình khác gì so với báo cáo?

Tờ trình là văn bản đề xuất, kiến nghị với cấp trên để xin phê duyệt một vấn đề. Còn báo cáo là văn bản trình bày kết quả thực hiện nhiệm vụ, tình hình hoạt động hoặc sự việc đã xảy ra. Mục đích cơ bản của tờ trình là xin ý kiến, trong khi báo cáo là thông báo kết quả.

Những loại mẫu tờ trình nào phổ biến nhất trong doanh nghiệp?

Trong môi trường doanh nghiệp, các mẫu tờ trình phổ biến nhất bao gồm: mẫu tờ trình xin phê duyệt, mẫu tờ trình mua sắm trang thiết bị, mẫu tờ trình xin kinh phí, mẫu tờ trình bổ nhiệm, và mẫu tờ trình đề nghị thanh toán.

Mẫu tờ trình trong cơ quan nhà nước khác gì so với doanh nghiệp?

Mẫu tờ trình trong cơ quan nhà nước thường có tính pháp lý cao hơn, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước về thể thức văn bản hành chính. Trong khi đó, mẫu tờ trình trong doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn về hình thức tùy theo quy định nội bộ, nhưng vẫn phải đảm bảo các yếu tố cơ bản về nội dung và tính chất văn bản.

Mẫu tờ trình có thể gửi qua email không?

Tùy thuộc vào quy định của từng đơn vị, mẫu tờ trình có thể được gửi qua email dưới dạng văn bản điện tử. Tuy nhiên, với những tờ trình quan trọng có tính pháp lý cao, vẫn nên nộp bản giấy có đầy đủ chữ ký và con dấu để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản.

Mẫu tờ trình đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành công việc tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Việc nắm vững cách soạn thảo các loại mẫu tờ trình phổ biến cùng với quy trình xử lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tỷ lệ phê duyệt các đề xuất. 1C Việt Nam tin rằng những hướng dẫn chi tiết cùng 11 mẫu tờ trình phổ biến đã cung cấp sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho mọi đối tượng trong quá trình công tác và học tập.

​>>>> CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• 6 Mẫu nội quy công ty thông dụng nhất hiện nay
• 5 Mẫu thông báo nghỉ lễ nội bộ thông dụng nhất