TOP 5 phần mềm quản lý văn bản đi đến đơn giản, nhanh chóng
Phần mềm quản lý văn bản đi đến là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, xử lý các tài liệu, giấy tờ hàng ngày. Phần mềm không chỉ có khả năng khắc phục nhiều khó khăn so với quản lý thủ công mà còn giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách của tổ chức. Trong nội dung dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá top 5 phần mềm quản lý văn bản đến và đi chuyên nghiệp, hiệu quả.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm Văn phòng số toàn diện 1C:Document Management
1. Khó khăn khi quản lý văn bản đi đến truyền thống
Hàng ngày, doanh nghiệp thường xuyên phải tiếp nhận và xử lý rất nhiều các văn bản đi và đến. Khi đó, việc quản lý văn bản đi đến theo cách truyền thống có thể gặp phải một số hạn chế và khó khăn sau đây:
- Mất thời gian và công sức: Khi lưu trữ, xử lý văn bản theo phương pháp thủ công, việc sắp xếp, phân loại và tìm tài liệu sẽ được thực hiện bằng sức người. Điều này có thể tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
- Dễ thất lạc và độ chính xác thấp: Trong quá trình xử lý văn bản đi và đến, người thực hiện có thể viết nhầm hoặc đánh máy sai chính tả. Chính vì vậy, tài liệu được quản lý thủ công có khả năng bị mất hoặc hư hỏng cao hơn so với văn bản kỹ thuật số.
- Khó chia sẻ và làm việc cùng lúc: Trong trường hợp cần chia sẻ và làm việc đồng thời với nhóm, nhà quản lý sẽ phải sao chép hoặc gửi bản giấy, dẫn đến thiếu tính đồng nhất và giảm hiệu quả.
- Không thân thiện với môi trường: Văn bản truyền thống sử dụng giấy và mực in, tạo ra nhiều loại rác thải và gây ảnh hưởng đến môi trường. Đồng thời, việc lưu trữ nhiều tài liệu giấy cũng có thể tiêu tốn tài nguyên như mực in, máy móc, thiết bị,… để tạo và quản lý tài liệu.
- Rủi ro về bảo mật: Khi quản lý văn bản đi đến một cách thủ công, doanh nghiệp có nguy cơ để mất hoặc lộ những thông tin quan trọng. Bởi vì, so với tài liệu điện tử, tài liệu giấy dễ bị truy cập trái phép hoặc đánh cắp hơn.
Để giải quyết bài toán trên, nhiều doanh nghiệp hiện đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến thay cho hình thức thủ công. Việc quản lý văn bản điện tử, thực hiện lưu trữ đám mây giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao tính chính xác, đảm bảo hiệu quả và giảm tác động xấu đến môi trường.
>>>> THAM KHẢO THÊM: Quy trình quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi và đến
Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến có thể mang lại những lợi ích ưu việt, nổi bật, từ đó hỗ trợ vận hành và hoạt động hiệu quả hơn:
- Văn bản được quản lý tập trung: Phần mềm quản lý công văn đi đến giúp công ty sắp xếp hợp lý, khoa học những tài liệu, công văn theo đúng danh mục phù hợp. Điều này giúp quản lý tập trung, đồng nhất hơn so với việc chất đống văn bản trong văn phòng hay trong tủ hồ sơ với nhãn dán thủ công.
- Tăng sự kết nối giữa các bộ phận, phòng ban: Phần mềm quản lý văn bản đến và đi cho phép toàn thể nội bộ doanh nghiệp truy cập, chỉnh sửa và luân chuyển tài liệu đồng thời, mọi lúc, mọi nơi, trực tiếp trên cùng một hệ thống. Điều này vừa giúp giảm thời gian di chuyển hay cập nhật các bản sửa đổi theo thời gian, vừa cải thiện sự hợp tác giữa những bộ phận và phòng ban liên quan trong quá trình quản lý, xử lý tài liệu.
- Tìm kiếm và truy xuất tài liệu nhanh hơn: Khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến, doanh nghiệp không cần tốn nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu cần thiết trong các đống giấy tờ xếp chồng lên nhau. Thay vào đó, nhờ sự sắp xếp khoa học, rõ ràng, phần mềm có thể nhanh chóng tìm thấy tệp dữ liệu chỉ với một từ khóa hoặc một cụm từ khóa.
- Cải thiện tính bảo mật tài liệu: Khác với tài liệu giấy thông thường, tài liệu điện tử trên hệ thống sẽ phân quyền cụ thể cho từng người truy cập, phụ thuộc vào vai trò và chức vụ. Phần mềm cũng có khả năng thiết lập linh hoạt theo yêu cầu của từng bộ phận, phòng ban hoặc đặc thù doanh nghiệp về quyền xem và chỉnh sửa. Ngoài ra, đối với những tài liệu quan trọng, tổ chức có thể cài đặt mật khẩu riêng để nâng cao mức độ bảo mật.
- Tiết kiệm chi phí in ấn, văn phòng phẩm: Nhờ việc lưu trữ, xử lý hoàn toàn trên hệ thống của phần mềm nên doanh nghiệp không cần chi ngân sách cho quá trình in ấn hay mua văn phòng phẩm nhất định. Điều này vừa giúp tiết kiệm nguồn lực tài chính vừa hỗ trợ giảm thiểu chất thải, bảo vệ môi trường.
3. Top 5 phần mềm quản lý văn bản đi đến
Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý văn bản đi đến chuyên nghiệp, hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
3.1. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý văn bản đi đến nhanh chóng, hiệu quả
Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa quản lý tài liệu, quy trình và điều hành công việc. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phần mềm có khả năng hỗ trợ lưu trữ, xử lý các giấy tờ, tài liệu đơn giản, nhanh chóng. Giải pháp có khả năng lưu trữ tập trung văn bản, tài liệu, thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc, giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp quản lý công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động, góp phần tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu quả vận hành.
Bên cạnh các chức năng như quản lý quy trình, quản lý dự án, quản lý văn phòng số,... 1C:Document Management còn cung cấp phân hệ quản lý văn bản đi đến với những tính năng ưu việt và vượt trội bao gồm:
- Tiếp nhận văn bản đi đến với nhiều thuộc tính, nhiều dạng tệp đính kèm và nhiều nguồn.
- Lưu trữ thông tin tập trung trên cùng 1 hệ thống phần mềm duy nhất, hỗ trợ tăng khả năng phối hợp làm việc đội nhóm.
- Lưu trữ chính xác thông tin văn bản dạng vật lý từ địa chỉ lưu, số tờ, số bản tới số trang,…
- Phân quyền truy cập theo từng loại văn bản, đảm bảo độ bảo mật cao, giúp thông tin an toàn tuyệt đối.
- Hỗ trợ chỉnh sửa và phê duyệt văn bản đi đến từ xa, mọi lúc mọi nơi qua app di động tiện lợi.
- Khả năng tìm kiếm toàn văn theo thông tin trong văn bản, tra cứu chính xác chỉ với một con số hay một chữ cái, tra cứu nâng cao theo nhiều tiêu chí, điều kiện lọc khác nhau từ đơn giản tới phức tạp.
- Báo cáo đa dạng, tra cứu nhanh chóng, dễ dàng với các tác vụ nổi bật như: Thống kê số lượng văn bản theo từng tiêu chí cụ thể; kiểm soát thời gian và quá trình xử lý văn bản; theo dõi, cập nhật liên tục trạng thái văn bản,…
Như vậy, sử dụng hiệu quả phân hệ quản lý văn bản đi đến của phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ, xử lý nhanh chóng và gọn gàng thông tin dữ liệu. Điều này giúp tổ chức tiết kiệm nhiều thời gian, công sức và nguồn ngân sách, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự tăng trưởng, phát triển trong tương lai. Ngoài ra, phần mềm có khả năng bảo mật dữ liệu cao, giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin an toàn, tránh tình trạng mất cắp hay rò rỉ dữ liệu quan trọng.
3.2. Phần mềm quản lý văn bản đi đến CloudOffice
CloudOffice được thiết kế để cung cấp khả năng chia sẻ thông tin, quản lý hoạt động, quản lý tài liệu,... Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ theo dõi, xử lý tài liệu, quản lý công việc từ xa qua Internet.
Phần mềm quản lý văn bản đến và đi CloudOffice sở hữu một số tính năng như:
- Các tập tin được đính kèm vào tất cả tài liệu khi được gửi.
- Người dùng có thể dễ dàng xem, nhận xét và chỉnh sửa trong phần bình luận.
- Người quản lý cũng có thể phê duyệt trực tiếp từ xa.
>>>> XEM THÊM: TOP 8 phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp, uy tín hiện nay
3.3. Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye
Phần mềm DocEye là phần mềm quản lý công văn đi đến cho phép doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ văn bản kỹ thuật số tập trung.
DocEye cung cấp một số tính năng gồm:
- Tạo lập kho lưu trữ tập trung tài liệu.
- Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
- Chia sẻ linh hoạt tài liệu.
- Văn bản được thống kê chi tiết và trực quan.
3.4. Phần mềm quản lý văn bản đi đến DMS Lạc Việt
DMS Lạc Việt là giải pháp được thiết kế để giúp các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp quản lý tài liệu. Những tính năng hỗ trợ của Lạc Việt DMS có thể kể đến như:
- Quản lý văn bản thông qua giao diện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc.
- Hỗ trợ xác thực người dùng và quyền truy cập để giúp bảo vệ các thông tin, tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.
- Cung cấp công cụ tìm kiếm cho phép người dùng tìm và truy xuất tài liệu nhanh chóng.
3.5. Phần mềm quản lý công văn đi đến Templafy
Templafy là phần mềm quản lý văn bản được thiết kế giúp doanh nghiệp tạo, quản lý, phân phối nội dung, từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm và sửa đổi tài liệu.
Một số tính năng của Templafy:
- Thiết lập, đồng bộ hóa các mẫu tài liệu, biểu mẫu và báo cáo.
- Cung cấp tính năng tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian.
- Kiểm soát quyền truy cập, quản lý dữ liệu và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Trên đây, bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích về top 5 phần mềm quản lý văn bản đi đến được sử dụng phổ biến hiện nay. Hy vọng rằng doanh nghiệp có thể lựa chọn được giải pháp để hỗ trợ xử lý công tác quản lý văn bản hiệu quả hơn. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn về phần mềm quản lý văn bản đến và đi phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: