Quy trình quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp
Quản lý văn bản đi và đến là hoạt động cần thiết đối với việc tổ chức, điều phối thông tin trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có một quy trình quản lý rõ ràng, cụ thể. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu quy trình quản lý văn bản đi và đến chi tiết nhằm giúp doanh nghiệp hiểu và áp dụng một cách hiệu quả hơn trong công tác theo dõi và xử lý văn bản.
1. Văn bản đi và đến là gì?
Văn bản đi và đến (hay còn gọi là "văn bản đi đến") là các thuật ngữ thường được sử dụng trong quản lý tài liệu và giao tiếp của các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan. Chúng đề cập đến các tài liệu, thông điệp hoặc thông tin được gửi và nhận giữa các bên trong tổ chức hoặc từ tổ chức này đến tổ chức khác.
- "Văn bản đi" thường đề cập đến các tài liệu, thư từ, email, thông điệp hoặc bất kỳ hình thức thông tin nào mà tổ chức hoặc cá nhân gửi đi đến một bên khác.
- "Văn bản đến" bao gồm tất cả các tài liệu, thư từ, email, thông điệp hoặc thông tin mà tổ chức hoặc cá nhân nhận được từ một bên khác.
Quản lý văn bản đi và đến giúp tổ chức duy trì sự giao tiếp hiệu quả, theo dõi thông tin quan trọng và đảm bảo rằng các tài liệu được chuyển giao đúng người và thời gian. Các hệ thống và quy trình quản lý văn bản đi và đến thường được sử dụng để tối ưu hóa quản lý tài liệu và giao tiếp nội bộ.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Báo giá phần mềm quản lý văn bản mới nhất 2023
2. Quy trình quản lý văn bản đi
Bên cạnh việc hiểu được văn bản đi là gì, doanh nghiệp cũng cần nắm được quy trình quản lý văn bản đi. Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm các bước cụ thể như sau:
2.1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý văn bản đi. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cấp số và thời gian ban hành văn bản cần được thực hiện như sau:
- Số và thời gian ban hành văn bản tuân theo trình tự thời gian ban hành trong năm.
- Số, ký hiệu văn bản là duy nhất trong năm, áp dụng cho cả văn bản giấy và điện tử:
- Văn bản quy phạm pháp luật có hệ thống số riêng.
- Văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành/lĩnh vực cấp số.
- Văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan/tổ chức cấp số.
- Với văn bản giấy, số và thời gian ban hành cấp sau khi có chữ ký người có thẩm quyền, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Với văn bản điện tử, số và thời gian ban hành được xác định qua chức năng của hệ thống.
2.2 Đăng ký văn bản
Sau khi thực hiện cấp số, thời gian ban hành, bước tiếp theo đó là đăng ký văn bản đi. Quá trình này được quy định cụ thể như sau:
- Văn bản đi cần được đăng ký đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết.
- Có hai phương pháp đăng ký văn bản: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng hệ thống:
- Đăng ký bằng sổ: Văn bản được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu quy định tại Phụ lục IV của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Đăng ký bằng hệ thống: Văn bản được in ra giấy với đầy đủ thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, sau đó đóng sổ để quản lý.
- Văn bản bảo mật phải tuân theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước khi đăng ký.
2.3 Đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
Quy định về việc nhân bản, đóng dấu và ký số của cơ quan, tổ chức được mô tả trong Điều 17 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Với văn bản giấy:
- Văn bản đi được nhân bản theo số lượng xác định tại phần nơi nhận của văn bản.
- Cơ quan, tổ chức thực hiện việc đóng dấu và gắn dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Với văn bản điện tử: Cơ quan, tổ chức ký số văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
2.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Quy định về việc phát hành và theo dõi văn bản đi được nêu tại Điều 18 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư và được phát hành trong ngày ký hoặc trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn cần phải được phát hành, gửi ngay sau khi ký.
- Việc phát hành văn bản mật đi phải đảm bảo tính bí mật theo quy định pháp luật và tuân thủ số lượng, thời gian và nơi nhận đã quy định.
- Trường hợp văn bản đã được phát hành có sai sót về nội dung, phải được sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản tương đương. Nếu có sai sót về hình thức, kỹ thuật trình bày hoặc thủ tục ban hành, phải được điều chỉnh thông qua công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Thu hồi văn bản:
- Với văn bản giấy, bên nhận phải trả lại văn bản đã nhận.
- Với văn bản điện tử, bên nhận phải hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống và thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
- Khi cần phát hành văn bản giấy từ văn bản điện tử đã được ký số bởi người có thẩm quyền, bộ phận văn thư thực hiện việc in văn bản trên giấy, đóng dấu của cơ quan để tạo thành bản chính văn bản giấy và phát hành nó.
- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, văn thư thực hiện theo quy định tại điểm C khoản 1 của Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
2.5 Lưu văn bản
Quy định về việc lưu trữ văn bản giấy và điện tử được nêu tại Điều 19 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Đối với văn bản giấy:
- Bản gốc của văn bản được lưu trữ tại văn thư, phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đã đăng ký.
- Bản chính của văn bản được lưu trữ trong hồ sơ công việc.
- Đối với văn bản điện tử:
- Bản gốc của văn bản điện tử phải lưu trữ trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Các cơ quan, tổ chức đã có Hệ thống đáp ứng quy định tại Phụ lục VI của Nghị định này và các quy định của pháp luật liên quan sẽ sử dụng và lưu trữ bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay văn bản giấy.
- Các cơ quan, tổ chức chưa có hệ thống đáp ứng quy định tại Phụ lục VI của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật liên quan, văn thư tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 của Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu trữ.
>>>> THAM KHẢO: TOP 5 phần mềm quản lý văn bản đi đến đơn giản, nhanh chóng
3. Quy trình quản lý văn bản đến
Mục 2 Chương III của Nghị định số 30/2020 về quy trình quản lý văn bản được thực hiện theo các bước tuần tự như sau:
3.1 Tiếp nhận văn bản
Việc tiếp nhận văn bản được nêu tại Điều 21 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Đối với văn bản giấy:
- Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; so sánh số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
- Nếu phát hiện sai sót hoặc có dấu hiệu bất thường, văn thư sẽ báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo lại cho nơi gửi văn bản.
- Tất cả văn bản giấy đến bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật sẽ được gửi đến cơ quan, tổ chức đã đăng ký tại văn thư; văn bản đến phải được mở bì và đóng dấu "ĐẾN".
- Đối với văn bản gửi cho cá nhân hoặc tổ chức đặc biệt, văn thư chuyển đến nơi nhận mà không mở bì.
- Nếu nhận được bì văn bản gửi đến cá nhân liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó phải chuyển văn bản lại cho văn thư để đăng ký.
- Mẫu dấu "ĐẾN" được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Đối với văn bản điện tử: Văn thư phải kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử và tiếp nhận trên hệ thống:
- Trong trường hợp văn bản điện tử không tuân thủ các quy định tại điểm a khoản 2 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP hoặc gửi đến sai nơi, cơ quan hoặc tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan hoặc tổ chức gửi trên Hệ thống.
- Nếu phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu lạ, văn thư báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
- Cơ quan hoặc tổ chức nhận văn bản phải thông báo ngay trong ngày cho cơ quan hoặc tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản thông qua chức năng của hệ thống.
3.2 Đăng ký văn bản đến
Trong bước đăng ký văn bản đến, người thực hiện cần tuân thủ các quy định sau:
- Đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc thông qua dữ liệu quản lý văn bản đến.
- Các văn bản đến không được đăng ký tại văn thư sẽ không được đơn vị hoặc cá nhân giải quyết, trừ khi được quy định riêng theo pháp luật.
- Số đến của văn bản sẽ được lấy liên tục theo thứ tự và thời gian tiếp nhận, đồng nhất cho cả văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Phương pháp đăng ký văn bản:
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư ghi vào Sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu quy định tại Phụ lục IV.
- Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống: Văn thư tiếp nhận và đăng ký văn bản vào hệ thống. Trong trường hợp cần thiết, văn thư có thể số hóa văn bản theo quy định tại Phụ lục I và cập nhật thông tin văn bản vào hệ thống theo quy định tại Phụ lục VI. Văn bản đến sẽ được đăng ký trong hệ thống và cần được in ra giấy, ghi đầy đủ thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và ký nhận.
- Văn bản có tính mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư cần trình ngay cho người đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và chỉ đạo giải quyết. Văn bản khẩn cấp phải được trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Chuyển giao văn bản đến
Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết dựa trên ý kiến phân phối của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo thời gian, đúng người nhận và bảo mật nội dung.
3.4 Giải quyết, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Việc giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến được quy định như sau:
- Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo việc giải quyết văn bản đến một cách kịp thời và giao cho người có trách nhiệm theo dõi tiếp tục xử lý, đôn đốc quá trình giải quyết.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu và giải quyết văn bản theo thời hạn được quy định trong quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Các văn bản đến có mức độ khẩn cấp cần được giải quyết ngay lập tức.
Trên đây, 1C Việt Nam đã chia sẻ chi tiết về quy trình quản lý văn bản đi và đến. Hiện nay, với sự phát triển của các nền tảng kỹ thuật số, quá trình trên trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của các phần mềm. Trong đó, 1C:Document Management là phần mềm văn phòng số cho phép quản lý văn bản đi và đến rõ ràng, khoa học. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm này, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: