Top 5 phần mềm văn thư lưu trữ an toàn, bảo mật thông tin
Trong thời đại số hiện đại, việc lưu trữ và bảo mật thông tin đã trở thành một ưu tiên hàng đầu. Với sự phát triển của công nghệ, có rất nhiều phần mềm văn thư lưu trữ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các văn bản, hồ sơ, tài liệu dễ dàng hơn. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu top 5 phần mềm quản lý văn thư lưu trữ khoa học, tiện lợi, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
1. Tìm hiểu chung về phần mềm văn thư lưu trữ
Văn thư lưu trữ là công việc quan trọng trong môi trường văn phòng. Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư lưu trữ là sắp xếp, phân loại, lưu giữ và quản lý tính toàn vẹn của các tài liệu này để đáp ứng nhu cầu tìm kiếm, truy cập và sử dụng thông tin.
Khi đó, phần mềm văn thư lưu trữ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý các văn bản, tài liệu, hồ sơ,... một cách thông minh, trực quan, dễ dàng kiểm soát. Điều này giúp giảm gánh nặng và nguy cơ mất mát dữ liệu quan trọng so với các phương pháp lưu trữ truyền thống.
2. TOP 5 phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả
Dưới đây là danh sách top 5 phần mềm văn thư lưu trữ được đánh giá cao hiện nay. Nhờ tính năng và hiệu suất tuyệt vời, các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ này sẽ giúp bạn quản lý tài liệu khoa học, tiết kiệm thời gian.
2.1. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management quản lý văn thư lưu trữ siêu việt
Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp hỗ trợ tự động hóa trong công tác số hóa tài liệu và điều hành công việc. Được phát triển dựa trên công nghệ tiên tiến, phần mềm cho phép lưu trữ, quản lý các loại văn bản (văn bản đi và đến, văn bản nội bộ, hợp đồng) một cách thông minh trên một hệ thống duy nhất. Với tính năng vượt trội, giải pháp giúp tìm kiếm nâng cao dựa trên siêu dữ liệu truy cập nhanh vào các tài liệu liên quan, tạo ra luồng truy xuất thông tin liền mạch, giúp người dùng tiếp diễn công việc trơn tru, không bị ngắt quãng do mất quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu thủ công.
Dưới đây là những tính năng nổi bật của 1C:Document Management trong quản lý văn thư lưu trữ:
- Lưu trữ, hệ thống hóa và quản lý tập trung các loại văn bản dưới định dạng điện tử sau quá trình số hóa, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho và nhân lực quản lý thủ công.
- Cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng tìm kiếm văn bản, tài liệu dựa trên các tiêu chí như từ khóa, ngày tháng, người gửi, danh mục,... Công cụ tìm kiếm theo siêu dữ liệu của 1C:Document Management còn có thể tìm kiếm theo thông tin trong tài liệu, tìm kiếm chính xác tới từng chữ cái và con số.
- Cung cấp khả năng phân quyền truy cập vào văn bản, tài liệu, giúp bảo mật thông tin quan trọng, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào nội dung cần thiết.
- Cho phép theo dõi lịch sử chỉnh sửa và cập nhật phiên bản mới nhất.
- Có ứng dụng di động giúp người dùng thuận tiện trong việc quản lý văn thư mọi lúc, mọi nơi.
2.2. Phần mềm văn thư lưu trữ Bitrix 24
Bitrix24 là phần mềm văn thư lưu trữ mang đến một giải pháp quản lý tài liệu, văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp. Với giao diện trực quan, người dùng dễ dàng tải lên, chia sẻ, tìm kiếm tài liệu.
Tính năng nổi bật của Bitrix24 bao gồm:
- Tìm kiếm hiệu quả giúp người dùng xem được thông tin trên hệ thống.
- Lịch sử chỉnh sửa đầy đủ giúp dễ dàng khôi phục phiên bản trước đó của tài liệu.
- Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu.
2.3. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí Cloudoffice
Phần mềm Cloudoffice cũng là một trong những phần mềm văn thư lưu trữ cho doanh nghiệp. Cloudoffice giúp nhân viên văn phòng tối ưu hóa công việc hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự.
Các tính năng nổi bật của Cloudoffice bao gồm:
- Sắp xếp và quản lý văn thư theo thời gian, sự kiện liên quan.
- Theo dõi lịch sử chỉnh sửa văn bản và cập nhật phiên bản mới nhất.
- Thống kê và in văn bản theo quy định pháp luật.
>>>> THAM KHẢO: Các bước quy trình quản lý văn thư lưu trữ xây dựng hiệu quả
2.4. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Doc Eye
Doc Eye là phần mềm quản lý văn thư hỗ trợ lưu trữ và sử dụng các tài liệu trong doanh nghiệp. Phần mềm có các tính năng cho phép thu thập, xử lý và quản lý các văn bản đi đến, hồ sơ,... trên hệ thống điện tử.
Các tính năng nổi bật của Doc Eye bao gồm:
- Tiếp nhận, phân công, tra cứu, quản lý văn bản đến.
- Tạo, xem xét, tra cứu, tổng hợp và báo cáo văn bản gửi đi.
- Gửi và nhận văn bản qua hòm thư điện tử.
2.5. Phần mềm văn thư lưu trữ DMS Lạc Việt
Lạc Việt là một phần mềm văn thư lưu trữ giúp quản lý hồ sơ, tài liệu. Công cụ này hỗ trợ thu thập, khai thác, lưu trữ, báo cáo dữ liệu thống kê trong môi trường kinh doanh.
Tính năng nổi bật của Lạc Việt bao gồm:
- Quản lý hồ sơ trong các kho khác nhau, bao gồm kho chuyên dụng và kho tạm thời.
- Thu thập, lưu giữ, chỉnh sửa, sử dụng và tìm kiếm dữ liệu thống kê.
- Hỗ trợ đăng ký, gia hạn và mượn hồ sơ thông qua hệ thống phần mềm tiện lợi.
3. Tại sao nên sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ?
Sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Phần mềm không chỉ giúp cải thiện việc quản lý tài liệu mà còn đem lại nhiều ưu điểm vượt trội bao gồm:
3.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Chuyển đổi từ văn phòng giấy sang phần mềm văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí để khởi tạo, lưu trữ, xử lý văn bản. Cơ sở dữ liệu tập trung giúp tránh mất thời gian tra cứu, theo dõi hồ sơ; giảm chi phí văn phòng phẩm, in ấn và nhân sự phục vụ văn thư lưu trữ.
3.2. Nâng cao hiệu suất làm việc
Tất cả các thao tác quản lý file đều được thực hiện trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian, tập trung vào công việc quan trọng hơn. Ngoài ra, phần mềm cho phép truy cập, theo dõi tiến độ công việc từ mọi nơi, tăng cường năng suất làm việc.
3.3. Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng
Các phần mềm văn thư lưu trữ tích hợp nhiều tiện ích đáng chú ý nhằm tăng cường năng suất kinh doanh:
- Giao tiếp nhanh chóng: Người dùng có thể thảo luận, gửi tin nhắn và đăng thông báo để trao đổi thông tin một cách dễ dàng qua hệ thống phần mềm.
- Quản lý lịch cá nhân: Người dùng có thể sắp xếp công việc một cách khoa học thông qua việc quản lý lịch cá nhân trên phần mềm.
- Tổng hợp và đánh giá hiệu suất công việc: Phần mềm cung cấp tính năng tổng hợp, đánh giá toàn diện hiệu quả công việc, từ đó giúp người dùng xây dựng kế hoạch mới một cách hiệu quả.
3.4. Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật
Phần mềm quản lý văn thư đã khắc phục nhược điểm của việc lưu trữ tài liệu truyền thống, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin. Tất cả hồ sơ, tài liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu duy nhất, chỉ người được ủy quyền mới có thể truy cập, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, rò rỉ dữ liệu.
Trên đây, 1C Việt Nam đã gợi ý top 5 phần mềm văn thư lưu trữ chuyên nghiệp giúp cải thiện hiệu suất công việc văn phòng. Phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý các loại tài liệu nhanh chóng, khoa học, giảm thiểu các rủi ro về bảo mật hay tốn kém chi phí so với phương pháp truyền thống. Để được hỗ trợ công cụ phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay!
>>>> TÌM HIỂU THÊM: TOP 8 phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp, uy tín hiện nay