Văn bản điện tử là gì? Quy trình quản lý văn bản điện tử đơn giản

Trong thời đại công nghệ số phát triển, văn bản điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vậy văn bản điện tử là gì? Quy trình quản lý văn bản điện tử như thế nào? Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Văn bản điện tử là gì? Quản lý văn bản điện tử là gì?

Trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, ban hành ngày 05/03/2020, văn bản điện tử được định nghĩa tại khoản 4 Điều 3 là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy, có thể được trình bày dưới dạng chữ, số, ký hiệu, hình ảnh hoặc âm thanh, được lưu trữ và trao đổi thông qua hệ thống thông tin, mạng máy tính.

Quản lý văn bản điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòng đời của văn bản, bao gồm các nghiệp vụ tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử. Công tác quản lý văn bản điện tử bao gồm cả văn bản đến và văn bản đi được quy định tại Điều 14 và Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Hiện nay, trong các doanh nghiệp Việt Nam tồn tại hai kiểu lưu trữ chính, bao gồm lưu trữ giấy truyền thống và lưu trữ điện tử.

Lưu trữ giấy truyền thống là cách lưu trữ tài liệu giấy bằng bìa hồ sơ, tủ hồ sơ và không gian lưu trữ riêng. Hệ thống này có nhiều hạn chế như:

• Tài liệu được tạo, in và lưu trữ thủ công ở một vị trí cụ thể, dễ phạm phải sai lầm hay hư hỏng, mất mát.
• Doanh nghiệp cần một không gian đủ lớn để lưu trữ bản cứng.
• Việc tìm kiếm, truy xuất tài liệu tốn nhiều thời gian của nhân viên khi có vấn đề phát sinh, dẫn đến chậm trễ trong quá trình xử lý vấn đề.

Lưu trữ điện tử là cách lưu trữ tài liệu ở định dạng điện tử, sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử để tạo mới, phân loại, quản lý tài liệu điện tử ở các định dạng khác nhau. Các tài liệu sau khi được quét sẽ chuyển đổi sang định dạng điện tử. Lưu trữ điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội như:

• Nhân viên hoàn toàn chủ động tạo mới, phân loại, quản lý tài liệu điện tử.
• Các tài liệu sau khi được quét sẽ được chuyển đổi sang định dạng điện tử, dễ dàng truy cập hay chỉnh sửa ở bất cứ đâu.
• Đây là giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu tối ưu hơn, giúp khắc phục nhiều hạn chế của phương thức truyền thống.

Lưu trữ điện tử là giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu tối ưu hơn, giúp doanh nghiệp khắc phục nhiều hạn chế của phương thức truyền thống. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn phương thức lưu trữ phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình.

>>>> ĐỌC THÊM: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì? Nguyên tắc xây dựng

2. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử phải đáp ứng các quy định sau:

• Hình ảnh chữ ký số: Là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành trên văn bản, có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
• Vị trí chữ ký số: Đối với văn bản chính, chữ ký ở góc trên, bên phải trang đầu của văn bản; đối với văn bản kèm theo chữ ký ở góc trên, bên phải trang đầu của văn bản kèm theo.
• Thông tin chữ ký số: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày/tháng/năm; giờ/phút/giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601); các thông tin này được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Số hóa và chuyển đổi số: Phân biệt điểm giống và khác nhau

3. Lợi ích của quản lý văn bản điện tử trong doanh nghiệp

Quản lý văn bản điện tử (DMS) mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và cá nhân, bao gồm:

• Tìm kiếm nhanh chóng: Lưu trữ văn bản điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm tài liệu bằng cách sử dụng các từ khóa hoặc tiêu chí, giúp tiết kiệm thời gian so với tìm kiếm trong các ngăn tài liệu giấy.
• Dễ dàng chia sẻ và phân phối: Tài liệu điện tử có thể dễ dàng chia sẻ qua email hoặc các công cụ trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc in và gửi qua bưu điện.
• Quy trình làm việc tối ưu hóa: DMS cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, giúp giảm thiểu sự lặp lại và tăng tốc độ xử lý công việc.
• Kiểm soát phiên bản: Quy trình quản lý văn bản điện tử đảm bảo rằng toàn bộ thành viên trên cùng một dự án sử dụng phiên bản cập nhật nhất của tài liệu, giúp tránh các sai sót và mâu thuẫn.
• Kiểm soát truy cập: DMS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quyền truy cập vào tài liệu, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm.
• Lưu trữ an toàn: DMS cung cấp khả năng lưu trữ an toàn cho văn bản, giúp tránh mất mát dữ liệu.
• Truy cập từ xa: Quản trị văn bản điện tử cho phép nhân viên truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, giúp họ làm việc từ xa một cách hiệu quả.
• Hợp tác dự án từ xa: DMS hỗ trợ nhiều nhóm làm việc cùng nhau trên các dự án mà không cần phải gặp nhau trực tiếp, giúp nâng cao khả năng hợp tác và linh hoạt của tổ chức.

Những lợi ích này cho thấy tầm quan trọng của DMS trong tối ưu hóa quy trình công việc và nâng cao hiệu suất tổ chức. Việc triển khai DMS có thể giúp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn hơn.

4. Quy trình quản lý văn bản điện tử 

Quy trình quản lý văn bản điện tử đến đi được quy định tại Điều 14 và Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Quy trình này được thực hiện nhằm đảm bảo việc tiếp nhận, đăng ký, xử lý, lưu trữ và bảo quản văn bản điện tử đến và đi được chính xác, kịp thời, hiệu quả.

4.1. Quản lý văn bản điện tử đến

Quy trình quản lý văn bản đến được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức nhằm tiếp nhận, đăng ký, phân công xử lý, giải quyết và lưu trữ văn bản đến. Quy trình này được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Nhập thông tin văn bản đến.
• Bước 2: Liên kết văn bản đến với văn bản liên quan.
• Bước 3: Trình duyệt văn bản.
• Bước 4: Duyệt văn bản.
• Bước 5: Chuyển xử lý văn bản.
• Bước 6: Giao việc trên văn bản.
• Bước 7: Theo dõi tình hình xử lý công việc.
• Bước 8: Báo cáo tình hình xử lý công việc.
• Bước 9: Đánh giá kết quả thực hiện.
• Bước 10: Tra cứu, tìm kiếm văn bản.
• Bước 11: Xem lịch sử chuyển văn bản.
• Bước 12: Thống kê, báo cáo văn bản đến.

4.2. Quy trình xử lý văn bản đi

Quy trình xử lý văn bản đi là một quy trình quan trọng trong công tác quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức. Quy trình này giúp ban hành văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo hiệu quả của văn bản. Quy trình bao gồm 8 bước như sau:

• Bước 1: Soạn thảo văn bản đi.
• Bước 2: Liên kết văn bản đi với văn bản liên quan.
• Bước 3: Trình duyệt văn bản đi.
• Bước 4: Phê duyệt văn bản đi.
• Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản.
• Bước 6: Ban hành văn bản đi.
• Bước 7: Tra cứu, tìm kiếm văn bản đi.
• Bước 8: Báo cáo, thống kê số văn bản đi.

>>>> XEM THÊM: Số hóa tài liệu là gì? Những lưu ý khi triển khai số hóa

5. Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management - Quản lý văn bản điện tử tự động, toàn diện cho doanh nghiệp

Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc, được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến. Phần mềm có khả năng lưu trữ tập trung thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc, giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp quản lý công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động.

Ngoài các chức năng như quản lý quy trình, quản lý dự án, quản lý văn phòng số,... 1C:Document Management còn cung cấp phân hệ quản lý văn bản điện tử với những tính năng ưu việt và vượt trội, bao gồm:

• Tiếp nhận văn bản đi đến với nhiều thuộc tính, nhiều dạng tệp đính kèm và nhiều nguồn, giúp việc xử lý văn bản được nhanh chóng và chính xác.
• Lưu trữ thông tin tập trung trên cùng một hệ thống phần mềm duy nhất, giúp tăng khả năng phối hợp làm việc đội nhóm và tiết kiệm thời gian, công sức.
• Lưu trữ chính xác thông tin văn bản, đảm bảo độ an toàn và bảo mật thông tin.
• Phân quyền chi tiết đến từng phòng ban, từng cá nhân, chỉ cho phép những cá nhân có quyền hạn truy cập được dữ liệu, đảm bảo bảo mật dữ liệu.
• Hỗ trợ chỉnh sửa và phê duyệt văn bản đi đến từ xa, mọi lúc mọi nơi, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả.
• Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ theo siêu dữ liệu đến từng chữ cái, số, giúp tra cứu thông tin nhanh chóng và chính xác.
• Báo cáo đa dạng, trực quan, giúp theo dõi và quản lý quá trình xử lý văn bản hiệu quả.

Như vậy, quản lý văn bản điện tử là một hoạt động quan trọng, giúp đảm bảo tính chính xác, an toàn, hiệu quả trong quá trình soạn thảo, ban hành, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử. Quy trình quản lý văn bản điện tử đơn giản được trình bày trong bài viết này là một gợi ý hữu ích cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để triển khai ứng dụng văn bản điện tử. Để được hỗ trợ tư vấn về giải pháp quản lý văn bản điện tử tự động, toàn diện, doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam!