Số hóa và chuyển đổi số: Phân biệt điểm giống và khác nhau

Số hóa và chuyển đổi số là hai xu hướng tất yếu trong sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích to lớn về hiệu quả, năng suất, chất lượng, và trải nghiệm khách hàng. Bài viết dưới đây của 1C Việt Nam sẽ phân biệt điểm giống và khác nhau, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về hai xu hướng quan trọng này.

1. Số hóa là gì?

Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, biểu hiện bởi các dãy số nhị phân 0 và 1. Các thông tin được đưa lên hệ thống máy tính và tiến hành xử lý bằng các phần mềm, hỗ trợ việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng.

Một số ví dụ của số hóa có thể kể đến như sau:

• Quét tài liệu giấy viết tay, chuyển đổi sang dạng số (PDF hoặc Excel) và lưu trữ.
• Kết quả đo đạc trong công nghiệp sản xuất được chuyển đổi từ số đo thủ công sang số đo điện tử.

Trong doanh nghiệp, số hóa thường được áp dụng dưới hình thức số hóa dữ liệu lưu trữ. Với việc áp dụng công nghệ này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí lưu trữ, thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin, tăng khả năng bảo mật và tránh hư hỏng tài liệu. Số hóa có tác động tích cực đến doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh.

>>>> XEM THÊM: Số hóa tài liệu là gì? Những lưu ý khi triển khai số hóa

2. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi toàn diện hoạt động của doanh nghiệp, từ cách thức vận hành, mô hình kinh doanh đến trải nghiệm khách hàng.

Một doanh nghiệp chuyển đổi từ thanh toán bằng tiền mặt sang thanh toán không dùng tiền mặt là một ví dụ điển hình của chuyển đổi số. Để thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần số hóa thông tin và quy trình thanh toán, sau đó sử dụng các công nghệ như big data, AI để phân tích, kết nối và triển khai các hình thức thanh toán tiện lợi cho khách hàng.

Hiện nay, chuyển đổi số đang được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm marketing, công nghiệp sản xuất, ngân hàng, dịch vụ,...

>>>> ĐỌC THÊM: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Cơ hội và thách thức

3. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số 

Chuyển đổi số và số hóa là hai khái niệm thường được sử dụng trong bối cảnh công nghệ thông tin. Hai khái niệm này có những điểm giống và khác biệt cơ bản sau: 

3.1. Điểm giống nhau

Số hóa và chuyển đổi số có những điểm giống nhau bao gồm:

• Cả hai đều sử dụng công nghệ số: Số hóa là quá trình chuyển đổi dữ liệu và quy trình từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Chuyển đổi số là quá trình ứng dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh của cuộc sống, bao gồm kinh doanh, giáo dục, y tế,...
• Cả hai đều nhằm mục đích cải thiện hiệu quả và hiệu suất: Số hóa giúp doanh nghiệp lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Cả hai đều mang lại những lợi ích to lớn: Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, mở rộng thị trường và tăng khả năng cạnh tranh.

3.2. Điểm khác nhau

Mặc dù số hóa và chuyển đổi số có một số điểm tương đồng, nhưng hai khái niệm này vẫn có những điểm khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết điểm khác biệt giữa 2 xu hướng này:

Tiêu chí	Số hóa	Chuyển đổi số
Định nghĩa	Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số.	Quá trình ứng dụng công nghệ số để thay đổi toàn diện hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu chính	Dễ dàng thực hiện lưu trữ và truy cập dữ liệu.	Cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh và tạo ra giá trị mới.
Dữ liệu định dạng	Dữ liệu thô, dữ liệu vật lý được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số.	Dữ liệu được thu thập và ứng dụng vào các công việc phân tích, thay đổi, tái cơ cấu quy trình vận hành.
Thời gian thực hiện	Ngắn hạn, chỉ mất vài tháng.	Dài hạn, từ 3 - 5 năm.
Yêu cầu nhân sự	Tất cả nhân sự trong doanh nghiệp.	Nhân sự giỏi về công nghệ thông tin và sử dụng thành thạo công nghệ.
Kế hoạch và nghiên cứu	Không cần kế hoạch chi tiết.	Yêu cầu nghiên cứu kỹ lưỡng và cần có kế hoạch chi tiết.
Mục tiêu cuối cùng	Dữ liệu và tài liệu được chuyển đổi thành định dạng số.	Quá trình kinh doanh được tối ưu hóa và cải thiện để đem lại hiệu quả kinh doanh.

4. Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số hiệu quả

Hiện nay, chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp, nhằm thích ứng linh hoạt với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện tại. Việc áp dụng công nghệ thông tin và số hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới, nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời tăng cường quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.

Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác chuyển đổi mô hình quản lý và quy trình vận hành số hóa tài liệu lên thư viện điện tử. Phần mềm sở hữu tính năng tìm kiếm nâng cao mạnh mẽ dựa trên siêu dữ liệu, có khả năng truy cập nhanh vào các tài liệu liên quan, tạo ra luồng truy xuất thông tin liền mạch, giúp người dùng tiếp diễn công việc trơn tru, không bị ngắt quãng do mất quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu thủ công. 

Bên cạnh đó, giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình công việc, quản lý giao việc, quản lý dự án, mở ra một không gian làm việc “ảo” khuyến khích sự hợp tác giữa mọi bộ phận và cá nhân trong công ty. Đối với những tập đoàn lớn, việc áp dụng giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management có thể đáp ứng được các yêu cầu về quy trình làm việc phức hợp, đa điều kiện liên kết giữa các phòng ban, giúp hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi quy trình nghiệp vụ được tự động chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng. 

Đặc biệt, giải pháp sẽ đem lại sự kết hợp giữa việc “lưu trữ và quản trị dữ liệu tập trung” và “quản lý quy trình công việc” - hai yếu tố quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp. Điều này giúp công ty có một quy trình hoàn thiện, hoạt động, điều phối trơn tru mà hiện nay trên thị trường chưa có giải pháp nào có thể đáp ứng tốt cả hai điều kiện này. 

Tóm lại, số hóa và chuyển đổi số là hai khái niệm có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Số hóa là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số, là nền tảng để chuyển đổi số thành công. Để cập nhật thêm những thông tin hữu ích về vận hành doanh nghiệp, đừng quên theo dõi các bài viết hữu ích khác trên website của 1C Việt Nam. 

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì? Nguyên tắc xây dựng