Quy trình làm việc là gì? 6 bước xây dựng quy trình hiệu quả
Quy trình làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý công việc một cách khoa học. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, tăng cường chất lượng công việc và tạo điều kiện cho sự phối hợp làm việc tốt hơn. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về 6 bước quan trọng để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả nhé.
1. Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là một chuỗi các bước lặp lại dựa trên một tiêu chuẩn nhất định cho việc hoàn thành các nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Quy trình này có thể thay đổi, tối ưu hóa để phù hợp với các yêu cầu và công việc mới. Hiện nay, các doanh nghiệp thường có 4 nhóm quy trình công việc: Quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới và quy trình quản lý xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.
2. Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp
Quy trình làm việc giúp người lao động có thể xác định mục tiêu và các bước cần thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất. Một quy trình chính xác và chuẩn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Các bước thực hiện cụ thể, rõ ràng sẽ giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Đảm bảo tính trơn tru: Các nhiệm vụ được sắp sắp xếp theo đúng thứ tự và liên kết với nhau, giúp loại bỏ sự cố, xung đột; tạo ra sự liên tục, ổn định trong quy trình làm việc.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Nhờ vào việc sắp xếp và tối ưu hóa các bước trong công việc, các nhiệm vụ sẽ được thực hiện có hệ thống, tiết kiệm chi phí và thời gian chết.
- Nâng cao định vị cạnh tranh: Hoạch định, thực hiện quy trình chặt chẽ sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và tạo sự tin tưởng.
- Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Việc tuân thủ quy trình giúp đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu lỗi phát sinh, tạo sự hiệu quả cho công việc được hoàn thành.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Top 10+ phần mềm vẽ quy trình làm việc hiệu quả hiện nay
3. Các bước xây dựng một quy trình làm việc cho công ty
Thiết lập quy trình làm việc chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng để tăng năng suất và mức độ hiệu quả của các công việc. Để làm được điều này, doanh nghiệp nên thực hiện các bước như sau:
3.1 Bước 1: Xác định nhu cầu của công việc
Đầu tiên, xác định nhu cầu, mục đích của công việc bao gồm cập nhật hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp. Tiếp theo, xác định mục đích, phạm vi để định rõ các bước thực hiện, phương pháp kiểm soát, thời gian và tần suất công việc. Cuối cùng, khoanh vùng đối tượng cần thực hiện quy trình, có thể là cá nhân, phòng ban hay lĩnh vực cụ thể.
3.2 Bước 2: Xác định số bước của quy trình làm việc
Quy trình làm việc không có một con số "chuẩn" về số bước, tùy thuộc vào tính chất công việc. Một công thức phổ biến để phân tích số bước trong một quy trình là 5W-1H-5M.
5W-1H gồm:
- What (là gì?): Xác định nội dung công việc.
- Why (vì sao?): Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc.
- When (khi nào?): Xác định thời gian thực hiện và thời gian bắt đầu/kết thúc.
- Where (ở đâu?): Xác định địa điểm/nơi thực hiện.
- Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện, hỗ trợ, giám sát.
- How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc.
5M đại diện cho:
- Man (nguồn nhân lực): Đánh giá trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của nhân sự.
- Money (tiền bạc): Xác định ngân sách và phân bổ tài chính.
- Material (nguyên vật liệu): Định rõ tiêu chuẩn và nguồn cung ứng vật liệu.
- Machine (máy móc/công nghệ): Xác định tiêu chuẩn và công nghệ áp dụng.
- Method (phương pháp làm việc): Quy định phương pháp thực hiện công việc.
>>>> ĐỌC THÊM: Flowchart là gì? Các bước vẽ Flowchart chuẩn cho doanh nghiệp
3.3 Bước 3: Xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra
Mô hình lý thuyết không đảm bảo quy trình làm việc vận hành hiệu quả. Do đó, khi xây dựng hệ thống quy trình làm việc, quản lý cần áp dụng các phương pháp kiểm tra và kiểm soát để đảm bảo hiệu suất tối ưu và cải tiến.
Các yếu tố kiểm soát bao gồm:
- Đơn vị đo lường công việc.
- Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường.
- Số lượng và mức độ quan trọng của các điểm kiểm soát.
Các yếu tố kiểm tra bao gồm:
- Bước thực hiện kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra.
- Người thực hiện kiểm tra.
- Các điểm trọng yếu cần kiểm tra.
3.4 Bước 4: Xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm
Quy trình thử nghiệm có mục đích xác định các công việc có được thực hiện theo tiêu chuẩn đề ra hay không? Giai đoạn Pre-test là quan trọng trong phương pháp thử nghiệm, bao gồm việc làm thử và sản xuất thử. Test được diễn ra trong quá trình thực hiện để đo lường tính khả thi của quy trình.
Bảng kiểm tra thử nghiệm bao gồm các nội dung như: Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiểm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất và hồ sơ.
3.5 Bước 5: Mô tả các bước của công việc
Doanh nghiệp cần đưa ra mô tả cụ thể về từng bước để nhân viên có thể thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả như:
- Mô tả chi tiết các bước trong quy trình làm việc.
- Cách thực hiện các bước công việc như thế nào?
- Trong trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện (how) quá phức tạp và dài, doanh nghiệp cần có một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
3.6 Bước 6: Hoàn thiện định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo
Trong quá trình xây dựng, quản lý quy trình làm việc, định nghĩa các thuật ngữ và sử dụng các biểu mẫu hỗ trợ là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp đảm bảo sự rõ ràng, hiệu quả trong thực hiện công việc của doanh nghiệp.
- Định nghĩa: Đây là phần giải thích ý nghĩa của các thuật ngữ được sử dụng trong quy trình, cung cấp diễn giải cho các từ viết tắt, thuật ngữ kỹ thuật có thể gây hiểu lầm.
- Biểu mẫu kèm theo: Đây là danh sách các biểu mẫu hoặc mẫu đơn liên quan đến quy trình, bao gồm mã số, tên, mô tả ngắn gọn về mục đích sử dụng của từng biểu mẫu.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Workflow là gì? Cách thiết kế sơ đồ về quy trình hiệu quả
4. Bí quyết xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
Ngày nay, doanh nghiệp có thể tận dụng các phần mềm hỗ trợ để xây dựng, quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các phần mềm được trang bị nhiều tính năng giúp nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí phục vụ cho công việc. Đồng thời, sử dụng các phần mềm hỗ trợ còn giúp tăng tính minh bạch, khả năng theo dõi, đánh giá quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc trong doanh nghiệp.
Như vậy, quy trình làm việc đóng vai trò quan trọng đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện khoa học, tránh chồng chéo, thiếu hiệu quả. Với sự phát triển của các nền tảng công nghệ, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai phần mềm hỗ trợ quản lý, theo dõi và tự động hóa quy trình làm việc uy tín như giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management. Liên hệ 1C Việt Nam ngay để được hỗ trợ triển khai và ứng dụng phần mềm trong các hoạt động của doanh nghiệp nhé!
>>>> THAM KHẢO NGAY: