5 giai đoạn xây dựng quy trình vận hành dành cho doanh nghiệ
Hiện nay, hầu hết các cấp lãnh đạo và nhân viên đều đang quan tâm đến quy trình vận hành doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam làm rõ khái niệm này cũng như tìm hiểu 5 giai đoạn xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
1. Quy trình vận hành trong doanh nghiệp là gì?
Quy trình vận hành trong doanh nghiệp là hệ thống các bước được thực hiện bởi nhiều nhân viên và bộ phận trong tổ chức nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể. Mỗi bước trong quy trình đại diện cho một nhiệm vụ được giao cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Đây là cơ sở để triển khai các quy trình kinh doanh và tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp.
2. Tầm quan trọng của xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp
Việc xây dựng quy trình vận hành là cần thiết và mang lại lợi ích rõ ràng cho các tổ chức, doanh nghiệp bao gồm:
- Xác định những nhiệm vụ quan trọng liên quan đến mục tiêu kinh doanh.
- Tăng cường hiệu quả làm việc.
- Cải thiện khả năng giao tiếp, tương tác giữa cá nhân và các phòng ban.
- Thiết lập quy trình phê duyệt nhằm đảm bảo trách nhiệm và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên.
- Ngăn chặn sự hỗn loạn trong hoạt động hàng ngày thông qua quản lý công việc tốt.
- Chuẩn hóa bộ quy trình để đảm bảo khả năng hoàn thành các nhiệm vụ thực sự quan trọng cho doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: TOP 5 phần mềm quản lý quy trình ưu việt cho doanh nghiệp
3. 5 giai đoạn thiết kế và xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp
Việc xây dựng và quản lý quy trình vận hành trong doanh nghiệp có thể trở nên dễ dàng hơn nếu tuân thủ mô hình vòng đời quản lý quy trình công việc (BPM Life Cycle) gồm 5 giai đoạn cụ thể như sau:
3.1. Giai đoạn 1: Design - Thiết kế quy trình
Đối với giai đoạn thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần tuân thủ 4 nội dung chính sau:
3.1.1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích
- Về nhu cầu: Xác định nhu cầu sử dụng quy trình vận hành.
- Về phạm vi: Phạm vi bao gồm các quy trình chính sẽ có trong quy trình vận hành.
- Về mục đích: Xác định mục đích lập quy trình vận hành để làm gì (ví dụ để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp).
3.1.2. Chuẩn hóa quy trình dưới dạng văn bản mô tả
Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình vận hành dưới dạng văn bản mô tả. Bản mô tả này nên được thực hiện theo mô hình 5W1H – 5M.
Mô hình 5W1H bao gồm:
Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc. Đây là những câu hỏi mà doanh nghiệp cần trả lời trước khi bắt đầu xây dựng các quy trình.
- Vì sao cần phải xây dựng quy trình này?
- Quy trình này có ý nghĩa gì đối với tổ chức, bộ phận?
- Nếu như không làm thì sao?
What: Xác định nội dung chi tiết công việc. Sau khi định rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, người quản lý có thể xác định nội dung công việc cần thực hiện. Cách thực hiện công việc này có thể được mô tả theo các bước cụ thể như thế nào?
Where: Thực hiện công việc ở đâu? Bộ phận nào chịu trách nhiệm kiểm tra? Địa điểm giao hàng cụ thể?...
When: Khi nào công việc được thực hiện? Thời gian bàn giao và thời gian kết thúc là khi nào?,...
Who: Ai là người chịu trách nhiệm chính trong công việc? Người kiểm tra là ai? Người hỗ trợ công việc là ai?…
How: Phương pháp để thực hiện công việc. Ở bước này, mô tả quy trình cần chi tiết các bước thực hiện công việc, loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn và phương pháp vận hành.
Mô hình 5M: Xác định nguồn lực
Nhiều quy trình thường tập trung vào các bước thực hiện và kết quả của công việc nhưng thiếu chú trọng vào quản lý và phân phối nguồn lực. Trên thực tế, quản lý và phân phối nguồn lực hiệu quả luôn được coi là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo quy trình được thực hiện hiệu quả.
Nguồn lực bao gồm 5 yếu tố sau:
- Man (Nhân lực): Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
- Money (Tiền bạc): Ngân sách cần để thực hiện công việc này là bao nhiêu? Ngân sách sẽ được giải ngân mấy lần?…
- Material (Nguyên vật liệu cung ứng): Để trở thành nhà cung ứng nguyên vật liệu cần những tiêu chuẩn gì? Tiêu chuẩn về nguyên vật liệu như thế nào?…
- Machine (Máy móc/công nghệ): Tiêu chuẩn về máy móc sản xuất là gì? Máy móc cần có những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
- Method (Phương pháp làm việc): Công việc sẽ được thực hiện theo phương pháp nào?
3.1.3. Xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra
Khi đã hoàn thiện chuẩn hóa quy trình vận hành cho doanh nghiệp, người quản lý cần xác định phương pháp để theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình, cũng như tìm ra các bước cần tối ưu và cách cải thiện.
Về phương pháp theo dõi:
- Đơn vị đo lường công việc.
- Công cụ đo lường.
- Cần theo dõi và kiểm soát tại những điểm nào?
Về phương pháp đánh giá:
- Cần kiểm tra ở những bước nào?
- Tần suất kiểm tra bao lâu một lần?
- Ai là người kiểm tra?
- Bước nào là quan trọng nhất?
3.1.4. Hoàn thiện bộ quy trình dưới dạng văn bản
Doanh nghiệp cần tổng hợp và ghi chú lại tất cả thông tin trên dưới dạng văn bản để đảm bảo rằng nhân viên và các phòng ban liên quan có thể theo dõi, triển khai hiệu quả.
Ngoài ra, văn bản cần bổ sung thêm các thông tin chú thích như:
- Phương pháp thực hiện.
- Công cụ, tài liệu cần thiết.
- Các bộ phận, phòng ban liên quan.
- Những rủi ro có thể xảy ra.
>>>> THAM KHẢO: Top 10+ phần mềm vẽ quy trình làm việc hiệu quả hiện nay
3.2. Giai đoạn 2: Modelling - Mô hình hóa quy trình
Trong giai đoạn này, các nội dung lý thuyết của giai đoạn 1 sẽ được minh họa dưới dạng hình ảnh bao gồm các bước, công việc và người tham gia.
Mục đích của giai đoạn này:
- Nhìn vào quy trình để đánh giá hiệu quả sản phẩm đầu ra.
- Xác định được đâu là giai đoạn cần tối ưu, cải tiến.
- Giúp nhân viên nắm bắt được quy trình vận hành và hoạt động một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều cách để mô hình hóa quy trình, tuy nhiên một trong những phương pháp phổ biến nhất là sử dụng Flowchart. Flowchart còn được gọi là lưu đồ hoặc sơ đồ quy trình, là một công cụ đồ họa giúp biểu diễn các bước trong quy trình bằng những hình ảnh đơn giản. Flowchart bao gồm các bước hoặc công việc cần thực hiện cùng với các điều kiện có thể thay đổi kết quả.
3.3. Giai đoạn 3: Execution - Triển khai quy trình
Sau khi hoàn tất giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, các bộ phận có thể bắt đầu triển khai từng giai đoạn theo quy trình đã đề ra. Lưu trữ các hoạt động triển khai là rất quan trọng, không chỉ giúp nhà quản lý kiểm soát tiến độ công việc mà còn phát hiện vấn đề và điều chỉnh hoạt động cần thiết. Nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ để theo dõi tiến trình công việc, nhận biết ai đang thực hiện nhiệm vụ nào và quản lý workflow hiệu quả.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: 5 quy tắc vẽ Flowchart đúng chuẩn cần tuân thủ
3.4. Giai đoạn 4: Monitoring - Theo dõi, đánh giá quy trình
Sau khi triển khai các hoạt động, giai đoạn này giúp nhà quản lý đánh giá không chỉ từ một quy trình cụ thể mà còn bao gồm toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
Trong quy trình đánh giá mục tiêu và kết quả đầu ra, doanh nghiệp cần quan tâm đến 3 chỉ số chính:
- Chất lượng đầu ra của sản phẩm, dịch vụ: Tùy vào mục tiêu, cách thức đo lường ban đầu và người thực hiện tiếp nhận kết quả đầu ra.
- Thời gian thực hiện công việc và thời gian đưa kết quả đến với khách hàng/người tiếp nhận.
- Chi phí bao gồm:
- Chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra.
- Chi phí do sai sót, hỏng hóc.
- Chi phí lợi nhuận thu được từ kết quả đầu ra.
Giai đoạn này liên quan đến theo dõi quá trình xử lý từng quy trình nghiệp vụ bao gồm thu thập thông tin và số liệu thống kê để đánh giá hiệu suất làm việc. Mục tiêu là phát hiện các điểm tắc nghẽn hoặc sai sót trong quy trình và nhận ra sự khác biệt giữa mô hình dự đoán và thực tế.
3.5. Giai đoạn 5: Optimization - Điều chỉnh, tối ưu quy trình
Dựa vào các chỉ số đánh giá trong giai đoạn 4, doanh nghiệp có thể xác định những thiếu sót và hạn chế trong các quy trình hiện tại. Điều này cho phép doanh nghiệp thiết kế và điều chỉnh (quay lại giai đoạn 1) để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Trong bài viết trên, 1C Việt Nam đã chia sẻ về khái niệm quy trình vận hành, tầm quan trọng cũng như 5 giai đoạn xây dựng quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp. Ngoài ra, để quản lý quy trình trơn tru và đơn giản hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, 1C:Document Management hỗ trợ quản lý và tự động hóa quy trình từ đơn giản đến phức tạp một cách tinh gọn, giúp doanh nghiệp vận hành nhanh chóng, chính xác. Liên hệ tới 1C Việt Nam ngay để được tư vấn và triển khai công cụ quản lý quy trình vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp.
>>>> ĐỌC THÊM: