Flowchart là gì? Các bước vẽ Flowchart chuẩn cho doanh nghiệp
Flowchart hiện đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau để hiển thị dữ liệu, luồng thông tin và các bước thực hiện một quy trình. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ giải thích chi tiết Flowchart là gì cũng như các bước chuẩn để vẽ Flowchart cho doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm Văn phòng số toàn diện 1C:Document Management
1. Flowchart là gì?
Flowchart là một loại biểu đồ biểu diễn trực quan dùng để mô tả quy trình, hệ thống hoặc thuật toán. Biểu đồ này sử dụng nhiều hình dạng để biểu thị các bước khác nhau và mũi tên để chỉ ra hướng di chuyển của từng bước. Flowchart thường được sử dụng trong việc phân tích, thiết kế, lập trình hoặc đánh giá một quy trình hoặc thuật toán.
2. Lợi ích sử dụng Flowchart là gì?
Sử dụng Flowchart có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:
- Flowchart giúp trình bày thông tin một cách ngắn gọn, dễ hiểu, hỗ trợ truyền đạt và hướng dẫn công việc.
- Ngôn ngữ hình ảnh của Flowchart dễ nhớ hơn, giúp người sử dụng tiếp thu thông tin một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian tìm hiểu.
- Flowchart mang lại sự đa dạng và sinh động cho nội dung trình bày, giúp người xem nắm bắt thông tin chính nhanh chóng.
- Flowchart biểu đồ hóa thông tin ngắn gọn, khoa học, giúp truyền tải và hướng dẫn công việc trở nên dễ dàng hơn.
>>>> THAM KHẢO NGAY: TOP 5 phần mềm quản lý quy trình ưu việt cho doanh nghiệp
3. Cách vẽ lưu đồ quy trình chuẩn ISO
Vẽ lưu đồ quy trình (Flowchart) theo chuẩn ISO cần thực hiện theo 5 bước cụ thể như sau:
3.1 Xác định các vấn đề cần thực hiện trong lưu đồ
Xác định vấn đề cần giải quyết là bước quan trọng nhất trong việc xây dựng lưu đồ quy trình. Để tạo ra một lưu đồ rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu cụ thể mà lưu đồ quy trình sẽ đáp ứng.
3.2 Sử dụng mẫu biểu đồ
Mẫu biểu đồ là một công cụ hữu ích để tạo ra những nét đầu tiên của lưu đồ quy trình. Bằng cách sáng tạo và sử dụng các biểu tượng cùng mẫu biểu đồ, quy trình trở nên rõ ràng, dễ hiểu hơn đối với người xem.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Quy trình làm việc là gì? 6 bước xây dựng quy trình hiệu quả
3.3 Thực hiện vẽ biểu đồ
Có nhiều phương pháp để hoàn thiện lưu đồ quy trình một cách toàn diện. Doanh nghiệp sử dụng bút và giấy hoặc thêm chiếc thước kẻ để vẽ Flowchart. Tuy nhiên, lưu đồ nên được chụp lại hoặc lưu giữ để tránh mất hoặc quên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng công cụ hoặc phần mềm hỗ trợ như SmartDraw để thiết kế lưu đồ quy trình một cách thuận tiện và đảm bảo tính chính xác.
3.4 Tạo mẫu lưu đồ quy trình chuyên nghiệp với biểu tượng và màu sắc
Bằng cách thêm các biểu tượng, biểu đồ kết hợp màu sắc, doanh nghiệp có thể xây dựng một Flowchart chuyên nghiệp, cụ thể và dễ hiểu hơn. Khi doanh nghiệp đã tạo ra một quy trình chất lượng, chuyên nghiệp, hiệu suất công việc sẽ được cải thiện, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.
>>>> THAM KHẢO NGAY: 5 quy tắc vẽ Flowchart đúng chuẩn cần tuân thủ
3.5 Thêm lưu đồ quy trình vào trong Excel, Word, Google Docs
Cuối cùng, doanh nghiệp thêm lưu đồ quy trình vào các ứng dụng như Word, Excel,... giúp doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa cũng như lưu trữ bản sao tốt hơn.
4. Các công cụ dùng để vẽ Flowchart
Khi vẽ Flowchart, có nhiều công cụ hỗ trợ sẵn để tạo ra các biểu đồ đẹp và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những công cụ sau để vẽ Flowchart:
- Giấy: Dùng bút, giấy để vẽ Flowchart thủ công, sau đó chụp ảnh và in để phân phát. Phương pháp này phù hợp với số lượng nhân sự nhỏ.
- Excel hoặc Word: Sử dụng tính năng Shapes trong Excel hoặc Word để thiết lập hình khối; bổ sung đường kết nối và mũi tên chỉ dẫn.
- Microsoft Visio: Phần mềm chuyên dụng cho việc vẽ Flowchart và sơ đồ quá trình, tuy nhiên không thể chạy thử.
- Lucidchart: Website vẽ Flowchart trực tuyến với nhiều kiểu tạo sẵn và mẫu phù hợp với các lĩnh vực khác nhau, giúp làm việc thuận tiện, chuyên nghiệp.
5. Ví dụ các lưu đồ Flowchart phổ biến trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, có nhiều lưu đồ Flowchart phổ biến được sử dụng để biểu diễn quy trình và hoạt động. Dưới đây là ví dụ về các lưu đồ Flowchart phổ biến trong doanh nghiệp.
5.1 Lưu đồ quy trình Onboarding nhân viên mới
Lưu đồ quy trình Onboarding nhân viên mới sẽ bao gồm các bước:
- Hoàn thành hồ sơ và thủ tục giấy tờ pháp lý.
- Phê duyệt hồ sơ bởi bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao.
- Nhân viên HR giới thiệu cấu trúc và quy định công ty.
- Nhân viên quản lý tài nguyên nội bộ cung cấp trang thiết bị làm việc, tài khoản, đồng phục và mã chấm công.
5.2 Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn
Mẫu lưu đồ quy trình phê duyệt công văn của doanh nghiệp bao gồm các bước:
- Gửi công văn cho người có thẩm quyền xét duyệt.
- Nếu công văn không chấp thuận, quá trình xét duyệt sẽ kết thúc. Nếu công văn được chấp thuận, tiến trình chỉnh sửa theo yêu cầu.
- Lưu trữ công văn trong một thư mục được quy định trước để dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
- Tự động gửi email xác nhận đã duyệt thành công tới người gửi công văn, chắc chắn quá trình kiểm tra đã được thông báo và ghi nhận.
5.3 Lưu đồ quy trình ứng phó với sự cố phát sinh
Lưu đồ quy trình ứng phó với sự cố phát sinh bao gồm các bước sau:
- Nhân viên báo cáo sự cố.
- Đội an ninh đánh giá mức độ đe dọa. Nếu không có vấn đề nghiêm trọng, quá trình kết thúc. Nếu có đe dọa nghiêm trọng, gửi email khẩn cấp cho ban lãnh đạo.
- Ban lãnh đạo và đội an ninh tổ chức cuộc họp khẩn cấp.
- Đề xuất và triển khai giải pháp.
- Nếu giải pháp không thành công, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp tiếp theo. Nếu thành công, quy trình được hoàn tất.
Hy vọng bài viết này của 1C Việt Nam đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn Flowchart là gì. Flowchart là một công cụ biểu đồ được sử dụng để trình bày và hướng dẫn các quy trình trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ như 1C:Document Management giúp theo dõi, đánh giá flowchart, tự động hóa quy trình và điều hành công việc hiệu quả. Liên hệ tới 1C Việt Nam ngay để được tư vấn và hỗ trợ về phần mềm nhé.
>>>> XEM THÊM: