7 bước quy trình mua sắm vật tư hàng hóa cho doanh nghiệp

Mua sắm vật tư hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng, giá cả và tiến độ cung ứng của vật tư hàng hóa. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu chi tiết về 7 bước triển khai quy trình mua sắm vật tư hàng hóa chuyên nghiệp, hiệu quả.

>>> TÌM HIỂU THÊM: 8 bước quy trình mua hàng của doanh nghiệp hiệu quả

1. Mua sắm vật tư hàng hóa là gì?

Mua sắm vật tư hàng hóa là quá trình doanh nghiệp tìm kiếm, lựa chọn và mua các nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm, dịch vụ cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh. Hoạt động này được thực hiện nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguồn cung ứng để sản xuất, cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng hóa cho khách hàng một cách hiệu quả. 

2. Một số yếu tố doanh nghiệp cần quan tâm khi mua sắm vật tư hàng hóa

Mua sắm vật tư hàng hóa là một hoạt động quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố chính sau:

• Chất lượng hàng hóa: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chất lượng hàng hóa để đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra.
• Giá cả và chi phí: Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa giá thành và chất lượng, đảm bảo rằng giá cả hợp lý, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Nhà cung cấp và đối tác: Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy và có uy tín, ưu tiên xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
• Tính sẵn có và thời gian giao hàng: Đảm bảo vật tư có sẵn và thời gian giao hàng phù hợp với kế hoạch sản xuất.
• Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng: Đánh giá khả năng hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.

3. Quy trình mua sắm vật tư hàng hóa

Mua sắm vật tư hàng hóa là một quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và uy tín. Để đảm bảo thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ và thực hiện hiệu quả quy trình này. Dưới đây là 9 bước triển khai cụ thể quy trình mua sắm vật tư hàng hóa bao gồm:

3.1. Bước 1: Xác định nhu cầu mua sắm vật tư

Xác định nhu cầu mua sắm là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình mua sắm của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, tránh mua sắm thừa thãi hoặc mua từ các nguồn cung ứng không đáng tin cậy.

Để xác định nhu cầu mua sắm, doanh nghiệp cần lên danh sách các mặt hàng cần mua. Danh sách này cần bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, số lượng cần mua, thời gian cần mua,...

Sau đó, doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn cung ứng đáng tin cậy và đáp ứng các tiêu chí về chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý, thời gian giao hàng nhanh chóng,...

3.2. Bước 2: Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp

Tại bước này, doanh nghiệp cần tập trung nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên những tiêu chí đánh giá quan trọng như chất lượng, giá cả, khả năng cung ứng. 

3.3. Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Để đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp, thương thảo hợp đồng là bước quan trọng tiếp theo sau khi xác định nhà cung cấp. Quá trình này bao gồm đàm phán về giá cả, điều kiện giao hàng và thời gian cung ứng. Để tránh xung đột, hợp đồng cần phải rõ ràng và minh bạch.

3.4. Bước 4: Điều phối và kiểm soát hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một công việc quan trọng trong hoạt động mua sắm của doanh nghiệp. Mục đích của công việc này là đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời tránh tình trạng lưu trữ hàng tồn kho thừa gây lãng phí. Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình này.

3.5. Bước 5: Đảm bảo chất lượng và kiểm tra hàng hóa

Để đảm bảo chất lượng hàng hóa trước khi giao nhận, doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra và quy định đối với nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp kiểm soát chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp, từ đó đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

3.6. Bước 6: Thanh toán và quản lý tài chính

Quản lý tài chính trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa là một công việc cần được chú trọng. Doanh nghiệp cần thanh toán đúng lịch trình và theo hợp đồng, điều này sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.

3.7. Bước 7: Tối ưu hóa quy trình mua sắm vật hàng hóa

Tối ưu hóa quy trình mua sắm là một cách hiệu quả để doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và giảm chi phí. Sử dụng công cụ và phần mềm quản lý mua hàng có thể giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình này một cách dễ dàng, hiệu quả hơn. Các phần mềm quản lý sẽ phân tích dữ liệu mua sắm, ghi nhận lịch sử rõ ràng, chính xác để hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, tối ưu quy trình mua sắm vật tư hàng hóa tốt hơn.

Tóm lại, quy trình mua sắm vật tư hàng hóa là một quy trình phức tạp và cần được thực hiện một cách chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả. Việc áp dụng đúng quy trình mua sắm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ như phần mềm 1C:Company Management. Sở hữu những tính năng mạnh mẽ, phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua sắm vật tư hàng hóa đơn giản, hiệu quả. Liên hệ 1C Việt Nam ngày hôm nay để được hỗ trợ tư vấn giải pháp quản lý mua hàng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

>>>> XEM THÊM: Mua sắm trực tiếp là gì? Quy trình mua sắm trực tiếp chi tiết