Mua sắm trực tiếp là gì? Quy trình mua sắm trực tiếp chi tiết

Hiện nay, hình thức mua hàng phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là mua sắm trực tiếp. Trong nội dung bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu tới doanh nghiệp những thông tin cụ thể về khái niệm và quy trình mua sắm trực tiếp chi tiết, hiệu quả.

1. Mua sắm trực tiếp là gì?

Mua sắm trực tiếp là hình thức mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp từ nhà cung cấp, không thông qua bên trung gian hoặc đối tác. Toàn bộ quy trình mua sắm từ tìm hiểu nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đặt hàng, nhận hàng, kiểm soát hàng hóa hoặc dịch vụ đều do chính doanh nghiệp tự triển khai thực hiện.

2. Lợi ích của mua sắm trực tiếp đối với doanh nghiệp

Mua sắm trực tiếp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:

• Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Mua sắm trực tiếp giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp tìm nhà cung cấp uy tín, tiết kiệm thời gian và công sức. 
• Đàm phán giá và thỏa thuận: Thực hiện mua sắm trực tiếp cho phép doanh nghiệp đàm phán, thương lượng giá, qua đó có thể mua được giá ưu đãi khi nhập với số lượng lớn. 
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Mua sản phẩm trực tiếp từ nhà cung cấp giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng tốt hơn, đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn.

3. Quy trình mua sắm trực tiếp của doanh nghiệp

Quy trình mua sắm trực tiếp của doanh nghiệp là một chuỗi các bước được thực hiện để mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp cụ thể. Quy trình này có thể thay đổi tùy theo quy định của từng doanh nghiệp và loại hình kinh doanh. Dưới đây là một quy trình cơ bản mà nhiều doanh nghiệp thường sử dụng khi mua sắm trực tiếp:

3.1. Bước 1: Xác định nhu cầu mua sắm

Bước đầu tiên của quy trình mua sắm trực tiếp là xác định nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định sản phẩm/ dịch vụ cụ thể cần mua, số lượng, chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật liên quan.

3.2. Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn cung cấp phù hợp. Bước này có thể được thực hiện thông qua nhiều phương pháp như tham khảo các nhà cung cấp hiện tại, tìm kiếm trực tuyến hoặc tham gia vào mạng lưới cung ứng.

3.3. Bước 3: Xác định ngân sách

Khi thực hiện mua sắm trực tiếp, doanh nghiệp cần đặt ra ngân sách dự kiến dựa trên nhu cầu và khả năng tài chính. Điều này bao gồm cân nhắc giữa chi phí mua sắm và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

3.4. Bước 4: Tạo đề nghị mua sắm

Đề nghị mua sắm là một tài liệu chính thức được sử dụng để yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ. Đề nghị này phải bao gồm các thông tin sau:

• Nhu cầu: Mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua.
• Nguồn cung cấp: Danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.
• Ngân sách: Số tiền dự kiến ​​để chi cho việc mua hàng hoặc dịch vụ.

Đề nghị mua sắm thường được gửi đến các bộ phận có thẩm quyền duyệt, chẳng hạn như quản lý hoặc bộ phận tài chính. Những bộ phận này sẽ xem xét đề nghị và đưa ra quyết định về việc có phê duyệt hay không.

3.5. Bước 5: So sánh và lựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần so sánh đề nghị từ các nhà cung cấp khác nhau dựa trên yếu tố như sau:

• Giá cả: Là yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp có giá cả cạnh tranh nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu đề ra.
• Chất lượng: Doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ của các nhà cung cấp dựa trên những tiêu chí như độ bền, tính năng, tính thẩm mỹ,...
• Thời gian giao hàng: Là yếu tố cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ ngay lập tức hoặc trong thời gian ngắn.
• Hỗ trợ sau bán hàng: Là yếu tố giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng. 

Sau khi so sánh các yếu tố trên, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách đề ra.

3.6. Bước 6: Thực hiện mua hàng

Để thực hiện đặt hàng chính thức, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp đã chọn. Trong đơn hàng, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm/dịch vụ cần mua, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán và các điều khoản khác. Sau khi xác nhận đơn đặt hàng, nhà cung cấp và doanh nghiệp sẽ tiến hành thỏa thuận về thời gian giao hàng cũng như các điều khoản cụ thể liên quan đến hợp đồng.

3.7. Bước 7: Nhận hàng và thanh toán

Nhận hàng và thanh toán là bước quan trọng trong quá trình mua bán hàng hóa. Để đảm bảo nhận hàng và thanh toán thành công, doanh nghiệp cần thực hiện nhiệm vụ chính sau:

• Nhận hàng từ nhà cung cấp và kiểm tra chất lượng đơn hàng: Doanh nghiệp cần kiểm tra xem hàng hóa có đúng chủng loại, số lượng, chất lượng và thời hạn giao hàng theo hợp đồng hay không. Nếu có vấn đề gì xảy ra, người mua hàng cần lập biên bản ghi nhận sự việc và thông báo cho nhà cung cấp để giải quyết.
• Thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng: Hình thức thanh toán có thể là tiền mặt, chuyển khoản hoặc thanh toán qua thẻ. Doanh nghiệp cần thanh toán đầy đủ số tiền theo hợp đồng đã ký kết.

3.8. Bước 8: Theo dõi và đánh giá

Việc theo dõi và đánh giá sản phẩm/dịch vụ thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Đây là cơ sở để doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Quá trình này bao gồm hai bước chính:

• Theo dõi hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ: Trong bước này, doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu và thông tin về hiệu suất của sản phẩm hoặc dịch vụ, chẳng hạn như mức độ hài lòng của khách hàng, số lượng đơn hàng, tỷ lệ hoàn trả,…
• Đánh giá nhà cung cấp: Đây là bước để doanh nghiệp đánh giá liệu nhà cung cấp đã đáp ứng đúng các cam kết về chất lượng, thời gian giao hàng, hỗ trợ khách hàng hay không.

3.9. Bước 9: Lưu trữ thông tin

Lưu trữ thông tin quy trình mua sắm là một công việc quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của hoạt động này. Mọi thông tin liên quan đến quy trình mua sắm từ nhu cầu mua sắm, báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng,... đều cần được lưu trữ cẩn thận.

Thông tin lưu trữ cần đầy đủ, chính xác và dễ dàng truy cập để có thể sử dụng trong tương lai hoặc cho mục đích kiểm toán. Thời gian lưu trữ thông tin quy trình mua sắm thường là tối thiểu 03 năm, tùy theo quy định của pháp luật.

4. Quản lý mua hàng hiệu quả với phần mềm 1C:Company Management

Phần mềm 1C:Company Management là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, được phát triển bởi công ty 1C Việt Nam. Phần mềm cung cấp các tính năng cần thiết để tự động hóa các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, bao gồm sản xuất, mua bán, tài chính kế toán, quản lý nhân sự, khách hàng,... Ngoài ra, giải pháp có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Phân hệ quản lý mua hàng của 1C:Company Management cung cấp các tính năng ưu việt, nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động mua hàng, bao gồm:

• Quản lý và báo giá nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin chi tiết về nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, loại hình kinh doanh, danh mục sản phẩm, dịch vụ cung cấp, chính sách thanh toán, giao hàng, lịch sử giao dịch. Ngoài ra, 1C:Company Management còn cung cấp tính năng báo giá, giúp doanh nghiệp so sánh giá cả từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được mức chi phí tốt nhất.
• Tính toán nhu cầu vật tư, hàng hóa: Phần mềm quản lý mua hàng 1C:Company Management hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng tính toán nhu cầu vật tư, hàng hóa cần mua dựa trên các dữ liệu như dự báo nhu cầu tiêu thụ, số lượng hàng tồn kho, số lượng hàng bán ra.
• Thiết lập và quản lý đơn hàng mua: Người dùng có thể tạo mới, chỉnh sửa, xóa đơn hàng mua, theo dõi tiến độ đơn hàng mua, từ đó tiết kiệm thời gian, công sức, tránh thất thoát hàng hóa, chi phí.
• Phân tích mua hàng: Doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu mua hàng, bao gồm số lượng đơn hàng, số lượng mặt hàng, giá trị mua hàng, chi phí mua hàng để đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng và nhận diện các vấn đề cần cải thiện.
• Tiếp nhận thanh toán và đơn hàng: Với phân hệ quản lý mua hàng của 1C:Company Management, doanh nghiệp có thể tiếp nhận thanh toán và đơn hàng nhanh chóng, chính xác. Đây là cơ sở thuận lợi để công ty quản lý chặt chẽ các hoạt động bán hàng, thu chi.
• Hệ thống báo cáo mua hàng trực quan: Doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả thông qua các báo cáo mua hàng được trình bày dưới dạng bảng biểu, sơ đồ,...

Như vậy, quy trình mua sắm trực tiếp cần được xây dựng rõ ràng, cụ thể nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý mua hàng tự động. Để được hỗ trợ tư vấn về phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam!

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 7 bước quy trình mua sắm vật tư hàng hóa cho doanh nghiệp