8 bước quy trình mua hàng của doanh nghiệp hiệu quả

Việc xây dựng quy trình mua hàng doanh nghiệp khoa học, hiệu quả là vô cùng quan trọng. Một quy trình mua hàng tốt giúp doanh nghiệp có được sản phẩm đầu vào chất lượng, đảm bảo các khâu vận hành phía sau được trơn tru. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình nghiệp vụ mua hàng nhanh chóng, chính xác? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé! 

1. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp là gì? Ví dụ minh họa 

Quy trình mua hàng doanh nghiệp là các hoạt động mua hàng, thực hiện theo một thứ tự và quy trình nhất định đã được xây dựng dựa trên tính chất nghiệp vụ của doanh nghiệp đó. 

Quá trình mua hàng của một doanh nghiệp thường nhiều bước phức tạp hơn so với quy trình mua hàng cá nhân thông thường. Một người muốn mua một chiếc áo, họ chỉ mất khoảng 10 phút để ra quyết định và thường không cân nhắc quá nhiều yếu tố. Tuy nhiên, việc một công ty quyết định có mua hàng hay không cần ít nhất khoảng thời gian là 3 - 6 tháng với sự phối hợp của nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. 

Dưới đây là ví dụ về quy trình mua hàng của doanh nghiệp: Một doanh nghiệp X muốn mua lốp xe từ nhà cung cấp, họ cần trải qua các quy trình từ đánh giá chất lượng sản phẩm, so sánh giá, soạn thảo hợp đồng, ký kết, tiến hành mua và giao nhận hàng. Các quy trình trên đều cần thực hiện bởi đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, nắm bắt chính xác nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp để lựa chọn sản phẩm đầu vào phù hợp nhất.

>>> THAM KHẢO THÊM: File mẫu hợp đồng mua bán đúng quy định

2. Quy trình mua hàng hiệu quả mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? 

Một giao dịch mua hàng trong doanh nghiệp cần sự phối hợp từ rất nhiều phòng ban. Chính vì vậy, quy trình mua hàng doanh nghiệp càng rõ ràng thì càng mang lại nhiều lợi ích cho công ty, điển hình như: 

• Tránh tình trạng gian lận hoặc cấu kết giữa nhân viên với nhà cung cấp, hạn chế các chi phí phát sinh trong quy trình mua sắm trực tiếp. 
• Quản lý hiệu quả quan hệ với nhà cung cấp, từ đó dễ dàng có được hàng hóa chất lượng cao với mức giá hợp lý. 
• Một quy trình chuẩn chỉnh có thể áp dụng cho việc mua bán các loại hàng hóa khác nhau, tạo nên tính thống nhất trong quy trình. 
• Cung cấp cơ sở để đánh giá hoạt động mua sắm của công ty cũng như hỗ trợ nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
• Thiết lập quy chuẩn chung về hàng hóa đầu vào để không gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hay chất lượng sản phẩm.
• Tối ưu quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan. 

3. 9 bước xây dựng quy trình mua hàng của doanh nghiệp đơn giản

Hiểu được tầm quan trọng của quản lý mua hàng trong việc vận hành sản xuất, kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã tập trung xây dựng cho mình một quy trình chuyên biệt. Dựa trên kết quả nghiên cứu và tổng hợp của 1C Việt Nam, quy trình mua hàng doanh nghiệp thường bao gồm các bước dưới đây: 

3.1 Xác định nhu cầu mua 

Các hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sẽ được diễn ra khi có nhu cầu từ các nhà quản lý, phòng ban và phổ biến nhất là bộ phận sản xuất. Để phòng thu mua có thể xác định được chính xác mặt hàng cần mua, các bộ phận sẽ gửi yêu cầu mong muốn để người chịu trách nhiệm phê duyệt và tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp. 

3.2 Lập đề nghị mua hàng

Dựa trên nhu cầu mua đã tổng hợp từ các bộ phận, phòng thu mua sẽ tiến hành lập đề nghị mua theo từng danh mục và số lượng cụ thể. Dựa trên đề nghị đó, bộ phận mua sẽ tìm kiếm đơn vị mua và yêu cầu báo giá từ họ. Số lượng nhà cung cấp cần tìm thường trên 3 đơn vị để có sự đánh giá và so sánh khách quan nhất.

3.3 Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng và đề nghị báo giá

Hầu hết các doanh nghiệp đều có những mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Trong trường hợp chưa có nhà cung cấp ưng ý, doanh nghiệp có thể tìm kiếm qua các trang web trực tuyến, trao đổi qua số điện thoại hoặc tham dự triển lãm, hội chợ. Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ đề nghị các nhà cung cấp gửi báo giá để tiến hành so sánh và lựa chọn ở bước tiếp theo. 

3.4 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp 

Dựa trên danh sách nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp sẽ so sánh và đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Một số tiêu chí có thể kể đến như thời gian hoạt động, mức độ uy tín, khả năng đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ, hàng hóa. Đặc biệt, bảng báo giá là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp. 

3.5 Đàm phán và ký kết hợp đồng 

Việc đàm phán nhằm mục đích trao đổi rõ ràng hơn về các điều khoản, yêu cầu liên quan đến dịch vụ, hàng hóa để đảm bảo quá trình cung ứng thuận lợi. Sau khi đàm phán kết thúc, công ty và nhà cung cấp sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để có sự ràng buộc pháp lý giữa hai bên. Hợp đồng là văn bản thể hiện rõ ràng cam kết, yêu cầu đối với dịch vụ hàng hóa và trách nhiệm của hai bên. 

3.6 Tiến hành lập hợp đồng/ đơn mua hàng

Sau khi đã ký kết hợp đồng thành công và trở thành nhà cung cấp chính thức, doanh nghiệp sẽ chuyển sang giai đoạn tạo lập đơn mua hàng. Một hợp đồng ký kết có thể sử dụng cho nhiều đơn mua. Nhưng trong nhiều trường hợp, hợp đồng sẽ được ký kết nhiều lần (mỗi một đơn hàng doanh nghiệp sẽ ký một hợp đồng riêng). Hợp đồng sau khi được tạo sẽ chuyển về các bộ phận để tiện theo dõi quá trình nhập hàng và số lượng hàng trong kho. 

3.7 Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

Sau khi nhà cung cấp gửi hàng theo đơn mua yêu cầu, bộ phận thu mua cần lập “đề nghị kiểm hàng” và “đề nghị nhập hàng”. Các phòng ban chịu trách nhiệm cần tiến hành theo dõi, kiểm hàng và nhập kho theo lịch.

3.8 Tiến hành nhập kho hàng hóa

Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí để đánh giá chất lượng của hàng hóa trước khi nhập kho. Hoạt động này sẽ giúp đảm bảo nguồn hàng đủ yêu cầu để đưa vào các bước sản xuất, kinh doanh tiếp theo.

3.9 Hoàn tất thanh toán kết thúc quá trình mua hàng

Bước cuối cùng trong quy trình mua hàng doanh nghiệp là hoàn tất thanh toán. Căn cứ vào lượng hàng thực tế đã nhập kho so với số lượng hàng hóa cũng như các điều khoản liên quan trong hợp đồng, phòng thu mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán có thể sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để hỗ trợ. Sau đó, bộ phận Kế toán sẽ chịu trách nhiệm xác thực hồ sơ và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. 

4. Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghệp

Mua hàng là hoạt động đầu tiên trong quá trình chuyển đổi vốn từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa - doanh nghiệp có quyền sở hữu hàng hóa, mất đi quyền sở hữu về tiền cũng như có trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp. Đây là bước tạo tiền đề cho hoạt động sản xuất kinh doanh phía sau của doanh nghiệp. 

Tùy vào quy mô cũng như đặc thù lĩnh vực kinh doanh, quy trình mua của các doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt. Dưới đây là quy trình mua hàng doanh nghiệp tổng quan nhất để các nhà quản trị có thể tham khảo. 

5. Những sai lầm thường gặp trong quy trình mua hàng 

Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thường phức tạp hơn rất nhiều so với hoạt động mua hàng của từng cá nhân. Bởi cần thực hiện qua nhiều bước cũng như liên quan tới những bộ phận khác nhau. Do đó, doanh nghiệp không tránh khỏi mắc phải một số sai lầm trong hoạt động mua hàng như: 

• Lạm dụng quyền hạn trong việc lựa chọn nhà cung cấp

Khi xây dựng phòng mua hàng, doanh nghiệp cần tách bạch rõ ràng chức năng của người mua hàng, người duyệt đơn hàng và người sử dụng. Nếu những vị trí này không phân chia cụ thể có thể dẫn tới tình trạng lạm dụng quyền hạn, mối quan hệ, quen biết để lựa chọn nhà cung cấp không đúng yêu cầu, nhằm mục đích nhận hoa hồng. 

• Rủi ro trong đề nghị mua hàng

Do người sử dụng hàng và người mua hàng là khác nhau nên có tình trạng đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng, gây ra sự lãng phí trong doanh nghiệp. Vì vậy, khi mua hàng, người mua cần có trách nhiệm xem xét kỹ các vấn đề như hàng tồn kho còn không? Mặt hàng đó có cần thiết phải mua không? Các mặt hàng trong phiếu đề nghị đã hợp lý hay chưa? Phiếu mua hàng trước khi gửi đi cần được kiểm tra tính hợp lý với những phòng ban liên quan. 

• Chọn nhà cung cấp không đúng yêu cầu

Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là nghiệp vụ chính của phòng mua hàng. Để tránh tình trạng chọn nhà cung cấp không phù hợp doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra toàn bộ các khía cạnh như sản xuất, vốn, nhân sự, hạng mục đầu tư, sản lượng mỗi năm,...

• Lỗ hổng trong việc kiểm hàng và nhận hàng

Trường hợp này xảy ra khi nhà cung cấp giao không đúng mặt hàng đã mua nhưng vẫn được tiến hành nhập kho. Để tránh tình trạng này quá trình nhận hàng phải được kiểm soát bởi bộ phận chuyên môn (QC - Quality Check) hoặc đơn vị chuyên môn trực tiếp sử dụng hàng hóa đó (ví dụ như kỹ sư nhà máy kiểm tra khuôn dập).

• Mua sai hàng

Đối với các mặt hàng có yêu cầu kỹ thuật cao, người mua hàng cần yêu cầu đầy đủ các thông số trước khi tiến hành mua để tránh tình trạng sai về quy cách, không sử dụng được. 

• Rủi ro thanh toán

Quá trình thanh toán có thể gặp phải một số rủi ro liên quan đến hồ sơ thanh toán không đầy đủ giấy tờ quy định hoặc giấy tờ không hợp lệ. Để tránh tình trạng này bộ phận kế toán cần kiểm tra chính xác để hoàn thiện hồ sơ trước khi gửi đi. 

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 7 bước quy trình mua sắm vật tư hàng hóa cho doanh nghiệp

6. Một số lưu ý để xây dựng quy trình mua hàng chuyên nghiệp 

Việc xây dựng một quy trình mua hàng doanh nghiệp hiệu quả không chỉ dừng lại ở các bước lên kế hoạch mà việc áp dụng vào thực tế cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình phù hợp với hoạt động chung cũng như các công việc khác. Bên cạnh đó, để quá trình làm việc được trơn tru, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Thời điểm cần có hàng: Thời điểm đặt hàng cần được xác định rõ để đảm bảo có đủ nguyên vật liệu cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc xác định đúng thời gian nhận hàng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho cũng như tối đa hóa nguồn vốn cho các cơ hội kinh doanh khác. 
• Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn: Quyết định mua hàng chịu ảnh hưởng rất lớn từ mức tồn kho an toàn. Do đó, quy trình mua phải đảm bảo tổng lượng hàng tồn bằng hoặc nhiều hơn hạn mức kho. 
• Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp: Cùng một loại mặt hàng nhưng mỗi nhà cung cấp sẽ có thời gian đợi cũng như mức giá khác nhau. Ví dụ nhập hàng từ nước ngoài sẽ có thời gian chờ lâu hơn và các chi phí phát sinh liên quan đến thông quan, vận chuyển,...Các yếu tố này cần được tính toán cụ thể trong quy trình mua hàng để không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

7. 1C:Company Management - Giải pháp quản lý mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình mua hàng doanh nghiệp hiệu quả, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu vào cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh phía sau. Với số lượng danh mục hàng hóa đa dạng, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm với tính năng tự động hóa chuyên nghiệp, hỗ trợ quản trị quy trình mua như 1C:Company Management. Các tính năng của 1C:Company Management đều có thể tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng tổ chức, đảm bảo thuận tiện cho người sử dụng.

Đặc biệt, phần mềm cung cấp các tính năng nổi bật, cho phép quản trị quy trình mua hàng doanh nghiệp trên cùng một hệ thống dữ liệu đồng nhất:

• Quản lý thông tin nhà cung cấp theo cấu trúc hình cây khoa học, dễ theo dõi.
• Tính toán nhu cầu mua dựa trên tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa, tồn kho vật tư và số lượng vật tư cần thiết để sản xuất hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách.
• Ghi nhận và so sánh giá giữa các nhà cung cấp.
• Ghi nhận các chi phí bổ sung trong quá trình mua thực tế vào giá vốn hàng hóa.
• Thiết lập đơn mua với nhiều trạng thái đơn hàng như đã tạo, đang xử lý, đã đóng.
• Tạo báo cáo mua hàng.

Như vậy, trong bài viết trên, 1C Việt Nam đã tổng hợp các kiến thức liên quan đến quy trình mua hàng doanh nghiệp cũng như những lưu ý trong quá trình áp dụng thực tế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp hỗ trợ quản lý mua hàng chuyên biệt như 1C:Company Management để tối ưu quy trình cũng như nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu còn thắc mắc gì liên quan đến vấn đề này hoặc có câu hỏi về phần mềm 1C:Company Management, hãy liên hệ qua số Hotline (+84)247 108 8887 để được tư vấn.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Purchase Order là gì? Tất tần tật thông tin về Purchase Order
• 6+ mẫu file quản lý văn phòng phẩm bằng excel mới nhất 2024