Quy trình quản lý kho theo ISO đúng chuẩn cho doanh nghiệp
Quản lý kho hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn, hạn chế thất thoát sản phẩm. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu cụ thể về quy trình quản lý kho theo ISO - một tiêu chuẩn quốc tế được công nhận rộng rãi.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Các cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp
1. Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?
ISO là một bộ các hướng dẫn hoặc quy định được phát triển bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO - International Organization for Standardization). ISO ra đời với mục đích đặt ra các tiêu chuẩn chung về thương mại và sản xuất cho 161 quốc gia thành viên, trong đó có Việt Nam.
Quy trình quản lý kho theo ISO là việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO vào quá trình quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai một hệ thống quản lý kho hiệu quả. Điều này góp phần đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, an toàn, hiệu quả và khả năng tương thích.
Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là một giải pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa hoạt động kho bãi. Đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc áp dụng quy trình này mang lại nhiều lợi ích nổi bật, có thể kể đến:
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập xuất kho, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa, nguyên liệu, gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh.
- Xây dựng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro hoặc sự cố ngoài ý muốn liên quan đến việc vận hành kho.
- Giám sát chặt chẽ quá trình xuất nhập kho và luân chuyển hàng hóa, đảm bảo an toàn, hiệu quả.
- Nắm bắt tình trạng và quá trình làm việc của nhân viên kho một cách dễ dàng, nhờ vậy có thể đưa ra các quyết định phù hợp.
- Tăng cường năng suất và tiết kiệm thời gian làm việc nhờ hệ thống quản lý kho khoa học, chuyên nghiệp.
- Phát hiện và giải quyết lỗi nhanh chóng, từ đó giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Quá trình kiểm kê, báo cáo hiệu quả, nhanh chóng hơn so với việc quản lý kho thủ công.
- Tăng tính chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ, từ đó tạo được điểm nhấn đối với khách hàng, đối tác.
>>>> XEM THÊM: Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi sử dụng QR Code
2. Quy trình quản lý nhập kho đúng chuẩn theo ISO
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, việc nhập kho nguyên vật liệu là một công việc vô cùng quan trọng, cần được thực hiện theo đúng lộ trình. Quy trình nhập kho theo ISO thường được chia thành 3 bước chính như sau:
2.1. Bước 1: Xác nhận kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu
Bộ phận kế hoạch và kế toán cần nắm rõ tình hình tồn kho nguyên vật liệu để chuẩn bị lệnh mua hàng kịp thời. Lệnh mua hàng cần được bộ phận lãnh đạo duyệt và thông qua. Khi kế hoạch nhập kho được xác lập, các bộ phận liên quan sẽ bắt đầu theo dõi quá trình giao hàng từ nhà cung cấp.
2.2. Bước 2: Kiểm kê hàng giao thực tế với số liệu trên hệ thống
Khi nhận được lệnh nhập kho, bộ phận quản lý cần đối chiếu với tình hình thực tế để xác định mã hàng đó thực sự đang thiếu hay hết, để đưa ra quyết định xử lý theo mỗi trường hợp. Hàng hóa được giao về kho cần xác nhận, đóng dấu và cập nhật thông tin trên hệ thống. Khi quá trình quản lý hàng hóa tồn kho gặp khó khăn, nhân viên vận hành cần lập biên bản xử lý để trình cấp trên giải quyết.
2.3. Bước 3: Lập chứng từ nhập kho
Bộ phận quản trị kho hàng cần kiểm tra hàng hóa nhập có đúng với yêu cầu, số lượng, thông tin như đã đặt hay không. Sau khi đảm bảo các thông tin chính xác, quản lý kho sẽ xuất chứng từ nhập kho gửi cho bộ phận kế toán xác nhận.
>>>> XEM THÊM: Quy trình quản lý kho thành phẩm chuẩn hóa cho doanh nghiệp
3. Quy trình quản lý xuất kho chuẩn hóa theo ISO
Quản lý xuất kho theo ISO được xây dựng để đảm bảo rằng hàng hóa được xuất kho một cách chính xác, hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng, an toàn. Quy trình quản lý xuất kho bao gồm 4 bước chính:
3.1. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận
Bước này được thực hiện bởi bộ phận quản lý kho khi nhận được yêu cầu xuất kho từ các bộ phận liên quan như bán hàng, sản xuất, lắp ráp,...
Khi thực hiện yêu cầu xuất kho, bộ phận quản lý cần lưu ý xác nhận đầy đủ thông tin bao gồm mã hàng hóa, số lượng hàng hóa, đơn vị tính, mục đích xuất kho, người yêu cầu xuất kho.
3.2. Bước 2: Kiểm tra hàng tồn trong kho
Sau khi nhận được yêu cầu xuất kho, bộ phận quản lý kho cần kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho có đủ để đáp ứng số lượng theo yêu cầu. Nếu hàng hóa không đủ, quản lý kho sẽ thông báo cho bộ phận yêu cầu xuất kho để điều chỉnh số lượng.
3.3. Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Khi đã xác nhận số lượng hàng hóa đáp ứng đủ, bộ phận quản lý kho sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng, thể hiện thông tin về hàng hóa bao gồm:
- Mã phiếu.
- Ngày xuất kho.
- Mã hàng hóa.
- Số lượng hàng hóa.
- Đơn vị tính.
- Mục đích xuất kho.
- Người yêu cầu xuất kho.
3.4. Bước 4: Xuất hàng trong kho và nhập số liệu lên hệ thống
Tại bước này, bộ phận quản lý kho sẽ thực hiện xuất hàng hóa trong kho. Hàng hóa cần được đóng gói, vận chuyển và xử lý một cách an toàn và hiệu quả trong quá trình xuất kho. Bộ phận quản lý kho sẽ nhập thông tin lên hệ thống. Thông qua dự liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý số lượng hàng tồn kho một cách chính xác.
4. Tầm quan trọng phần mềm quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý kho hàng là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh, cụ thể:
- Giảm thiểu rủi ro: Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, hạn chế tình trạng tồn đọng hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng xấu tới dòng tiền và lợi nhuận.
- Tối ưu hóa chi phí: Phần mềm quản lý kho chuẩn cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả, từ đó giảm thiểu chi phí tồn kho, vận chuyển, nhân công,...
- Nâng cao hiệu quả giao hàng: Áp dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình trạng hàng tồn kho, từ đó đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Phần mềm quản lý kho khoa học giúp tự động hóa nhiều công việc thủ công, hỗ trợ nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức.
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình kho hàng, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, hiện nay có rất nhiều phần mềm được cung cấp trên thị trường. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng để lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu, đặc thù kinh doanh để tận dụng tối đa lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng mang lại.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: TOP 8 phần mềm quản lý kho trên điện thoại hiệu quả
5. Phần mềm 1C:Company Management giúp quản lý kho thông minh
Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp. 1C:Company Management có khả năng kết nối tất cả các bộ phận bao gồm sản xuất, bán hàng, mua hàng, tài chính, nhân sự, tiền lương, kho bãi,... trên cùng một hệ thống phần mềm duy nhất. Nhờ đó, giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tới 60% năng suất vận hành.
Giải pháp 1C:Company Management cung cấp các tính năng nổi trội giúp quản lý kho hiệu quả, bao gồm:
- Tính giá vốn: Phần mềm hỗ trợ tính toán giá vốn nguyên vật liệu nhanh chóng, chính xác theo nhiều phương pháp khác nhau, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Thiết lập hạn mức tồn kho: Tính năng này cho phép doanh nghiệp thiết lập hạn mức tồn kho tối thiểu và tối đa, giúp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hoá. 1C:Company Management còn hỗ trợ cảnh báo khi tồn kho vượt quá hoặc dưới mức hạn chế, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kịp thời.
- Quản lý thông tin hàng hóa trong kho: Giải pháp 1C:Company Management ghi nhận đầy đủ thông tin của hàng hóa bao gồm đặc tính, seri, ô hàng, đơn vị tính, dự phòng,... Đồng thời, giải pháp hỗ trợ phân loại hàng hóa theo nhiều tiêu chí, từ đó cho phép doanh nghiệp tra cứu, tìm kiếm nguyên vật liệu nhanh chóng và chính xác.
- Lập chứng từ kho bãi: Giải pháp hỗ trợ lập các chứng từ kho bãi linh hoạt bao gồm điều chuyển, xuất, kiểm kê hàng hóa, phiếu kho,... Các giao dịch có thể được lập theo nhiều đơn vị tính khác nhau.
- Báo cáo đa dạng, trực quan: Cho phép doanh nghiệp tạo các báo cáo thống kê trực quan với nhiều trường thông tin, dữ liệu. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra đánh giá tổng quan, hỗ trợ các quyết định kinh doanh.
Tổng kết lại, quy trình quản lý kho theo ISO là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý kho hàng. Để áp dụng thành công, doanh nghiệp cần có sự cam kết từ lãnh đạo và sự phối hợp chặt chẽ của tất cả các bộ phận liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đầu tư vào các phần mềm công nghệ phù hợp để quá trình quản lý kho được thuận tiện và hiệu quả hơn. Vui lòng liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM: