1C:Document Management - Quản lý quy trình giao việc

Vấn đề hiện tại của doanh nghiệp

• Sử dụng nhiều công cụ khác nhau như Email, Zalo, Skype, lời nói để giao việc cho nhân viên. Các nhiệm vụ được giao rời rạc trên nhiều công cụ khác nhau.
• Không kiểm soát được những việc nào mình đã giao cho nhân viên.
  
• Nhân viên không biết nhiệm vụ nào Đã thực hiện, Đang thực hiện và nhiệm vụ nào Chưa thực hiện?
  
•  Người được giao việc không kiểm soát được nhiệm vụ nào sắp đến hạn (Dealine) cần phải xử lý?
  
•  Người giao việc không theo dõi được nhiệm vụ mình giao đang vướng mắc ở đâu? Ai là người đang xử lý công việc của mình.
  
• Chưa tối ưu được tốc độ xử lý công việc của từng cá nhân.
  
•  Trưởng phòng không kiểm soát được nhân viên đang trình những hồ sơ gì cho lãnh đạo hoặc phòng ban khác.
  
• Ban lãnh đạo không đánh giá được Ai thường xuyên vi phạm kỷ luật? Từ đó đánh giá sẽ không minh bạch, đang theo cảm tính cá nhân.
  
•  Không thống kê được số lượng công việc của nhân viên.
  

Cách giải quyết vấn đề

1C:Document Management là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng để giao việc hiệu quả và mang lại lợi ích cho Ban lãnh đạo cũng như nhân viên trong công việc.

Sơ đồ quy trình:

Quy trình giao việc

Mô tả các bước quy trình giao việc:

Bước 1: Người giao việc (có thể giao việc bằng cách nhập nội dung, âm thanh và hình ảnh...)

• Được phép thu hồi nhiệm vụ nếu giao nhầm hoặc không cần giao nữa
• Được phép gắn thời hạn (deadline) để người nhận việc biết thời hạn cần giải quyết
  
• Chọn mức độ ưu tiên (cao, thường, thấp) cho từng nhiệm vụ để người nhận biết mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ
• Chọn giao việc theo thứ tự lần lượt (người nào làm trước/sau) nếu cần

Bước 2: Người nhận việc

• Có thông báo (notifications) trên ứng dụng điện thoại (Mobile App), Email, SMS khi có nhiệm vụ mới
• Thực hiện nhiệm vụ trực tiếp từ Mobile App hoặc Email
• Có thể tạo nhiệm vụ con trên nhiệm vụ đó (việc này thường áp dụng trong trường hợp là Sếp giao việc cho trưởng phòng, trưởng phòng giao tiếp xuống cho nhân viên).
• Được phép xin gia hạn thời gian nếu thấy thời gian quá gấp hoặc không đủ thời gian để xử lý công việc đó
• Có thể "Đặt câu hỏi" hoặc "Chat" trực tiếp với người giao việc
• Chuyển hướng nhiệm vụ cho người khác thực hiện thay mình (nếu cần)
• Đưa ra ý kiến bút phê bằng bình luận (Comment) khi thực hiện nhiệm vụ

Bước 3: Người giao việc

• Nhận kết quả, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc

           - Nếu đạt kết quả thì kết thúc quy trình mà không cần yêu cầu làm lại

           - Nếu không đạt, yêu cầu làm lại lần 2, 3, ...n (vòng lặp 2, 3, ...n)

• Có quyền từ chối gia hạn thời gian đối với người nhận việc
• Biết vị trí của người thực hiện công việc đang ở đâu nếu bật định vị GPS (tính năng này rất phù hợp giao việc đối với những nhân viên đi thị trường)

Hiệu quả khi áp dụng quy trình giao việc

• Giao việc và thực hiện công việc trên các thiết bị di động ở mọi lúc mọi nơi
• Nhiệm vụ được giao tập trung nên dễ dàng cho việc thống kê nhanh những nhiệm vụ nào đã làm, đang làm và chưa làm
• Theo dõi toàn bộ lịch sử luồng công việc đã được xử lý hay chưa? các ý kiến và thao tác giữa 2 bên đã trao đổi đều được lưu vết, hiện tại ai đang xử lý công việc của mình
• Có thông báo (Notifications) trên ứng dụng di động (mobile app), email, SMS khi có nhiệm vụ mới
• Cho phép khởi tạo nhiều nhiệm vụ con từ nhiệm vụ lớn theo cơ cấu vai trò chức vụ, phòng ban, doanh nghiệp...
• Kiểm soát công việc của mình và nhân viên mình quản lý
• Kiểm soát được ai là người thường xuyên vi phạm kỷ luật về thời hạn
• Hỗ trợ Ban lãnh đạo (BLĐ) đánh giá KPI khách quan, minh bạch và rõ ràng
• Tạo ra môi trường làm việc giữa các cá nhân sẽ thân thiện hơn