home Documents Quản lý văn phòng số
(10/12/2020)

Quản lý văn phòng số

Quản lý Email

Email đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên tình trạng Email quá tải và lẫn quá nhiều Email rác là điều thường xuyên xảy ra, vì vậy cần phân loại và quản lý hợp lý, tránh rơi vào tình trạng không xử lý kịp thời Email. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc, khiến chúng ta tiêu tốn khá nhiều thời gian để xử lý Email và không thể tập trung vào các công việc quan trọng khác.

Chính vì vậy 1C Document Management đưa ra giải pháp quản lý Email, giúp tối ưu hóa thời gian làm việc với Email của cá nhân, với các tính năng như:

  • Quản lý và lưu trữ E-mail tập trung
  • Tự động kết nhập danh sách E-mail từ Microsoft Outlook
  • Quản lý nội dung Email, tự động sắp xếp thư mục E-mail theo quy tắc (rule) đã được tùy chỉnh
  • Độ bảo mật cao – kiểm soát dòng thư đến và đi
  • Có thể làm việc trực tiếp với Email trên thiết bị di động
  • Và nhiều tính năng khác

Đặt phòng họp

1C Document Management đưa ra tính năng Đặt phòng họp với chức năng:

  • Quản lý phòng họp và trang thiết bị tại nhiều địa điểm trên một hệ thống duy nhất
  • Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý họp
  • Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận liên quan đã sử dụng trong việc quản lý phòng họp, đăng ký và theo dõi lịch họp
  • Loại bỏ các lỗi phát sinh thường gặp như kẹt phòng, lên lịch họp trùng cho nhiều cuộc họp cùng lúc
  • Đưa ra yêu cầu bộ phận văn phòng cung cấp các trang thiết bị và các nhu cầu cần thiết
  • Cung cấp khả năng tìm kiếm phòng trống đáp ứng đủ các tiêu chuẩn để tổ chức cuộc họp theo nhu cầu và nhanh chóng thực hiện đăng ký từ kết quả tìm kiếm

Chức năng quản lý xe và đặt xe công tác

Chức năng quản lý xe và đặt xe công tác giúp doanh nghiệp quản lý xe và điều phối xe phù hợp, mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.

Chức năng đặt xe trên 1C Document Management cho phép người dùng đăng ký sử dụng xe cho cá nhân đi công tác, hoặc cho bộ phận. Tránh được tình trạng trùng lặp lịch sử dụng xe, từ đó sẽ đưa ra phương án chọn xe khác phù hợp hơn.

Lịch làm việc

Quản lý lịch làm việc có thẻ dễ dàng kiểm soát công việc của nhân viên và chủ động thực hiện công việc của mình theo những đầu việc đã có, tránh việc bỏ sót công việc được giao. Chức năng lịch làm việc có những tính năng sau:

  • Hệ thống cá nhân hóa lịch làm việc của người sử dụng/cho phép tạo mới lịch làm việc, hoặc được tích hợp từ các sự kiện có cá nhân tham gia. Có thể tích hợp lịch làm việc từ nhiều ứng dụng khác
  • Theo dõi thời gian, nhắc việc, báo cáo công việc. Giúp nhân viên nhìn thấy được tất cả công việc và nhiệm vụ của mình tránh tình trạng bỏ sót, biết được đâu là những nhiệm vụ cần ưu tiên. Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc khoa học nhằm đảm bảo đúng tiến độ của mình
  • Và nhiều tính năng khác

Thảo luận và truyền thông nội bộ

Chức năng thảo luận và truyền thông nội bộ hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả trong công tác truyền thông, giúp quá trình truyền tải thông điệp trở nên nhanh chóng, nhất quán và tăng tương tác 2 chiều

Thảo luận

  • Chức năng giúp các cá nhân có thể trao đổi, chia sẻ thông tin trực tuyến, hỗ trợ trong việc trao đổi nội bộ, xử lý văn bản và công việc
  • Giao tiếp thống nhất trên một hệ thống, toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp có thể tương tác, call, call video, chat, liên lạc trực tiếp như tương tác trên các ứng dụng thường dùng khác (ví dụ như: skype, zalo,…)

Truyền thông nội bộ

  • Tính năng diễn đàn cho phép người sử dụng liên lạc thảo luận nội bộ về văn bản, cuộc họp, dự án, tệp tin và các vấn đề cá nhân và công việc khác
  • Bỏ phiếu online, thống nhất ý kiến theo biểu quyết
  • Khả năng cấp quyền cho từng chủ đề. Đây là khả năng rất hữu ích, giúp tạo ra các chủ đề dành riêng cho từng Nhóm người dùng với một mục đích riêng

Ghi nhận vắng mặt nhân sự

Việc nhân sự vắng mặt sẽ ảnh hưởng đến năng suất và lợi nhuận của công ty, vì vậy cần có hệ thống quản lý vấn đề vắng mặt nhân sự phù hợp. 1C Document Management đưa ra chức năng Ghi nhận vắng mặt nhân sự với các tính năng chính sau:

  • Ghi nhận vắng mặt vì lý do như: đi công tác, nghỉ ốm, nghỉ phép hoặc lý do khác
  • Cho phép nhân sự được ủy quyền thực hiện công việc trong khoảng thời gian nghỉ việc. Sử dụng tính năng này giúp cho dòng chảy công việc và năng suất lao động vẫn duy trì tốt, không đẫn đến phản ứng dây chuyền, chồng chéo
  • Đưa ra cảnh báo cho người giao giao việc hoặc người cần tương tác công việc biết thời gian vắng mặt của người lao động 

Tích hợp chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử có chức năng xác định được người chủ của dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video, ...)

Chức năng tích hợp chữ ký điện tử trong 1C Document Management có các tính năng:

  • Cho phép chèn chữ ký điện tử vào các tệp đính kèm văn bản
  • Mã hóa văn bản để bảo mật thông tin
  • Cho phép doanh nghiệp có thể tích hợp với tất cả các loại chữ ký điện tử hiện có trên thị trường

Thông báo nhiệm vụ qua E-mail, SMS, Pop-up

  • Tự động gửi thông báo nhiệm vụ và các sự kiện khác đến Mobile, Email và trên cửa sổ chương trình(popup)
  • Có thể nhanh chóng xem nội dung của thông báo, và thực hiện các thao tác khả dụng từ cửa sổ thông báo popup

Quản lý cuộc họp, sự kiện

  • Hỗ trợ đa dạng các kiểu cuộc họp khác nhau như cuộc họp bên ngoài, cuộc họp nội bộ, biên bản, với người quản lý...
  • Chương trình tự động ghi nhận toàn bộ vòng đời của cuộc họp từ khi chuẩn bị, đến khi phân tích hiệu quả tiến hành cuộc họp và thực hiện các quyết định đã được thông qua

Ứng dụng di động

  • Làm việc với email: Cho phép gửi và nhận mail, tương tự như các tính năng ở các ứng dụng Quản lý mail khác
  • Phê duyệt văn bản: Cho phép phê duyệt văn bản mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị di động
  • Giao việc và thực hiện công việc: Giao việc nhanh chóng cho nhân viên, và thực hiện công việc dễ dàng bằng di động hoặc smartphone có kết nối internet dù ở bất cứ đâu
  • Kiểm soát công việc: Lãnh đạo dễ dàng kiểm soát công việc của bộ phận và cá nhân