7 bước chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp cần luôn “nằm lòng”
Xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc là nhiệm vụ cốt yếu mà mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt. Điều này yêu cầu sự cố gắng và đầu tư thời gian đáng kể từ phía doanh nghiệp để thực hiện trọn vẹn nhất. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng đây là một quá trình không thể thiếu nếu doanh nghiệp mong muốn phát triển bền vững và tiếp tục tiến xa hơn trên thị trường cạnh tranh.
Quy trình - Procedure/Process là công cụ quản lý hiệu quả và tiêu chuẩn mà doanh nghiệp nào trên toàn cầu cũng phải có. Một quy trình ổn định giúp các doanh nghiệp thực hiện và kiểm soát quá trình công việc một cách rõ ràng và tối ưu. Quy trình thường được mô tả và thể hiện bằng văn bản nhằm đảm bảo công việc trong nội bộ doanh nghiệp luôn được thực hiện một cách đồng nhất, mình bạch và chính xác. Những đơn vị phát triển quy trình thường tập trung vào việc xây dựng các bộ tiêu chuẩn quy tắc, các công việc mẫu và thứ tự cần thực hiện để đạt được kết quả đầu ra nhất định theo đúng mong muốn và mục tiêu của doanh nghiệp.
Đơn giản hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc là quá trình tối ưu lại hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện chuỗi công việc theo những quy tắc đã được xác định trước, được áp dụng để doanh nghiệp đạt được hiệu quả vận hành cao nhất, với chi phí tiết kiệm nhất, không chỉ trong giai đoạn đầu tư, mà còn trong tất cả các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp sau này. Ví dụ, trong quá trình xây dựng video animation, một quy trình tiêu chuẩn sẽ bao gồm các bước như lên ý tưởng, viết kịch bản, xây dựng storyboard/ vẽ hình ảnh, thu âm, làm chuyển động, chèn âm thanh... Tất cả các bước này được đội ngũ sản xuất thực hiện theo đúng thứ tự đã đề ra nhằm đạt được một sản phẩm video chất lượng hoàn hảo nhất, với sự đầu tư công sức và tài chính tiết kiệm nhất.
Mục đích của việc chuẩn hóa quy trình làm việc là đảm bảo tính chất lượng, tiến độ và hiệu quả của quá trình doanh nghiệp triển khai công việc. Những quy trình chuẩn hóa giúp doanh nghiệp loại bỏ các rủi ro không cần thiết và đảm bảo năng suất làm việc luôn ổn định, luôn giữ năng suất cao nhất tại mọi thời điểm không kể những biến động thị trường hay thay đổi nội bộ. Việc nhân sự tuân thủ các quy trình làm việc tiêu chuẩn cũng chính là cơ sở để nhà lãnh đạo dự báo năng suất làm việc của đội nhóm mình, đồng thời có thể cải tiến, đổi mới chiến lược quản trị liên tục để tăng hiệu quả chung cho doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc là đầu mục thiết yếu doanh nghiệp cần thực hiện để dễ dàng tìm ra, gỡ bỏ những nút thắt làm chậm trễ tiến độ, tụt giảm hiệu quả, ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất chung của công ty.
Vậy để đạt được thành công trong việc chuẩn hóa quy trình nội bộ, doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu 7 bước cơ bản trong chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp cần nắm bắt ngay nhé!
Chuẩn hóa quy trình là gì?
Các tổ chức/doanh nghiệp lớn thường có riêng một đội ngũ đảm nhiệm trọng trách chuẩn hóa các quy trình nội bộ doanh nghiệp. Việc thiết lập quy trình tiêu chuẩn tường chừng như đơn giản, nhưng không chỉ dừng lại ở việc liệt kê các bước thực hiện. Một quy trình đơn như lập hóa đơn hoặc kế toán có thể được thực hiện theo mười hai cách khác nhau. Việc một quy trình có nhiều cách thực hiện không những không khiến cho công việc được diễn ra nhanh hơn, mà còn dẫn đến sự nhầm lẫn và hỗn loạn trong tổ chức, dẫn đến những rủi ro không cần thiết như lập nhầm hóa đơn gấp đôi, mất hàng hóa cần giao, chất lượng kém, năng suất giảm và chậm trễ trong công việc. Việc thiếu sót một hệ thống quản lý quy trình kinh doanh đáng tin cậy và nhất quán không chỉ làm giảm hiệu quả hoạt động mà còn ảnh hưởng gián tiếp đến lợi nhuận thu về của doanh nghiệp. Do đó, việc tiêu chuẩn hóa quy trình trong kinh doanh là nhiệm vụ tất yếu mà mọi doanh nghiệp mong muốn phát triển đều cần thực hiện.
Tiêu chuẩn hóa quy trình đề cập đến quá trình thiết lập một hệ thống cụ thể để giải quyết thứ tự các nhiệm vụ và hoạt động. Chuẩn hóa quy trình bao gồm việc thiết lập thứ tự, điều kiện chuẩn giúp người lao động thực hiện các nhiệm vụ đúng trình tự tối ưu nhất, đồng thời thiết lập quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho tất cả các hoạt động kinh doanh và hoạt động nội bộ doanh nghiệp.
Một ví dụ về tiêu chuẩn hóa quy trình là quá trình thiết lập các quy trình hoạt động tiêu chuẩn để lưu trữ tài liệu trong một công ty. Nhân viên cần tuân thủ theo một mẫu văn bản tiêu chuẩn để ghi lại và lưu trữ thông tin cho công ty. Như vậy, tất cả các chi tiết trên văn bản sẽ được trình bày sẵn trong một định dạng tiêu chuẩn, dễ hiểu đối với tất cả nhân viên ở mọi bộ phận.
Ý nghĩa của chuẩn hóa quy trình
Vậy một quy trình tiêu chuẩn có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp? Một quy trình kinh doanh được tiêu chuẩn hóa là một quy trình được xác định rõ ràng từng bước chi tiết, giữ nguyên xuyên suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động và nhất quán giữa toàn bộ tổ chức. Theo quy trình đã thiết lập sẵn đó, bất kể nhân sự hay phòng ban có thay đổi trên phương diện nào thì quy trình hoạt động vẫn giữ nguyên như nhau. Về cơ bản, xây dựng quy trình tiêu chuẩn mô tả việc thiết lập một bộ quy tắc hoàn chỉnh giúp hướng dẫn và hỗ trợ nhân sự hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể hoặc một chuỗi các nhiệm vụ với hiệu quả cao nhất, trong thời gian ngắn nhất, đồng thời giảm tối thiểu sai sót, nhầm lẫn trong công việc.
Việc tiêu chuẩn hóa có thể được áp dụng cho bất kỳ quy trình, thủ tục hoặc nhiệm vụ nào quan trọng đối với doanh nghiệp. Từ xử lý lương, xử lý hóa đơn, trả lời điện thoại, thu thập thông tin khách hàng, v.v., miễn nhiệm vụ đó là quan trọng đối với doanh nghiệp, cần sự chính xác cao, mọi quy trình công việc để thực hiện nhiệm vụ đó đều nên được đưa về một quy chuẩn thống nhất. Khi tuân theo một quy trình chung đã thống nhất, nhiệm vụ của cấp độ quản lý sẽ là đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của doanh nghiệp và tuân thủ chặt chẽ để có sự phối hợp nhịp nhàng nhất.
7 bước cơ bản trong chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp:
Để chuẩn hóa một quy trình hoạt động tối ưu nhất, doanh nghiệp sẽ cần tới sự tư vấn của các chuyên gia. Tuy vậy, để có thể hiểu rõ và kiểm soát tốt hơn quá trình tư vấn của chuyên gia, doanh nghiệp cần nắm chắc 7 bước cơ bản sau đây:
1. Xác định các quy trình kinh doanh chủ chốt - Tiêu chuẩn hóa tất cả các quy trình kinh doanh cùng một lúc thường là một nhiệm vụ “bất khả thi”. Thực hiện bước đầu tiên trong việc chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp cần xác định những quy trình kinh doanh nào là chủ chốt, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất để tiêu chuẩn hóa trước tiên. Để đạt được quy trình chuẩn hóa có thể thật sự cải thiện kết quả kinh doanh thực tế, việc xác định các quy trình kinh doanh chính sẽ cung cấp cho doanh nghiệp ý tưởng rõ ràng về điểm bắt đầu, cũng như một bức tranh toàn cảnh về tình hình hoạt động trong doanh nghiệp.
2. Tạo bản đồ quy trình - Sau khi đã xác định các quy trình chính cần được thực hiện chuẩn hóa, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm là tạo bản đồ các quy trình. Bản đồ quy trình giúp nhân sự hiểu rõ các bước dẫn đến kết quả mong muốn, cùng lúc xác định được các bước bị trùng lặp và các chướng ngại vật đang ngăn quy trình diễn ra trơn tru. Biểu đồ luồng, bản đồ hình ảnh và biểu đồ luồng đa chức năng là các phương pháp khác nhau doanh nghiệp có thể áp dụng để xây dựng bản đồ quy trình.
3. Áp dụng khung chuẩn hóa - Phát triển một bộ khung chuẩn hóa quy trình kinh doanh là bước quan trọng để doanh nghiệp đạt được kết quả cao nhất. Thay vì phát triển bộ khung tiêu chuẩn mới, có thể mất rất nhiều thời gian và công sức mà kết quả còn chưa được kiểm chứng, doanh nghiệp có thể áp dụng một bộ khung mà các doanh nghiệp khác đã ứng dụng thành công. Ngày nay, với sự hỗ trợ của công nghệ, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng những phần mềm quản lý quy trình để đẩy nhanh tiến độ thử nghiệm, đồng thời tăng độ chính xác trong quá trình chuẩn hóa. Phần mềm quản lý quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kinh doanh mà còn hỗ trợ theo dõi hiệu suất thực tế của đội ngũ khi áp dụng các quy trình mới.
4. Tự động hóa quy trình - Tự động hóa các quy trình kinh doanh đã được chuẩn hóa là một bước không thể thiếu trong quá trình đưa quy trình về tiêu chuẩn chung. Tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm rất nhiều thời gian, nỗ lực trong công việc, mà còn giúp tối ưu rất nhiều chi phí trung gian và chi phí bù đắp cho những rủi ro không đáng có từ những tác vụ thủ công.
5. Truyền thông và kết nối nội bộ - Một đội ngũ nhân sự gắn bó bền vững và phối hợp khăng khít, mượt mà với nhau chính là chìa khóa tối ưu hiệu suất cho doanh nghiệp, đồng thời tạo nên một môi trường làm việc tiến bộ, văn minh. Trong quá trình chuẩn hóa, các mục tiêu của công ty, các chiến lược phát triển mới, các thay đổi trong quy trình của doanh nghiệp, v.v. cần được cập nhật đầy đủ và kịp thời cho tất cả các nhân sự và phòng ban liên quan. Ngoài ra, đội ngũ nhân sự doanh nghiệp cũng cần được đào tạo bài bản và đúng đắn về cách thức hoạt động của những quy trình tiêu chuẩn mới.
6. Đưa quy trình chuẩn lên văn bản - Tất cả các bước doanh nghiệp đã thực hiện trong quá trình chuẩn hóa quy trình cần phải được đưa lên văn bản rõ ràng và minh bạch, nhằm phục vụ mục đích tham khảo và kiểm toán doanh nghiệp trong tương lai. Việc lưu trữ đầy đủ tài liệu, diễn biến kết quả cũng đảm bảo doanh nghiệp có thể tìm ra những nút thắt quy trình tại đúng thời điểm, từ đó tinh chỉnh kịp thời để gỡ bỏ những nút thắt đó.
7. Giám sát và phân tích - Bất kỳ thay đổi nào trong quá trình chuẩn hóa quy trình cũng đều cần được doanh nghiệp giám sát chặt chẽ và phân tích định kỳ. Các chỉ số hiệu suất sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi kết quả chính xác xuyên suốt quá trình chuẩn hóa, đồng thời phân tích được hiệu quả thực tế của quy trình mới.
Với 7 bước trên, doanh nghiệp sẽ có thể tự xây dựng cho mình một bộ khung chuẩn hóa quy trình cơ bản nhất.
Đường đua đến năng suất tối ưu và hiệu quả làm việc tối đa của các doanh nghiệp tuy vất vả nhưng cũng không nhất thiết phải đầy chông gai. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể bước tiến dễ dàng hơn các quy trình làm việc nội bộ được tiêu chuẩn hóa. Với sự biến động và thay đổi không ngừng của thị trường, việc chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu chính là chiến lược khôn ngoan mà các doanh nghiệp nên triển khai càng sớm càng tốt.
Sau khi doanh nghiệp đã xây dựng được luồng quy trình tiêu chuẩn, việc tự động hóa các nhiệm vụ thừa thãi, lặp đi lặp lại trong quy trình sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và năng suất gấp nhiều lần. 1C:Document Management là giải pháp quản lý quy trình làm việc dành cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nội bộ, đồng thời tự động hóa những quy trình chuẩn và tùy chỉnh quy trình linh hoạt trong suốt quá trình phát triển. 1C:Document Management - Giải pháp Văn phòng số “lớn lên” cùng doanh nghiệp, phá tan rào cản công việc, kết nối đứt gãy quy trình, thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để trải nghiệm 1C:Document Management!