Bảo mật dữ liệu - Yếu tố “quyết định sống còn” với doanh nghiệp

Năm 2022, bảo mật dữ liệu chính là từ khóa “hot” được đông đảo các doanh nghiệp và chính phủ Việt Nam quan tâm mạnh mẽ. Sang năm 2023, những vấn đề liên quan tới bảo mật dữ liệu vẫn chưa có dấu hiệu hạ nhiệt, khi vừa mới vào tháng 1/2023 Cục An toàn thông tin đã phát hiện ra gần 1.800 điểm yếu, lỗ hổng bảo mật tồn tại trong hệ thống của cơ quan nhà nước (theo VietNamNet). Điều này làm dấy lên không ít lo ngại cho các doanh nghiệp, đặc biệt trong thời đại “nhà nhà chuyển đổi số”, những nguy cơ gây rò rỉ dữ liệu, lộ bí mật nội bộ đang là mối quan tâm hàng đầu.

Bảo mật dữ liệu là gì?

Theo IBM, bảo mật dữ liệu là những hành động nhằm bảo vệ thông tin kỹ thuật số khỏi truy cập trái phép, các hành vi tham nhũng hoặc trộm cắp trong toàn bộ vòng đời của thông tin số đó. Bảo mật dữ liệu bao gồm mọi khía cạnh của bảo mật thông tin, từ bảo mật vật lý trên phần cứng và thiết bị lưu trữ đến kiểm soát quyền truy cập và quản trị, cũng như bảo mật logic của các ứng dụng phần mềm, cùng các chính sách phục vụ mục tiêu bảo mật của tổ chức sở hữu thông tin.

Khi được triển khai đúng cách, một chiến lược bảo mật dữ liệu mạnh mẽ sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản thông tin khỏi các hoạt động tội phạm mạng, mà còn giúp doanh nghiệp đối phó với các mối đe dọa nội bộ và sai sót của con người, vốn vẫn là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến vi phạm dữ liệu hiện nay. Bảo mật dữ liệu liên quan đến quá trình triển khai các công cụ và công nghệ giúp nâng cao nhận thức của doanh nghiệp về tình hình dữ liệu tổ chức nhằm quản trị chặt chẽ và sử dụng thông tin chính xác. Một công cụ bảo mật dữ liệu lý tưởng, theo IBM, còn cần có khả năng tự động tổng hợp báo cáo, giúp chuẩn hóa quy trình và đồng bộ dữ liệu xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần bảo mật dữ liệu?

Với sự xuất hiện của “tin tặc” ngày càng nhiều, cộng hưởng với sự phát triển mỗi lúc càng nhanh chóng của công nghệ, việc bảo mật dữ liệu và an toàn thông tin đã trở nên vô cùng quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp muốn vận hành trơn tru và bền vững. Quá trình bảo mật dữ liệu sẽ giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi vô số rủi ro, đồng thời góp phần trực tiếp vào việc đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp tục cung cấp dịch vụ tới khách hàng ở trạng thái tối ưu nhất. Hơn nữa, khi sự an toàn của các tài liệu nội bộ doanh nghiệp bị xâm phạm, những hồ sơ, hợp đồng, thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài có thể gây ra nhiều thiệt hại đáng kể về cả mặt kinh tế, pháp lý và uy tín.

Từ nhu cầu bảo mật dữ liệu tăng cao của các doanh nghiệp, những công nghệ số hóa, lưu trữ dữ liệu cũng đang xuất hiện phổ biến hơn. Tuy vậy, chính những phần mềm quản lý dữ liệu này lại tạo nên không ít nguy cơ rủi ro mới, đặc biệt khi phần mềm không được triển khai bài bản, không chính xác với nhu cầu bảo mật của doanh nghiệp.

Chính vì thế, một công cụ quản lý tài liệu “chuẩn chỉ” không chỉ cần có khả năng lưu trữ tài liệu đầy đủ, hỗ trợ cải thiện năng suất làm việc của đội ngũ doanh nghiệp, mà còn cần sở hữu độ bảo mật chặt chẽ cùng các biện pháp bảo mật thuận tiện nhất cho doanh nghiệp sử dụng. 

Nơi lưu trữ giúp bảo mật dữ liệu

Khi doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng một công cụ quản lý dữ liệu vào quá trình vận hành, yếu tố đầu tiên cần cân nhắc tới chính là nền tảng để lưu trữ dữ liệu.

Trong thời đại các loại máy móc có thể bị “hack” quá dễ dàng với đa dạng cách thức xâm nhập như hiện nay, việc lưu trữ tài liệu trên một chiếc máy tính PC, hay một ổ cứng không còn là sự lựa chọn khôn ngoan nữa. Vậy khi áp dụng công nghệ mới, việc quản lý dữ liệu qua lưu trữ đám mây (Cloud-computing) hay lưu trữ tài liệu trên máy chủ của doanh nghiệp sẽ là tối ưu nhất? Với mỗi hình thức lưu trữ, doanh nghiệp sẽ đều nhận được những ưu điểm và nhược điểm khác nhau:

• Quản lý dữ liệu qua lưu trữ đám mây cho phép doanh nghiệp sử dụng phần mềm trực tiếp, bỏ qua khâu cài đặt và triển khai, tiết kiệm một phần chi phí ban đầu. Thêm vào đó, việc phần mềm và mọi dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây cũng góp phần giải phóng dung lượng trên các thiết bị của doanh nghiệp, đồng thời cho phép doanh nghiệp có thể thoải mái mở rộng quy mô trong quá trình phát triển mà không cần nhân viên kỹ thuật can thiệp quá nhiều. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cũng lo ngại về bảo mật khi dữ liệu nội bộ được lưu trữ trên máy chủ của một bên thứ ba (bên cung cấp dịch vụ điện toán đám mây).
• Quản lý dữ liệu tại chỗ: Đối với những doanh nghiệp không thấy thoải mái với việc lưu trữ dữ liệu nội bộ trên đám mây, những công cụ quản lý dữ liệu tại chỗ sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn. Khi giải pháp quản trị dữ liệu được cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ có toàn quyền làm chủ công nghệ, làm chủ dữ liệu của chính mình. Mặc dù vậy, quá trình triển khai phần mềm tại chỗ cần được thực hiện vô cùng cẩn thận, tránh nguy cơ tạo lỗ hổng bảo mật không mong muốn.
• Quản lý dữ liệu hỗn hợp: Phương pháp quản lý dữ liệu hỗn hợp bằng việc kết hợp cả lưu trữ đám mây và lưu trữ dữ liệu tại chỗ hiện đang là phương pháp tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, hội tụ ưu điểm của cả hai hình thức. Khi ứng dụng phương pháp quản lý dữ liệu hỗn hợp, doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ phần lớn dữ liệu trên nền tảng đám mây nhằm tiết kiệm dung lượng thiết bị, đồng thời lưu trữ những dữ liệu mang tính nhạy cảm hơn trực tiếp trên máy chủ nội bộ. Phương pháp quản lý hỗn hợp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp chỉ có luồng dữ liệu dày đặc vào những thời điểm nhất định trong năm, nhờ ưu điểm duy trì được sự cân bằng giữa sử dụng và tiêu thụ tài nguyên trong quản lý dữ liệu. 

Những yếu tố tạo nên một hệ thống quản lý dữ liệu bảo mật

Để một phần mềm quản lý dữ liệu có thể đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối, những yếu tố sau đây cần được đáp ứng đầy đủ:

• Xác thực: Để cung cấp được một nguồn dữ liệu tổng hợp có kiểm soát chặt chẽ, công cụ quản lý dữ liệu cần có khả năng nhận diện được đối tượng đang sử dụng là ai, có được phép truy cập vào phần dữ liệu này không. Đối với công cụ quản lý dữ liệu 1C:Document Management, mỗi người dùng/thành viên trong doanh nghiệp đều được cấp một tài khoản riêng biệt, không sử dụng chung cùng ai, đảm bảo chỉ các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp mới có thể truy cập phần mềm. Thêm nữa, doanh nghiệp còn có thể lựa chọn bảo mật nhiều lớp bằng cách tích hợp nhiều phương pháp xác thực như chấm vân tay, nhận diện gương mặt,...
• Phân quyền truy cập: Nhằm tránh rủi ro lộ bí mật do mâu thuẫn trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như phân tách rõ ràng quyền hạn chỉnh sửa của từng loại dữ liệu, văn bản, tránh những nhầm lẫn không đáng có, công cụ quản lý dữ liệu cần có khả năng phân quyền truy cập rành mạch, chi tiết. Trong phần mềm 1C:Document Management, chức năng phân quyền truy cập có thể phân quyền chi tiết tới từng cá nhân, phòng ban, bộ phận, đảm bảo chỉ đúng tài khoản được cho phép mới có thể truy cập vào những dữ liệu cụ thể. Chức năng phân quyền còn hỗ trợ lãnh đạo phân chia chi tiết quyền hạn sử dụng dữ liệu của từng cá nhân, chỉ những đối tượng được cho phép mới có thể đọc, chỉnh sửa, thêm/bớt hay xóa bỏ dữ liệu. Sự linh hoạt của chức năng phân quyền giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh điều kiện cho từng trường hợp cụ thể, tránh mất quá nhiều thời gian trao đổi hay sai sót do lỗi giao tiếp.
• Tối ưu quy trình: Đối với các doanh nghiệp, phần mềm quản lý dữ liệu không đơn giản chỉ phục vụ mục tiêu lưu trữ tài liệu, mà còn cần là công cụ giúp tối ưu quy trình vận hành, thúc đẩy năng suất toàn bộ đội ngũ doanh nghiệp. Với 6 quy trình đơn được gợi ý sẵn trong phần mềm 1C:Document Management, doanh nghiệp có thể linh hoạt ghép thành các quy trình phức hợp đa dạng, phù hợp nhu cầu vận hành của từng tác vụ. Chức năng tối ưu quy trình trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các bước vận hành thủ công, tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức của nhân sự, tăng tốc quá trình làm việc của đội ngũ chung. Đồng thời, lãnh đạo còn có thể dễ dàng kí duyệt mọi văn bản từ bất cứ đâu, ngay cả khi không ở tại văn phòng khi sử dụng chữ kí số được tích hợp trên phần mềm. Với một công cụ quản lý dữ liệu tối ưu được cả quy trình, lãnh đạo và nhân viên sẽ giảm bớt được một khoản lớn thời gian di chuyển giữa các phòng ban, cùng lúc đó cũng tiết kiệm chi phí vận chuyển, in ấn nhiều lần đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa nhau. 
• Truy xuất nguồn gốc: Nhằm đảm bảo bảo mật dữ liệu, công cụ quản trị chắc chắn không thể thiếu chức năng truy xuất nguồn gốc thao tác. 1C:Document Management cung cấp cho người dùng khả năng truy xuất sát sao, chính xác, để doanh nghiệp luôn nắm được mỗi cá nhân chịu trách nhiệm cho từng tác vụ đã được thực thi. Khả năng truy xuất mạnh mẽ là minh chứng cho khả năng bảo vệ an ninh tài liệu của phần mềm, thậm chí còn có thể đóng vai trò làm bằng chứng buộc tội trong trường hợp dữ liệu bị truy cập không đúng cách hay tài liệu bị đánh cắp.
• Dịch vụ đào tạo từ nhà cung cấp: Đây là yếu tố thường bị các doanh nghiệp bỏ qua khi cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý dữ liệu nhưng lại có vai trò không ít quan trọng tới hiệu quả của phần mềm. Khi nhân sự doanh nghiệp không được đào tạo bài bản về cách sử dụng phần mềm, nhân sự sẽ có khả năng cao dùng phần mềm sai phương pháp, dẫn tới sai sót trong công việc, làm chậm quá trình vận hành, và nặng nề nhất là có thể tạo lỗ hổng bảo mật cho nguồn dữ liệu của doanh nghiệp. Tại 1C Việt Nam, đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi luôn đảm bảo cung cấp tới người dùng những khóa đào tạo, lớp hướng dẫn sử dụng phần mềm bài bản, kĩ càng nhất, cũng như luôn sẵn sàng hỗ trợ người dùng tại bất cứ thời điểm nào trong quá trình sử dụng, sao cho doanh nghiệp liên tục tận dụng được tối ưu phần mềm trong vận hành.

Hội tụ đầy đủ các chức năng ưu việt, đáp ứng đúng nhu cầu quản trị cũng như nhu cầu bảo mật dữ liệu tăng cao của doanh nghiệp, phần mềm quản lý dữ liệu và quy trình 1C:Document Management đã và đang là công cụ đồng hành hữu hiệu được nhiều doanh nghiệp lớn, nhiều tập đoàn trên toàn quốc tin tưởng lựa chọn sử dụng.

Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp tối ưu dành riêng cho doanh nghiệp bạn!