Chi phí là gì? Các loại chi phí thường có trong doanh nghiệp chi tiết 

Thông thường các doanh nghiệp sẽ đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh dựa trên chi phí và doanh thu trong một kỳ hoạt động. Để đảm bảo chính xác lợi nhuận thu được, nhà quản trị nên nắm được chi phí là gì, cách phân loại chi phí cũng như các sai lầm khi ghi nhận. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về chủ đề này. 

1. Chi phí là gì? Đặc điểm chung của chi phí

Chi phí là các hao phí tài nguyên (số tiền, nguồn lực và tài sản) được thể hiện trong báo cáo kết quả kinh doanh và dùng để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Theo khái niệm của tổ chức kế toán quốc tế, chi phí là sự giảm sút về lợi ích kinh tế thông qua việc tăng nợ phải trả hoặc giảm giá trị tài sản  doanh nghiệp. Nói một cách dễ hiểu, chi phí bao gồm các khoản doanh nghiệp cần chi trả để đạt mục tiêu kinh doanh. 

Các loại chi phí doanh nghiệp có một số đặc điểm chung sau đây: 

• Chi phí là sự hao phí tài nguyên, bao gồm cả tài nguyên hữu hình và vô hình, lao động và cơ sở vật chất của doanh nghiệp.
• Chi phí phải liên quan chặt chẽ đến mục đích kinh doanh của doanh nghiệp (không phải chi phí của các cá nhân trong tổ chức).
• Chi phí cần được xác định trong một khoảng thời gian cụ thể và có thể định lượng bằng tiền. 
• Chi phí cần thỏa mãn các yêu cầu như sau: Giảm bớt của lợi ích kinh tế trong tương lai, mức giảm phải được kiểm định kỹ càng và đánh giá chính xác, khoản chi phải tuân thủ nguyên tắc cũng như phù hợp với các số liệu khác của doanh nghiệp. 

2. Phân loại chi phí cần chi trả trong doanh nghiệp

Bên cạnh chi phí là gì, nhà quản trị cần nắm được các loại chi phí trong doanh nghiệp để thống kê chính xác hơn. Có nhiều yếu tố phân loại chi phí, dưới đây là gợi ý chi tiết. 

2.1 Theo tính chất kinh tế

Phương pháp phân loại này giúp xây dựng, phân tích lượng vốn lưu động, dự đoán các chi phí. Theo quy định tại Việt Nam, chi phí trong doanh nghiệp có thể chia thành 7 yếu tố: 

• Nguyên vật liệu: Bao gồm tất cả các khoản mua nguyên vật liệu chính/phụ, công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế trong quá trình sản xuất.
• Tiền lương, phụ cấp: Tổng số tiền phải trả cho người lao động theo quy định về lương và các khoản phụ cấp. 
• Động lực, nhiên liệu: Số lượng động lực và nhiên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
• Các chi phí khác bằng tiền: Tổng số chi phí bằng tiên được phản ánh với các yếu tố trước, sử dụng trong các hoạt động sản xuất trong kỳ. 
• Khấu hao TSCĐ: Tổng số khấu hao tài sản cố định trích trong kỳ, được áp dụng cho tất cả tài sản cố định doanh nghiệp sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
• BHYT, BHXH, PCCĐ: Bao gồm các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cũng như phúc lợi cho nhân viên, được tính theo tỷ lệ quy định theo phụ cấp lương và tổng số tiền lương.

 

2.2 Theo công dụng kinh tế chi phí

Khi muốn tính toán giá thành của sản phẩm, chi phí sẽ được phân theo các khoản mục dựa trên mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng đã được hoạch định. Giá thành của sản phẩm sẽ bao gồm 5 khoản chi phí chính:

• Chi phí nhân công trực tiếp: Toàn bộ chi phí liên quan đến tiền lương, các khoản phụ cấp trực tiếp cho người lao động sản xuất, cũng như các khoản kinh phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,...
• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất để tạo ra thành phẩm, dịch vụ.
• Chi phí sản xuất chung: Các chi phí liên quan đến việc quản lý, phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng đội sản xuất. Cụ thể:
  • Chi phí nhân viên phân xưởng: Gồm chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản phải trả cho nhân viên và đội sản xuất.
  • Chi phí vật liệu: Gồm các chi phí vật sử dụng chung cho cả phân xưởng sản xuất với mục đích phục vụ quá trình quản lý sản xuất.
  • Chi phí dụng cụ: Gồm các chi phí về dụng cụ, công cụ được sử dụng ở phân xưởng để phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất.
  • Chi phí khấu hao TSCĐ: Gồm tất cả chi phí khấu hao của tài sản cố định được dùng trong phân xưởng sản xuất.
  • Chi phí khác bằng tiền: Gồm các khoản trực tiếp bằng tiền, sử dụng cho việc quản lý sản xuất. 
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung, liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp như chi phí vật liệu quản lý, chi phí nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ dùng chung, chi phí tiếp khách, hội nghị và các loại thuế.  
• Chi phí bán hàng: Các khoản liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm như chi phí quảng cáo, giao dịch, giao hàng, hoa hồng bán hàng, nhân viên bán hàng và các chi phí liên quan đến việc bảo quản.

2.3 Theo công dụng chi phí

Tiêu chí tiếp theo được sử dụng để phân loại chi phí trong doanh nghiệp là công dụng. Dựa theo tiêu chí này chi phí sẽ được chia thành 3 loại:

• Chi phí nhân công trực tiếp: Toàn bộ chi phí liên quan đến tiền lương, các khoản phụ cấp trực tiếp cho người lao động sản xuất, cũng như các khoản kinh phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,...
• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất để tạo ra thành phẩm, dịch vụ.
• Chi phí sản xuất chung: Toàn bộ các chi phí liên quan đến việc quản lý, phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng đội sản xuất. Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao nhà xưởng và thiết bị, chi phí dụng cụ, công dụng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác liên quan đến quá trình sản xuất bằng tiền,...

 

2.4 Theo nội dung của chi phí

Một số doanh nghiệp phân loại chi phí theo nội dung của chi phí, cụ thể:

• Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm các loại chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh/sản xuất, liên quan đến các khoản mua sắm nguyên vật liệu.
• Chi phí nhân công: Bao gồm các khoản lương thưởng, khoản trích lương tính vào các chi phí trong kỳ kinh doanh, phục vụ cho hoạt động sản xuất.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Giá trị hao mòn của tài sản cố định được dùng trong kỳ sản xuất của doanh nghiệp. 
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi phí phát sinh khi sử dụng dịch vụ bên ngoài để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. 
• Chi phí bằng tiền: Các khoản chi phí được thanh toán bằng tiền mặt phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. 

 

2.5 Theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất

Một trong những tiêu chí phân loại chi phí được sử dụng phổ biến là theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất. Cụ thể: 

• Chi phí cố định: Những khoản mục chi phí không thay đổi trước sự biến động về sản lượng sản xuất của đơn vị.
• Chi phí biến đổi: Những khoản mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ sản xuất của đơn vị. 

 

2.6 Theo mối quan hệ với lợi nhuận

Tiêu chí tiếp theo được sử dụng để phân loại chi phí trong doanh nghiệp là mối quan hệ với lợi nhuận. Khi phân loại theo cách này, chi phí gồm 2 loại:

• Chi phí thời kỳ: Là các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh, bao gồm cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý, có ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Chi phí sản phẩm: Là chi phí phát sinh trong quá trình tạo ra giá trị của sản phẩm, thành phẩm hoặc tài sản. Đây được coi là một loại tài sản lưu động và chỉ được tính là chi phí khi sản phẩm được tiêu thụ.

 

2.7 Theo đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí

Khi phân loại chi phí theo đối tượng và phương pháp tập hợp, chi phí sẽ được chia thành 2 loại dưới đây:

• Chi phí trực tiếp: Các khoản chi phí phát sinh được tập hợp trực tiếp cho đối tượng cụ thể.
• Chi phí gián tiếp: Các khoản chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, cần tập hợp sau đó phân bổ theo tiêu chí phù hợp. 

 

3. Những sai lầm khi ghi nhận chi phí doanh nghiệp 

Trong một kỳ kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phát sinh rất nhiều các khoản chi phí. Chính vì thế việc ghi nhận đôi khi sẽ có sai sót, dẫn tới việc tính toán lợi nhuận, kết quả kinh doanh không chính xác. Dưới đây là các lỗi thường xảy ra do 1C Việt Nam tổng hợp để doanh nghiệp  có thể tham khảo và khắc phục trong thực tế. 

3.1 Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền ra

Khi không nắm chắc khái niệm chi phí là gì, không ít chủ doanh nghiệp nhầm lẫn khoản mục này với dòng tiền ra. Nghĩa là có chi tiền thì xem xét như đã phát sinh chi phí. Một trong những lỗi thường gặp nhất là tính hết chi phí trả trước vào chi phí một kỳ.

 

3.2 Nhầm lẫn ghi nhận chi phí khấu hao tài sản

Đây là lỗi cơ bản thường bắt gặp ở các công ty mới thành lập, chưa xây dựng bộ máy kế toán. Cụ thể doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ giá trị tài sản vào chi phí trong kỳ mua hoặc coi giá trị của tài sản là chi phí đầu tư ban đầu (không ghi nhận trong chi phí kinh doanh các kỳ). 

Tài sản cố định sẽ tham gia vào quy trình sản xuất trong nhiều kỳ nên cần trích khấu hao vào chi phí từng kỳ. Nhầm lẫn này có thể dẫn tới vấn đề ghi nhận thừa/thiếu chi phí, gây sự sai lệch trong việc đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

 

 

3.3 Không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí

Trên thực tế có rất nhiều khoản phát sinh nhưng không đáp ứng đầy đủ điều kiện để được ghi nhận là chi phí nên thường bị bỏ qua, tiêu biểu như lương của nhóm chủ doanh nghiệp. Nếu chủ doanh nghiệp tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý, điều hành, cần đưa vào chi phí quản lý. Điều này đảm bảo cấu trúc chi phí và theo dõi lợi nhuận được chính xác hơn. 

 

3.4 Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào

Lỗi sai này thường xảy ra khi mua sắm vật liệu nhập kho. Nếu ghi nhận toàn bộ giá trị của vật liệu này vào chi phí là không chính xác vì chỉ khi được sử dụng trong quy trình sản xuất vật liệu đó mới đảm bảo điều kiện được tính là chi phí của doanh nghiệp. Vật liệu khi còn ở trong kho sẽ được tính là một dạng tài sản (hàng tồn kho) chứ không phải chi phí.

 

3.5 Nhầm lẫn do nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phí

Quá trình ghi nhận chi phí có thể xảy ra nhầm lẫn bởi một số doanh nghiệp chỉ ghi nhận khi nhận hóa đơn từ người bán. Tuy nhiên, cách hiểu này là chưa chính xác bởi nếu chỉ cần phát sinh khoản chi thỏa mãn 3 tiêu chí bao gồm: Khoản chi làm tăng số nợ phải trả/ giảm giá trị tài sản; đảm bảo nguyên tắc phù hợp với dữ liệu thu nhập và được xác định một cách đáng tin cậy là có thể ghi nhận là chi phí. Thời điểm ghi nhận không phụ thuộc vào thời điểm nhận hóa đơn từ người bán.

4. Cách quản lý chi phí để tối ưu hiệu quả kinh doanh

Bên cạnh việc hiểu rõ chi phí là gì, các chủ doanh nghiệp cũng đặc biệt quan tâm tới cách quản lý để tối ưu hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là một số gợi ý:

• Cắt giảm chi phí văn phòng: Công ty có thể hạn chế mua những vật dụng không cần thiết hoặc thảo luận để đưa ra giải pháp tối ưu diện tích văn phòng.
• Áp dụng công nghệ số vào hoạt động kinh doanh: Ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp hạn chế các phương thức giao dịch truyền thống, chi phí lưu trữ tài liệu thủ công,...

5. Phân biệt chi phí với lệ phí và kinh phí

 

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn có một số khái niệm khác cũng liên quan đến các khoản chi được nhắc phổ biến như lệ phí và kinh phí. Hãy cùng 1C Việt Nam phân biệt các khái niệm này thông qua bảng dưới đây. 

Bài viết trên đã tổng hợp các kiến thức liên quan đến chi phí là gì, phân biệt các loại chi phí trong doanh nghiệp cũng những sai lầm thường gặp trong quá trình ghi nhận chi phí. Để tránh nhầm lẫn cũng như tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp số hóa hoạt động kinh doanh của 1C Việt Nam để tối ưu quá trình sản xuất, kinh doanh. Nếu có thắc mắc gì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp.