LEAN MANAGEMENT - ĐIỀU KIỆN “ĐỦ” TRONG THỜI ĐẠI CHUYỂN ĐỔI SỐ
Ngày nay, khi xã hội và nền kinh tế ngày càng phát triển, chuyển đổi số đã trở thành một quá trình không thể thiếu trong cả các hoạt động cuộc sống thường ngày và trong công việc, đặc biệt là trong các hoạt động kinh doanh. Trong thời đại “người người chuyển đổi số, nhà nhà chuyển đổi số”, đâu sẽ là điểm khác biệt giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công?
Câu trả lời chính là Lean management - Quản trị tinh gọn, cụm từ đã rất quen thuộc với nhiều chủ doanh nghiệp, nhưng lại chính là yếu tố lời giải cho bài toán chuyển đổi số. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu những lợi ích Quản trị tinh gọn sẽ mang lại cho doanh nghiệp khi kết hợp quá trình chuyển đổi số nhé!
Lean management là gì?
Được khai sinh bởi Tập đoàn Toyota vào cuối những năm 1940, quá trình Sản xuất tinh gọn - Lean manufacturing đã dần được phát triển thành một bộ nguyên tắc tối ưu, giúp doanh nghiệp tiến tới mục tiêu hoạt động lâu dài, phát triển bền vững. Nhằm loại bỏ bớt những quy trình rườm rà, không mang tính gia tăng giá trị cho sản phẩm cuối, Toyota đã áp dụng chiến lược Sản xuất tinh gọn vào dây chuyền của mình và đạt được những kết quả mọi doanh nghiệp đều mong muốn: cải thiện đồng đều và tối ưu năng suất, hiệu quả sản phẩm, thời gian sản xuất và hiệu quả chi phí.
Câu chuyện thành công này đã được mọi nhà điều hành doanh nghiệp trên toàn thế giới vô cùng ngưỡng mộ, và từ đó, tư duy tinh gọn đã dần trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình sản xuất ở những nước phương Tây. Từ tư duy tinh gọn này, thuật ngữ Lean trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, cấu thành nên bộ nguyên tắc quản trị hiện đang được “tôn sùng” nhất trên thế giới.
Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các nguyên tắc quản trị tinh gọn cơ bản để nắm rõ hơn lí do vì sao Lean management lại được coi là tư duy quản trị “thần thánh” đến vậy.
Lean management - Những nguyên tắc cơ bản
Nguyên lý quản trị tinh gọn liên tục được cải tiến theo thời gian và theo trải nghiệm tăng dần của những doanh nghiệp tự tin áp dụng, chính vì vậy, Lean management không phải là một nguyên lý có sẵn hay “bất di bất dịch”. Tuy vậy, tất cả những yếu tố đổi mới của Lean management đều được phát triển dựa trên bộ 5 nguyên tắc cơ bản sau:
1. Xác định giá trị cần thiết
Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần có nhận thức về sự lãng phí. Đặt mình vào vị thế khách hàng, doanh nghiệp cần phân tích được những yếu tố nào trong quy trình sẽ giúp gia tăng giá trị dịch vụ, giá trị thương hiệu đối với khách hàng, và những giá trị nào đang đi ngược lại hoặc không phục vụ mục tiêu đó. Bằng việc xác định đúng giá trị mà khách hàng tìm kiếm, hay những giải pháp giúp giải quyết chính xác vấn đề của khách hàng, doanh nghiệp sẽ không chỉ thiết lập được tệp khách hàng trung thành, mà còn đặt nền móng cho một đội ngũ nhân sự vững chắc, quy trình chuẩn chỉ.
2. Chuẩn hóa quy trình
Mục đích chính của Lean management là để loại bớt những bước “thừa”, hay những bước không giúp tăng giá trị cho sản phẩm cuối. Để đạt được mục đích này, doanh nghiệp cần nhìn lại từ tổng thể tới chi tiết tất cả quy trình của mình, sau đó “tỉa tót” lại quy trình để ra được một bản chuẩn với mọi khâu đều giúp gia tăng giá trị sản phẩm cuối cùng. Khi xem xét kĩ từng nội dung, trình tự, đầu việc, thời gian và kết quả làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ có thể nhìn nhận được một cách rõ ràng hơn những bước nào đang không tạo ra giá trị, từ đó xây dựng được bộ quy trình chuẩn hóa, tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp mình.
3. Tạo quy trình hoạt động đều đặn
Sau khi quy trình được chuẩn hóa, nguyên tắc thứ 3 này sẽ giúp đảm bảo tất cả đội ngũ doanh nghiệp đều có thể phối hợp với nhau một cách trơn tru nhất. Bằng cách xác định được đâu là những yếu tố đang gây cản trở, đứt gãy quy trình, nhà quản lý sẽ tìm được cho mình những hướng đi phù hợp để gỡ bỏ những “nút thắt” đó.
4. Tạo quy trình “kéo”
Khi quy trình hoạt động của doanh nghiệp đã đạt được tới độ liên tục, “mượt mà”, bước tiếp theo này sẽ giúp tối ưu quy trình và hiệu suất nhiều hơn nữa. Quy trình “kéo” là chủ trương chỉ thực hiện những công việc cần thiết, vào đúng thời điểm cần thiết. Trong quy trình “kéo”, các bước thực hiện được diễn ra nối tiếp nhau thay vì cùng một lúc, và công đoạn sau chỉ được thực hiện đúng đủ theo yêu cầu từ công đoạn trước, từ đó sẽ giúp thuyên giảm sự lãng phí tài nguyên, nguồn lực.
5. Luôn luôn tốt hơn, luôn luôn phát triển
Một tư duy cầu tiến sẽ giúp ích rất nhiều cho nhà lãnh đạo ở bước cuối cùng này. Không chỉ dừng lại ở một trạng thái tối ưu, doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển lớn mạnh, đạt được lòng tin của nhiều khách hàng hơn nữa khi nhà quản lý luôn luôn có bước đánh giá, nhận xét lại quá trình hoạt động của đội ngũ mình. Từ việc xem xét báo cáo hàng tuần, tháng, quý, năm,... và ghi nhận ý kiến đóng góp của các thành viên trong nội bộ, nhà lãnh đạo sẽ có thể phân tích chính xác hơn những kết quả đội ngũ của mình đã làm được và những lối phát triển thực tế nhất.
Lean management đem lại lợi ích gì?
Áp dụng tư duy quản trị tinh gọn giúp doanh nghiệp không chỉ cải thiện toàn bộ quy trình kinh doanh mà còn đẩy mạnh sự hợp tác, tham gia của tất cả nhân sự trong công ty không kể chức vụ hay cấp bậc. Một số lợi ích của Lean management có thể kể tới:
- Tăng gắn kết giữa các bộ phận và cá nhân: Khi tất cả nhân sự, phòng ban trong doanh nghiệp đều hoạt động hướng tới một mục tiêu chung là gia tăng giá trị cho sản phẩm cuối cùng, sự gắn kết, mức độ hợp tác giữa các bộ phận cũng sẽ trở nên khăng khít hơn.
- Tăng năng suất mỗi cá nhân: Một mục tiêu chung xuyên suốt trong mọi hoạt động doanh nghiệp cũng giúp nhân sự không bị phân tán, cùng nhau tập trung cao độ và mang lại năng suất cao nhất.
- Quy trình “kéo” trong quản trị tinh gọn giúp các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng nhiệm vụ cần thiết của mình dựa trên nhu cầu xác định. Do đó, các phòng ban và cả cá nhân có thể dễ dàng chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo đúng lúc mà không bị lãng phí nhiều thời gian.
- Hoạt động bền vững: Khi nguồn tài nguyên của doanh nghiệp được sử dụng một cách khôn ngoan, các nhiệm vụ cần thiết được thực hiện dựa trên nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp sẽ có thể ngăn chặn được tình trạng lãng phí về cả nguồn lực, thời gian và chi phí, từ đó giúp phát triển lâu dài và bền vững.
Với những “điểm vàng” này, Lean management cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống linh hoạt, ổn định, giúp cải thiện hiệu suất nói chung và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả. Trong thời đại chuyển đổi số, những lợi ích đáng quý của quản trị tinh gọn sẽ còn được phát huy sức mạnh nhiều hơn nữa.
Lean management và quá trình chuyển đổi số
Thông qua quá trình chuyển đổi số trong nền công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp thuộc tất cả mọi lĩnh vực, ngành nghề đều có cơ hội phát triển mạnh mẽ và bứt phá trong kỷ nguyên số. Không chỉ giúp các doanh nghiệp cải thiện mọi hoạt động, tiết kiệm chi phí, chuyển đổi số còn hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm tốt hơn tới khách hàng.
Tương tự như tư duy quản trị tinh gọn chỉ tập trung vào những yếu tố thực sự quan trọng, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ thủ công, tận dụng các công cụ tiên tiến để tăng cường sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, nhằm mang lại giá trị tối ưu dẫn tới sự hài lòng của khách hàng.
Chuyển đổi số đã mở ra cho các doanh nghiệp cơ hội sử dụng công nghệ tân tiến như điện toán đám mây (Cloud computing) để triển khai các chiến lược hiệu quả về chi phí, đẩy mạnh năng suất kinh doanh. Có thể nói, chuyển đổi số đã “cách mạng hóa” việc sử dụng nguồn lực, từ đó thiết lập một sự chuyển đổi thành công trong kinh doanh, tương tự như khi áp dụng quản trị tinh gọn.
Quá trình Lean management tuy hứa hẹn sẽ đem lại hiệu quả nhưng cũng có thể trở thành một gánh nặng cho doanh nghiệp khi nhà quản lý luôn cần phải xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ. Để thực hiện một chiến lược tinh gọn thành công, điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần thực hiện đầu tiên là thu thập đủ dữ liệu để phân tích chính xác. Chuyển đổi số giờ đây chính là công tác hữu ích giúp giới thiệu những công cụ thu thập và phân tích dữ liệu chuẩn xác, cho phép nhà lãnh đạo thực hiện quản trị tinh gọn hiệu quả nhất từ việc phân tích dữ liệu đúng đắn.
Ngày nay, quản trị tinh gọn và quá trình chuyển đổi số thường đi đôi với nhau, đồng hành và bổ trợ cho nhau giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu nhất. Nếu như những bước cải tiến liên tục có thể làm chậm trễ, gián đoạn quy trình làm việc, thì các phương pháp Lean management mới nhất như Agile có thể giúp doanh nghiệp tăng tốc các tác vụ đang bị ì trệ..
Việc kết hợp léo khéo hai yếu tố quản trị tinh gọn và chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng thành công ở cả hai công tác này. Không chỉ vậy, sự kết hợp giữa cả hai sẽ còn giúp doanh nghiệp tạo thêm trải nghiệm tích cực dành cho khách hàng, đồng thời mang lại mục đích chung toàn thể đội ngũ doanh nghiệp đều tập trung hướng tới. Hơn nữa, khi áp dụng song song Lean management và chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ có thể tìm ra những hướng đi mới, chiến lược mới đột phá hơn, tăng năng lực cạnh tranh trên thương trường.
Kết lại, trong thời đại ngày nay, chuyển đổi số là quá trình sẽ đi cùng xuyên suốt với sự phát triển của xã hội. Do vậy, điều quan trọng nhất các doanh nghiệp cần thực hiện được trong thời “bùng nổ công nghệ” là phải luôn thích nghi và xoay chuyển linh hoạt với sự thay đổi của công nghệ, thị trường, và áp dụng tư duy Lean management cùng lúc với chuyển đổi số chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng nhanh chóng với mọi biến động.
Xã hội luôn luôn đổi mới, đừng để bị tụt lại phía sau, hãy liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất!