Tuyển dụng hiệu quả: “Tuyển” đúng người, “dụng” đúng việc

Nhân sự chính là nền tảng cho một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, phát triển bền vững. Trong khi bài toán tuyển “đủ” vẫn còn đang nan giải với bộ phận nhân sự, thì một bài toán khó nữa mang tên tuyển “đúng” đã lại xuất hiện, yêu cầu có ngay lời giải đáp. Trong thời đại cạnh tranh ngày nay, một doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn nhân sự về mặt số lượng vẫn là chưa đủ, mà chất lượng nhân sự ở mọi vị trí đều cần doanh nghiệp cân nhắc thật kĩ lưỡng. Trái lại với mong đợi của nhà tuyển dụng, với mỗi vị trí tuyển “sai”, doanh nghiệp thay vì nhận được tăng trưởng hiệu suất, tăng trưởng lợi nhuận, lại nhận về một khoản lãng phí đáng kể trong khâu tuyển dụng.

Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ cùng các bạn phân tích chi phí “thiệt hại” cho quá trình tuyển dụng sai lệch và những phương án khắc phục vấn đề nhé!

Tuyển dụng thiếu hiệu quả và những khoản thất thoát

Sai lệch trong công tác tuyển dụng có thể dẫn đến những lãng phí “khôn lường” trong cả chi phí và thời gian của doanh nghiệp. Những con số biết nói sau đây sẽ cho chúng ta thấy rõ mức độ trầm trọng của “câu đố” khó nhằn này:

• Theo thống kê của Bộ Lao động Hoa Kì, chi phí thất thoát cho một vị trí bị tuyển sai có thể chiếm tới 30% thu nhập năm đầu của một nhân sự. Để dễ hình dung, ví dụ, nếu một vị trí có quỹ lương là 120 triệu đồng cho một năm, thì 36 triệu đồng đã bị tiêu tốn vào khâu tuyển dụng, đào tạo và đền bù. Khoản tiền này mới đầu nghe không lớn, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những khoản tiền như vậy là vô cùng đáng quý khi được bổ sung vào ngân sách cho những hoạt động phát triển khác.
• Hơn nữa, thất thoát chi phí không phải là khoản lỗ duy nhất mà doanh nghiệp sẽ phải chịu khi không có chiến lược tuyển dụng hiệu quả. Theo một nghiên cứu gần đây, 34% các Giám đốc tài chính kết luận rằng việc tuyển dụng không hiệu quả không chỉ gây ảnh hưởng tới cấp quản lý về mặt hiệu suất, mà còn làm mất rất nhiều thời gian của những nhân sự cứng khi họ phải dùng tới 17% thời gian làm việc của mình để giám sát và hướng dẫn các nhân sự thiếu năng lực. Nếu chiếu theo một tuần làm việc tiêu chuẩn từ Thứ 2 tới Thứ 6, 17% thời gian đó có thể tương đương với gần một ngày làm việc của doanh nghiệp. 
• Theo ước tính của Jörgen Sundberg, CEO của Link Humans và chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, tổng chi phí tuyển dụng và chào mừng một nhân sự mới tại Mỹ rơi vào khoảng gần 6 tỷ đồng - một số tiền khổng lồ mà chắc chắn không doanh nghiệp nào muốn bị thâm hụt.
• Theo nghiên cứu của CareerBuilder, trung bình hơn 350 triệu đồng từ chi phí vận hành đã “tuột” khỏi tay các doanh nghiệp tuyển dụng “sai”. Nghiêm trọng hơn, việc các doanh nghiệp tuyển dụng không hiệu quả không hề là chuyện lạ lẫm, mà tới 74% các nhà tuyển dụng đã công nhận rằng mình vẫn chưa có chiến lược tối ưu để tuyển “đúng” ngoài tuyển “đủ”.
• Theo một nghiên cứu của Gallup, mỗi năm, những nhân sự bị “tuyển sai” tại Mỹ có thể gây ra mức thất thoát từ 10 tới 13 triệu tỷ đồng trong quá trình làm việc do không đảm bảo được hiệu suất cần thiết.

Tuyển dụng sai lệch và những mất mát vô hình

Ngoài những khoản thất thoát chi phí có thể được thống kê và nhìn thấy một cách rõ ràng, việc tuyển dụng lệch mục tiêu cũng sẽ gián tiếp khiến cho doanh nghiệp chịu nhiều thiệt hại ở nhiều khía cạnh khác, có thể kể tới:

• Tụt giảm năng suất: Đây là điều đáng quan ngại nhất khi các doanh nghiệp tuyển dụng sai ứng viên. Khi một cá nhân không thật sự phù hợp với công việc, người đó sẽ dễ cảm thấy thiếu động lực, chán nản và thiếu gắn bó với cả công việc và doanh nghiệp của mình. Kể cả khi nhà lãnh đạo có thể vẽ ra những chiến lược và mục tiêu công việc rõ ràng, nếu đội ngũ nhân sự không tự có động lực cố gắng và chủ động phối hợp với nhau, việc những kế hoạch đã đề ra bị đổ bể sẽ là điều hiển nhiên.
• Mất uy tín với khách hàng: Đối với mọi doanh nghiệp, chữ “tín” luôn được đặt lên hàng đầu. Chỉ từ một nhân sự làm việc không tốt hoặc có thái độ không hợp tác với khách có thể gây cho doanh nghiệp nguy cơ mất quan hệ tốt với không chỉ một, mà hàng loạt những lượt khách khác trong tương lai chỉ vì một lời review xấu.
• Mất tinh thần đồng đội: Người xưa đã có câu: “Con sâu làm rầu nồi canh.” Câu nói này đặc biệt đúng với các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay, khi các công việc và dự án ngày càng đề cao tinh thần cộng tác. Giống như một cỗ máy lớn chỉ có thể hoạt động trơn tru khi mỗi bánh răng trong máy đều ăn khớp với nhau, một doanh nghiệp chỉ có thể đạt hiệu suất tối đa khi các thành viên trong công ty phối hợp ăn ý, tất cả đều hoạt động hướng về mục tiêu và lợi ích chung của doanh nghiệp. Chỉ một nhân sự thiếu gắn bó thôi có thể phá hỏng toàn bộ môi trường làm việc trong doanh nghiệp, nặng nề hơn còn có thể gây ra những tác động tiêu cực tới tình hình kinh doanh của công ty.
• Tốn kém thời gian và chi phí đào tạo: Nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền bỉ và vững mạnh, việc đầu tư đào tạo cho đội ngũ nhân sự là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành. Tuy vậy, không phải sự đầu tư nào cũng sẽ nhận được kết quả xứng đáng. Khi doanh nghiệp dốc sức đầu tư và đào tạo cho một nhân sự không phù hợp ngay từ ban đầu, phần công sức và thời gian đào tạo đó coi như đã bị vứt đi một cách lãng phí, do nhân sự hầu như sẽ không thể tự tạo động lực cho bản thân để chủ động cố gắng cho công việc, đồng thời cũng không có sự gắn bó và hợp tác cao trong quá trình làm việc. Hơn nữa, việc đầu tư đào tạo cho một nhân sự “sai” cũng sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới những thành viên khác trong công ty, khi chính họ cũng sẽ phải mất thời gian hướng dẫn lại từng công việc chi tiết cho nhân sự đó. Điều này vô hình trung sẽ gây tụt giảm đáng kể hiệu suất chung của doanh nghiệp.
• Tăng chi phí tuyển dụng: Khi một vị trí bị tuyển dụng lệch yêu cầu, doanh nghiệp sẽ sớm phải thay thế nhân sự không hiệu quả đó bằng một người mới, gây tốn kém không ít chi phí lên kế hoạch, định biên, phỏng vấn, kiểm tra ứng viên mới. Không chỉ vậy, khi nhà tuyển dụng phải mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, đánh giá ứng viên mới, quỹ thời gian dành cho những công việc giá trị cao hơn sẽ bị “ăn bớt”, ảnh hưởng trực tiếp tới mức độ tăng trưởng của công ty.

Tuyển dụng “đúng” - Bước đầu của tuyển dụng “đủ”

Làm thế nào để quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả ngay từ những bước đầu? Đây là câu hỏi luôn thường trực trong đầu các chuyên gia tuyển dụng.

Chi phí tuyển dụng là một phần thiết yếu trong quá trình tuyển dụng, chính vì vậy, việc tốn kém chi phí dành cho khâu tuyển dụng là không thể tránh khỏi. Chi phí này nên được coi như một khoản tiền đầu tư cho sự phát triển lâu dài của công ty, do đó nhà quản lý cần biết cách sử dụng khoản đầu tư đó sao cho hiệu quả nhất. Việc đưa ra lựa chọn tuyển dụng đúng đắn ngay từ những bước đầu tiên như lên kế hoạch định biên, lên kế hoạch tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên và lọc CV sẽ giúp doanh nghiệp thu hút đúng nhân tài phù hợp, từ đó nâng cao hiệu suất chung về sau của doanh nghiệp.

Nhà tuyển dụng có thể cân nhắc áp dụng những lời khuyên sau để nâng cao hiệu quả quá trình tuyển dụng nhân sự mới:

• “Chăm chút” mô tả công việc kĩ hơn: Qua một vài chiếc CV đầu tiên không ưng ý, nhà tuyển dụng nên nhận ra rằng có thể phần mô tả công việc mình đã đăng tuyển chưa thể hiện đúng mục đích và mong muốn tìm kiếm của doanh nghiệp. Nếu còn chưa rõ về yêu cầu công việc dành cho một vị trí cụ thể, nhà tuyển dụng nên liên hệ với những nhóm cộng đồng chuyên gia trong lĩnh vực đó và tham khảo thêm ý kiến. Nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý không đưa những yêu cầu về bằng cấp, kĩ năng, kinh nghiệm quá chung chung vào bản mô tả công việc, gây khó khăn cho bước lọc CV.
• Thiết lập quy trình phỏng vấn ngắn gọn: Trong tình thế ngày nay, thị trường lao động đã dần trở thành thị trường của “người lao động”, khi ứng viên giờ đây lại “nắm đằng chuôi” quá trình tuyển dụng. Những ứng viên xuất sắc chắc chắn luôn được săn đón bởi nhiều doanh nghiệp cùng một lúc, chính vì vậy nhà tuyển dụng cần “nhanh tay” trong mọi hoạt động, đặc biệt khâu đánh giá và lựa chọn cần diễn ra chuẩn xác nhưng lẹ làng để đón được những ứng viên vượt trội nhất trên thị trường về với doanh nghiệp mình. 
• Tận dụng sự hỗ trợ của công nghệ: Phần lớn các quy trình tuyển dụng hiện nay đều có thể được tự động hóa và số hóa. Những phần mềm quản trị nhân sự chuyên dụng có khả năng tự động hóa các thao tác thủ công, giúp giảm bớt các nhiệm vụ hành chính, giải phóng thời gian cho nhà tuyển dụng có thêm tâm trí dành toàn bộ sức lực vào quá trình phỏng vấn, lựa chọn ứng viên phù hợp nhất. Với các chức năng như lưu trữ đầy đủ dữ liệu, theo dõi toàn bộ quá trình phỏng vấn của ứng viên hay tổng hợp báo cáo thông minh, phần mềm quản trị nhân sự sẽ là công cụ đắc lực giúp nhà tuyển dụng làm việc trơn tru, hiệu quả hơn trong thời đại 4.0.
• Tổ chức phỏng vấn có chiến lược: Việc chọn người phỏng vấn cũng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của quá trình tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần đảm bảo rằng nhân sự phụ trách phỏng vấn ứng viên mới có đủ khả năng đặt đúng câu hỏi, biết cách khai thác đúng những thông tin mang tính quyết định một ứng viên có phù hợp hay không. Thêm nữa, khi tới khâu đánh giá ứng viên, lãnh đạo cũng cần phải chắc chắn với quyết định lựa chọn của mình. Với những ứng viên mà lãnh đạo vẫn còn chần chừ, không chắc chắn 100% có phù hợp với doanh nghiệp hay không, thì điều tốt nhất nhà tuyển dụng nên làm là tìm thêm ứng viên để phỏng vấn và so sánh trước khi chốt quyết định cuối cùng, nhằm tránh một trường hợp tuyển “sai” nữa.
• Cân nhắc phúc lợi tốt hơn: “Đất lành chim đậu” - phúc lợi tốt chính là chiến lược tự thu hút nhân tài mà mọi doanh nghiệp đều có thể chủ động thực hiện. Khi lập kế hoạch tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần lưu ý tránh tập trung quá nhiều vào mục tiêu tiết kiệm ngân sách. Khi một nhân sự được tuyển “đúng”, thật sự phù hợp với doanh nghiệp thì khoản đầu tư cho nhân sự đó chỉ là một phần rất nhỏ so với những lợi ích nhân sự sẽ đem lại cho doanh nghiệp về lâu dài.

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp bạn có đang hiệu quả không? Liệu chiến lược tuyển dụng hiện giờ của doanh nghiệp đã thu hút được những ứng viên phù hợp chưa? Chiến lược tuyển dụng hiện giờ của doanh nghiệp đang giúp ích cho đội ngũ nhân sự hay đang gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp? Nếu bạn vẫn còn nhiều băn khoăn, trăn trở với những câu hỏi này, có lẽ bây giờ là lúc nên chậm lại, ngồi xuống và nhìn nhận lại toàn bộ quá trình tuyển dụng và phân tích dữ liệu nhân sự thông minh hơn. Nếu những câu hỏi trên có câu trả lời tích cực, nhà tuyển dụng cũng nên xem xét lại yếu tố khiến những chiến lược hiện giờ đang thành công và cân nhắc cách thức thúc đẩy hiệu quả cao hơn nữa.

Doanh nghiệp nào cũng phải trải qua những lần “nhầm lẫn” trong tuyển dụng nhân sự, và việc sai sót một vài lần là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro nhất có thể, doanh nghiệp nói chung và nhà tuyển dụng nói riêng cần xác định, theo dõi nguyên do dẫn tới thành công hay thất bại của một chiến lược. Thêm vào đó, trong thời đại công nghệ hiện giờ, việc doanh nghiệp biết tận dụng những công cụ HR Tech đang dần trở thành lợi thế cạnh tranh lớn trên thương trường, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chuẩn xác dựa trên các dữ liệu thực tế.

Nhân sự quyết định sự phát triển của doanh nghiệp, liên hệ để nhận tư vấn giải pháp quản trị phù hợp từ 1C Việt Nam ngay hôm nay! Cùng 1C Việt Nam xây dựng nền móng nhân sự vững chắc, thúc đẩy doanh nghiệp tiến xa trong tương lai!