[Download] Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt dùng cho VNĐ và ngoại tệ
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là chứng từ quan trọng được lập ra nhằm mục đích hỗ trợ cho các công ty thực hiện công tác quản lý quỹ chính xác và thuận tiện hơn. Trong nội dung bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ chia sẻ chi tiết về khái niệm, các mẫu tham khảo cũng như một số điều cần lưu ý khi tạo lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
>>>> XEM NGAY: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là gì?
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là tài liệu phản ánh số dư tiền mặt thực tế của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể, đồng thời xác nhận tình trạng dư hoặc thiếu vốn so với sổ quỹ. Mục đích sử dụng biên bản kiểm kê quỹ là để xác nhận số tiền VNĐ hoặc ngoại tệ thực tế còn lại trong quỹ và số dư hoặc thiếu hụt so với sổ quỹ. Trên cơ sở thông tin biên bản cung cấp, doanh nghiệp có thể tăng cường công tác quản lý tài chính, phân công trách nhiệm quan trọng và ghi nhận các chênh lệch vào sổ kế toán.
2. Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt chi tiết nhất
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là giấy tờ quan trọng có liên quan đến các hoạt động trong sổ sách kế toán tài chính của doanh nghiệp. Để thiết lập biên bản này một cách dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu biên bản kiểm kê tiền mặt cho VNĐ và ngoại tệ dưới đây:
2.1. Mẫu bảng kiểm kê quỹ dùng cho VNĐ
Dưới đây là mẫu kiểm kê quỹ tiền mặt 08a-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC dùng cho VNĐ:
Cách ghi biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt bằng VNĐ:
- Tên doanh nghiệp (hoặc con dấu) và bộ phận trực thuộc phải được ghi rõ ràng ở góc trên bên trái của biên bản. Thời gian kiểm kê tiền mặt thường được thực hiện định kỳ vào cuối mỗi tháng, quý và năm, cũng như khi cần thiết trong trường hợp có séc hoặc chuyển tiền bất ngờ. Khi tiến hành kiểm kê, công ty phải thành lập ủy ban kiểm kê bao gồm một kế toán viên và một kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
- Để lập biên bản kiểm kê tiền mặt chính xác, người ghi chép phải ghi rõ số chứng từ, thời gian kiểm kê (giờ, ngày, tháng, năm,…). Trước khi kiểm đếm, kế toán phải ghi đầy đủ các khoản thu, chi vào sổ quỹ và tính số dư đến thời điểm đó.
- Khi kiểm kê, thủ quỹ phải xếp riêng từng loại tiền trong quỹ. Người quản lý hồ sơ phải ghi chép rõ ràng các thông tin như số dư sổ quỹ, số dư thực tế đối với từng loại tiền tệ.
- Số lượng thực tế được tính bằng cách đếm số tiền có trong quỹ và ghi vào cột thích hợp của biên bản. Cuối cùng, thủ quỹ phải tính toán, ghi nhận chênh lệch giữa số dư trên sổ quỹ tiền mặt và số dư thực tế để phát hiện sai sót trong quản lý tiền mặt.
- Thủ quỹ phải xác định và ghi chép rõ ràng nguyên nhân thừa hoặc thiếu vốn trong kho quỹ. Đồng thời, bảng kiểm kê cũng phải bao gồm các nhận xét, khuyến nghị của ủy ban kiểm kê. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt cần có chữ ký của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Nếu có chênh lệch về vốn thì kế toán phải báo cáo giám đốc công ty để giải quyết.
- Lập 2 bản sao kê số dư tiền mặt. Một bản sao sẽ được thủ quỹ giữ. Một bản sao được lưu giữ trong kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
>>>> XEM NGAY: Profit margin là gì? Cách tính các loại biện lợi nhuận hiện nay
2.2. Mẫu bảng kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ
Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt dùng cho ngoại tệ được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Cách ghi bảng kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ:
- Khi ghi bảng kiểm kê quỹ ngoại tệ, thủ quỹ ghi tên công ty, bộ phận bắt đầu từ góc trên bên trái của bảng. Theo nguyên tắc chung, việc kiểm kê quỹ được thực hiện vào cuối mỗi tháng, quý hoặc cuối năm. Tuy nhiên, nếu cần thiết, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện kiểm kê đột xuất khi chuyển tiền.
- Khi tiến hành kiểm kê, thủ quỹ nên thành lập ủy ban kiểm kê bao gồm thủ quỹ và kế toán quỹ để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình thực hiện.
- Để ghi chép chính xác tình hình nắm giữ quỹ, thủ quỹ phải ghi rõ số biên nhận và thời gian kiểm kê (theo hình thức giờ, ngày, tháng, năm). Trước khi bắt đầu kiểm kê, thủ quỹ phải ghi chép tất cả các khoản thu, chi vào sổ quỹ tiền mặt và tính toán số dư tiền mặt đến thời điểm kiểm đếm.
- Khi kiểm kê, thủ quỹ phải phân loại từng loại tiền trong quỹ, bao gồm ngoại tệ, vàng và các loại tiền tệ khác. Cột 2 và 4 ghi thông tin về số dư sổ quỹ tiền mặt tại thời điểm kiểm kê.
- Về cột “Kiểm kê thực tế”, người ghi chép phải ghi số lượng thực tế kiểm đếm được của từng loại tiền. Cuối cùng, tại dòng “Chênh lệch”, nhân viên phải ghi lại số chênh lệch giữa số dư theo sổ quỹ và số lượng tiền thực tế đếm được, bao gồm cả các khoản tiền thừa hoặc thiếu.
- Để quản lý tiền mặt chặt chẽ hơn, thủ tục kiểm kê cần được thực hiện cẩn thận. Bảng kiểm kê quỹ phải nêu rõ nguyên nhân chênh lệch quỹ và có ý kiến, kiến nghị của hội đồng kiểm kê.
- Thủ quỹ, nhân viên kiểm kê, nhân viên kế toán phải ký (ghi rõ họ tên) vào phiếu kiểm kê quỹ để xác nhận tính chính xác. Những chênh lệch về kinh phí phải được báo cáo lên giám đốc điều hành để giải quyết.
- Đối với bảng kiểm kê quỹ phải lập hai bản: 01 bản lưu tại phòng thủ quỹ, 01 bản lưu tại phòng kế toán quỹ.
>>>> XEM THÊM: Unearned revenue là gì? Những lưu ý về Unearned revenue
3. Lưu ý khi lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
Để lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, kế toán cần xem xét, lưu ý những vấn đề sau:
- Tên doanh nghiệp (hoặc đóng dấu) và bộ phận phải được ghi rõ ở góc trên bên trái của biên bản.
- Trước khi kiểm kê, thủ quỹ phải thành lập uỷ ban kiểm kê với sự tham gia của thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
- Biên bản kiểm kê phải ghi rõ số chứng từ, thời gian kiểm kê (theo dạng giờ, ngày, tháng, năm).
- Trước khi kiểm đếm, thủ quỹ phải ghi chép đầy đủ các khoản thu, chi vào sổ quỹ và tính toán số dư tiền mặt đến thời điểm kiểm kê.
- Khi thực hiện, thủ quỹ phải kiểm kê riêng từng loại tiền trong quỹ.
- Dòng "Số dư sổ quỹ" được ghi căn cứ vào số tồn quỹ tại ngày, giờ kiểm đếm và ghi ở cột thứ hai.
- Dòng “Số kiểm kê thực tế” cần ghi căn cứ vào số lượng tiền đếm được trong thực tế và ghi của từng loại tiền ở cột đầu tiên, sau đó tính tổng số lượng ghi ở cột thứ hai.
- Ở cột “Chênh lệch”, nhân viên kiểm kê cần nhập chính xác số lượng chênh lệch giữa số dư trên sổ quỹ và số tiền tồn quỹ thực tế.
- Bảng kiểm kê quỹ cần xác định và nêu rõ nguyên nhân thừa, thiếu quỹ và có ý kiến, kiến nghị của hội đồng kiểm kê.
- Biên bản kiểm quỹ phải có chữ ký của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng.
- Mọi sai sót phải báo cáo giám đốc công ty để xem xét và giải quyết.
- Bản kiểm kê tiền mặt do thủ quỹ lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại thủ quỹ, một bản lưu tại kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Trên đây, bài viết đã cung cấp những thông tin chi tiết, cụ thể về khái niệm, mẫu bảng và một số lưu ý khi lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. Mẫu biên bản này không chỉ đơn giản hóa quá trình kiểm kê tiền mặt mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của quản lý tài chính. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website của 1C Việt Nam để được cung cấp chi tiết, cụ thể những thông tin hữu ích khác.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: