Hướng dẫn cách vẽ Workflow hiệu quả trong doanh nghiệp

Workflow là một thuật ngữ quen thuộc đối với các doanh nghiệp. Workflow giúp thiết lập quy trình làm việc khoa học, thông minh, tối ưu thời gian làm việc và tăng năng suất. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu cách vẽ workflow qua bài viết dưới đây nhé.

1. Workflow là gì?

Workflow là luồng công việc hay quy trình công việc, mô tả một chuỗi các bước hoạt động mà thông qua đó một công việc được thực hiện từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Luồng công việc được kích hoạt từ tài nguyên có hệ thống thành quy trình biến đổi vật liệu, xử lý thông tin hoặc cung cấp dịch vụ. Hiểu một cách nôm na workflow là các bước liên quan đến quy trình xử lý và hoàn thành các công việc trong doanh nghiệp.

>>>> THAM KHẢO THÊM: Flowchart là gì? Các bước vẽ Flowchart chuẩn cho doanh nghiệp

2. Cách vẽ workflow đơn giản, hiệu quả trong doanh nghiệp

Như vậy, chúng ta đã vừa tìm hiểu workflow là gì. Vậy cách vẽ workflow như thế nào? Dưới đây là 7 bước vẽ workflow mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

2.1 Xác định quy trình 

Bước đầu tiên để vẽ workflow là xác định đúng loại sơ đồ quy trình phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần cân nhắc đối tượng người dùng của quy trình này, xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình hiện tại hay quy trình được thiết kế cho tương lai.

2.2 Xác định điểm bắt đầu và kết thúc

Bước tiếp theo trong cách vẽ workflow xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc của lưu đồ công việc. Điều quan trọng cần đảm bảo sơ đồ hiển thị được mục tiêu ban đầu và kết quả cuối cùng một cách cụ thể, rõ ràng.

2.3 Thu thập thông tin

Nhằm đảm bảo quy trình công việc trên sơ đồ phù hợp với năng lực nhân viên và thực trạng của doanh nghiệp, nhà quản lý cần thu thập thông tin từ nhân sự và các bộ phận phòng ban khác. Điều này giúp phân chia công việc cụ thể cho nhân sự theo từng bước trên sơ đồ. Đồng thời, nhà quản lý cần ghi lại mốc thời gian của quy trình và các lưu ý quan trọng nhằm tăng hiệu quả công việc.

2.4 Loại trừ các nhiệm vụ không cần thiết

Trong quá trình vẽ workflow, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc không hiệu quả. Nhà quản lý có thể kiểm tra các nhiệm vụ, phân loại chúng vào các danh mục khác nhau để sắp xếp công việc hợp lý cho từng nhân viên và bộ phận. Để phân loại, nhà quản lý có thể xem xét mục tiêu chung của doanh nghiệp và gán các nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu này vào danh mục "không cần thiết", "không quan trọng” hoặc "không khẩn cấp”.

2.5 Thiết kế sơ đồ về quy trình công việc

Ở bước này, thông tin, nhiệm vụ và công việc được phân tích, biểu diễn dưới dạng sơ đồ. Doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ, phần mềm workflow hoặc thực hiện thủ công như truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng phương pháp vẽ workflow nào, điều quan trọng nhất vẫn là biểu diễn quy trình làm việc một cách dễ hiểu, dễ truyền đạt và chia sẻ.

2.6 Số hóa quy trình làm việc workflow bằng phần mềm

Trước đây, việc thể hiện quy trình làm việc trong các doanh nghiệp thường được thực hiện bằng cách truyền đạt thông tin qua văn bản, giấy tờ, truyền miệng hoặc sử dụng công cụ như Excel. Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp sẽ sử dụng các phần mềm chuyên biệt giúp hiển thị quy trình làm việc workflow một cách trực quan.

>>>> XEM THÊM: TOP 5 phần mềm quản lý quy trình ưu việt cho doanh nghiệp

2.7 Ứng dụng vào hệ thống và phân tích kết quả

Bước cuối cùng trong quy trình là đánh giá và phân tích kết quả mà workflow mang lại cho doanh nghiệp. Nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả của quy trình bằng cách xem xét hiệu suất, kết quả làm việc của nhân viên cũng như thời gian thực hiện công việc. Từ kết quả này, doanh nghiệp có thể nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của quy trình và áp dụng các phương pháp điều chỉnh phù hợp.

Việc làm chủ kế hoạch với workflow mang lại nhiều lợi ích cho cả nhà quản lý và doanh nghiệp. Qua sơ đồ này, doanh nghiệp có thể vận hành theo các quy trình khoa học và chuyên nghiệp, từ đó giảm thiểu các bước làm thừa, không hiệu quả trong quy trình làm việc.

3. Lợi ích khi sử dụng workflow đối với doanh nghiệp

Hiểu rõ về workflow và áp dụng vào công việc mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích mà doanh nghiệp nên áp dụng workflow trong quy trình làm việc:

3.1 Thiết kế quy trình công việc hiệu quả

Lợi ích đầu tiên của việc sử dụng workflow là giúp doanh nghiệp có được một bản sơ đồ quy trình làm việc logic, dễ hiểu. Các nhiệm vụ được sắp xếp và thể hiện một cách trực quan, tránh những sai sót có thể xảy ra khi công việc quá tải.

Workflow cho phép truyền tải thông tin theo một sơ đồ trực quan và kích thích trí nhớ. Thông qua đó, các nhiệm vụ sẽ diễn ra tuần tự theo các bước, đảm bảo không có bất kỳ thiếu sót nào. Điều này giúp người dùng dễ dàng ghi nhận, thực hiện công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

3.2 Loại bỏ các công việc dư thừa

Doanh nghiệp quy mô lớn có khối lượng công việc nhiều sẽ không khỏi phát sinh các lỗ hổng, nhiệm vụ dư thừa, không cần thiết. Nguyên nhân là do các quy trình và hoạt động lúc này trở nên phức tạp hơn, khó khăn trong việc quản lý. 

Khi đó, doanh nghiệp dựa trên workflow có thể phát hiện đâu là lỗ hổng và các công việc dư thừa. Điều này cho phép chúng ta nhanh chóng điều chỉnh và khắc phục vấn đề. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể theo dõi toàn bộ quá trình làm việc từ đầu đến cuối, kịp thời thực hiện các thay đổi hoặc loại bỏ các thao tác không cần thiết. Như vậy, nắm bắt và sử dụng workflow có thể đơn giản hóa mọi thứ, dễ dàng quản lý mọi hoạt động của công ty.

3.3 Tăng tính trách nhiệm

Doanh nghiệp hiểu rõ khái niệm cũng như cách vẽ workflow, đồng thời thực hiện công việc theo mô hình này giúp tăng tinh thần tự giác và trách nhiệm của toàn bộ nhân viên. Mỗi người sẽ hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình để hoàn thành quy trình đúng thời hạn được đặt ra.

3.4 Sắp xếp công việc theo một trật tự

Workflow là một quy trình làm việc được xác định trước, giúp người dùng tổ chức và quản lý công việc có hệ thống. Khi áp dụng theo quy trình này, người dùng sẽ nắm bắt được các vấn đề sau:

• Cách để bắt đầu một công việc.
• Cách thực hiện một công việc để đạt hiệu quả cao.
• Nắm rõ những mục tiêu quan trọng.
• Hạn chế tối đa những lỗi sai trong quy trình làm việc.

3.5 Giảm thiểu chi phí vận hành

Áp dụng sơ đồ workflow trong vận hành doanh nghiệp giúp nhận ra các phương án tối ưu để phát triển công việc kinh doanh. Thông qua sự đơn giản hóa quy trình, tiến độ hoàn thành được đẩy nhanh hơn, đồng thời giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho tổ chức.

4. Doanh nghiệp nào cần sử dụng workflow?

Dù workflow bắt nguồn từ ngành công nghiệp sản xuất nhưng vẫn có thể được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp khác. Dưới đây là một số ví dụ về các ngành có thể áp dụng sơ đồ quy trình:

• Ngành tài chính: Có thể thiết lập một quy trình làm việc để tổ chức các hoạt động như xử lý thanh toán, đặt hàng và thu tiền mua hàng.
• Ngành y tế: Sử dụng workflow có thể giúp các bệnh viện quản lý được các bước cần thực hiện trong một lần khám bệnh. 
• Ngành giáo dục: Một quy trình làm việc rõ ràng có thể giúp sinh viên dễ dàng xác định được các yêu cầu cần thực hiện khi đóng học phí hay đăng ký học phần.
• Ngành quân sự: Workflow có thể được áp dụng bằng cách mô tả chi tiết các bước cần thực hiện trong một hoạt động triển khai quân sự. 
• Ngành thương mại điện tử: Đối với ngành này, một quy trình làm việc sẽ giúp thể hiện rõ ràng quá trình khách hàng trải nghiệm từ lúc đặt hàng đến khi nhận được sản phẩm. 
• Ngành phát triển ứng dụng: Việc sử dụng workflow giúp mô tả quy trình mà doanh nghiệp phát triển sản phẩm tạo ra ứng dụng bao gồm việc lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, thiết kế, lập trình, khởi chạy và sửa lỗi. 

Như vậy, 1C Việt Nam đã chia sẻ chi tiết cách vẽ workflow hiệu quả cho doanh nghiệp. Ứng dụng workflow có thể mang lại nhiều lợi ích giúp gia tăng hiệu suất và giảm thiểu các công đoạn, chi phí không cần thiết. Để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai quy trình làm việc tự động, 1C Việt Nam đã ra mắt phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management. Giải pháp cho phép doanh nghiệp thực hiện các quy trình giao việc, quy trình phê duyệt hồ sơ, tờ trình đơn giản, nhanh chóng, hiệu quả. Liên hệ 1C Việt Nam ngay để được hỗ trợ và tư vấn về giải pháp nhé!

>>>> KHÁM PHÁ NGAY:

• 5 giai đoạn xây dựng quy trình vận hành dành cho doanh nghiệp
• Top 10+ phần mềm vẽ quy trình làm việc hiệu quả hiện nay