Chi phí ẩn là gì? Các loại chi phí ẩn phổ biến và cách kiểm soát 

Bên cạnh các chi phí hiện hữu, doanh nghiệp còn phải đối mặt với những chi phí ẩn, khó xác định và đo lường. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu khái niệm chi phí ẩn là gì, phân loại và cách kiểm soát chi phí ẩn hiệu quả.

1. Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn là những chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được ghi nhận chính thức trong sổ sách kế toán. Các khoản chi phí này thường không dễ định lượng do không được thể hiện bằng tiền mặt, nhưng vẫn ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định kinh doanh. Đặc biệt là khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng hiệu quả đầu tư.

Có 3 yếu tố khiến phát sinh chi phí ẩn: Công nghệ lạc hậu, quy trình vận hành không tối ưu, năng lực nhân sự. Doanh nghiệp phát hiện, kiểm soát kịp thời chi phí ẩn có thể tránh được việc giảm doanh thu, lợi nhuận.

2. Ví dụ về chi phí ẩn

Một số ví dụ về chi phí ẩn trong doanh nghiệp:

 

• Chi phí cơ hội của nguồn lực: Khi doanh nghiệp sử dụng một tài sản, nguồn lực, hoặc thời gian để thực hiện một dự án cụ thể, họ đã từ bỏ cơ hội kiếm lợi từ các dự án khác có thể mang lại lợi nhuận cao hơn.
• Chi phí thời gian: Thời gian dành cho một hoạt động này có thể làm mất cơ hội tham gia vào một hoạt động khác.
• Chi phí lao động: Một người lãnh đạo trong công ty tham gia vào một dự án, thay vì làm công việc khác có thể mang lại lợi ích lớn hơn.

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường gặp phải những khoản chi phí ẩn, không thể hạch toán trực tiếp, có thể phát sinh từ tài sản, nguồn lực và hoạt động kinh doanh.

Tài sản

Một ví dụ chi phí ẩn từ tài sản là khi chủ hộ kinh doanh cá thể sử dụng chính căn nhà đang ở để kinh doanh. Khi đó, diện tích không gian sống bị giảm đi, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của chủ hộ. Đây được coi là một loại chi phí ẩn mặc dù không quy đổi ra tiền mặt.

Nguồn lực

Chi phí ẩn thường phát sinh khi doanh nghiệp phải sử dụng nguồn lực cho các mục đích không mang lại lợi ích kinh doanh. Ví dụ, khi doanh nghiệp tuyển dụng một nhân sự mới, nhân viên có kinh nghiệm sẽ phải dành thời gian để đào tạo người này. Khi đó, nhân sự có kinh nghiệm sẽ phải đảm nhận cả 2 công việc: hoàn thành công việc đang làm và hỗ trợ nhân sự mới. 

Hoạt động kinh doanh

Chi phí ẩn trong hoạt động kinh doanh thường phát sinh do các sai sót trong quá trình vận hành. Cụ thể, khi doanh nghiệp bán hàng, nhân viên có thể tính sai giá hoặc nhầm lẫn thông tin. Điều này dẫn đến doanh nghiệp bị thiệt hại về tài chính.

>>>> XEM THÊM: TOP 9 phần mềm quản lý doanh thu tiện nhất hiện nay

3. Phân biệt chi phí ẩn và chi phí hiện trong doanh nghiệp 

Chi phí ẩn và chi phí hiện là hai khái niệm khác biệt, doanh nghiệp cần hiểu rõ để có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết điểm khác nhau giữa hai loại chi phí này:

Như vậy, chi phí ẩn và chi phí hiện đều có tác động đến hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng quyết định đầu tư của doanh nghiệp. Trong khi chi phí hiện dễ dàng đo lường, quản lý thì chi phí ẩn đòi hỏi đánh giá kỹ lưỡng để tránh bị bỏ qua và ảnh hưởng đến đánh giá hiệu quả kinh doanh. 

>>>> XEM THÊM: 

• ROI là gì? Cách ứng dụng và cải thiện ROI trong doanh nghiệp
• Doanh thu là gì? Điều kiện ghi nhận và các khoản giảm trừ

4. 10 loại chi phí ẩn phát sinh trong doanh nghiệp 

Chi phí ẩn thường khó xác định và đo lường nhưng có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Dưới đây là 10 loại chi phí ẩn phổ biến:

• Chi phí chất lượng ẩn: Là khoản chi phí phát sinh do chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu. Các chi phí này thường không được ghi nhận trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhưng có thể gây ra những thiệt hại đáng kể về mặt tài chính, uy tín và thị phần.
• Chi phí khấu hao hệ thống cơ sở vật chất ẩn: Là những khoản tiền phát sinh do hệ thống cơ sở vật chất không được sử dụng hết công suất, bao gồm các khoản chi trả như: Chi phí thuê nhà, kho bãi, chi phí khấu hao máy móc, thiết bị, chi phí bảo trì, bảo dưỡng.
• Chi phí họp hành và hội nghị: Là số tiền xuất hiện do các cuộc họp và hội nghị không hiệu quả, bao gồm các chi phí như: Chi phí tổ chức, đi lại, ăn ở của các thành viên tham dự, chi phí thời gian của các thành viên tham dự, chi phí do các quyết định sai lầm được đưa ra trong cuộc họp.
• Chi phí phục vụ cho việc nhân viên làm thêm giờ: Là những khoản tiền phát sinh do nhân viên làm việc ngoài giờ bao gồm tiền lương, tiền thưởng, chi phí bảo hiểm, phúc lợi, chi phí năng lượng, vật liệu.
• Chi phí tài nguyên nhàn rỗi: Là số tiền phát sinh do tài nguyên như nhân lực, máy móc, thiết bị, vật liệu,... không được sử dụng hết công suất. Loại chi phí này bao gồm các khoản như lương nhân viên nhàn rỗi, khấu hao máy móc, thiết bị nhàn rỗi,...
• Chi phí tồn kho và luân chuyển chậm: Khi hàng hóa tồn kho quá lâu, không được bán ra, doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí ẩn bao gồm: chi phí thuê kho bãi, bảo quản, kiểm kê, hư hỏng, hao hụt.
• Chi phí dành cho những bộ phận khó kiểm soát: Trong doanh nghiệp, những bộ phận khó kiểm soát như back office, admin,... chính là nơi phát sinh chi phí ẩn. Khi không có KPI cụ thể để có thể đo lường hiệu quả, những bộ phận này có thể xuất hiện tình trạng một số nhân sự thường làm việc chậm trễ, gây lãng phí chi phí cho doanh nghiệp.
• Chi phí dành cho việc sắp xếp sai vị trí làm việc: Việc sắp xếp sai vị trí làm việc khiến nhân viên mất thời gian di chuyển, làm giảm hiệu suất công việc. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí lao động. Những loại chi phí ẩn thường gặp gồm chi phí hao mòn thiết bị, chi phí sản xuất thiếu hiệu quả.
• Chi phí do dự đoán không chính xác nhu cầu thị trường: Dự đoán không chính xác khiến doanh nghiệp phải sản xuất, nhập hàng thừa hoặc thiếu, từ đó dẫn đến việc phải chịu thêm các khoản tiền phát sinh bao gồm chi phí tồn kho, thiếu hụt hàng hóa, hủy bỏ đơn hàng, chi phí chiết khấu.
• Chi phí do quản trị chuỗi phân phối kém: Những vấn đề như hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc,... trong quản lý chuỗi phân phối có thể gây ra những chi phí ẩn đáng kể cho doanh nghiệp. Một số khoản ngân sách phát sinh thường gặp bao gồm: Chi phí hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc, chi phí vận chuyển, chi phí phục vụ khách hàng.

>>>> XEM THÊM: ROA là gì? Chỉ số ROA nói lên điều gì và bao nhiêu là tốt nhất

5. Cách kiểm soát chi phí ẩn hiệu quả 

Để giảm thiểu chi phí ẩn không thể nhìn thấy hoặc đo lường trực tiếp, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Phân tích chi tiết: Tiến hành phân tích chi tiết các hoạt động, quy trình và quyết định kinh doanh để xác định những yếu tố gây ra chi phí ẩn. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện và tối ưu hóa hoạt động để giảm bớt khoản tiền phát sinh.
• Đánh giá giá trị cơ hội: Doanh nghiệp cần cân nhắc các cơ hội đầu tư hoặc quyết định kinh doanh khác có thể mang lại lợi ích lớn hơn. Việc đánh giá giá trị cơ hội của các dự án hoặc hoạt động khác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng chi phí ẩn không vượt quá giá trị tiềm năng mà cơ hội đem lại.
• Quản lý tài nguyên hiệu quả: Doanh nghiệp cần đảm bảo tài nguyên của doanh nghiệp được sử dụng một cách hiệu quả và có lợi nhất. Doanh nghiệp có thể xem xét việc sử dụng công nghệ tiên tiến, tự động hóa hoạt động, tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm thiểu lãng phí tài nguyên và năng lực lao động.
• Theo dõi và đo lường: Doanh nghiệp cần đặt các hệ thống theo dõi và đo lường để theo dõi chi phí ẩn. Điều này giúp doanh nghiệp nhận biết các khu vực đang có khoản chi phí phát sinh lớn và thực hiện điều chỉnh cần thiết để giảm bớt khoản ngân sách này.
• Đầu tư vào đào tạo nhân viên: Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo và phát triển kĩ năng đầy đủ để thực hiện công việc hiệu quả. Điều này giúp cải thiện năng lực lao động và tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu chi phí ẩn của lao động.
• Tối ưu hóa quyết định kinh doanh: Doanh nghiệp cần đánh giá chi phí ẩn một cách cẩn thận, hỗ trợ các quyết định kinh doanh quan trọng được đưa ra một cách tỉnh táo và dựa trên dữ liệu thông tin chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Như vậy, chi phí ẩn là những khoản chi phí phát sinh mà doanh nghiệp cần phải tính toán thật kỹ lưỡng, vì có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Việc nhận thức và kiểm soát chi phí phát sinh này một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện lợi nhuận. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website của 1C Việt Nam để cập nhật những thông tin hữu ích về quản trị tài chính cho doanh nghiệp!

>>>> XEM THÊM: WACC là gì? Cách tính và ý nghĩa của WACC với doanh nghiệp