6+ mẫu file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel mới nhất 2024
Các file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng mua hàng mà còn cho thấy tình hình sử dụng thiết bị văn phòng của nhân viên trong công ty. Các file quản lý Excel được ưa chuộng bởi dễ sử dụng, tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu các mẫu file Excel đầy đủ và chi tiết nhất, hỗ trợ cho quá trình quản lý văn phòng phẩm. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
>>> ĐỌC THÊM: 8 bước quy trình mua hàng của doanh nghiệp hiệu quả
1. Mẫu file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel đối với nhà cung cấp
Nhà cung cấp sẽ sử dụng các file quản lý văn phòng phẩm để kiểm soát được quá trình bán hàng và xác định lượng tồn kho. Dưới đây là một số mẫu file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel mà nhà cung cấp có thể tham khảo.
1.1 Mẫu file quản lý danh mục hàng hóa
Nếu doanh nghiệp cung cấp nhiều mã hàng hóa thì việc sử dụng file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel theo danh mục hàng hóa sẽ giúp việc kiểm soát tiện lợi và chính xác hơn. File sẽ bao gồm các thông tin như tên, mã sản phẩm, giá nhập, giá bán…...
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu file quản lý danh mục hàng hóa
1.2 Mẫu file nhập hàng
Dựa vào số liệu trong file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel khi nhập hàng, nhà cung cấp sẽ biết được thời điểm nào khách có nhu cầu mua sắm cao, từ đó bổ sung hàng kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt yêu cầu của khách cũng như tránh lãng phí và hạn chế tồn kho. File nhập hàng bao gồm các thông tin liên quan đến tên sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng, ngày nhập,...
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu file nhập hàng
1.3 Mẫu file xuất hàng
Khi xuất hàng hóa tới khách, nhà cung cấp cần điền đầy đủ các thông tin về tên, mã sản phẩm, số lượng, thời gian giao nhận, xuất kho, giá sản phẩm, số tiền cần thu,...Đây là tài liệu quan trọng giúp nhà quản trị có thể nắm được tình hình bán hàng của doanh nghiệp.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu file xuất hàng
1.4 Mẫu file quản lý hàng tồn kho
Mẫu file này giúp nhà cung cấp theo dõi số lượng hàng tồn kho và định kỳ kiểm tra để đảm bảo không thiếu hàng. Việc này đồng thời cũng giúp nhà phân phối tránh được tình trạng hết hàng khi nhu cầu mua của khách tăng cao.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu file quản lý hàng tồn kho
1.5 Báo cáo doanh thu
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến doanh thu bởi đây là số liệu phản ánh thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp. File báo cáo doanh thu bằng excel là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra những chiến lược tốt hơn.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Báo cáo doanh thu
>>>> XEM THÊM: Phần mềm quản lý mua hàng tự động cho doanh nghiệp
2. Mẫu file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel đối với công ty
Không chỉ các nhà cung cấp cần sử dụng file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel mà các công ty cũng cần tạo file để kiểm soát việc sử dụng tài nguyên sao cho hiệu quả nhất. Các file quản lý này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua sắm đáng kể.
2.1 Mẫu phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
Việc có đủ số lượng văn phòng phẩm để làm việc là rất cần thiết. Nếu doanh nghiệp không cấp đủ cho nhân viên có thể dẫn tới hiệu quả công việc giảm sút, nhân viên tốn thêm thời gian đi tìm kiếm vật dụng từ các nguồn khác. Nhân viên có thể sử dụng mẫu phiếu đề nghị cấp văn phòng phẩm để yêu cầu công ty cung cấp số lượng cần thiết giúp đảm bảo công việc.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
2.2 Phiếu nhập
Khi nhận hàng mua từ nhà cung cấp, công ty cũng nên sử dụng file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel để kiểm soát số lượng, tình trạng hàng hóa nhập kho.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu phiếu nhập văn phòng phẩm
2.3 Phiếu xuất
Doanh nghiệp có thể phân phối văn phòng phẩm tới các phòng ban, công ty con, hoặc đối tác. Để kiểm soát chặt chẽ vấn đề này, người quản lý cần lập file hàng hóa bằng Excel để ghi lại các thông tin như loại hàng, thời gian xuất, người nhận,...
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu phiếu xuất văn phòng phẩm
2.4 Phiếu xuất tồn
Quản lý hàng tồn kho luôn là vấn đề quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Với file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel, người quản lý có thể dễ dàng nắm được số lượng từng mặt hàng, vật dùng đang có. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định mua sắm sao cho hợp lý.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Phiếu nhập xuất tồn
2.5 Mẫu file xuất văn phòng phẩm cho các phòng ban
Mỗi công ty đều chia thành các phòng ban khác nhau như Kế toán, Marketing, Sản xuất,...với nhu cầu sử dụng số lượng văn phòng phẩm khác nhau. Dưới đây là mẫu file xuất văn phòng phẩm cho các phòng ban tham khảo.
TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ: Mẫu file xuất văn phòng phẩm cho các phòng ban
>>>> XEM THÊM: Mua sắm trực tiếp là gì? Quy trình mua sắm trực tiếp chi tiết
3. Có nên sử dụng file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel?
So với các phương thức quản lý truyền thống như sổ sách, thì file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel được coi là công cụ thay thế hợp lý, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Mặc dù có những ưu điểm nổi bật như dễ sử dụng, tiết kiệm,... nhưng các file này cũng tồn tại những nhược điểm nhất định.
1 - Về ưu điểm
- Sử dụng dễ dàng: Đối với những doanh nghiệp có nguồn dữ liệu ít, ứng dụng Excel để quản lý file văn phòng phẩm là lựa chọn phù hợp nhờ khả năng cho phép truy cập nhanh, chỉnh sửa dễ dàng và phản ánh chi tiết các thông tin về sản phẩm.
- Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm miễn phí vì thế doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí quản lý một cách đáng kể.
- Thuận tiện cho việc điều chỉnh dữ liệu: Các file Excel quản lý văn phòng phẩm được chia dưới dạng bảng tính, có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu.
2 - Nhược điểm
- Các file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel không phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn dữ liệu lớn vì khả năng lưu trữ và truy cập file kém.
- Tính bảo mật không cao, có thể bị mất dữ liệu.
- Việc tổng hợp, kết xuất, nhập liệu các báo cáo tốn nhiều thời gian.
- Chưa có tính liên kết dữ liệu.
- Để đưa ra dự đoán chính xác cần nhập các hàm phức tạp.
4. Quản lý văn phòng phẩm thông minh với phần mềm 1C:Company Management
Để khắc phục những nhược điểm trên của file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel, 1C Việt Nam mang tới cho doanh nghiệp giải pháp 1C:Company Management - phần mềm mở với các tính năng linh hoạt giúp quản lý doanh nghiệp tốt hơn. Giải pháp cho phép kết nối các bộ phận như bán hàng, mua hàng, kho, tài chính, nhân sự, đảm bảo sự liên kết và tính thống nhất của dữ liệu. Đặc biệt, đối với nghiệp vụ quản lý việc mua bán văn phòng phẩm, 1C:Company Management có thể hỗ trợ:
- Quản lý thông tin nhà cung cấp theo cấu trúc hình cây thông minh.
- Ghi nhận bảng giá và cho phép so sánh giá giữa các nhà phân phối.
- Tính toán nhu cầu hàng hóa dựa trên các dữ liệu như tồn kho tối thiểu/tối đa và số lượng văn phòng phẩm cần thiết.
- Thiết lập đơn mua với các trạng thái của đơn hàng.
- Ghi nhận chi phí khi mua văn phòng phẩm.
- Tạo báo cáo dựa trên dữ liệu đã có.
Bài viết trên 1C Việt Nam đã tổng hợp các mẫu file quản lý văn phòng phẩm bằng Excel đầy đủ và chi tiết nhất. Tuy nhiên, việc quản lý bằng Excel vẫn tồn tại những nhược điểm nhất định. Nếu doanh nghiệp đang muốn tìm giải pháp khắc phục những nhược điểm đó, có thể tham khảo giải pháp 1C:Company Management của chúng tôi. Nếu còn thắc mắc gì, xin hãy liên hệ ngay với 1C Việt Nam để được giải đáp.
>>>> XEM THÊM: