Purchase Order là gì? Tất tần tật thông tin về Purchase Order

Hiện nay, Purchase Order đã trở thành thuật ngữ phổ biến, được nhiều doanh nghiệp nhắc đến trong quá trình mua bán sản phẩm, dịch vụ. Vậy Purchase Order là gì? Đâu là quy trình sử dụng Purchase Order trong kinh doanh hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu để biết thông tin chi tiết trên.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 8 bước quy trình mua hàng của doanh nghiệp hiệu quả

1. Purchase Order là gì? 

Purchase Order (PO) là một tài liệu thương mại do người mua gửi đến cho nhà cung cấp để uỷ quyền cho phép mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Hiểu đơn giản thì PO là một hợp đồng ràng buộc pháp lý, có giá trị như một thỏa thuận mua bán giữa hai bên.

2. Ý nghĩa của Purchase Order 

Purchase Order là một chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ. Tài liệu này mang lại lợi ích cho cả người mua và nhà cung cấp, giúp quá trình mua bán diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn khi order taobao

2.1. Đối với người mua 

Việc sử dụng PO trong hoạt động mua sắm hàng hoá/dịch vụ là rất quan trọng đối với người mua. Bằng cách sử dụng Purchase Order hiệu quả, bên mua có thể đảm bảo rằng các đơn hàng được thực hiện đúng như thỏa thuận cụ thể:

• Tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp pháp lý trong tương lai, giúp đảm bảo rằng cả người mua và người bán đều hiểu rõ về các điều khoản trong Purchase Order. 
• Purchase Order cung cấp thông tin rõ ràng về đơn hàng, giúp hoạt động theo dõi và quản lý của người mua được chính xác, hiệu quả hơn.
• Dữ liệu cụ thể về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng,... được ghi rõ trong PO, hỗ trợ người mua dễ dàng so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
• Bằng cách đối chiếu PO và kết quả thực tế, người mua có thể xác định được liệu người bán đã đáp ứng các yêu cầu được đặt ra hay chưa.

2.2. Đối với người bán 

Trong quá trình giao thương, PO không chỉ có ý nghĩa quan trọng với bên mua, còn là tài liệu pháp lý vô cùng cần thiết với bên bán. Đây là bằng chứng cần thiết, chứng minh một quy trình mua sắm trực tiếp đã được thực hiện với những điều khoản rõ ràng. Chi tiết về lợi ích đối với người bán: 

• Giúp người bán được bảo vệ nếu người mua không thanh toán hoặc không nhận hàng.
• Đơn đặt hàng giúp người bán củng cố mối quan hệ với khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

3. Nội dung cơ bản của Purchase Order 

Purchase Order là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, được sử dụng để xác nhận việc mua hàng hoặc dịch vụ giữa người mua và nhà cung cấp. Khi được ký kết, Purchase Order sẽ trở thành một hợp đồng có hiệu lực pháp luật, ràng buộc trách nhiệm của cả hai bên đối với các điều khoản đã thống nhất. Thông thường, thông tin chi tiết về Purchase Order bao gồm các thành phần chính sau:

• Số lượng hàng: Số lượng hàng hóa mà bên mua đặt mua.
• Đơn giá: Giá của một đơn vị hàng hóa.
• Điều kiện giao hàng: Quy định về địa điểm, thời gian và phương thức giao hàng.
• Bao bì: Quy định về loại bao bì, số lượng bao bì và cách thức đóng gói hàng hóa.
• Phương thức thanh toán: Quy định về thời gian, hình thức và phương thức thanh toán.
• Thời hạn: Thời hạn giao hàng của bên bán.
• Cam kết: Các cam kết của bên bán và bên mua liên quan đến đơn hàng.

Ngoài các thành phần chính trên, đơn đặt hàng có thể có thêm các thông tin khác tùy theo nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp, tổ chức:

• Tên và ngày của đơn đặt hàng
• Thông tin của bên bán và bên mua, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ…
• Mô tả hàng hóa: tên hàng hóa, mã hàng hóa, mẫu mã, chủng loại…
• Mã hợp đồng
• Hình thức thanh toán
• Hướng dẫn đặc biệt (giảm giá, miễn phí,...)
• Chữ ký của hai bên

4. Các dạng Purchase Order phổ biến hiện nay

Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà PO sẽ khác nhau. Dưới đây là phân loại Purchase Order phổ biến hiện nay:

4.1. Standard Purchase Order

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn (Standard Purchase Order) là loại PO phổ biến nhất, được sử dụng trong hầu hết các trường hợp mua hàng. Standard Purchase Order bao gồm các thông tin cơ bản về đơn đặt hàng như số lượng, mức giá, điều kiện để thanh toán và điều khoản liên quan đến việc mua hàng.

4.2. Blanket Purchase Order

Loại PO này được sử dụng khi doanh nghiệp muốn mua hàng từ nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì thiết lập các thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng, Blanket Purchase Order thường chỉ định số lượng, giá cả và các điều kiện chung.

4.3. Contract Purchase Order

Đơn đặt hàng theo hợp đồng (Contract Purchase Order) được sử dụng trong trường hợp mua hàng theo hợp đồng dài hạn. PO theo hợp đồng bao gồm thời gian giao hàng, giá cả, quy định về chất lượng và các điều khoản thanh toán. 

4.4. Planned Purchase Order

Planned Purchase Order là loại PO dùng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. PO theo kế hoạch không yêu cầu cung cấp thông tin về ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ xác định số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

4.5. Service Purchase Order

Service Purchase Order thường được tạo khi mua các dịch vụ thay vì hàng hóa vật liệu. Loại PO này bao gồm thông tin về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều khoản liên quan khác.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 12 cách thuyết phục khách hàng khó tính nhất mua sản phẩm

5. Quy trình sử dụng Purchase Order trong kinh doanh

Ngoài thắc mắc chung về Purchase Order là gì rất nhiều doanh nghiệp còn chung nỗi băn khoăn về cách tạo Purchase Order hiệu quả trong kinh doanh. Theo đó, để sử dụng PO đúng cách, công ty cần thực hiện đầy đủ, đúng trình tự các bước sau:

• Bước 1: Một nhân viên trong tổ chức (thường là bộ phận mua hàng, kế toán, quản lý dự án) xác định nhu cầu mua hàng. Nhân viên sẽ tạo một yêu cầu mua hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác.
• Bước 2: Yêu cầu mua hàng được gửi đến các bộ phận liên quan để xác nhận và phê duyệt. Quy trình phê duyệt được xác định dựa trên cấp bậc và quyền hạn của từng người trong tổ chức.
• Bước 3: Ngay khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, một PO sẽ được tạo bởi bên mua. PO bao gồm tất cả thông tin cần thiết về đơn đặt hàng, bao gồm: Số PO, ngày PO, thông tin người mua và người bán, thông tin sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng…
• Bước 4: PO sau đó được gửi đến các bộ phận liên quan (như mua hàng, kế toán) để được xem xét và phê duyệt. 
• Bước 5: Sau khi PO đã được thông qua, tiếp theo sẽ được gửi đến nhà cung cấp để bên bán cập nhật thông tin chi tiết về đơn hàng và các điều khoản cần được tuân thủ.
• Bước 6: Nhà cung cấp xem xét PO và xác nhận các điều khoản và điều kiện của đơn hàng, đảm bảo rằng cả tổ chức và nhà cung cấp đều đồng ý về các điều khoản của hợp đồng.
• Bước 7: Sau khi PO đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ theo yêu cầu trong PO. Người nhận hàng của tổ chức có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận xem hàng hóa/ dịch vụ có đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu trong PO hay không.
• Bước 8: Bộ phận kế toán sẽ thực hiện xử lý thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên thông tin trong PO sau khi hàng hóa/ dịch vụ được tiếp nhận.

6. Làm thế nào để quản lý Purchase Order hiệu quả

Để quản lý PO hiệu quả, ngoài nắm chắc định nghĩa và cách làm purchase order, doanh nghiệp còn cần triển khai một số giải pháp hữu ích sau:

• Quản lý hồ sơ nhà cung cấp chặt chẽ đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận và hợp lý hóa hoạt động mua sắm. Điều này giúp tuyển chọn nhà cung cấp dễ dàng, chính xác hơn.
• Phân loại sản phẩm, dịch vụ cần mua theo nhu cầu và ngân sách, tách các khoản mua thành nhiều mục. Nhờ đó, công ty có thể nắm bắt hạn chế về chi phí và kiểm soát tốt tài chính.
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát chi phí, ngăn ngừa mua hàng không đạt yêu cầu. Quy trình phê duyệt đúng cách giúp giảm thiểu sai sót, đặc biệt là khi đơn đặt trùng với sản phẩm đã đặt trước đó.
• Thiết lập các đề mục kiểm tra để đảm bảo chất lượng, duy trì dữ liệu chính xác cho đơn đặt hàng. Qua đây, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể các sai sót, đặc biệt là liên quan đến số lượng, vận chuyển, thuế, giá cả,...
• Lưu trữ, quản lý hồ sơ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đảm bảo tính bảo mật.
• Quy trình hủy đơn hàng cần rõ ràng, kèm theo văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan và chữ ký phê duyệt.
• Sử dụng thêm các phần mềm quản lý mua hàng thông minh, hiện đại để tối ưu thời gian và gia tăng hiệu suất. 

7. Sự khác biệt giữa Purchase Order với Sale Contract và Proforma Invoice 

Trong giao dịch mua bán, có 3 loại giấy tờ quan trọng cần lưu ý, đó là Purchase Order, Sale Contract và Proforma Invoice. Mỗi loại giấy tờ có những đặc điểm và vai trò riêng biệt.

PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng do bên mua (buyer) gửi cho nhà cung cấp (seller). PO có giá trị tương tự như một yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp theo các thông tin được liệt kê trong đơn. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của PO thấp hơn so với PI, SC.

PI (Proforma Invoice) là bản dự thảo hóa đơn do nhà cung cấp soạn thảo khi hai bên tiến hành giao dịch. PI ghi rõ các thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, điều khoản, điều kiện,... Tuy nhiên, PI không được sử dụng để thanh toán và coi như một hợp đồng chính thức.

SC (Sale Contract) là hợp đồng mua bán chính thức thể hiện thỏa thuận của hai bên về các điều khoản liên quan đến giao dịch. SC phải bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết, chẳng hạn như thông tin về bên tham gia, giá cả, hàng hóa, bảo hành, phạt,... SC có giá trị pháp lý cao nhất trong ba loại giấy tờ này.

Tóm lại, PO, SC và PI đều là những giấy tờ quan trọng trong quá trình mua bán. Nhà nhập khẩu và nhà cung cấp cần nắm rõ những đặc điểm này để đảm bảo giao dịch được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Trên đây là thông tin chi tiết về Purchase Order là gì và cách quản lý Purchase Order hiệu quả. Việc hiểu rõ về PO sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mọi thông tin chi tiết khác liên quan, vui lòng truy cập website 1C Việt Nam để cập nhật những thông tin hữu ích về quản trị doanh nghiệp.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 7 bước quy trình mua sắm vật tư hàng hóa cho doanh nghiệp