Các bước hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Tài khoản 642

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp chính xác là yếu tố quan trọng cho phép kiểm soát ngân sách, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp tới doanh nghiệp thông tin cụ thể về cách hạch toán chi phí quản lý chuyên nghiệp, chuẩn xác.

>>>> XEM THÊM: Cách lập báo cáo tài chính chi tiết cho doanh nghiệ

1. Giới thiệu tài khoản 642 hạch toán chi phí quản lý kinh doanh

1.1. Tài khoản 642 là gì?

Tại Việt Nam, chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận và hạch toán vào một tài khoản riêng biệt, tùy theo từng thông tư kế toán áp dụng.

• Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, chi phí quản lý được ghi nhận và hạch toán vào tài khoản cấp 1: Tài khoản 642.
• Theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC, chi phí quản lý được ghi nhận và hạch toán vào tài khoản cấp 2: Tài khoản 6422.

Cấu trúc và nội dung tài khoản 642 (tài khoản theo thông tư số 200/2014/TT-BTC):

1.2. Các cấp của tài khoản 642

Tài khoản 642 bao gồm 8 cấp sau:

• Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn, khoản trích theo lương khác và những khoản chi phí khác liên quan đến tiền lương, tiền công của cán bộ quản lý doanh nghiệp.
• Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh các khoản chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại, bưu điện,... phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
• Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng, di dời,... đồ dùng văn phòng phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
• Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định như nhà cửa, máy móc thiết bị,... dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
• Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình hoạt động quản lý doanh nghiệp.
• Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản chi phí sử dụng trong một số trường hợp khẩn cấp, đột xuất, khó dự đoán phải lập trong kỳ phát sinh.
• Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp bao gồm quảng cáo, tiếp thị, dịch vụ tư vấn,...
• Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình hoạt động quản lý doanh nghiệp như tàu xe đi lại, tiếp khách,…

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: Kế toán nội bộ là gì? Công việc chính của kế toán nội bộ

2. Các bước hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Tài khoản 642)

Quy trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tài khoản 642 theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC.

Bên Nợ:

• Chi phí phục vụ kinh doanh phát sinh trong kỳ báo cáo.
• Số dự phòng phải thu khó đòi, phải trả (số dự phòng phải trích lập trong kỳ này lớn hơn số dự phòng đã trích lập và không sử dụng trong kỳ trước).

Bên Có:

• Số tiền được ghi nhận là khoản giảm chi phí hoạt động.
• Hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả thương mại (số tiền dự phòng phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số tiền dự phòng đã trích lập kỳ trước nhưng không sử dụng hết).

Các nghiệp vụ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cụ thể:

• Tiền lương, tiền công, phúc lợi và các khoản khác trả cho nhân viên, người quản lý bộ phận, một số hỗ trợ khác như an sinh xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động, phí công đoàn, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện,… ghi: 
• Nợ tài khoản 642 – Chi phí kinh doanh (6421)
• Có tài khoản 338, 334
• Giá trị của vật tư, công cụ, vật tư mua về sử dụng ngay không cần bảo quản như xăng, dầu xe và vật liệu dùng để sửa chữa tài sản chung của công ty đều được ghi lại:
• Nợ tài khoản 642 – Chi phí hoạt động (Tài khoản cấp 2 tương ứng) 
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ) 
• Có tài khoản 152 - Tài khoản Nguyên liệu 111, 112, 242, 331,... 
• Giá trị công cụ, dụng cụ văn phòng mua về sử dụng ngay không tồn kho được ghi nhận trực tiếp vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý, hành chính và được ghi như sau: 
• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý (6423) 
• Có tài khoản 153 – Dụng cụ, phụ kiện 
• Có tài khoản 111, 112, 331,…

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định 2024

3. Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, các loại chi phí được hạch toán, quản lý gồm thành phần chính sau:

• Chi phí nhân viên quản lý: Đây là những khoản chi phí liên quan đến việc tuyển dụng, tính lương, bảo hiểm và các phúc lợi cho nhân viên quản lý, bao gồm ban giám đốc, cấp trưởng phòng và bộ phận quản lý.
• Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu, dụng cụ cần thiết cho công tác quản lý, bao gồm các tài liệu, sách vở, dụng cụ văn phòng phẩm,... 
• Chi phí đồ dùng văn phòng: Đây là khoản tài chính liên quan đến việc mua sắm, duy trì các đồ dùng, thiết bị, nội thất, các tiện ích văn phòng trong môi trường làm việc.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Là khoản tiền tính toán dựa trên giá trị của tài sản cố định (TSCĐ) mà doanh nghiệp sở hữu bao gồm máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển,...
• Thuế, phí và lệ phí: Đây là các khoản ngân sách bắt buộc phải trả theo quy định của pháp luật như thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng (VAT), phí kế toán, kiểm toán, đăng ký kinh doanh và một số khoản lệ phí khác.
• Chi phí dự phòng: Là khoản tiền được dành riêng để giải quyết các tình huống không mong muốn hoặc khó dự đoán. Chi phí này giúp doanh nghiệp có sẵn nguồn tài chính để đối phó với những thách thức bất ngờ.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản tiền liên quan đến việc mua sắm các dịch vụ từ bên ngoài doanh nghiệp như tư vấn chuyên gia, tư vấn pháp lý, tư vấn tài chính, tiếp thị, kiểm toán, hỗ trợ kỹ thuật và nhiều loại dịch vụ khác.
• Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản tài chính đột xuất, không thường xuyên và không nằm trong các danh mục trên bao gồm chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác, tàu xe, đi lại,…

>>> TÌM HIỂU THÊM: Cách hạch toán chiết khấu thương mại bên mua bên bán 2024

4. Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những khoản tiền quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách của doanh nghiệp. Việc tối ưu chi phí quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, tăng cường hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Dưới đây là một số cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả:

• Tối ưu hóa các hoạt động quản lý: Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí quản lý thông qua xây dựng hệ thống quản trị chất lượng, kiểm soát hoạt động làm việc theo đúng quy trình và loại bỏ những việc không quan trọng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí hoạt động.
• Sử dụng công nghệ hiện đại: Công nghệ hiện đại có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý dữ liệu, nhân sự, tài chính,...Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng công nghệ, điển hình như phần mềm kế toán quản trị để tự động hóa các quy trình thủ công, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả hoạt động. 
• Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất: Đây là cách hiệu quả để tiết kiệm chi phí mua sắm nguyên vật liệu, dịch vụ. Doanh nghiệp cần so sánh giá cả, chất lượng sản phẩm/dịch vụ và chính sách của các nhà cung cấp để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đàm phán với nhà cung cấp để nhận được mức giá ưu đãi.

Tóm lại, hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một công việc phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao. Các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về hạch toán tài chính để thực hiện công việc này một cách hiệu quả. Để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích về vận hành doanh nghiệp, vui lòng theo dõi bài viết khác trên website của 1C Việt Nam. 

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:

• Phiếu kế toán là gì? Hướng dẫn cách điền phiếu chuẩn xác
• Kế toán quản trị là gì? Vai trò, nhiệm vụ của kế toán quản trị