Phiếu kế toán là gì? Hướng dẫn cách điền phiếu chuẩn xác
Trong hoạt động quản lý tài chính - kế toán của doanh nghiệp, phiếu kế toán được sử dụng phổ biến bên cạnh các loại giấy tờ liên quan khác. Vậy phiếu kế toán là gì? Phiếu kế toán được sử dụng khi nào? Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết ngay nhé.
1. Phiếu kế toán là gì?
Phiếu kế toán là giấy tờ quan trọng trong quá trình thực thi công việc của các nhân viên kế toán. Loại giấy tờ kế toán này này có vai trò hạch toán, quản lý đầy đủ và chi tiết các khoản thu, chi của doanh nghiệp. Phiếu kế toán còn được thể hiện dưới các hình thức như phiếu thu, phiếu chi.
>>>> XEM NGAY:
- Mẫu phiếu chi đầy đủ và mới nhất theo quy định | Cập nhật 2024
- Cách phân tích bảng cân đối kế toán chính xác, đơn giản 2025
2. Sử dụng phiếu kế toán khi nào?
Phiếu kế toán có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp như sau:
- Bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán.
- Bút toán khấu trừ thuế giá trị gia tăng cuối tháng.
- Bút toán phân bổ.
- Bút toán điều chỉnh.
- Minh họa một số nghiệp vụ kế toán không có chứng từ.
>>>> XEM NGAY:
- Kế toán doanh nghiệp là gì? Vai trò, nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp
- Nguyên tắc ghi sổ kép trong kế toán và quy trình thực hiện
3. Phiếu kế toán có bắt buộc hay không?
Phiếu kế toán thường được dùng với mục đích hạch toán nội bộ, dành cho những hoạt động giao dịch không có chứng từ. Phiếu kế toán là bắt buộc để có thể điều chuyển cho các kế toán khác, làm cơ sở hạch toán vào sổ sách.
4. Phân biệt giữa phiếu kế toán với chứng từ kế toán
Nhiều người chưa nắm chắc khái niệm phiếu kế toán là gì thường nhầm lẫn giữa phiếu kế toán với chứng từ kế toán. Vậy điểm khác biệt giữa chứng từ kế toán và phiếu kế toán là gì? Cùng tham khảo bảng dưới đây:
|
PHIẾU KẾ TOÁN |
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN |
|
|
Định nghĩa |
Là những giấy tờ được lập ra bởi kế toán nhằm mục đích làm cơ sở để ghi sổ khi chưa có chứng từ. |
Là những giấy tờ lưu lại những vấn đề phát sinh hoặc đã hoàn thành để làm cơ sở ghi sổ. |
|
Mục đích |
Được kế toán lập ra làm căn cứ cho việc hạch toán những nghiệp vụ kế toán không có chứng từ và chỉ lưu hành nội bộ cũng như giải quyết những vấn đề nội bộ. Chính vì thế mà phiếu kế toán không có tên gọi cũng như biểu mẫu cụ thể. |
Chứng từ kế toán không chỉ dùng để hạch toán nội bộ mà còn dùng trong một số các tài liệu quan trọng phục vụ các công tác kiểm tra của cơ quan chức năng khi được yêu cầu. Đây cũng là một trong những bằng chứng để chứng minh giấy tờ, tài sản trước pháp luật. Chính bởi tầm quan trọng đó mà các chứng từ kế toán thường là các biểu mẫu có sẵn. |
>>>> XEM NGAY: Kế toán quản trị là gì? Vai trò, nhiệm vụ của kế toán quản trị
5. Hướng dẫn điền phiếu kế toán chính xác
Bên cạnh việc hiểu rõ phiếu kế toán là gì, người quản lý cần biết cách ghi phiếu kế toán sao cho chính xác. Phiếu kế toán thường được sử dụng để ghi các khoản bút toán kết chuyển kế toán cuối kỳ hoặc khoản khấu trừ VAT cuối tháng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu phiếu hạch toán kế toán cho người mới bắt đầu:
- Số chứng từ: Nhập đúng số thứ tự và đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Ngày lập chứng từ: Ngày điền vào phiếu kế toán.
- Ngày hạch toán: Là ngày được dùng để tính toán và là ngày lớn hơn so với ngày khóa sổ.
- Tỷ giá: Thường hạch toán tỷ giá sẽ bằng 1 hoặc không được cập nhật.
- Diễn giải: Thường chứa những nội dung nghiệp vụ ở trong phiếu kế toán.
- Tài khoản: Là mã số được chọn trong danh mục tài khoản.
- Phát sinh Có và phát sinh Nợ: Là đồng tiền giao dịch, thay đổi khi giá trị giao dịch phát sinh khác nhau. Nếu phát sinh nợ khác 0 thì phát sinh có là 0 và ngược lại.
- Bằng chữ: Kế toán viên tiến hành ghi bằng chữ tổng cộng các phát sinh Có và Nợ.
Để thực hiện chính xác các nghiệp vụ kế toán trong trường hợp chứng từ không có sẵn, người quản lý cần lưu ý một vài điều như sau:
- Sử dụng các tài khoản cụ thể, chi tiết.
- Nếu tài khoản ngoại lệ phải nhập cột mã khách.
- Ngày khóa sổ theo chứng từ phải ở trước ngày chứng từ.
- Phát sinh Có, phát sinh Nợ phải nhập số, tối đa là 14 số và có 2 số lẻ.
- Số chứng từ không được để trống.
- Số liệu theo chứng từ không thể chuyển sang dữ liệu sau khi đã khóa.
- Không kiểm tra các chi tiết tham số, chỉ kiểm tra số trùng trong chứng từ.
>>>> XEM NGAY: Kế toán nội bộ là gì? Công việc chính của kế toán nội bộ
6. Mẫu phiếu kế toán chuẩn hiện nay trong doanh nghiệp
Sau khi nắm được phiếu kế toán là gì, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm một số mẫu phiếu kế toán dưới đây nếu chưa biết cách viết phiếu kế toán:
Dù là mẫu phiếu kế toán theo thông tư 133 hay mẫu phiếu kế toán theo thông tư 200 thì cũng cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:
- Ngày hạch toán.
- Số chứng từ.
- Nội dung hạch toán.
- Tài khoản Nợ/Có.
- Trị giá số tiền.
- Số tiền bằng chữ.
Mỗi đơn vị sẽ tự điều chỉnh phiếu kế toán để phù hợp với nhu cầu và cơ cấu quản lý của doanh nghiệp.
Trên đây, 1C Việt Nam đã giải thích cụ thể phiếu kế toán là gì, đồng thời đưa ra những trường hợp doanh nghiệp cần sử dụng loại giấy tờ này và cách điền thông tin sao cho chính xác. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản trị kế toán như phần mềm 1C:Company Management. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn hỗ trợ giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp nhé!
>>>> XEM NGAY: