Mô hình quản lý dự án theo ma trận là gì? Ưu điểm và nhược điểm của mô hình này?
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có tác động sâu rộng đến tăng trưởng chung của doanh nghiệp, đặc biệt trong việc tăng năng suất nhân viên và hiệu quả hoạt động. Một trong những mô hình quản lý dự án được các doanh nghiệp sử dụng là quản lý ma trận.
1. Quản lý dự án theo ma trận là gì?
Quản lý dự án theo ma trận là một dạng cơ cấu tổ chức trong đó nhân viên phải báo cáo dự án cho nhiều quản lý. Mô hình này loại bỏ hệ thống quản lý theo chiều dọc mà thay vào đó tạo ra một hệ thống trong đó nhân viên có nhiều quản lý và thay đổi tùy theo các dự án khác nhau.
Với hệ thống quản lý theo ma trận, nhân viên ở các bộ phận khác nhau sẽ được phân bổ vào các nhóm dự án, nơi họ có thể làm việc với các đồng nghiệp từ các bộ phận khác. Vi dụ, trong một nhóm dự án cụ thể có thể có các nhân viên tới từ phòng kỹ thuật, bán hàng, chăm sóc khách hàng.
>>>> XEM THÊM: Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết
2. Quản lý dự án theo ma trận hoạt động như thế nào?
Thông thường các công ty áp dụng mô hình quản lý dự án theo ma trận thường được hoạt động theo chức năng, sản phẩm/ dự án hoặc vị trí địa lý.
- Dự án/ Sản phẩm
Mỗi dự án sẽ có người quản lý dự án cùng với đó là các nhóm nhân viên tới từ các phòng ban khác nhau của doanh nghiệp. Như vậy, mỗi nhân viên sẽ có ít nhất hai người quản lý là quản lý dự án và người đứng đầu bộ phận của họ. Ví dụ như một dự án sản xuất vật liệu xây dựng sẽ bao gồm các thành viên tới từ phòng sản xuất, phòng thu mua, phòng tài chính,.. Như vậy một nhân viên phòng tài chính sẽ chịu sự quản lý của trưởng phòng tài chính và người quản lý dự án đó.
- Vị trí địa lý
Hình thức này thường ít phổ biến hơn là quản lý theo dự án hay sản phẩm. Tuy nhiên, nó cũng có thể áp dụng ở các công ty có nhiều chi nhánh hoặc công ty đa quốc gia. Ví dụ như là công ty A có văn phòng trên toàn quốc, và một văn phòng ở Hà Nội, giám đốc nhân sự sẽ cần báo cáo về nhân sự mới với cả quản lý tại Hà Nội và cấp trên tại trụ sở chính.
3. Ưu điểm của quản lý dự án theo ma trận
3.1. Hiệu quả sử dụng nguồn lực
Khi những người khác nhau đến từ các phòng ban khác nhau làm việc cùng nhau điều đó sẽ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, tránh lãng phí nguồn lực so với cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách. Thêm vào đó mô hình này dẫn đến sự phát triển tổng thể của nhân viên vì họ được tiếp xúc thêm với các vị trí mới. Điều này giúp họ tiếp thu được nhiều kỹ năng mềm cũng như hiểu được công việc của các bộ phận khác.
3.2. Tăng cường sự hợp tác
Cơ cấu quản lý dự án theo ma trận giúp nâng cao sự hợp tác giữa các nhân viên trong tổ chức và khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau để hướng tới mục tiêu chung.
3.3. Đổi mới
Ngược lại với quan điểm cũ, quản lý ma trận thúc đẩy sự đổi mới. Các nhóm dự án bao gồm những nhân viên có nền tảng kiến thức đa dạng, những người có thể nhìn nhận vấn đề theo những cách khác nhau. Điều này giúp truyền tải những tư duy mới vào quá trình phát triển sản phẩm hoặc dự án.
3.4. Tính linh hoạt
Sau khi dự án được hoàn thành hoặc bị loại bỏ, nhân viên sẽ được phân công sang các nhiệm vụ và dự án khác. Điều này tránh được sự đơn điệu và mang lại sự linh hoạt trong công việc của nhân viên.
>>>> XEM THÊM: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
4. Nhược điểm của quản lý dự án theo ma trận
4.1 Trách nhiệm không rõ ràng
Khi công ty áp dụng mô hình quản lý dự án theo ma trận, nhân viên sẽ báo cáo công việc với ít nhất là hai quản lý, có thể sẽ gây ra sự không rõ ràng về mặt trách nhiệm. Khác với cách quản lý truyền thống, người quản lý bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về những thiếu sót của bộ phận đó.
4.2. Quá trình ra quyết định chậm hơn
Với hệ thống quản lý ma trận, các quyết định phải thông qua ít nhất hai hoặc nhiều người quản lý. Điều này có thể làm chậm đáng kể quy trình ra quyết định và ảnh hưởng tới tốc độ hoàn thành công việc.
4.3. Dễ xảy ra mâu thuẫn
Các thành viên trong một nhóm dự án đến từ các phòng ban khác nhau nên sẽ có những khác biệt về văn hóa, phong cách làm việc, mức độ ưu tiên nên dễ xảy ra bất đồng quan điểm. Vì thế, các quản lý cần xây dựng tinh thần đoàn kết của các thành viên và cũng nên xây dựng bộ quy tắc cho nhóm của mình.
Trên đây là lý thuyết của mô hình quản lý dự án theo ma trận cũng như ưu nhược điểm của phương pháp này. Hy vọng rằng sau bài viết này, các nhà quản lý có thể áp dụng mô hình này hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn quan tâm đến một phần mềm giúp quản lý văn bản và điều hành công việc, hãy tìm hiểu ngay giải pháp 1C:Document Management. Hãy theo dõi 1C Việt Nam để theo dõi các bài viết về chủ đề quản lý dự án tiếp theo.
>>>> XEM THÊM: