TOP 5 mẫu báo cáo công việc chi tiết kèm file tải xuống
Việc lập các mẫu báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm,… là nhiệm vụ cần thiết mà mỗi cá nhân, quản lý cần thực hiện thường xuyên. Thông qua mẫu báo cáo, lãnh đạo có thể nắm bắt tiến độ công việc của cấp dưới, cũng như kịp thời đưa ra phương án giải quyết khi có rủi ro xảy ra. Vậy báo cáo công việc có cấu trúc như thế nào và những mẫu báo cáo nào đang được sử dụng rộng rãi? Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
>>>> XEM THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả
1. Mẫu báo cáo công việc là gì?
Mẫu báo cáo công việc là form tài liệu bao gồm các mục như kết quả công việc, tiến độ dự án, cách thức làm việc,... của cá nhân, đội nhóm, hoặc phòng ban theo một định dạng cấu trúc rõ ràng nhằm mục tiêu cung cấp thông tin cho các quản lý hoặc cấp trên. Tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp và đặc thù của từng vị trí công việc, nhân viên có thể được yêu cầu báo cáo theo chu kỳ hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng.
| Tên dự án | [Tên dự án] |
| Ngày | [Ngày] |
| Người lập |
[Họ và tên của bạn] |
| Công ty | [Tên công ty] |
| Tóm tắt |
[Kết luận hoặc khuyến nghị, nếu có] |
| | Phần mở đầu | [Tóm tắt nội dung và mục đích báo cáo] | | |
| | Nội dung | [Kết quả, kết luận, phát hiện] | | |
| | Nhiệm vụ phải hoàn thành trước | [Danh sách nhiệm vụ cần hoàn thành] | | |
| | Kết luận | [Tóm tắt các phát hiện và khuyến nghị] | |
Mẫu báo cáo công việc đúng chuẩn giúp doanh nghiệp, nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về kết quả làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó, đưa ra cơ sở để đánh giá, khen thưởng khi cá nhân, nhóm người đạt thành tích tốt cũng như xử phạt và điều chỉnh lỗi sai của nhân viên. Ngoài ra, báo cáo công việc còn cho phép nhà quản trị thấy được sự phối hợp giữa các cá nhân trong nhóm làm việc, giúp ích cho việc điều chỉnh, sắp xếp nhân sự cũng như thúc đẩy công việc khi cần thiết.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
2. Các bước tạo mẫu báo cáo công việc đúng chuẩn, chi tiết
Việc viết báo cáo công việc hiệu quả yêu cầu thực hành và kỹ năng giao tiếp tốt. Để tạo ra báo cáo chuyên nghiệp và đầy đủ, bạn có thể thực hiện các bước sau:
2.1. Xác định đối tượng báo cáo
Xác định người sẽ đọc báo cáo là bước quan trọng để quyết định cách trình bày và nội dung báo cáo. Đối tượng đọc có thể là:
- Người quản lý: Cần thông tin chi tiết về tiến độ và kết quả công việc.
- Cấp trên: Cần cái nhìn tổng quan và các kết quả chính.
- Đối tác hoặc khách hàng: Có thể cần báo cáo về các dịch vụ hoặc sản phẩm.
2.2. Xác định nội dung cần báo cáo
Sau khi xác định đối tượng, quyết định thông tin nào cần đưa vào báo cáo. Các yếu tố quan trọng có thể bao gồm:
- Kết quả công việc: Mô tả những thành tựu và kết quả đạt được.
- Tiến độ dự án: Thông tin về các bước đã hoàn thành và còn lại.
- Thách thức và giải pháp: Các vấn đề gặp phải và cách giải quyết.
- Dự báo và khuyến nghị: Dự đoán xu hướng và đề xuất các hành động cần thiết.
2.3. Cấu trúc báo cáo
Tổ chức báo cáo sao cho dễ đọc và dễ hiểu, Để phát huy tối đa công dụng của mẫu báo cáo công việc thì cần đảm bảo tính dễ đọc và dễ hiểu. Tùy vào từng vị trí làm việc, ngành nghề mà sẽ có những mẫu báo cáo khác nhau với cấu trúc riêng biệt. Tuy nhiên, một mẫu báo cáo công việc đơn giản sẽ có cấu trúc cơ bản sau:
Tiêu đề báo cáo:
- Mở bài: Đánh giá tổng thể, mô tả ngắn gọn chủ đề báo cáo công việc và giới thiệu tóm tắt nội dung của báo cáo.
Thân bài báo cáo:
- Bảng ghi chép nội dung công việc, doanh số, tiến độ,...
- Nguyên nhân, điều kiện cụ thể và đầu mục các công việc đã xử lý.
- Ưu - khuyết điểm trong lúc hoàn thành công việc.
- Đánh giá khách quan về kết quả công việc.
Kết luận:
- Tổng kết các công việc trước đó và đề ra các công việc cần thực hiện sắp tới.
- Đề ra mục tiêu mới và thu nhập số liệu để phục vụ báo cáo.
2.4. Kiểm tra và chỉnh sửa form đúng chuẩn
Khi tạo form mẫu báo cáo công việc, nhà quản lý cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp, tránh các câu dài và phức tạp. Đồng thời, nhà quản trị cần lưu ý đọc lại báo cáo để đảm bảo tính chính xác và sự chuyên nghiệp. Sau khi hoàn tất, để báo cáo qua một thời gian trước khi xem lại để phát hiện lỗi hoặc thông tin không cần thiết. Sửa chữa và tinh chỉnh để cải thiện chất lượng báo cáo.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc
3. Các mẫu báo cáo công việc đúng chuẩn chính xác 2024
Với những lợi ích trong việc kiểm soát tiến độ công việc, có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng mẫu báo cáo công việc trong hầu hết quy trình làm việc. Dưới đây là các mẫu báo cáo phổ biến mà doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng:
3.1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần
- Về nội dung: Mẫu báo cáo này chính là một bản trình bày tổng hợp tất cả công việc, nhiệm vụ mà cá nhân, nhóm, bộ phận, phòng ban đã thực hiện trong tuần theo yêu cầu của cấp trên hoặc lãnh đạo.
- Về hình thức: Mẫu báo cáo công việc hàng tuần thường được trình bày khá đơn giản, rõ ràng và rành mạch, giúp nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi công việc theo tuần.
3.2. Mẫu báo cáo công việc theo tháng
Khác với 2 mẫu báo cáo trong thời gian ngắn ở trên, form báo cáo công việc hằng tháng sẽ có nhiều nội dung, số lượng công việc cần liệt kê nhiều hơn, cụ thể:
- Về nội dung: gồm thời gian giao công việc được giao theo từng tháng, tình trạng các đầu công việc đã hoàn thành/ chưa hoàn thành,…
- Về hình thức: Được trình bày phổ biến dưới dạng bản Excel, và dễ dàng liên kết về một số trang tính, bảng kết quả khác nhau.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 5 mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết bằng Excel
3.3. Mẫu báo cáo công việc theo năm
- Về nội dung: Đây là mẫu báo cáo cần thực hiện vào cuối năm, khi doanh nghiệp thực hiện tổng kết công việc trong 1 hoạt động. Mẫu báo cáo này cần thể hiện rõ nội dung về thành tựu công việc đã đạt được trong năm, mục tiêu thực hiện được và chưa thực hiện được.
- Về hình thức: Mẫu báo cáo này thường được tạo dưới dạng văn bản, trình bày theo cấu trúc mở, thân, kết bài rõ ràng, rành mạch.
>>> XEM THÊM: Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024
4. 1C:Document Management - Giải pháp văn phòng số với tính năng quản trị file báo cáo công việc thông minh
Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, sở hữu số lượng báo cáo công việc “khổng lồ”, việc quản lý các báo cáo này tương đối phức tạp, khó khăn. Một giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp là phần mềm 1C:Document Management - phần mềm tự động số hóa văn bản điện tử và điều hành công việc.
- Quản lý từng hạng mục công việc theo thời gian thực hiện.
- Quản lý nhân sự cho từng dự án.
- Quản lý văn bản và các hồ sơ liên quan đến dự án, bao gồm cả các báo cáo công việc.
- Lưu trữ báo cáo và phân quyền truy cập phù hợp cho nhân viên.
Thông qua quá trình số hóa các báo cáo phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho quá trình tìm kiếm và khai thác giá trị sử dụng của văn bản. Đồng thời, các báo cáo liên quan tới từng dự án cũng được kiểm soát và lưu trữ một cách hệ thống. Nhờ vào phần mềm 1C:Document Management, doanh nghiệp có thể loại bỏ đi những công việc thừa thãi trong hệ thống, giảm bớt chi phí vận hành.
Có thể nói, mẫu báo cáo công việc của từng cá nhân, bộ phận là thông tin quan trọng để doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời. Nhằm mục đích giúp doanh nghiệp quản trị các mẫu báo cáo công việc thông minh, giải pháp 1C:Document Management được ra đời với nhiều tính năng nổi trội. Trong đó, phần mềm gây ấn tượng với tính năng quản lý văn bản điện tử, các hợp đồng, báo cáo nội bộ một cách hệ thống. Tham khảo thêm thông tin về phần mềm qua website của 1C Việt Nam nhé!
>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: