Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum

Hiện nay, mô hình Scrum được ứng dụng rộng rãi trong hoạt động quản lý dự án của doanh nghiệp. Vậy mô hình Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum diễn ra như thế nào? Trong nội dung bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp chi tiết các thông tin cơ bản về mô hình quản trị dự án này.

1. Scrum là gì? 

Scrum là một khung quản lý dự án linh hoạt (đơn giản hoặc phức tạp) hoạt động với cơ chế lặp và tăng trưởng giúp hoàn thành từng phần công việc nhỏ tại thời điểm nhất định đảm bảo tính minh bạch, thích ứng cao. Srum được phát triển theo nguyên tắc Agile, trong Scrum công việc được thực hiện vì mục đích chung được gọi là nhóm Scrum. 

Nhóm Scrum sẽ thực hiện công việc trong các vòng lặp ngắn, được gọi là Sprint. Mỗi Sprint có thời lượng cố định, thường kéo dài từ 1-4 tuần. Mô hình Scrum giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên quan sát, kinh nghiệm thử nghiệm, đặc biệt hiệu quả trong dự án phát triển phần mềm.

>>>> XEM THÊM: Mô hình Agile là gì? Các bước thực hiện phương pháp Agile

2. Mô hình Scrum dành cho đối tượng nào?

Mô hình Scrum ban đầu chủ yếu sử dụng cho các dự án phát triển phần mềm nhưng thực tế mô hình này có thể được sử dụng cho nhiều doanh nghiệp, nhóm phát triển dự án khác nhau. Sau khi tìm hiểu mô hình Scrum là gì, có thể thấy rằng bất kể các dự án, sản phẩm phức tạp và khó dự đoán được kết quả đều có thể áp dụng mô hình scrum.

Hiện nay, quy trình Scrum được sử dụng bởi nhiều tổ chức lớn, bao gồm Facebook, Google, Microsoft, chính phủ Hoa Kỳ và Vương quốc Anh, Spotify, Daily Mail, The Times & Sunday Times, Sky, Cơ quan Vũ trụ Châu Âu, Twitter và các trường đại học.

3. 3 trụ cột chính của Scrum

Scrum là một quy trình thực tế được xây dựng dựa trên 3 trụ cột, bao gồm tính minh bạch, thanh tra và thích nghi.

3.1. Minh bạch (Transparency)

Tính minh bạch được hiểu là việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho tất cả các thành viên Scrum. Điều này giúp từng thành viên hiểu rõ mục tiêu, tiến độ, kết quả của dự án, từ đó có thể phối hợp và thích ứng một cách hiệu quả. 

Trong mô hình Scrum, tính minh bạch được thể hiện qua các sự kiện họp như Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective và Daily Scrum:

• Sprint Planning giúp hiểu rõ mục tiêu của Sprint và công việc cần thực hiện.
• Sprint Review hỗ trợ đánh giá kết quả của Sprint và xác định các vấn đề cần cải thiện.
• Sprint Retrospective cho phép tìm ra cách để cải thiện quy trình làm việc.
• Daily Scrum giúp cập nhật tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Tính minh bạch là điều kiện tiên quyết để thanh tra và thích ứng. Thiếu minh bạch sẽ khiến việc thực hiện hai trụ cột còn lại trở nên khó khăn hoặc thậm chí không thể hoàn thành được. Ví dụ, nếu các nhà phát triển không biết rõ về các yêu cầu của sản phẩm, họ sẽ khó có thể triển khai những tính năng đáp ứng được nhu cầu của người dùng.

3.2. Thanh tra (Inspection)

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tránh những sai sót so với yêu cầu ban đầu, doanh nghiệp cần phải tiến hành thanh tra thường xuyên, định kỳ. Thanh tra được thực hiện ở một thời điểm nhất định, không nên xen ngang vào quá trình sản xuất.

3.3. Thích nghi (Adaptation)

Sản phẩm và quy trình cần được thiết kế, phát triển một cách linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi đến từ nhiều yếu tố, chẳng hạn như:

• Sự chệch hướng so với Product Roadmap
• Nhu cầu thị trường thay đổi
• Yêu cầu của khách hàng
• Sự phát triển của công nghệ

Ví dụ:

• Đội phát triển cần thích ứng sản phẩm của mình vào cuối mỗi Sprint, để phù hợp với lộ trình phát triển sản phẩm, với yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
• Trong trường hợp nhu cầu thị trường thay đổi, đội phát triển cần nhanh chóng điều chỉnh sản phẩm để đáp ứng nhu cầu mới.
• Đội nhóm cũng cần xem xét áp dụng công nghệ mới (nếu cần thiết) để nâng cao hiệu quả công việc. 

>>>> THAM KHẢO THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

4. Các giá trị của Scrum

Vậy các giá trị của Scrum là gì? Một mô hình Scrum hoàn chỉnh bao gồm 5 giá trị cốt lõi sau:

• Tập trung: Mọi người tập trung vào các mục tiêu sprint của nhóm. Điều này có nghĩa là họ phải loại bỏ các công việc không liên quan và tập trung vào những việc quan trọng nhất.
• Dũng cảm: Scrum khuyến khích mọi người nói lên suy nghĩ và ý kiến của mình, ngay cả khi đó là những ý kiến trái chiều. Việc này đòi hỏi sự dũng cảm để đối mặt với những phản hồi tiêu cực hoặc bị từ chối.
• Cam kết: Scrum dựa trên sự cam kết của mọi người với các mục tiêu và kế hoạch chung là sẵn sàng thay đổi kế hoạch nếu cần thiết. Tuy nhiên, họ cũng phải làm việc chăm chỉ để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
• Cởi mở: Scrum đòi hỏi sự minh bạch và cởi mở trong giao tiếp. Điều này có nghĩa là tất cả thành viên phải sẵn sàng chia sẻ thông tin và ý tưởng của mình với nhau.
• Tôn trọng: Scrum dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm, ngay cả khi không đồng ý với ý kiến cá nhân.

5. Các công cụ của mô hình Scrum

Các công cụ của mô hình Scrum là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách hiệu quả và nhanh chóng đạt được mục tiêu. Sau đây là 4 công cụ chính trong quy trình Scrum:

5.1. Product backlog

Product Backlog là danh sách các công việc cần hoàn thành để phát triển sản phẩm, được quản lý bởi Product Owner. Danh sách này bao gồm các tính năng, yêu cầu, nâng cấp hoặc lỗi. 

Product Backlog được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, thông thường các công việc quan trọng nhất sẽ được đứng đầu danh sách. Product Owner cần thường xuyên kiểm soát Product Backlog để đảm bảo phản ánh chính xác nhu cầu của khách hàng và thị trường.

5.2. Sprint backlog

Sprint backlog là danh sách các công việc đội phát triển chọn để thực hiện trong một Sprint. Trước mỗi Sprint, đội phát triển sẽ họp Sprint Planning để lựa chọn các công việc từ Product backlog. Sprint backlog có thể thay đổi trong quá trình thực hiện Sprint, nhưng mục tiêu Sprint goal thì không thể thay đổi.

5.3. Increment (Sprint Goal)

Sprint goal là một mục tiêu cụ thể, đo lường và có thể đạt được trong thời hạn một Sprint. Sprint goal được đặt ra trong Sprint Planning Meeting. Chức năng của Sprint goal là hướng dẫn thực hiện và cho phép nhóm Scrum đánh giá mức độ thành công của Sprint.

Sprint goal được quản lý bởi Development Team và Product Owner. Development Team chịu trách nhiệm thực hiện Sprint goal, Product Owner chịu trách nhiệm xác nhận Sprint goal đã đạt được.

5.4. Burndown chart

Burndown chart là một biểu đồ theo dõi số lượng công việc còn lại trong Sprint backlog theo thời gian. Burndown chart được cập nhật hàng ngày trong Daily Standup Meeting. Chức năng của burndown chart bao gồm theo dõi tiến độ phát triển trong Sprint và cho phép nhóm Scrum phát hiện các vấn đề sớm.

Burndown chart được sử dụng bởi Development Team để theo dõi tiến độ phát triển trong Sprint. Nếu burndown chart không đi theo kế hoạch, Development Team cần thực hiện các hành động để giải quyết vấn đề.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Agile project management là gì? Lợi ích và quy trình triển khai

6. Quy trình Scrum diễn ra như thế nào?

Scrum là một trong những phương pháp phổ biến được doanh nghiệp sử dụng khi quản lý dự án. Vậy quy trình Scrum là gì và cụ thể từng bước áp dụng ra sao? Dưới đây là 6 bước sử dụng mô hình Scrum hiệu quả cho doanh nghiệp:

6.1. Tổ chức backlog

Product Owner (PO) là người chịu trách nhiệm tổ chức backlog. PO cần có tầm nhìn rõ ràng về sản phẩm, đồng thời nhạy bén với thị trường và nhu cầu khách hàng để kịp thời điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Bên cạnh đó, PO cũng là cầu nối giữa người dùng, khách hàng và đội phát triển. PO sẽ tiếp nhận ý kiến phản hồi từ cả hai phía để xây dựng danh mục các công việc cần triển khai trong thời gian tiếp theo.

6.2. Họp kế hoạch Sprint

Trong cuộc họp đội phát triển sẽ xác định mục tiêu của Sprint và lên kế hoạch cho các công việc cần thực hiện.

Mục tiêu Sprint được xác định dựa trên từng sản phẩm cụ thể. Các user story sẽ được thêm vào Sprint backlog từ Product backlog và cần được các thành viên trong nhóm chấp nhật để thực hiện.

Cuối buổi họp Sprint Planning, đội phát triển cần làm rõ với nhau về những gì cần được chuyển giao trong Sprint và các phần tăng trưởng sản phẩm được chuyển giao sẽ trông như thế nào.

6.3. Diễn biến trong Sprint

Sprint là gì? Sprint là một khoảng thời gian nhất định, kéo dài từ 1 đến 4 tuần, trong đó đội phát triển phối hợp với nhau để hoàn thành một phần tăng trưởng sản phẩm (increment). Phạm vi công việc của Sprint có thể được thương lượng lại giữa Product Owner và đội phát triển, nếu cần thiết. Tất cả các sự kiện Scrum đều diễn ra trong phạm vi một Sprint.

6.4. Tạo cuộc họp hàng ngày

Daily Scrum là một cuộc họp ngắn, diễn ra hàng ngày vào một thời gian cố định. Mục đích của Daily Scrum là kiểm tra tiến độ hoàn thành mục tiêu Sprint, điều chỉnh Sprint Backlog nếu cần thiết và lập kế hoạch làm việc cho 24 giờ tiếp theo.

Cuộc họp chỉ nên kéo dài trong 15-30 phút. Trong cuộc họp này, các thành viên sẽ trả lời 3 câu hỏi:

• Hôm qua đã làm gì?
• Hôm nay sẽ làm gì?
• Đang gặp phải khó khăn gì?

6.5. Họp sơ kết Sprint

Sprint Review là buổi họp cuối cùng của một Sprint, nơi đội ngũ phát triển sẽ trình bày những thành tựu của mình cho Product Owner và các bên liên quan khác.

Trong buổi họp này, đội ngũ phát triển sẽ demo increment - phần tăng trưởng sản phẩm mà họ đã hoàn thành trong Sprint vừa qua. Họ cũng sẽ chia sẻ những thông tin chi tiết về cách thức triển khai increment cũng như những thách thức và khó khăn mà họ đã gặp phải.

Product Owner sẽ lắng nghe các ý kiến của đội ngũ phát triển và đưa ra quyết định về việc có phát hành increment hay không. Ngoài ra, Product Owner cũng sẽ sử dụng buổi họp này để cập nhật Product Backlog cho Sprint tiếp theo.

6.6. Họp cải tiến Sprint

Retrospective là cuộc họp tổng kết Sprint, nơi các thành viên trong nhóm phát triển cùng ngồi lại để đánh giá những gì đã đạt được, những gì chưa tốt trong Sprint vừa qua. Mục đích của Retrospective là giúp nhóm phát triển nhìn lại quá trình đã qua để rút ra kinh nghiệm và tìm ra những điểm cần cải thiện để nâng cao hiệu quả trong Sprint tiếp theo.

7. Quản trị Scrum hiệu quả với phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management

Hiện nay, thông qua nền tảng công nghệ hiện đại, việc quản lý tiến độ dự án theo mô hình Scrum trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của các phần mềm. Trong đó, giải pháp 1C:Document Management là công cụ văn phòng số có khả năng quản trị Scrum hiệu quả, góp phần giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và kế hoạch đề ra. 

Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm cung cấp khả năng hỗ trợ lưu trữ thông tin tập trung cấu trúc và phi cấu trúc trên cùng một hệ thống duy nhất, giúp các cá nhân, tổ chức quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động.

Bên cạnh các phân hệ liên quan đến quản lý văn bản, quản lý quy trình, quản lý văn phòng số, phần mềm còn có thể quản lý toàn bộ vòng đời chung của một dự án. Với sự hỗ trợ của các tính năng mạnh mẽ trong phân hệ quản lý dự án của 1C:Document Management, doanh nghiệp có thể quản trị Scrum một cách đơn giản, nhanh chóng và đạt hiệu quả. 

>>>> KHÁM PHÁ NGAY:

• Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết
• Quản lý rủi ro dự án là gì? Quy trình quản trị dự án hiệu quả

Như vậy, nội dung bài viết phía trên đã trình bày cụ thể khái niệm Scrum là gì và quy trình tổ chức dự án theo mô hình Scrum ra sao. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp quản lý dự án tự động, đơn giản và hiệu quả mọi lúc mọi nơi. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn về giải pháp quản lý dự án phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.