Notion AI là gì? Các tính năng và cách dùng Notion AI hiệu quả

Notion AI là gì? Đây là công cụ AI giúp người dùng quản lý công việc một cách khoa học, hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về Notion AI, bao gồm khái niệm, các tính năng nổi bật, ưu nhược điểm và cách tận dụng Notion AI triệt để. 

1. Notion AI là gì?

Notion AI là công cụ trí tuệ nhân tạo tích hợp vào nền tảng Notion - một không gian làm việc kỹ thuật số đa năng. Đây là giải pháp tự động hóa công tác soạn thảo nội dung, tổ chức thông tin và quản lý công việc thông qua khả năng hiểu và xử lý ngôn ngữ tự nhiên. 

Notion AI đóng vai trò như một trợ lý ảo thông minh, phân tích dữ liệu, tạo nội dung, và đề xuất giải pháp giúp người dùng tối ưu hóa năng suất làm việc một cách đáng kể.

Trong bối cảnh số hóa toàn diện các quy trình công việc, Notion AI mang đến khả năng xử lý thông tin thông minh, từ việc tóm tắt cuộc họp đến soạn thảo email chuyên nghiệp hay lên kế hoạch dự án chi tiết - tất cả đều được thực hiện trong một nền tảng thống nhất.

Notion AI là sản phẩm được phát triển bởi Notion Labs Inc., công ty khởi nghiệp có trụ sở tại San Francisco, California. Ra mắt lần đầu vào tháng 11 năm 2022 dưới dạng phiên bản alpha, Notion AI đã nhanh chóng được cộng đồng người dùng đón nhận nhờ khả năng tăng cường đáng kể cho nền tảng quản lý công việc đã được yêu thích trước đó.

>>>> XEM THÊM: 

• Prompt là gì? Hướng dẫn cách viết Prompt hiệu quả
• AI viết tắt là gì? Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI hiện nay 

2. Các tính năng nổi bật của Notion AI là gì?

Notion AI mang đến nhiều tính năng hữu ích cho người dùng, đặc biệt là trong việc tạo nội dung tự động, quản lý công việc, sáng tạo nội dung và tìm kiếm thông tin đơn giản, 

2.1 Tạo nội dung tự động

Notion AI cung cấp khả năng tạo nội dung đa dạng, từ bài viết marketing đến tài liệu kỹ thuật. Cụ thể:

• Soạn thảo blog và bài viết: Tạo các bài viết hoàn chỉnh với cấu trúc logic, đầy đủ mở đầu, thân bài và kết luận dựa trên chủ đề được cung cấp.
• Viết email chuyên nghiệp: Tự động soạn thảo email với ngôn ngữ phù hợp trong nhiều tình huống - từ email chào hàng đến thư cảm ơn khách hàng.
• Tạo báo cáo kinh doanh: Chuyển đổi dữ liệu thô thành báo cáo có cấu trúc với phân tích xu hướng và đề xuất hành động.
• Dịch thuật đa ngôn ngữ: Hỗ trợ dịch nội dung sang hơn 40 ngôn ngữ với khả năng bảo tồn ngữ điệu và ngữ cảnh văn hóa.

2.2 Quản lý công việc thông minh

Notion AI nâng cao khả năng quản lý công việc với:

• Lên kế hoạch dự án tự động: Phân tích mục tiêu dự án và tự động tạo lộ trình chi tiết với các cột mốc, nhiệm vụ và phân công trách nhiệm.
• Tối ưu hóa danh sách công việc: Sắp xếp lại các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, thời hạn và mức độ phức tạp.
• Theo dõi tiến độ thông minh: Phân tích tiến độ dự án và đề xuất điều chỉnh để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
• Tự động nhắc nhở và cập nhật: Tạo hệ thống nhắc nhở thông minh dựa trên mẫu làm việc và thời hạn.

Các tính năng quản lý công việc của Notion AI giúp giảm thiểu thời gian lập kế hoạch và theo dõi, đồng thời tăng cường khả năng phản ứng với thay đổi trong dự án.

2.3 Hỗ trợ sáng tạo nội dung

Notion AI không chỉ tạo nội dung mà còn hỗ trợ quá trình sáng tạo với:

• Brainstorm ý tưởng: Đề xuất các hướng tiếp cận mới cho một vấn đề hoặc chủ đề, kích thích tư duy sáng tạo.
• Tạo outline chi tiết: Xây dựng cấu trúc logic cho bài viết, báo cáo hoặc thuyết trình dựa trên chủ đề và mục tiêu.
• Phát triển ý tưởng: Mở rộng các khái niệm sơ khai thành nội dung đầy đủ với ví dụ minh họa và dẫn chứng.
• Khắc phục tình trạng "writer's block": Đề xuất hướng tiếp tục khi người viết gặp khó khăn trong quá trình sáng tạo.

2.4 Tóm tắt và tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Notion AI giúp xử lý khối lượng thông tin lớn giúp người dùng tiết kiệm thời gian đọc và xử lý thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả truyền đạt kiến thức trong tổ chức:

• Tóm tắt văn bản dài: Rút gọn tài liệu, báo cáo hoặc bài viết dài thành các điểm chính có cấu trúc.
• Trích xuất thông tin quan trọng: Nhận diện và tổng hợp dữ kiện, số liệu và thông tin then chốt từ nguồn tài liệu.
• Tạo bản tóm tắt cuộc họp: Chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành bản tóm tắt ngắn gọn với các điểm hành động.
• Tìm kiếm ngữ nghĩa: Hiểu được ý định tìm kiếm và cung cấp kết quả phù hợp ngay cả khi không có từ khóa trùng khớp chính xác.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 

• Công nghệ AI là gì? Phân loại và ứng dụng AI hiệu quả
• Gemini là gì? 6 điều quan trọng về Google Gemini

3. Ưu điểm của Notion AI

3.1 Tiết kiệm thời gian

Theo khảo sát từ Notion Labs, người dùng Notion AI tiết kiệm trung bình 5-7 giờ mỗi tuần cho các tác vụ tạo nội dung và quản lý thông tin. Notion AI mang lại lợi ích đáng kể về thời gian thông qua:

• Tự động hóa tác vụ lặp lại: Giảm thời gian soạn thảo email, báo cáo định kỳ và tài liệu thường xuyên tới 75%.
• Tăng tốc quá trình nghiên cứu: Tóm tắt và phân tích tài liệu dài trong vài giây thay vì hàng giờ đọc.
• Xây dựng mẫu nhanh chóng: Tạo các mẫu văn bản, kế hoạch hoặc dự án có thể tái sử dụng.
• Giảm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng: Tích hợp nhiều chức năng trong một nền tảng duy nhất.

3.2 Tăng hiệu quả làm việc

Dữ liệu từ các doanh nghiệp sử dụng Notion AI cho thấy mức độ hài lòng với chất lượng công việc tăng 32% và tỷ lệ phê duyệt tài liệu không cần chỉnh sửa tăng 48%. Notion AI nâng cao chất lượng công việc thông qua:

• Cải thiện chất lượng văn bản: Đề xuất cách diễn đạt tốt hơn, sửa lỗi ngữ pháp và cấu trúc câu.
• Đảm bảo tính nhất quán: Duy trì phong cách và giọng điệu thống nhất trong các tài liệu của tổ chức.
• Tăng độ chính xác: Giảm thiểu lỗi trong dữ liệu và thông tin được xử lý.
• Nâng cao khả năng phân tích: Phát hiện xu hướng và mối liên hệ trong dữ liệu mà con người có thể bỏ qua.

3.3 Khả năng truy cập linh hoạt

Notion AI mang lại tính linh hoạt cao trong làm việc:

• Đồng bộ hóa đa thiết bị: Truy cập và sử dụng AI trên máy tính, điện thoại và máy tính bảng.
• Làm việc offline và online: Chỉnh sửa tài liệu khi không có kết nối mạng và đồng bộ khi kết nối lại.
• Tích hợp với hệ sinh thái công cụ: Kết nối với Slack, Google Drive, GitHub và nhiều nền tảng khác.
• Chia sẻ và cộng tác thời gian thực: Nhiều người dùng có thể cùng làm việc trên một tài liệu với hỗ trợ từ AI.

Tính linh hoạt này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại khi ranh giới giữa văn phòng và làm việc từ xa ngày càng mờ nhạt.

>>>> XEM NGAY: 

• Claude AI là gì? Tính năng nổi bật và cách sử dụng hiệu quả
• Perplexity là gì? Tính năng nổi bật và cách dùng

4. Hạn chế của Notion AI

4.1 Độ chính xác khi xử lý ngôn ngữ tự nhiên ngoài tiếng Anh

Mặc dù Notion AI hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, hiệu suất của nó không đồng đều:

• Chất lượng dịch thuật không nhất quán: Các ngôn ngữ ít phổ biến có thể gặp vấn đề về ngữ nghĩa và ngữ cảnh.
• Hạn chế trong hiểu ngữ cảnh văn hóa: Khó nắm bắt các sắc thái văn hóa đặc trưng trong một số ngôn ngữ.
• Độ trễ trong cập nhật thuật ngữ mới: Các từ ngữ mới xuất hiện trong tiếng Việt và các ngôn ngữ khác thường không được cập nhật kịp thời.
• Khả năng xử lý văn phong đặc thù: Còn hạn chế với các văn phong chuyên ngành hoặc địa phương.

Người dùng tiếng Việt thường phải kiểm tra và điều chỉnh nội dung do AI tạo ra, đặc biệt là các tài liệu chuyên môn hoặc có tính chất pháp lý.

4.2 Chi phí nâng cấp gói cao so với đối thủ cạnh tranh

So với các công cụ AI Writing chuyên dụng như Jasper AI (từ $39/tháng) hoặc giải pháp tích hợp AI của Coda (từ $12/tháng), Notion AI có thể không phải lựa chọn tiết kiệm nhất cho một số nhóm người dùng. Notion AI có cấu trúc giá không phải lúc nào cũng cạnh tranh:

• Phí bổ sung cho tính năng AI: Người dùng phải trả thêm $10/tháng (khoảng 250.000 VNĐ) cho tính năng AI ngoài gói Notion cơ bản.
• Giới hạn về số lượng yêu cầu AI: Các gói cơ bản có giới hạn số lần sử dụng AI, cần nâng cấp để sử dụng không giới hạn.
• Chi phí đội nhóm cao: Gói Business với đầy đủ tính năng AI có giá $25/người/tháng, cao hơn nhiều giải pháp thay thế.
• Không có tùy chọn trả phí một lần: Chỉ có mô hình đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.

4.3 Giới hạn trong xử lý tài liệu đa phương tiện

Notion AI còn hạn chế trong xử lý nội dung ngoài văn bản:

• Không nhận dạng được nội dung hình ảnh: Không thể phân tích biểu đồ, sơ đồ hoặc hình ảnh để trích xuất thông tin.
• Hạn chế trong xử lý tệp âm thanh: Không hỗ trợ chuyển đổi giọng nói thành văn bản hoặc phân tích nội dung âm thanh.
• Thiếu khả năng tạo nội dung trực quan: Không thể tạo biểu đồ, infographic hoặc hình ảnh từ dữ liệu.
• Không tương tác với video: Không có khả năng tóm tắt hoặc phân tích nội dung video.

Những hạn chế này có thể là rào cản đáng kể đối với người dùng trong các lĩnh vực như thiết kế, sản xuất media hoặc giáo dục trực quan.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 

• Midjourney là gì? Hướng dẫn dùng Midjourney AI vẽ tranh
• DeepSeek là gì? Cách sử dụng DeepSeek AI

5. Hướng dẫn sử dụng Notion AI

Sau khi đã tìm hiểu Notion AI là gì, cùng tham khảo cách sử dụng Notion AI đơn giản tại đây. Để sử dụng, trước hết người dùng cần đăng ký tài khoản và kích hoạt tính năng AI. 

5.1 Cách đăng ký tài khoản và kích hoạt tính năng AI

Các bước đăng ký tài khoản Notion AI: 

• Truy cập https://www.notion.com/fr và nhấp vào "Sign up" (Đăng ký) hoặc Dùng thử miễn phí 
• Nhập email hoặc đăng nhập bằng Google, Apple hoặc tài khoản Microsoft
• Xác nhận email và tạo mật khẩu
• Hoàn thành thông tin hồ sơ cơ bản

Kích hoạt Notion AI:

• Đăng nhập vào tài khoản Notion
• Nhấp vào "Settings & Members" (Cài đặt & Thành viên) từ menu bên trái
• Chọn tab "Plans" (Gói dịch vụ)
• Tìm phần "Notion AI" và nhấp "Add"
• Chọn gói thanh toán (hàng tháng hoặc hàng năm)
• Hoàn tất thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc PayPal

Sau khi kích hoạt, biểu tượng AI sẽ xuất hiện trong menu và lệnh /AI sẽ khả dụng trong bất kỳ khối nội dung nào.

5.2 Các lệnh cơ bản để tương tác hiệu quả

Lệnh gõ trong Notion:

• /AI: Mở menu lệnh AI chính
• /AI Write: Tạo nội dung mới
• /AI Improve: Cải thiện nội dung hiện có
• /AI Summarize: Tóm tắt văn bản
• /AI Translate: Dịch nội dung
• /AI Brainstorm: Đề xuất ý tưởng
• /AI Help me draft: Hỗ trợ soạn thảo
• /AI Continue writing: Tiếp tục viết từ văn bản hiện tại

Các lệnh hữu ích khác:

• /AI Fix spelling and grammar: Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp
• /AI Make longer: Mở rộng nội dung
• /AI Make shorter: Rút gọn nội dung
• /AI Change tone: Thay đổi giọng điệu (chuyên nghiệp, thân thiện, v.v.)
• /AI Explain this: Giải thích một khái niệm hoặc đoạn văn

Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+J (Windows) hoặc Cmd+J (Mac) để mở nhanh menu Notion AI.

5.3 Mẹo tối ưu hóa kết quả đầu ra từ Notion AI

Chiến lược yêu cầu hiệu quả:

• Cụ thể và chi tiết: Thay vì "Viết bài về tiếp thị", hãy thử "Viết bài giới thiệu về 5 chiến lược tiếp thị kỹ thuật số cho doanh nghiệp nhỏ ngành F&B tại Việt Nam"
• Cung cấp ngữ cảnh: Giải thích mục đích, đối tượng và bối cảnh sử dụng
• Xác định định dạng: Nêu rõ cấu trúc mong muốn (ví dụ: đoạn văn, danh sách, bảng)
• Chỉ định giọng điệu: Yêu cầu giọng điệu cụ thể (chuyên nghiệp, thân thiện, hài hước)
• Kỹ thuật tinh chỉnh kết quả:
• Lặp lại yêu cầu: Tinh chỉnh dần kết quả qua nhiều lần yêu cầu
• Kết hợp phản hồi: Cung cấp phản hồi cụ thể về những gì hoạt động tốt và cần cải thiện
• Tạo mẫu: Cung cấp ví dụ về văn phong hoặc định dạng mong muốn
• Chia nhỏ yêu cầu: Với tác vụ phức tạp, chia thành nhiều yêu cầu nhỏ hơn

Tối ưu hóa quy trình làm việc:

• Sử dụng AI cho bản nháp đầu tiên, sau đó chỉnh sửa thủ công
• Tạo thư viện lệnh AI yêu thích để tái sử dụng
• Kết hợp tính năng AI với các mẫu Notion để tạo quy trình chuẩn hóa
• Sử dụng các phiên bản draft khác nhau cho nội dung quan trọng hoặc phức tạp

6. So sánh với các công cụ tương tự

Để hiểu rõ hơn Notion AI là gì, hãy cùng so sánh Notion AI cùng các công cụ khác như chatGPT, Jasper AI, Writesonic…

6.1 ChatGPT vs Notion AI

Khi so sánh về khả năng sáng tạo nội dung:

Nhận xét: Notion AI vượt trội về tích hợp và luồng công việc liền mạch, trong khi ChatGPT có ưu thế về khả năng trả lời câu hỏi tổng quát và kiến thức rộng hơn.

6.2 JasperAI vs Notion AI

So sánh hiệu quả trong tiếp thị và quảng cáo:

Nhận xét: JasperAI vượt trội cho nhu cầu tiếp thị chuyên sâu, trong khi Notion AI mang lại lợi thế về tính đa năng và tích hợp với quy trình làm việc tổng thể.

6.3 Writesonic hoặc Perplexity AI vs Notion AI

Sự khác biệt trong tính năng và đối tượng sử dụng:

Nhận xét: Writesonic tối ưu cho người sáng tạo nội dung chuyên nghiệp, Perplexity AI phù hợp cho nghiên cứu và tìm kiếm thông tin, trong khi Notion AI mang lại giá trị cao nhất khi sử dụng trong hệ sinh thái Notion.

>>>> XEM NGAY: 

• Chat GPT là gì? Lợi ích và cách sử dụng Chat GPT hiệu quả
• Meta AI là gì? Cách sử dụng Meta AI hiệu quả

7. Nhận xét từ người dùng thực tế

Trải nghiệm của người dùng Notion AI đa dạng và phản ánh nhiều khía cạnh ứng dụng thực tế của công cụ này. Dưới đây là tổng hợp phản hồi từ cộng đồng người dùng quốc tế và Việt Nam:

7.1. Phản hồi từ cộng đồng quốc tế

Theo khảo sát của ProductHunt với hơn 5,000 người dùng Notion AI:

• 82% báo cáo tiết kiệm ít nhất 3 giờ mỗi tuần
• 65% cho rằng chất lượng nội dung được cải thiện đáng kể
• 77% đánh giá tích cực khả năng tóm tắt tài liệu
• 54% sử dụng Notion AI chủ yếu cho mục đích sáng tạo nội dung

Thomas Klein, Giám đốc Nội dung tại Shopify, chia sẻ: "Notion AI đã cách mạng hóa quy trình sản xuất nội dung của đội ngũ chúng tôi. Thời gian tạo bài viết blog giảm 40%, trong khi mức độ tương tác từ độc giả tăng 25% nhờ chất lượng và tính nhất quán được cải thiện."

7.2. Phản hồi từ cộng đồng Việt Nam

Theo khảo sát của Tech360.vn với 500 người dùng Notion AI tại Việt Nam:

• 69% người dùng là nhân viên văn phòng và freelancer
• 58% đánh giá cao khả năng hỗ trợ soạn thảo email tiếng Anh
• 47% gặp khó khăn với tính năng tiếng Việt
• 72% cho rằng giá cả là rào cản lớn nhất

Nguyễn Minh Tuấn, CEO của công ty StartupViet, nhận xét: "Notion AI giúp đội ngũ của chúng tôi xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ một cách hiệu quả. Khả năng tóm tắt các cuộc họp và tổ chức thông tin là vô giá đối với một startup đang tăng trưởng nhanh như chúng tôi."

7.3. Trường hợp ứng dụng Notion AI thành công

Tối ưu hóa quy trình đào tạo tại Công ty TNHH Giáo dục Edumo (Việt Nam)

Edumo, một công ty edtech với 45 nhân viên, đã triển khai Notion AI để xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ. Kết quả sau 6 tháng:

• Giảm 60% thời gian tạo tài liệu đào tạo
• Chuẩn hóa được 87 quy trình nội bộ
• Tăng tỷ lệ hoàn thành khóa học từ 68% lên 91%
• Tiết kiệm hơn 200 giờ công mỗi tháng cho đội ngũ quản lý

Phương pháp triển khai bao gồm:

• Sử dụng Notion AI để phân tích và tóm tắt tài liệu đào tạo hiện có
• Tự động hóa việc tạo quiz đánh giá từ nội dung bài học
• Áp dụng AI để tạo hướng dẫn cá nhân hóa dựa trên kết quả học tập
• Xây dựng hệ thống FAQ thông minh cho nhân viên mới

Theo Trần Thị Minh Hoa, Giám đốc Đào tạo tại Edumo: "Notion AI không chỉ là một công cụ viết nội dung, mà còn là động lực thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong hệ thống đào tạo của chúng tôi."

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là giải đáp chi tiết của 1C Việt Nam về một số câu hỏi thường gặp. 

8.1. Notion AI có miễn phí không?

Notion AI không hoàn toàn miễn phí. Đây là một tính năng bổ sung với chi phí $10/tháng (khoảng 250.000 VNĐ) ngoài gói Notion cơ bản. Tuy nhiên, Notion cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí cho Notion AI với số lượng yêu cầu giới hạn, cho phép người dùng trải nghiệm các tính năng trước khi quyết định nâng cấp. 

Người dùng gói Personal Pro, Team hoặc Enterprise cũng nhận được một số lượng nhất định các yêu cầu AI miễn phí mỗi tháng, số lượng này phụ thuộc vào loại gói đăng ký. 

8.2. So sánh giữa gói Personal và Business của Notion AI: Gói nào phù hợp hơn?

Như vậy, gói Personal + AI phù hợp cho:

• Người dùng cá nhân hoặc freelancer
• Dự án cá nhân và quản lý công việc độc lập
• Ngân sách hạn chế nhưng cần tính năng AI

Gói Business + AI phù hợp cho:

• Nhóm từ 5+ thành viên
• Doanh nghiệp cần tích hợp với các hệ thống hiện có
• Tổ chức đòi hỏi bảo mật và kiểm soát quyền truy cập cao
• Môi trường làm việc cộng tác phức tạp

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, gói Business thường mang lại giá trị tốt hơn nhờ khả năng quản lý nhóm và tích hợp hệ thống, đặc biệt khi nhân viên cần hợp tác chặt chẽ trên các dự án chung.

Như vậy, bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về Notion là gì cũng như các tính năng và cách sử dụng hiệu quả. Để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về AI, hãy theo dõi các bài viết trên 1C Việt Nam. 

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: 

• Copilot là gì? Hướng dẫn sử dụng Copilot AI chi tiết
• Command Prompt là gì? Cách chạy và các lệnh CMD phổ biến