TOP 5 phần mềm giao việc giúp tăng hiệu suất làm việc

Đối với nhiều doanh nghiệp, quá trình giao và nhận việc vẫn còn nhiều hạn chế do khó khăn khi kiểm soát tiến độ, khả năng hoàn thành. Với ứng dụng của phần mềm giao việc, các vấn đề trên đã được giải quyết. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu đến doanh nghiệp top 5 phần mềm hỗ trợ quản lý giao việc hiệu quả, mang lại sự tiện ích, tăng cường hiệu suất đáng kể cho cá nhân và tổ chức.

1. TOP 5 phần mềm quản lý giao việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Với sự phát triển của công nghệ, có nhiều phần mềm quản lý giao việc hỗ trợ cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 phần mềm chuyên nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.

1.1 Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management cung cấp tính năng quản lý giao việc 

Phần mềm 1C:Document Management là giải pháp Văn phòng số hỗ trợ công tác quản lý điều hành công việc hiệu quả. Phần mềm cung cấp nhiều tính năng vượt trội nhằm tăng cường hiệu suất và sắp xếp các nhiệm vụ một cách thông minh. Đặc biệt phần mềm quản lý công việc này dễ dàng triển khai và ứng dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp như các cơ quan nhà nước hay mô hình tập đoàn có nhiều đơn vị thành viên.

✔️Ưu điểm:

• Giao việc bằng nhiều hình thức bao gồm: Nhập nội dung, âm thanh, hình ảnh,...
• Tự động hóa quy trình giao việc, cho phép khởi tạo nhiều nhiệm vụ con từ nhiệm vụ lớn theo cơ cấu vai trò chức vụ, phòng ban, doanh nghiệp,... 
• Giao và thực hiện công việc trên các thiết bị di động ở mọi lúc mọi nơi, có thông báo trên ứng dụng di động, Email, SMS khi có nhiệm vụ mới.

❓Nhược điểm:

• Phần mềm yêu cầu trả phí.

1.2 Phần mềm phân công công việc Trello

Trello là một phần mềm hỗ trợ giao việc miễn phí dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của tool quản lý công việc Trello được thiết kế trực quan với các cột tương ứng với trạng thái công việc, giúp người dùng dễ dàng sắp xếp và theo dõi tiến độ.

✔️Ưu điểm:

• Giao diện trình bày khoa học và dễ thao tác, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt được cách sử dụng phần mềm.
• Phiên bản miễn phí của Trello cho phép trải nghiệm các tính năng cơ bản.
• Tự động hóa các thao tác phân công nhiệm vụ, giúp tối ưu thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

❓Nhược điểm:

• Thiếu một số tính năng quan trọng như tính năng chat nhóm, phân quyền và báo cáo công việc.
• Các tính năng còn khá đơn giản, không thể quản lý các tác vụ, quy trình phức tạp trong các doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp có quy mô lớn.
• Hiệu quả quản lý thời gian chưa cao, không cung cấp các công cụ tối ưu hóa thời gian làm việc.

>>> XEM THÊM: TOP 5 phần mềm giao việc giúp tăng hiệu suất làm việc

1.3 Quản lý công việc bằng phần mềm Microsoft Teams

Microsoft Teams là một phần mềm quản lý công việc nhóm tích hợp trong hệ sinh thái Office 365, cung cấp đa tính năng như chat, video call, họp và chia sẻ tài liệu.

✔️Ưu điểm:

• Tự động hóa các quy trình từ lên lịch làm việc đến ghi chú, kết hợp với các file ghi màn hình, ghi âm và bình luận trực tiếp.
• Tích hợp nhiều công cụ trong Office 365, dễ dàng chia sẻ và truyền file dữ liệu.
• Hỗ trợ cuộc họp trực tuyến, chat và gọi điện từ bất kỳ đâu với số lượng tham gia tối đa lên đến 300 người.

❓Nhược điểm: 

• Giới hạn số lượng kênh, chỉ cho phép tạo tối đa 100 kênh cho mỗi nhóm.
• Cách sắp xếp và phân chia tệp chia sẻ còn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt khi chưa áp dụng quy tắc phân loại trước khi tải lên phần mềm.
• Tính năng phân quyền hạn chế gây khó khăn cho cấp quản trị viên và nhân viên trong việc truy cập.

1.4 Phần mềm quản lý giao việc Asana

Asana là phần mềm cho phép người dùng theo dõi, sắp xếp công việc, thời gian, nguồn lực,... trên giao diện đơn giản. Quản lý công việc bằng phần mềm giúp người dùng có thể xem tổng quan hoặc chi tiết các nhiệm vụ thông qua bảng Kanban hoặc thông qua danh sách công việc.

✔️Ưu điểm:

• Cho phép chuyển đổi công việc giữa các nhiệm vụ và dự án chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Công cụ lịch cho phép quản trị viên theo dõi, kiểm soát tiến độ một cách liên tục và trực quan.
• Báo cáo trực quan theo thời gian thực, giúp quản lý đánh giá hiệu quả và tiến độ của dự án.

❓Nhược điểm:

• Hiện tại, Asana chưa hỗ trợ tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng trong việc sử dụng các tính năng của nền tảng.
• Phiên bản miễn phí chỉ giới hạn tính năng và số lượng người dùng, không thích hợp để quản lý công việc phức tạp, có nhiều quy trình. 
• Chi phí nâng cấp tương đối cao, khoảng  9,99 USD/người dùng/tháng.

>>> ĐỌC THÊM:  TOP 8 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết

1.5 Phần mềm quản trị công việc Todoist

Todoist là một phần mềm quản trị công việc đa nền tảng, cho phép người dùng tạo và quản lý danh sách một cách dễ dàng. Với giao diện đơn giản và tính năng linh hoạt, Todoist giúp người dùng tổ chức, theo dõi nhiệm vụ từ mọi thiết bị có kết nối internet.

✔️Ưu điểm:

• Thiết kế với giao diện trực quan, cho phép người dùng nhanh chóng tạo và sắp xếp các công việc một cách dễ dàng.
• Phần mềm này có sẵn trên nhiều nền tảng bao gồm máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng, cho phép cập nhật công việc mọi lúc mọi nơi.
• Cho phép người dùng phân loại công việc theo danh sách, thẻ, mức độ ưu tiên và thời hạn.

❓Nhược điểm:

• Tính năng phân chia công việc con (subtask) chưa hiệu quả, gây khó khăn cho người dùng khi tạo nhiệm vụ phức tạp với nhiều phân nhánh.
• Bản miễn phí giới hạn khá nhiều tính năng, muốn trải nghiệm nhiều hơn đòi hỏi người dùng phải bỏ ra 1 khoản phí cao để nâng cấp.
• Chỉ thích hợp cho các công ty có quy mô nhỏ, số lượng nhân sự ít, không có nhiều quy trình.

>>>> XEM THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

2. Các lợi ích của phần mềm quản lý giao việc

Lựa chọn phần mềm giao việc không chỉ đơn giản là một xu hướng tạm thời. Ứng dụng phần mềm này trong quy trình của doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân và tổ chức như:

• Phần mềm cho phép tổ chức nhiệm vụ tốt hơn, tiết kiệm thời gian trong các cuộc họp hay các công việc tổng hợp báo cáo và thảo luận.
• Các nhóm hoạt động hiệu quả hơn khi các thành viên có thể nắm bắt mục tiêu và yêu cầu công việc để đạt được kết quả tốt.
• Khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi giúp tránh được giới hạn về không gian làm việc, đảm bảo cập nhật thông tin kịp thời.
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên dễ dàng hơn và phân bổ theo mức độ quan trọng một cách hiệu quả.
• Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: WBS là gì? Lợi ích, cách tạo WBS hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc cho nhân viên hiện nay

Lựa chọn công cụ quản lý công việc hiệu quả, phù hợp cho nhân viên hiện nay đóng vai trò quan trọng nhằm tăng cường tối đa hiệu suất. Các tiêu chí lựa chọn bao gồm:

• Tính năng phần mềm: Phần mềm cần có các tính năng như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, tạo báo cáo, phân quyền người dùng, phân loại và sắp xếp công việc cũng như cung cấp tiện ích để trao đổi dễ dàng hơn.
• Dễ sử dụng: Giao diện phải đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ tiếng Việt để giảm thiểu thời gian học và sử dụng phần mềm.
• Giá cả: Phần mềm phải có giá cả phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và đáp ứng được nhu cầu sử dụng với chi phí hợp lý.
• Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Cần xem xét chính sách bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật và nâng cấp từ nhà cung cấp.
• Khả năng triển khai: Phần mềm phải tương thích và khả thi khi triển khai trên các thiết bị, đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp cũng như người dùng.
• Uy tín của nhà cung cấp: Nên lựa chọn phần mềm quản lý điều hành công việc phát triển bởi các nhà cung cấp uy tín và đáng tin cậy.
• Độ phổ biến: Lựa chọn phần mềm giao việc đã được sử dụng rộng rãi, nhiều doanh nghiệp tin dùng để dễ dàng tìm kiếm hỗ trợ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Quản lý công việc bằng Google Sheet bài bản từ A-Z
• TOP 5 mẫu báo cáo công việc chi tiết kèm file tải xuống

Trên đây 1C Việt Nam đã giới thiệu top 5 phần mềm giao việc chuyên nghiệp, uy tín. Mỗi nền tảng có những tính năng riêng hỗ trợ cho công việc của các phòng ban bộ phận của doanh nghiệp. Liên hệ tới 1C ngay hôm nay để được hỗ trợ và tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp.