Quản lý công việc bằng Google Sheet bài bản từ A-Z
Quản lý công việc bằng Google Sheet là phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá cách dùng Google Sheet để xây dựng và theo dõi kế hoạch công việc một cách hiệu quả.
1. Tìm hiểu về công cụ quản lý công việc Google Sheet
Google Sheet là ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí của Google, mang lại nhiều lợi ích và tính năng như:
- Đa nhiệm hiệu quả: Đáp ứng đa dạng nhu cầu quản lý dự án, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch, và soạn thảo văn bản.
- Biểu đồ trực quan: Hiển thị báo cáo trực quan qua biểu đồ thanh, đường, biểu đồ Gantt, giúp dễ dàng theo dõi và phân tích số liệu.
- Hàm tính toán nâng cao: Sử dụng các hàm tính toán để phân tích dữ liệu với số lượng lớn.
- Liên kết đồng bộ: Tích hợp với các sản phẩm số khác của Google như Google Docs, Drive, Gmail, tạo hệ thống công cụ làm việc thống nhất, toàn diện.
- Chia sẻ và cộng tác: Cho phép nhiều người cùng làm việc và cộng tác trên một file, tối ưu hóa công việc nhóm.
>>>> XEM THÊM: Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết, chuyên nghiệp
2. Cách quản lý công việc hiệu quả bằng Google Sheet
Quản lý công việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết với Google Sheet. Sử dụng bảng tính trực tuyến này, doanh nghiệp có thể tạo và phân loại công việc, đồng thời theo dõi tiến độ dự án và giao tiếp với đồng nghiệp một cách thuận tiện.
2.1. Lên kế hoạch cho dự án
Trước hết, doanh nghiệp có thể tận dụng Google Sheet để lên kế hoạch chi tiết cho một dự án. Quy trình thực hiện như sau:
- Tạo bảng Kanban:
Mở Google Sheets và tạo một bảng mới.
Tạo ba cột với các tiêu đề "Đợi Thực hiện", "Đang Thực hiện", và "Đã Hoàn Thành".
- Cập nhật công việc:
Nhóm thành viên cập nhật các tiêu đề công việc vào cột "Đợi thực hiện" tương ứng với các công việc cần làm.
- Di chuyển công việc:
Khi bắt đầu thực hiện một công việc, người dùng kéo và thả công việc đó từ cột "Đợi thực hiện" sang cột "Đang thực hiện".
- Cập nhật tiến độ:
Khi công việc hoàn thành, người dùng tiếp tục kéo và thả công việc từ cột "Đang thực hiện" sang cột "Đã hoàn thành".
- Sử dụng hàm COUNT:
Tích hợp hàm COUNT tại đầu mỗi cột để tự động đếm số lượng công việc trong mỗi giai đoạn.
2.2. Mở quyền truy cập và chia sẻ cho thành viên trong nhóm
Để chia sẻ file Google Sheet cho việc quản lý công việc, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Click vào mục Chia sẻ ở góc phải trên cùng.
- Lựa chọn đối tượng bằng cách nhập email người nhận hoặc chọn chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết.
- Thiết lập chế độ chia sẻ bằng cách chọn giữa "Chỉ xem," "Nhận xét," hoặc "Chỉnh sửa," tùy thuộc vào quyền truy cập mong muốn.
- Cuối cùng, chọn "Sao chép liên kết" để gửi file đến những người bạn muốn chia sẻ.
Như vậy, việc quản lý và cộng tác trên bảng tính Google Sheet sẽ trở nên dễ dàng và linh hoạt cho toàn bộ nhóm làm việc.
2.3. Giao việc trực tiếp trên Google Sheet
Trong môi trường làm việc ngày nay, thay vì gửi tin nhắn riêng lẻ, người quản lý có thể tối ưu hóa quy trình bằng cách giao việc trực tiếp trên bảng tính. Các bước thao tác khi giao việc trên Google Sheet như sau:
- Chọn ô chứa công việc cần giao.
- Nhấn chuột phải và chọn Comment'.
- Nhập “@” để thêm địa chỉ Email người nhận.
- Đánh dấu vào ô “Giao cho…” và thêm các nhận xét.
Sau khi thêm nhận xét, email sẽ tự động được gửi trực tiếp đến người chịu trách nhiệm thực hiện công việc. Người nhận công việc sẽ nhận được thông báo, đồng thời công việc sẽ tự động được thêm vào trang tính ngay sau đó.
2.4. Sắp xếp thông tin dự án hợp lý, khoa học
Với Google Sheet, người dùng còn có thể sắp xếp và quản lý thông tin dự án khoa học. Tính năng bộ lọc cho phép dễ dàng lọc hoặc tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc. Để lọc dữ liệu nhanh và chính xác, người dùng có thể thực hiện các bước sau trên Google Sheet:
- Chọn hàng hay cột cần lọc dữ liệu.
- Truy cập thanh công cụ và chọn “Dữ liệu”.
- Chọn tính năng “Tạo bộ lọc”.
- Nhấp vào “Bộ lọc” tại ô đầu tiên trên cột.
- Chọn trường cần lọc để hiển thị thông tin.
- Người dùng nên phân chia các mảng thông tin khác nhau vào từng sheet để dễ dàng quản lý.
2.5. Theo dõi tiến độ công việc liên tục
Kanban đã trở thành một mô hình quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả và được sử dụng phổ biến. Thông qua Kanban, mọi công việc được minh họa rõ ràng qua từng giai đoạn. Các bước thao tác để theo dõi tiến độ công việc với mô hình Kanban trên bảng tính như sau:
- Tạo một bảng với 3 cột tương ứng: Chờ thực hiện, Đang thực hiện, và Đã hoàn thành.
- Thành viên thường xuyên báo cáo tiến độ công việc bằng việc di chuyển thẻ công việc vào cột tương ứng để cấp trên theo dõi trực tiếp.
- Khi công việc chuyển sang giai đoạn mới, kéo thả thẻ công việc sang ô kế tiếp.
- Người quản lý có thể sử dụng hàm COUNT để tự động tính tổng số công việc ở mỗi giai đoạn và đo lường hiệu suất nhanh chóng.
3. Tải xuống 5 mẫu file quản lý công việc bằng Google Sheet chính xác
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý dự án, 1C Việt Nam đã tổng hợp 5 mẫu file quản lý công việc trên Google Sheet khoa học và chính xác.
3.1. Mẫu phân công công việc theo dự án
Mẫu phân công công việc trên Google Sheet theo từng dự án cung cấp cái nhìn tổng quan về các giai đoạn quan trọng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu suất và tiến độ làm việc, đảm bảo cho mọi giai đoạn được hoàn thành đúng hạn.
>>> XEM THÊM: 5 mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết bằng Excel
3.2. Mẫu phân công và theo dõi công việc trong tuần
Mẫu phân công và theo dõi công việc trong tuần trên Google Sheet nhằm mục đích giúp người dùng tiếp cận thông tin một cách dễ dàng mà không cần phải liên hệ với từng thành viên trong nhóm, từ đó giúp tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm công sức và thời gian.
3.3. Mẫu biểu đồ Gantt phân công công việc
Khi nhắc đến quản lý công việc bằng Google Sheet, chắc hẳn nhiều doanh nghiệp đã nghe về biểu đồ Gantt. Mẫu biểu đồ này phân công công việc rất cụ thể, xác định rõ thời gian và cách phối hợp công việc, đồng thời cung cấp hình ảnh trực quan về tiến độ dự án giúp để theo dõi và lập kế hoạch.
3.4. Mẫu bảng theo dõi công việc dự án
Mẫu bảng theo dõi công việc dự án giúp đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý dự án, từ đó nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Đây là mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả dành cho những doanh nghiệp đang đảm nhận hàng chục dự án khác nhau.
3.5. Mẫu lịch biểu phân công công việc
Mẫu lịch biểu phân công công việc trên Google Sheet giúp dễ dàng lên kế hoạch công việc và theo dõi tần suất thực hiện nhiệm vụ. Mẫu này sẽ phân chia từng đầu mục công việc theo từng giờ, từng ngày, vì thế rất dễ để kiểm soát, tạo nên nguyên tắc quản lý thời gian khoa học, hiệu quả
4. 1C:Document Management - Giải pháp văn phòng số hỗ trợ toàn thể doanh nghiệp quản lý công việc thông minh
Có thể thấy, Google Sheet là một ứng dụng miễn phí cho phép người dùng quản lý công việc hiệu quả. Nhằm phục vụ nhu cầu quản lý công việc cho đội ngũ nhân sự với quy mô lớn, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm 1C:Document Management - một giải pháp số hóa giúp quản lý các văn bản điện tử và điều hành công việc một cách thông minh nhất.
Phần mềm này sở hữu rất nhiều tính năng ưu việt, trong đó nổi bật là tính năng quản lý quy trình và quản lý dự án. Cụ thể, với tính năng quản lý dự án, phần mềm theo dõi và kiểm soát từng hạng mục công việc, quản lý nhân sự, thời gian triển khai hay các thông tin liên quan tới dự án. Ngoài ra, phần mềm cũng kết hợp với nhiều công cụ như MS Project, biểu đồ Gantt,... qua đó tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian và nguồn lực.
Đồng thời, với tính năng quản lý quy trình, phần mềm 1C:Document Management sẽ hỗ trợ các nhà quản lý và nhân viên kiểm soát công việc theo từng tình trạng, bao gồm công việc phát sinh, công việc theo kế hoạch, công việc định kỳ, công việc theo dự án,...Nhà quản lý có thể dựa vào tính năng này để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên, đảm bảo đúng người, đúng việc và đúng phúc lợi.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
Tóm lại, bài viết trên đã cung cấp tổng quan về những bí quyết quản lý công việc bằng Google Sheet, giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng đừng quên liên hệ 1C Việt Nam để trải nghiệm phần mềm 1C:Document Management - giải pháp điều hành và quản lý công việc toàn diện trong thời đại mới.