WBS là gì? 10 mẫu Work Breakdown Structure đẹp chuyên nghiệp
WBS giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng phân chia công việc thành các tác vụ nhỏ hơn, tạo ra một cấu trúc rõ ràng và chi tiết cho dự án. Để hiểu rõ hơn WBS là gì và những lợi ích cũng như cách tạo WBS hiệu quả, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
1. WBS là gì?
WBS (Work breakdown structure) là quá trình phân chia nhỏ công việc dự án thành các công việc con hoặc gói công việc (work package) nhỏ hơn theo từng cấp bậc một cách trực quan hóa để hoàn thành dự án. WBS thường biểu diễn theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây (giống như mẫu sơ đồ tổ chức).
Mục đích của sơ đồ WBS trong quản lý dự án nhằm tạo sự tiện lợi, dễ dàng trong triển khai và kiểm soát công việc trong suốt quá trình thực thi dự án. Các công việc nhỏ phải nằm trong phạm vi và giải quyết mục tiêu của công việc lớn, có thể độc lập hoặc có mối quan hệ phụ thuộc vào nhau. Công việc lớn được xem là hoàn thành khi tất cả các công việc con đã được thực hiện.
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý dự án để quá trình xây dựng Work breakdown structure trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt, khi phân rã công việc dự án theo cấu trúc WBS kết hợp với sơ đồ quản lý Gantt Chart, việc lập kế hoạch, và thực thi, kiểm soát sẽ trở nên hiệu quả, đơn giản tiết kiệm thời gian hơn.
Cấu trúc phân chia công việc thường được biểu diễn dưới dạng một cây phân cấp, nơi mà mỗi cấp đại diện cho mức độ chi tiết của công việc. Dự án tổng thể ở mức cao nhất, sau đó được chia nhỏ thành nhiều gói công việc và cuối cùng là các nhiệm vụ chi tiết nhất có thể được giao cho một cá nhân hoặc nhóm thực hiện.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Flowchart là gì? Các bước vẽ Flowchart chuẩn cho doanh nghiệp
2. Ví dụ về WBS - mẫu phân rã công việc theo từng cấp bậc
Sau khi doanh nghiệp đã hiểu được WBS là gì và lợi ích của WBS, dưới đây là một số ví dụ về WBS để doanh nghiệp tham khảo:
Trong quản lý dự án, xây dựng WBS là chia nhỏ các nhiệm vụ thành gói công việc (work package) dựa trên mục tiêu của từng giai đoạn. Mỗi gói công việc có thể coi như là một dự án con trong dự án lớn. Ví dụ, trong giai đoạn khởi tạo dự án xây dựng, một số nhiệm vụ cần thực hiện bao gồm khảo sát địa điểm và tạo điều lệ dự án. Nhà quản lý dự án cũng có thể tiếp tục chia nhỏ từng gói công việc thành các tác vụ ở cấp độ thấp hơn. Ví dụ, một gói công việc thiết lập hệ thống nội thất có thể được chia thành nhiều nhiệm vụ con như lắp đặt hệ thống ống nước, lắp đặt hệ thống điện.
2.1. Sơ đồ WBS mẫu trong dự án cải tạo
2.2. Sơ đồ WBS mẫu trong dự án thiết kế phần mềm
2.3. Sơ đồ WBS mẫu trong dự án thiết kế garage
>>> TÌM HIỂU NGAY: Agile project management là gì? Lợi ích và quy trình triển khai
2.4. Sơ đồ WBS mẫu trong dự án xây tòa nhà
2.5. Sơ đồ WBS mẫu trong dự án nghiên cứu thị trường
Qua một số ví dụ về cấu trúc WBS, nhà quản trị có thể hiểu WBS thường là mục tiêu dự án hoặc sản phẩm cuối cùng cần hoàn thành. Ngay sau đó là các cấp độ thể hiện công việc chính cần thiết để thực hiện dự án. Thông thường, WBS sẽ bao gồm 5 giai đoạn: Khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng dự án.
>>>> ĐỌC NGAY: TOP 5 phần mềm giao việc hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc
3. Các bước xây dựng sơ đồ WBS hiệu quả
Cấu trúc phân chia công việc WBS mang lại nhiều lợi ích trong thiết lập và quản lý dự án. Để xây dựng một WBS hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước thực hiện sau:
3.1 Bước 1: Xác định công việc
Trước khi tạo WBS, công việc ban đầu vẫn là một khối lớn. Do đó, người quản lý cần phải thực hiện phân tách và xác định các công việc nhỏ từ đầu. Bước này chỉ hoàn thành khi có thông tin về thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ trong khối công việc hiện tại.
3.2 Bước 2: Thiết lập thứ tự công việc
Bước tiếp theo là xây dựng một kế hoạch thứ tự thực hiện cho từng công việc phù hợp. Doanh nghiệp cần nhận biết được sự ảnh hưởng và phụ thuộc giữa các công việc bởi chỉ cần một sự trì hoãn nhỏ cũng có thể khiến cả dự án bị chậm trễ.
3.3 Bước 3: Hình thành cấu trúc phân chia công việc
Hình thành cấu trúc công việc là bước cuối cùng trong quy trình xây dựng một WBS trong quản lý dự án hoàn chỉnh. Doanh nghiệp sẽ phân loại công việc cùng mức độ và tiếp tục sắp xếp các công việc nhỏ hơn. Bằng cách này, các thành viên sẽ nắm được thứ tự, tránh bỏ sót bất cứ công việc nào trong dự án.
4. Lợi ích của Work Breakdown Structure WBS
Work Breakdown Structure (WBS) đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án. Một số lợi ích chính của WBS trong quản lý dự án bao gồm:
- Tạo nhận thức chung cho công việc: Thông qua WBS, nội dung công việc của dự án được minh bạch, giúp giảm thiểu phát sinh sai lệch về phạm vi và người phụ trách công việc.
- Xây dựng lịch trình cho dự án: Doanh nghiệp có thể xây dựng lịch trình cho dự án bằng cách phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về thời gian và nguồn lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Từ đó, doanh nghiệp có kế hoạch phân bổ công việc một cách hiệu quả.
- Giảm thiểu rủi ro cho dự án: Xây dựng một WBS tốt là biện pháp giảm rủi ro hiệu quả cho dự án. Khi thiết lập một WBS đầy đủ và chi tiết, các vấn đề tiềm ẩn trong dự án có thể được phát hiện sớm. Nhờ có cấu trúc rõ ràng của WBS, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đánh giá tầm ảnh hưởng của những vấn đề này lên tiến trình dự án.
>>>> THAM KHẢO: 9 mẫu checklist công việc hàng ngày đơn giản, hiệu quả
5. 4 nguyên tắc khi xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS
Khi xây dựng Work breakdown structure WBS trong quản lý dự án, doanh nghiệp cần quan tâm đến 4 nguyên tắc quan trọng sau:
- Quy tắc 100%: Là quy tắc quản lý công việc quan trọng nhất khi xây dựng WBS. Theo quy tắc này, một WBS sẽ bao gồm toàn bộ công việc nằm trong phạm vi dự án và sẽ được chia thành các cấp độ kiểm soát, gói công việc, nhiệm vụ. Điều này nghĩa là không có công việc nào bị sót và cũng không có công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án được đưa vào.
- Tập trung vào kết quả: Để tuân thủ quy tắc 100%, doanh nghiệp cần tập trung xác định các thành phần trong WBS dưới dạng kết quả/sản phẩm chuyển giao thay vì chỉ liệt kê cách giải quyết công việc. Điều này khuyến khích sự sáng tạo và cho phép các thành viên dự án lựa chọn công cụ, đổi mới phương pháp để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- Mức độ chi tiết phù hợp: Cấu trúc phân chia công việc cần được chi tiết nhưng không nên đi quá sâu, kéo dài thời gian. Một Work breakdown structure chỉ nên có ba đến năm cấp độ là lý tưởng. Khi phân chia các nhiệm vụ, doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc "2 tuần hoặc 80 giờ". Điều này có nghĩa chỉ khi một nhiệm vụ mất hơn 2 tuần hoặc 80 giờ để hoàn thành mới cần chia nhỏ thêm.
- Không trùng lặp: Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện ở một vị trí duy nhất trong WBS. Mục đích là để tránh sự trùng lặp trách nhiệm và sự nhầm lẫn khi tính toán chi phí.
6. Cấu trúc phân chia công việc WBS được áp dụng khi nào?
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) được áp dụng với nhiều trường hợp khác nhau bao gồm:
- Lập kế hoạch và quản lý phạm vi của dự án.
- Ước tính, theo dõi các vấn đề về chi phí và tiến độ.
- Trình bày báo cáo công việc và thể hiện những khía cạnh quản lý dự án như yêu cầu của các bên, thời gian hoàn thành, sản phẩm doanh nghiệp. Cách quản lý này đặc biệt phù hợp với các dự án phức tạp như xây dựng, thi công, phát triển phần mềm.
Khi WBS kết hợp với các phần mềm quản lý dự án, phân rã và kiểm soát công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ, khi một công việc trong dự án thay đổi thời gian, các công việc liên quan và phụ thuộc cũng sẽ tự động thay đổi theo. Hệ thống phần mềm sẽ ngay lập tức thông báo cho người phụ trách để dễ dàng theo dõi, thực hiện công việc.
7. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp quản lý dự án dễ dàng hơn
Bên cạnh việc xây dựng Work breakdown structure, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý dự án nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management cho phép doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý dự án đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Phần mềm là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp giảm chi phí điều hành, loại bỏ được những công việc thừa trong quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực quản lý, từ đó giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn và mang lại thành công cho dự án thực hiện.
Giải pháp có đầy đủ các tính năng để hỗ trợ quản lý hiệu quả công việc trong khuôn khổ dự án cần có:
- Cho phép lập kế hoạch dự án chi tiết, rõ ràng bao gồm tạo mới hoặc chỉnh sửa công việc trong kế hoạch và phân bổ nhân sự, gán thời hạn thực hiện của từng công việc, hiển thị cấu trúc phân cấp công việc trong kế hoạch.
- Quản lý các hạng mục công việc dự án chặt chẽ bao gồm nhiệm vụ đã hoàn thành, chưa hoàn thành, quá hạn, thực hiện đúng hạn,...
- Kiểm soát tiến độ dự án bao gồm tính năng nhắc việc, xin gia hạn và phê duyệt gia hạn công việc, phân tích tiến độ dự án dựa trên hệ thống báo cáo trực quan, thiết lập điểm kiểm soát Milestone - Cột mốc quan trọng của dự án.
- Biểu đồ Gantt thể hiện kế hoạch hành động cho một dự án hoặc một chiến dịch cụ thể. Từ đó, nhà quản lý có thể theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định một cách kịp thời, chính xác.
Trên đây, 1C Việt Nam đã thông tin đến doanh nghiệp về WBS là gì, những lợi ích cũng như cách tạo WBS hiệu quả. Mong rằng với những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp có thêm kiến thức về WBS và tìm được giải pháp quản lý phù hợp. Ngoài ra, để được hỗ trợ triển khai phần mềm quản lý dự án, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: