[Download] Mẫu file quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel chi tiết

Ngày nay, doanh nghiệp đều muốn thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến khách hàng trong quá trình giao dịch. Các mẫu file Excel được dùng phổ biến, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi thông tin cá nhân của từng khách hàng và tạo ra một cơ sở dữ liệu chất lượng. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá mẫu file quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel chi tiết nhé!

1. File quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel là gì?

File quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel là mẫu tổng hợp và phân tích thông tin bằng hình thức sử dụng bảng tính Google Sheet/Excel để tạo báo cáo và đánh giá hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Các thông tin bao gồm tên tuổi khách hàng, sở thích, hành vi, lịch sử giao dịch, tần suất mua hàng,... 

Quản lý dự liệu thông tin bằng công cụ Excel trên cùng 1 file hoặc nhiều file giúp doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược marketing, bán hàng phù hợp nhằm giữ chân khách hàng. Tuy nhiên để đạt hiệu quả cao nhất, nhà quản lý phải tối ưu quy trình thực hiện, thu thập thông tin có giá trị và dùng những biểu mẫu Excel chuẩn để đạt được kỳ vọng mong muốn. 

>>>> ĐỌC NGAY: Quản lý khách hàng là gì? Giải pháp quản trị khách hàng hiệu quả

2. Những đối tượng khách hàng doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu 

Qua nội dung trên doanh nghiệp đã biết được lợi ích của việc quản lý và thu thập thông tin khách hàng. Vậy những nhóm khách hàng nào cần phân tích để lên kết hoạch marketing hiệu quả. Dưới đây là những nhóm khách hàng quan trọng cần thu thập thông tin để quản lý:

• Quản lý thông tin khách hàng hiện tại: Đây là những người đã mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Quản lý dữ liệu khách hàng giúp tối ưu hóa chiến lược chăm sóc, tăng cường mối quan hệ và thúc đẩy mua sắm lặp lại.
• Quản lý thông tin khách hàng tiềm năng: Những người có tiềm năng mua hàng nhưng chưa thực hiện giao dịch. Xác định và tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua thu thập dữ liệu khách có thể giúp doanh nghiệp tăng cơ hội bán hàng và mở rộng danh sách khách hàng.
• Thu thập thông tin khách hàng tương lai: Những người đã từng là khách hàng nhưng không giao dịch trong một khoảng thời gian dài. Chăm sóc và giữ chân khách hàng từ phân tích dữ liệu thu thập được là một phần quan trọng của quản lý khách hàng.

2. Các thông tin có cần trong file Excel quản lý khách hàng

Để tạo file quản lý và chăm sóc khách hàng bằng Excel hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu sau:

• Họ tên khách hàng
• Ngày sinh của khách hàng
• Số điện thoại hoặc Email
• Mã khách hàng
• Địa chỉ
• Lịch sử giao dịch (sản phẩm hoặc dịch vụ khách hàng đã trải nghiệm, giá trị đơn hàng, review/ phản ánh của khách)
• Lịch sử liên hệ: Danh sách các lần liên hệ của nhân viên với khách hàng, thông tin gồm ngày liên hệ và nội dung.
• Ghi chú: Các thông tin khác về khách hàng.

Dưới đây là bảng thông tin chi tiết quan trọng để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mục đích của từng loại dữ liệu trong quá trình thu thập, quản lý và phân tích khách hàng bằng file Excel: 

Loại thông tin	Mục đích thu thập
- Tuổi	Tạo nội dung và chiến lược tiếp thị phù hợp.
- Giới tính	Tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và sản phẩm.
- Địa lý	Điều chỉnh chiến lược vùng miền.
- Lịch sử mua hàng	Xác định giá trị khách hàng và chiến lược giá.
- Tương tác sản phẩm/dịch vụ	Tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm và tiếp thị.
- Thu nhập	Xác định giá trị khách hàng và chiến lược giá.
- Trình độ học vấn	Đối tượng hóa nội dung tiếp thị.
- Sở thích	Tạo nội dung hấp dẫn.
- Sở rủi	Phát triển sản phẩm/dịch vụ phù hợp.
- Hành vi trực tuyến	Đo lường hiệu suất chiến lược trực tuyến.
- Phản hồi khách hàng	Đo lường mức độ hài lòng và đề xuất cải thiện.
- Mức hài lòng	Đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Kế hoạch mua hàng tương lai	Dự đoán khả năng mua sắm tương lai.
- Yếu tố ảnh hưởng quyết định mua hàng	Xác định yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
- Tiêu chí mua hàng	Hiểu tiêu chí quan trọng đối với khách hàng khi lựa chọn sản phẩm.
- Hành vi trực tuyến	Theo dõi cách khách hàng tương tác qua các ứng dụng di động hoặc trang web.
- Mô hình tương tác	Hiểu cách khách hàng tương tác với các phương tiện truyền thông và tiếp thị.

3. Cách tạo file quản lý khách hàng bằng Excel giản

Quy trình tạo một form quản lý khách hàng bằng Excel được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Excel và tạo một bảng tính mới.

Bước 2: Đặt tên cho các cột trong bảng tính dựa trên thông tin doanh nghiệp muốn thu thập ví dụ như: Mã khách hàng, họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại, ngày sinh, ghi chú và các trường thông tin khác.

Bước 3: Tại từng ô trong bảng tính nhập thông tin của khách hàng. 

Bước 4: Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm thông tin khách hàng theo các tiêu chí như tên, địa chỉ, ngày sinh và nhiều tiêu chí khác.

Bước 5: Sử dụng tính năng Sort để sắp xếp thông tin theo thứ tự bảng chữ cái hoặc bất kỳ cột nào khác.

Bước 6: Lưu lại file quản lý khách hàng và đặt tên thích hợp để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Lưu ý rằng việc tạo file quản lý khách hàng bằng Excel nên được thực hiện khi doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu không quá phức tạp. Trong trường hợp muốn quản lý thông tin khách hàng một cách chuyên nghiệp hơn hoặc có nhu cầu đưa ra hành động, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

4. Mẫu file quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel 

Mỗi lĩnh vực đều cần quản lý dữ liệu khách hàng theo đặc thù riêng của ngành nghề để đạt hiệu quả cao nhất. Sau đây là mẫu quản lý dữ liệu khách hàng cho phòng Sale và ngành Spa.

Mẫu quản lý bằng Excel của phòng Sale cho phép sắp xếp và lọc thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên khách hàng, tên công ty, chức vụ, liên hệ, kế hoạch hành động, tình trạng cơ hội,... Ngoài ra, file Excel còn hỗ trợ tính tổng số khách hàng, phân loại nhóm khách hàng tiềm năng theo nhiều tiêu chí.

>>> TẢI MẪU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY<<<

Mẫu file Excel quản lý dữ liệu khách hàng Spa cho phép nhà quản lý sắp xếp và lọc khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên, điện thoại, địa chỉ, email,... Ngoài ra, file còn thu thập thông tin nguồn tìm kiếm khách hàng, ngày đến đầu tiên, ngày đến cuối cùng, thông tin người giới thiệu. 

>>> TẢI MẪU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG SPA MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY<<<

5. Ưu nhược điểm của phương thức quản lý khách hàng bằng Excel

Sử dụng Excel để tạo, quản lý thông tin khách hàng có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

5.1 Ưu điểm

Microsoft Excel là phần mềm phổ biến và dễ sử dụng hiện nay. Sử dụng Excel để tạo file quản lý dữ liệu thông tin khách hàng có một số ưu điểm nổi bật sau:

• Miễn phí: Excel là một công cụ bảng tính phổ biến và miễn phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
• Dễ dàng sử dụng: Excel có giao diện thân thiện, các chức năng cơ bản quen thuộc khi sử dụng các phần mềm được phát triển bởi Microsoft, nên người dùng dễ dàng tạo và chỉnh sửa bảng dữ liệu theo nhu cầu của mình. 
• Tính linh hoạt: Nhà quản lý có thể tùy chỉnh cấu trúc của bảng tính để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Cung cấp các tính năng cơ bản cần thiết: Excel cung cấp các tính năng cơ bản như lọc dữ liệu, sắp xếp, tính toán tự động, tạo biểu đồ, giúp nhà quản lý dễ dàng tổng hợp và phân tích thông tin khách hàng theo ngày, quý, tháng. 
• Excel cung cấp các hàm từ cơ bản đến nâng cao hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng nhanh chóng tiện lợi. 
• Không cần kết nối Internet: Dữ liệu được lưu trữ trên thư mục cá nhân, cho phép làm việc không cần kết nối internet.
• Tính năng bộ lọc thông minh: Excel cung cấp một tính năng tìm kiếm thông minh giúp nhà quản lý nhanh chóng tìm thông tin cần thiết bằng cách chọn lệnh "Tìm kiếm," nhập thông tin cụ thể. Khi đó, Excel sẽ tự động quét, hiển thị kết quả liên quan một cách nhanh chóng.

5.2. Nhược điểm

Quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel tuy miễn phí nhưng vẫn tồn tại nhiều nhược điểm hạn chế khả năng xử lý thông tin toàn diện, cụ thể:

• Excel không đồng bộ giữa các bộ phận và nhân viên: Thông tin bị phân tán, không có sự liên kết giữa các phòng ban. Mỗi bộ phận đều quản lý những thông tin riêng và không kiểm tra chéo được dẫn đến dữ liệu không được cập nhật nhanh chóng trong toàn công ty và dễ xảy ra sai sót. 
• Thông tin khách hàng dễ bị mất hoặc đánh cắp: Nhà quản lý khi sử dụng Excel để quản lý, kiểm soát một file dữ liệu từ nhiều nguồn sẽ gặp nhiều vấn đề khác nhau như sai sót hay mất dữ liệu,... Ngoài ra, file Excel có thể bị vi-rút xâm nhập và làm mất thông tin khách hàng.
• Không có khả năng phân quyền linh hoạt: Excel không cung cấp tính năng phân quyền người dùng linh hoạt, vì vậy, doanh nghiệp khó có thể chia sẻ cũng như quản lý quyền truy cập vào dữ liệu cho các đối tượng phù hợp theo yêu cầu quản trị.
• Giới hạn dung lượng bộ nhớ: Excel thích hợp cho cơ sở dữ liệu nhỏ hoặc quản lý khách hàng cơ bản. Đối với doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu lưu trữ dữ liệu phức tạp, Excel có thể trở nên hạn chế trong quá trình quản lý thông tin khách hàng. 
• Không có tính năng tự động hóa: Excel không cung cấp tính năng tự động hóa quy trình quản lý khách hàng như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) chuyên nghiệp. Do vậy, các công đoạn thực hiện của nhà quản lý khi thu thập tổng hợp phân tích cần phải có kỹ năng sử dụng nhất định, nếu không sẽ tốn thời gian và công sức. 
• Khó khăn trong chia sẻ và làm việc nhóm: Excel không phải là một công cụ thích hợp để làm việc cộng tác trực tiếp với nhiều người dùng cùng lúc, đặc biệt khi dữ liệu phải được chia sẻ và cập nhật đồng thời.
• Dễ mắc lỗi: Trong quá trình nhập liệu, người dùng phải thao tác thủ công nhiều, có nguy cơ gây sai sót hoặc nhập liệu không chính xác.

6. Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý khách hàng hiệu quả

Để khắc phục những bất cập gặp phải trong quá trình sử dụng Excel, phần mềm 1C:Company Management được phát triển với những tính năng quản trị mạnh mẽ dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại. 1C:Company Management là giải pháp mở với các tính năng linh hoạt để tự động hóa công tác quản trị doanh nghiệp ở các mô hình khác nhau. Tất cả các tính năng của giải pháp phù hợp và có thể tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự thuận tiện nhất cho người sử dụng.

Bên cạnh các phân hệ liên quan đến quản lý tài chính, bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho bãi, tiền lương, phần mềm 1C:Company Management còn cung cấp các tính năng vượt trội giúp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đơn giản, hiệu quả:

• Ghi nhận toàn bộ thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế,...) và phân nhóm khách hàng theo cấu trúc hình cây. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo không bỏ sót bất cứ thông tin quan trọng nào của khách hàng.
• Cho phép phân loại và đánh giá khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau (mức độ tiềm năng, khu vực địa lý, ngành nghề kinh doanh,…), từ đó đưa ra chiến lược phát triển mối quan hệ khách hàng bền vững.
• Dễ dàng bổ sung thêm các trường thông tin vào tiêu chí quản lý, chăm sóc và đánh giá khách hàng tiềm năng.
•  Ghi nhận lịch sử giao tiếp với khách hàng (điện thoại, gặp mặt, email,…).
•  Lên kế hoạch làm việc với khách hàng và kiểm soát tiến độ hoàn thành.

Như vậy, quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi thông tin, tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng. Tuy nhiên, Excel cũng có nhiều hạn chế về mặt dung lượng, khả năng xử lý và lưu trữ dữ liệu khách hàng lớn. Khi đó, sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng chuyên nghiệp trở thành giải pháp hữu ích. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được tư vấn hỗ trợ về phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng phù hợp.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Xây dựng hệ thống quản lý khách hàng trong doanh nghiệp