5 quy tắc vẽ Flowchart đúng chuẩn cần tuân thủ
Flowchart đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả, tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ những quy tắc vẽ Flowchart chính xác. Khi Flowchart không được vẽ đúng cách có thể gây ra những nhầm lẫn, sai sót trong công việc. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu 5 quy tắc vẽ Flowchart quan trọng nhé.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. 5 quy tắc vẽ Flowchart hiệu quả, chính xác
Việc nắm được chính xác các quy tắc vẽ Flowchart sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót khi thực hiện. Dưới đây là 5 quy tắc quan trọng trong quá trình xây dựng Flowchart.
1.1 Thiết kế các thành phần nhất quán
Quy tắc vẽ Flowchart đầu tiên mà doanh nghiệp phải quan tâm đó là tính nhất quán. Tính nhất quán thể hiện ở chỗ các đường kẻ, hình dạng và văn bản phải đồng nhất về thiết kế. Điều này giúp nhân sự tham gia dễ dàng theo dõi được quá trình làm việc và có thể loại bỏ sự can thiệp không cần thiết, từ đó làm cho Flowchart rõ ràng hơn.
Một số Flowchart có sử dụng thêm nhiều màu sắc cũng như hình ảnh để làm sơ đồ trở nên thú vị hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các quy trình khác nhau sẽ hiển thị màu khác nhau và ngược lại. Những bước tương ứng sẽ có màu sắc tương tự, tránh trường hợp sử dụng màu sắc không có tính toán dẫn tới bị rối, khó theo dõi. Việc phối màu và chèn hình ảnh thủ công đôi khi mất nhiều thời gian và công sức. Vì thế, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ xây dựng Flowchart nhanh và đẹp mắt hơn.
1.2 Sắp xếp nội dung trên một trang
Một Flowchart tốt phải là Flowchart dễ theo dõi và thực hiện. Chính vì thế, quy tắc tiếp theo khi vẽ Flowchart là sắp xếp mọi thứ trên một trang duy nhất nhưng vẫn cần đảm bảo nội dung rõ ràng và có thể đọc được. Khi các biểu đồ có kích thước quá lớn và không thể đưa lên cùng một trang, người tạo Flowchart cần đảm bảo tính liên kết giữa chúng thông qua phần mềm. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng một số giải pháp sau để có thể vẽ sơ đồ trên một trang giấy:
- Nếu kích thước trang giấy nhỏ thì cần lưu ý rằng kích thước chữ cũng có thể bị nhỏ lại theo. Khi đó, người dùng có thể sử dụng phông chữ lớn hơn để bù đắp sự thay đổi này.
- Điều chỉnh biểu đồ từ trái sang phải, từ trên xuống dưới để đảm bảo tính liên tục, giúp tối ưu không gian và theo dõi thuận tiện hơn.
- Chia lưu đồ lớn thành các lưu đồ nhỏ hơn. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có một sơ đồ cấp cao nhất, thể hiện tổng quan quy trình. Sau đó, mỗi lưu đồ chi tiết sẽ được để ở một trang riêng.
>>>> XEM THÊM: TOP 5 phần mềm tạo quy trình công việc ưu việt cho doanh nghiệp
1.3 Xây dựng luồng dữ liệu từ trái sang phải
Quy tắc vẽ Flowchart tiếp theo mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là cấu trúc lưu đồ từ trái sang phải để thông tin dễ đọc, dễ hiểu hơn.
1.4 Thiết lập đường dẫn phân chia thay vì các ký hiệu truyền thống
Các lưu đồ truyền thống thường sử dụng hình dạng kim cương để thể hiện các quyết định. Điều này gây ra các vấn đề như:
- Biểu tượng có thể đưa ra hai hướng của luồng thông tin, từ đó làm phá vỡ quy tắc từ trái sang phải, đồng thời làm cho lưu đồ khó theo dõi hơn.
- Hầu hết người dùng sẽ không nắm được hết ý nghĩa của các ký hiệu khác nhau. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, hình dạng viên kim cương có thể gây mất tập trung.
- Trong quá trình vẽ lưu đồ, nhiều người cũng dễ nhầm lẫn các hình dạng khác nhau.
Để khắc phục những vấn đề trên, doanh nghiệp nên sử dụng dạng đường dẫn phân chia thay vì các ký hiệu truyền thống để lưu đồ được rõ ràng và tránh hiểu lầm.
1.5 Đặt dòng trả về dưới biểu đồ luồng
Đặt dòng trả về dưới biểu đồ luồng là quy tắc vẽ Flowchart cuối cùng cần lưu ý. Thông thường chúng ta có xu hướng đọc từ đầu trang đến cuối trang, do đó, dòng trả về nên được đặt ở dưới lưu đồ thay vì ở phía trên. Nếu có 2 dòng trả về bắt buộc thì chúng không được trùng/đè lên nhau.
>>>> THAM KHẢO: Top 10+ phần mềm vẽ quy trình làm việc hiệu quả hiện nay
2. Ví dụ về thiết kế Flowchart trên thực tế
Sau khi đã nắm được quy tắc vẽ Flowchart, doanh nghiệp có thể tự tin đưa Flowchart vào ứng dụng thực tế để cải thiện quy trình kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp, Flowchart còn được gọi là sơ đồ quy trình làm việc, sơ đồ nghiệp vụ hoặc đơn giản hơn là lưu đồ. Mục tiêu của việc sử dụng lưu đồ là cải thiện hiệu quả của tổ chức.
Flowchart cũng được sử dụng trong việc đào tạo nhân viên mới. Hệ thống lưu đồ này giúp nhân viên nhanh chóng nắm được quy trình làm việc. Một cách sử dụng Flowchart khác là ghi lại sự tuân thủ quy định hoặc đảm bảo quá trình kiểm soát về chất lượng. Cách làm này giúp hình thành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 hoặc ISO 9001.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Flowchart là gì? Các bước vẽ Flowchart chuẩn cho doanh nghiệp
3. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp theo dõi, đánh giá Flowchart và tự động hóa quy trình hiệu quả
Với sự phát triển của các nền tảng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý quy trình một cách đơn giản và tối ưu hơn bao giờ hết. Thấu hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp trong việc xây dựng và quản lý quy trình, 1C Việt Nam đã phát triển và cung cấp giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management hiện đại. Sở hữu sức mạnh của công nghệ mạnh mẽ, phần mềm 1C:Document Management có thể hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành phức tạp một cách nhanh chóng, tinh gọn. 1C:Document Management cho phép quản lý toàn bộ các công việc từ công việc theo kế hoạch, công việc định kỳ, công việc dự án đến công việc phát sinh.
Để xây dựng quy trình hiệu quả, phần mềm cung cấp 2 tính năng chính là quản lý quy trình giao việc và phê duyệt giấy tờ:
- Tính năng quản lý quy trình giao việc: Linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh giúp người dùng tùy chỉnh nhanh chóng theo nhu cầu sử dụng. Đặc biệt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng quy trình giao việc hiệu quả trong phần mềm mà không cần sự trợ giúp từ bộ phận lập trình của nhà cung cấp phần mềm.
- Tính năng phê duyệt giấy tờ: Thiết lập và quản lý các quy trình phê duyệt hồ sơ, giấy tờ, công văn,... nhanh chóng, tiện lợi, khắc phục khó khăn của quy trình phê duyệt truyền thống. Phần mềm cũng hỗ trợ lãnh đạo ký và phê duyệt từ xa, cho phép sử dụng chữ ký số tiện lợi, an toàn, cùng ứng dụng di động giúp công việc được diễn ra liên tục mà không gián đoạn.
Bài viết trên, 1C Việt Nam đã tổng hợp 5 quy tắc vẽ Flowchart cần lưu ý nhằm cải thiện chất lượng quy trình làm việc của doanh nghiệp. Xây dựng lưu đồ truyền thống tiềm ẩn nhiều hạn chế, vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ để khai thác tối đa hiệu quả của Flowchart. Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ triển khai phần mềm quản lý quy trình phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: