Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và chi tiết nhất 2024
Kiểm kê hàng tồn kho là công việc phổ biến trong mỗi doanh ngiệp, giúp kiểm soát lượng hàng trong kho, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng đúng đắn và đánh giá được hiệu quả kinh dianh. Vậy làm thế nào để kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng và hiệu quả. Hãy cùng 1C Việt Nam theo dõi ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu về quy trình kiểm kê hàng tồn kho với 6 bước đơn giản và chuyên nghiệp nhé!
1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh giữa số lượng hàng thực tế có trong kho với số liệu trong sổ sách. Hiện nay, kiểm kê kho là hoạt động không thể thiếu trong mọi loại hình tổ chức, từ cửa hàng nhỏ lẻ cho đến các doanh nghiệp lớn.
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- Hàng tồn kho là gì? Cách phân loại hàng tồn trong kho
- Chuỗi cung ứng là gì? Thành phần và vai trò chuỗi cung ứng
- Tìm hiểu về dự báo nhu cầu trong hoạt động sản xuất
2. 2 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng nhiều nhất hiện nay là kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên. Cùng tìm hiểu chi tiết về ưu điểm, nhược điểm của từng phương pháp ngay bên dưới.
- Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
Kê khai thường xuyên là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần tùy thuộc vào loại mặt hàng và số lượng hàng hóa. Phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn vị sản xuất (xây dựng, lắp đặt, công nghiệp,...) hoặc các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có giá trị cao (thiết bị điện tử, dụng cụ công nghệ, máy móc,...)
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
- Kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ có thể được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ riêng của từng doanh nghiệp. Phương pháp này hiện đang được áp dụng rộng rãi trên thị trường, đặc biệt cho các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn, đa dạng mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình khác nhau.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
>>>> THAM KHẢO THÊM:
- 3 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến hiện nay
- Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho: Lợi ích và cách áp dụng
3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết 2024
Kiểm kê hàng hóa tồn kho là một trong những công tác quan trọng, đảm bảo thống kê chính xác số lượng hàng hóa thực tế để đưa ra điều chỉnh kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm 7 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Xây dựng bảng kiểm kê hàng tồn kho chi tiết
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho là xây dựng một bảng thống kê hàng tồn kho chi tiết. Người kiểm kho nên căn cứ vào dữ liệu ở phần mềm quản lý và báo cáo về tình trạng tồn kho để thiết lập bảng này.Một số thông tin cần có trong bảng kiểm kê hàng tồn kho 2024 gồm:
- Tên hàng
- Số lượng hàng thực tế
- Số lượng hàng trong báo cáo
- Ghi chú...
Bước 2: Tiến hành kiểm kê và ghi chú vào bảng thông tin
Tới bước 2, người kiểm kê cần ghi số lượng hàng tồn kho vào bảng thông tin. Cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi cần có hai người thực hiện kiểm kê song song, đồng thời ghi số liệu độc lập ở hai bảng để tăng tính khách quan và độ chính xác.
Bước 3: Kiểm tra lại số lượng hàng hóa thực tế và so sánh với báo cáo
Sau khi cả hoàn tất quy trình kiểm kê kho, hai người thực hiện việc kiểm kê cần tiến hành đối chiếu kết quả thu được. Nếu có sự chênh lệch thì cần đếm lại để có được số liệu chính xác nhất.
Tiếp đến, cần tiến hành so sánh số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số liệu tương ứng được ghi trên báo cáo. Nếu xuất hiện trường hợp chênh lệch, cả kế toán và thủ kho đều cần điều tra và đưa ra giải trình chi tiết.
Bước 4: Kế toán điều chỉnh lại báo cáo sau khi giải trình
Khi bước giải trình được hoàn thành, kế toán sẽ điều chỉnh lại sự chênh lệch dựa trên số liệu thực tế. Đối với trường hợp không xuất hiện sự chênh lệch nào giữa báo cáo và số lượng hàng trong kho thì sẽ bỏ qua bước này.
Bước 5: Hoàn tất biên bản kiểm kê, yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận
Tới đây, người kiểm kê và kế toán có thể hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Đừng quên yêu cầu các bên liên quan kỹ xác nhận để có được đối chứng đầy đủ nhất, phòng các trường hợp tiêu cực xảy ra sau này.
Bước 6: Điều tra nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý nếu có sai sót
Sau khi hoàn thành quy trình kiểm kê hàng tồn kho, nếu xảy ra sai sót, người quản lý cần điều tra nguyên nhân để áp dụng biện pháp xử lý tức thì cho lần kiểm tra tiếp theo.
Thông thường sẽ xảy ra một số sai sót như:
- Chênh lệch thừa nhiều hơn khi đối chiếu với báo cáo: Nguyên nhân có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên ghi số liệu khi nhập hàng mới về kho.
- Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Nguyên nhân có thể do nhân viên quên quét mã vạch, hao hụt trong quá trình vận chuyển hàng hoặc xảy ra tình huống mất cắp, gian lận,...
>>>> XEM THÊM: Cross Docking là gì? Lợi ích của Cross Docking trong lưu kho
4. Mục đích kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Quy trình kiểm kê kho nhằm mục đích như sau:
- Quản lý hoặc giám sát lượng hàng hóa: Hoạt động này cho phép doanh nghiệp kiểm tra được chính xác lượng hàng tồn, từ đó phát hiện những sai lệch (nếu có) trong báo cáo trên hệ thống quản lý và các mặt hàng thực tế đang có trong kho.
- Đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp hơn, tránh lãng phí: Việc kiểm kê hàng tồn kho chính xác sẽ giúp lập kế hoạch ngân sách tốt hơn cho đơn đặt hàng tồn kho của năm tiếp theo.
- Báo cáo lợi nhuận chính xác: Tồn kho không chính xác đồng nghĩa với việc công ty sẽ báo cáo một số lượng sai lệch cho chi phí hàng bán ra, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Vì vậy, việc kiểm kê hàng hóa nhằm mục đích thống kê các con số thực tế nhằm đưa ra báo cáo lợi nhuận chính xác.
- Chuẩn bị bảng cân đối cho mùa thuế: Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động cần thiết để hỗ trợ chuẩn bị bảng cân đối kế toán trong quá trình kê khai thuế.
>>>> XEM NGAY: MRP là gì? Vai trò, lợi ích và cách thức triển khai MRP hiện nay
5. Các sai lầm thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho
Mặc dù việc kiểm kê hàng tồn kho có mục đích thống kê chính xác số lượng sản phẩm thực tế nhưng trong một số trường hợp người thực hiện vẫn có thể mắc một số sai lầm dưới đây khiến kết quả không như mong đợi.
-
Không chuẩn bị không gian kho hàng trước
Sai lầm phổ biến nhất là thiếu dự tính cụ thể và không đảm bảo đủ không gian cho số lượng hàng lớn, dẫn đến mất thời gian trong việc xếp dỡ hàng hóa khi kiểm kê. Để tránh sai sót này, người thực hiện nên tự đặt câu hỏi để định rõ tình hình và đề ra kế hoạch phù hợp:
+ Không gian đã gọn gàng chưa?
+ Sản phẩm tại kho đã được sắp xếp chính xác không?
+ Các sản phẩm sắp xếp có dễ dàng lấy ra để kiểm kê không?
-
Thiếu nhân lực
Ngoài không gian, nhân sự cũng là một yếu tố quan trọng đóng góp vào quy trình kiểm kê hàng hóa. Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp thiếu nhân sự có chuyên môn để đảm nhiệm công việc này, khiến việc kiểm kê bị đình trệ, khó khăn trong công tác theo dõi và xử lý vấn đề.
-
Không có sự giám sát
Quy trình kiểm kê kho sẽ không thể đạt hiệu quả nếu thiếu đi sự giám sát cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp cần giám sát ngay từ đầu để đảm bảo tất cả các bước kiểm kê hàng tồn kho đều được thực hiện chặt chẽ, chính xác để giảm sai sót, rủi ro.
- Không xử lý lỗi kịp thời khi gặp phải
Trong một vài trường hợp, quy trình kiểm kê hàng tồn kho có thể phát sinh các lỗi. Nếu không kịp thời tìm ra nguyên nhân và cách xử lý dù là lỗi nhỏ, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro hàng tồn kho, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Không chuẩn bị trước việc tiêu hủy hàng tồn kho
Việc không chuẩn bị trước các thủ tục và tài liệu liên quan đến tiêu hủy hàng tồn kho có thể phát sinh các chi phí về tồn kho không cần thiết, tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp khiến việc quản lý kho hàng không hiệu quả.
6. Kinh nghiệm kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng, chính xác
Để quá trình kiểm kê hàng hóa đạt hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo một số kinh nghiệm hữu ích dưới đây:
- Phân loại các sản phẩm tồn kho
Nguyên tắc kiểm kê hàng tồn kho là hãy phân chia số lượng tồn kho thành nhiều nhóm khác nhau. Nhóm A bao gồm các mặt hàng có giá cao và số lượng nhập ít. Nhóm B bao gồm các mặt hàng ở mức giá trung bình với giá bán phù hợp. Nhóm C là những mặt hàng có giá nhập thấp và khả năng bán hàng nhanh.
Việc phân chia này giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp hiệu quả cho việc kiểm kê kho hàng cũng như việc ưu tiên kiểm kê các nhóm hàng trước để giảm thiểu chi phí lưu trữ cho doanh nghiệp.
- Theo dõi đầy đủ thông tin sản phẩm
Doanh nghiệp cần lưu trữ thông tin đầy đủ về các sản phẩm trong kho bao gồm SKU, mã vạch, số lô, xuất xứ và nhà cung cấp. Ngoài ra, quản lý chi phí của từng mặt hàng là cần thiết để tìm ra các giải pháp thay đổi phù hợp.
- Nhất quán trong cách làm việc
Kiểm kê hàng tồn kho cần đảm bảo tính nhất quán trong cách làm việc để tránh những vấn đề gây phiền toái như không khớp số liệu, lỗi trong quy trình kiểm kê. Nhân viên kho, nhập hàng cần có cùng phương pháp làm việc thống nhất, giúp đảm bảo sự trơn tru, hiệu quả và giảm thiểu sai sót không đáng có.
- Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng tồn kho
Một cách đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác hiện nay là sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý hiện đại. Sử dụng bảng tính hoặc sổ ghi chép thủ công có nhiều hạn chế không phù hợp với thời đại công nghệ 4.0.
Doanh nghiệp cần xem xét việc áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho vào hoạt động quản lý của mình để tăng lợi thế cạnh tranh. Phần mềm sẽ giúp đơn giản hóa quá trình quản lý hàng tồn kho và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xem xét kỹ để đảm bảo phù hợp với nhu cầu của mình.
7. Phần mềm kiểm kê hàng hóa và quản lý kho bãi 1C:Company Management
1C:Company Management được xem là một trong những phần mềm hàng đầu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho và quản lý kho bãi. Phần mềm được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất, giúp nhà quản lý tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí trong việc kiểm soát và vận hành doanh nghiệp.
Phần mềm mang đến hàng loạt tính năng vượt trội trong quản lý kho bãi như:
- Quản lý thông tin hàng hóa trong kho: đặc tính, seri, ô hàng, đơn vị tính đa dạng, dự phòng hàng tồn kho.
- Tách giao dịch xuất kho và các giao dịch tài chính.
- Thiết lập tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa, hàng hóa vật tư thay thế khi tiến hành quá trình sản xuất.
- Phương pháp tính giá vốn vật tư - phương pháp bình quân gia quyền.
- Quản lý chứng từ kho bãi: chứng từ xuất hàng hóa, chứng từ điều chuyển hàng hóa, chứng từ phiếu kho...
Trong bài viết này, 1C Việt Nam đã cung cấp thông tin về quy trình kiểm kê hàng tồn kho cũng như một số kinh nghiệm thực hiện hữu ích. Nếu đang đối mặt khó khăn với việc kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho 1C:Company Management nhằm gia tăng hiệu quả và giảm chi phí nhân lực. Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về giải pháp này, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay.
>>>> XEM NGAY: