Hàng tồn kho là gì? Phương pháp tính và quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Trong bài viết sau đây, 1C Việt Nam sẽ giải đáp thắc mắc hàng tồn kho là gì, các loại hàng tồn kho cũng như cách tính hàng tồn kho chính xác. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những sản phẩm, nguyên vật liệu hay các công cụ mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho nhằm mục đích phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc chờ mang đi bán.
Theo quy định ở chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho mang những đặc điểm sau:
- Được giữ để bán trong các kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường.
- Đang trong quá trình sản xuất và quá trình kinh doanh dở dang.
- Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Quy trình quản lý kho thành phẩm chuẩn hóa cho doanh nghiệp
2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Nếu đã biết hàng tồn kho là gì, vậy hàng tồn kho gồm những gì? Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm:
- Hàng hóa mua để bán:
+ Hàng hóa tồn kho: Sản phẩm đã nhập kho và đang được lưu trữ.
+ Hàng mua đang đi trên đường: Hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho của doanh nghiệp.
+ Hàng gửi đi bán: Hàng hóa được chuyển đến các địa điểm bán hàng hoặc đối tác phân phối.
+ Hàng hóa gửi đi gia công chế biến: Hàng được chuyển đến các đơn vị gia công hoặc chế biến để sản xuất các sản phẩm cuối cùng.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán: Sản phẩm đã hoàn thành và đang được lưu trữ trong kho hay sản phẩm đã được đóng gói và chuyển đến điểm bán hàng hoặc đối tác phân phối
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành đang trong quá trình sản xuất và chưa đạt đến trạng thái hoàn chỉnh hoặc sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho: Bao gồm các nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua về nhưng chưa sử dụng trong sản xuất. Hoặc nguyên liệu, vật liệu hoặc công cụ được gửi đi cho bên thứ ba để gia công, chế biến.
- Chi phí dịch vụ dở dang: Là các chi phí liên quan đến dịch vụ chưa hoàn thành hoặc chưa được thực hiện đầy đủ.
Ví dụ:
- Trong một cửa hàng điện tử, các mặt hàng như điện thoại di động, máy tính xách tay, và tai nghe được coi là hàng hóa tồn kho khi được nhập vào kho để chờ bán.
- Một nhà máy sản xuất giày dép có các đôi giày đã được sản xuất xong, đóng gói và chờ được vận chuyển đến cửa hàng giày dép để bán cho khách hàng.
- Trong ngành công nghiệp thực phẩm, nguyên liệu như lúa, đường và gia vị được coi là tồn kho khi được lưu trữ trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất thực phẩm.
>>>> XEM THÊM:
- ROI là gì? Cách ứng dụng và cải thiện ROI trong doanh nghiệp
- Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho: Lợi ích và cách áp dụng
3. Phân loại hàng tồn kho
Phân loại hàng tồn kho là quy trình quan trọng trong quản lý và kiểm soát tồn kho của một doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các loại hàng hóa trong kho và đưa ra các biện pháp quản lý hiệu quả. Một số cách phân loại hàng tồn kho bao gồm:
3.1 Theo công dụng
Phân loại hàng tồn kho theo công dụng giúp doanh nghiệp xác định đúng chất liệu hàng hóa và thể hiện rõ trong báo cáo kế toán. Điều này hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả và đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp. Cụ thể, hàng tồn kho có thể được phân thành:
- Nguyên vật liệu: Bao gồm các vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình sản xuất, vì thiếu nguyên vật liệu sẽ không thể sản xuất được sản phẩm để bán ra thị trường.
- Sản phẩm bán thành phẩm: Mỗi công đoạn trong quy trình sản xuất sẽ tạo ra các sản phẩm bán thành phẩm. Số lượng giai đoạn sản xuất càng nhiều, số lượng sản phẩm bán thành phẩm cũng càng đa dạng.
- Thành phẩm: Đây là các sản phẩm đã hoàn thành trong quy trình sản xuất và sẵn sàng để được bán hoặc lưu trữ trong doanh nghiệp. Thành phẩm trở thành hàng hóa tồn kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm việc chờ đợi đủ số lượng thành phẩm để tạo thành lô sản xuất hoặc dự trữ để bán ra phù hợp với mùa vụ của sản phẩm.
3.2 Theo nguồn hình thành
Phân loại hàng tồn kho dựa trên nguồn gốc hình thành giúp doanh nghiệp kiểm soát, sử dụng và quản lý hàng tồn kho theo mục đích. Cụ thể, hàng tồn kho có thể được phân thành:
- Hàng tồn kho được mua vào: Đây là các sản phẩm được hình thành từ việc mua sản phẩm từ bên ngoài hoặc từ các đơn vị trực thuộc trong cùng hệ thống doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho tự sản xuất: Đây là các sản phẩm được doanh nghiệp gia công và sản xuất trực tiếp.
- Hàng tồn kho hình thành từ các nguồn khác: Đây là hàng hóa được tặng hoặc nhập từ các liên doanh hoặc nguồn khác.
3.3 Theo nhu cầu sử dụng
Khi phân loại hàng tồn kho theo nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hợp lý của các sản phẩm tồn kho và đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp. Cụ thể, hàng tồn kho có thể được phân thành:
- Hàng tồn kho dùng cho sản xuất kinh doanh: Đây là những sản phẩm được dự trữ để đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Thường thì doanh nghiệp sẽ dự trữ một số lượng hàng hóa vượt qua nhu cầu thực tế cho hoạt động sản xuất. Sự chênh lệch này là kết quả của việc giữ lại hàng hóa nhiều hơn cần thiết. Các sản phẩm thuộc loại này được gọi là hàng tồn kho dự trữ không cần thiết.
- Hàng tồn kho không cần sử dụng: Đây là những sản phẩm không thể sử dụng trong hoạt động kinh doanh vì không đáp ứng đủ yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật hoặc các tiêu chí khác.
Như vậy, trong doanh nghiệp có rất nhiều loại hàng tồn kho khác nhau. Tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp sẽ mua hàng tồn kho phù hợp. Hiện nay, do nhu cầu sử dụng và lưu trữ hàng tồn kho lớn nên hoạt động quản trị hàng tồn kho trở thành công tác thiết yếu mà doanh nghiệp cần chú trọng. Vậy quản lý hàng tồn kho là gì? Cùng đọc tiếp để hiểu rõ quá trình này dưới đây.
>>>> XEM NGAY: MRP là gì? Vai trò, lợi ích và cách thức triển khai MRP hiện nay
4. Phương pháp tính hàng tồn kho
Dưới đây là 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
| Phương pháp | Đặc điểm | Ưu điểm |
|---|---|---|
| Bình quân gia quyền | - Tính giá xuất kho theo đơn giá bình quân của 3 số liệu: bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, và bình quân sau mỗi lần nhập. - Giá trung bình có thể tính theo từng thời kỳ hoặc mỗi khi nhập hàng, tùy vào quy mô và tình hình của doanh nghiệp. |
- Phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn và biến động giá ít. - Dễ tính toán và giảm biến động lớn về giá trị tồn kho giữa các kỳ. |
| Nhập trước, xuất trước (FIFO) | - Xuất hàng theo thứ tự nhập vào: lô hàng nhập trước sẽ được xuất trước, và tiếp tục theo trình tự. - Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá của các lô hàng nhập sau cùng. |
- Phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho gần nhất với giá thị trường hiện tại. - Đơn giản, dễ áp dụng, phổ biến trong nhiều ngành nghề. |
| Nhập sau, xuất trước (LIFO) | - Ngược lại với FIFO, xuất hàng theo thứ tự ngược: lô hàng nhập sau cùng sẽ được xuất trước. - Giá trị tồn kho cuối kỳ sẽ là giá của các lô hàng nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn lại. |
- Hữu ích khi giá hàng hóa tăng nhanh, giúp giảm lợi nhuận kế toán và thuế thu nhập doanh nghiệp. |
| Giá thực tế đích danh | - Mỗi lô hàng sẽ được tính giá xuất kho dựa trên chính giá nhập của lô đó. - Phù hợp với hàng hóa có tính cá nhân hóa cao hoặc hàng hóa có giá trị lớn, rõ ràng từng lô. |
- Phản ánh chính xác chi phí thực tế so với doanh thu, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm đặc thù, giá trị cao. |
4. Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình kiểm soát việc đặt hàng, lưu trữ và sử dụng các mặt hàng còn tồn tại trong doanh nghiệp. là công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp theo dõi quá trình lưu chuyển của hàng hóa từ quá trình sản xuất tới việc lưu trữ trong kho và sau đó tiếp tục đến các điểm giao dịch mua bán.
Quản lý hàng tồn kho là hoạt động cần thiết, đảm bảo việc lưu trữ, theo dõi và kiểm soát các mặt hàng an toàn, hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu kịp thời của doanh nghiệp. Mục đích chính của việc quản trị hàng tồn kho bao gồm "dự phòng - đầu cơ - giao dịch":
- Dự phòng: Doanh nghiệp cần dự trữ hàng tồn kho để chuẩn bị cho những tình huống kinh doanh tồi tệ nhất có thể xảy ra, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguyên liệu trong trường hợp cung ứng bị gián đoạn.
- Đầu cơ: Lưu trữ hàng tồn kho cũng giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế khi giá cả thay đổi. Doanh nghiệp có thể mua hàng tồn kho với giá thấp và bán lại khi giá tăng, tạo ra lợi nhuận cao hơn.
- Giao dịch: Duy trì số lượng hàng tồn kho nhất định cho phép doanh nghiệp đảm bảo việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu và các hoạt động giao dịch bán hàng không bị ảnh hưởng do có sẵn hàng hóa thành phẩm
5. Bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả
5.1. Liên tục kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, thường xuyên sẽ giúp xác nhận số lượng và tình trạng hàng tồn kho so với sổ sách kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát, dư thừa hoặc thiếu hụt hàng, từ đó điều chỉnh kế hoạch nhập hàng hoặc sản xuất cho hợp lý.
5.2. Sử dụng mã vạch kiểm soát hàng hóa
Mã vạch là công cụ hiệu quả giúp nhận diện và theo dõi hàng hóa nhanh chóng, chính xác. Việc áp dụng mã vạch cho phép doanh nghiệp tự động hóa quá trình nhập và xuất hàng, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công và tăng cường khả năng kiểm soát hàng tồn kho.
5.3. Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả
Phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa nhiều quy trình liên quan đến hàng tồn kho, từ theo dõi lượng hàng, dự báo nhu cầu, đến tạo báo cáo chi tiết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn hoạt động kho bãi, cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, và tối ưu hóa nguồn lực.
Trên đây, 1C Việt Nam đã chia sẻ các thông tin chi tiết về hàng tồn kho là gì cũng như các loại hàng tồn kho phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng rằng với những thông tin trên, doanh nghiệp sẽ biết thế nào là hàng tồn kho, cách phân loại hàng tồn kho để quản lý, lưu trữ và sử dụng một cách hiệu quả nhằm đáp ứng các yêu cầu sản xuất, kinh doanh đề ra. Đừng quên theo dõi các bài viết liên quan khác trên website của 1C Việt Nam để cập nhật các thông tin hữu ích về quản lý hàng hóa và quản lý doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM: FIFO và FEFO là gì? Những lợi khi sử dụng trong doanh nghiệp