Hàng tồn kho là gì? Phân loại, phương pháp và nguyên tắc tính
Hàng tồn kho là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến khả năng cung cấp và dự trữ số lượng hàng hóa cần thiết của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Trong bài viết sau đây, 1C Việt Nam sẽ giải đáp thắc mắc hàng tồn kho là gì cũng như phân loại hàng tồn kho hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Hàng tồn kho là gì ?
Hàng tồn kho là tập hợp các sản phẩm, nguyên liệu hoặc hàng hóa mà một doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh có sẵn trong kho để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Hàng tồn kho phải đáp ứng tiêu chí là được giữ lại để bán trong quá trình sản xuất kinh doanh bình thường hay đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang chính là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Nhiều người nghĩ hàng tồn kho với ý nghĩa tiêu cực hàng bị tồn trong kho chất lượng giảm hay không bán được làm tăng chi phí lưu kho không đem lại rủi ro cao cho doanh nghiệp. Vì vậy việc luôn giám sát và giúp khả năng tồn thấp là ưu tiên hàng đầu trong quá trình sản xuất sản phẩm để đưa đến tay khách hàng. Ngày nay phần mềm được thiết kế riêng biệt để quản lý kho dễ dàng cập nhật theo dõi và đồng bộ dữ liệu kho lên phần mềm kế toán.
Vậy cập nhật số liệu lên hệ thống nhà quản trị phải biết có những loại tồn kho nào. Hàng tồn kho cụ thể chi tiết bao gồm các loại sau:
- Hàng hóa mua để bán:
- Hàng hóa tồn kho: Sản phẩm đã nhập kho và đang được lưu trữ.
- Hàng mua đang đi trên đường: Hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho của doanh nghiệp.
- Hàng gửi đi bán: Hàng hóa được chuyển đến các địa điểm bán hàng hoặc đối tác phân phối.
- Hàng hóa gửi đi gia công chế biến: Hàng được chuyển đến các đơn vị gia công hoặc chế biến để sản xuất các sản phẩm cuối cùng.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán: Sản phẩm đã hoàn thành và đang được lưu trữ trong kho hay sản phẩm đã được đóng gói và chuyển đến điểm bán hàng hoặc đối tác phân phối.
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành đang trong quá trình sản xuất và chưa đạt đến trạng thái hoàn chỉnh hoặc sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho:
- Chi phí dịch vụ dở dang: Là ác chi phí liên quan đến dịch vụ chưa hoàn thành hoặc chưa được thực hiện đầy đủ.
Ví dụ:
- Trong một cửa hàng điện tử, các mặt hàng như điện thoại di động, máy tính xách tay, và tai nghe được coi là hàng hóa tồn kho khi được nhập vào kho để chờ bán.
- Một nhà máy sản xuất giày dép có các đôi giày đã được sản xuất xong, đóng gói và chờ được vận chuyển đến cửa hàng giày dép để bán cho khách hàng.
- Trong ngành công nghiệp thực phẩm, nguyên liệu như lúa, đường và gia vị được coi là tồn kho khi được lưu trữ trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất thực phẩm.
Doanh nghiệp tận dụng hàng tồn kho như một tài sản ngắn hạn, tiêu thụ hoặc sử dụng trong quy trình sản xuất và kinh doanh. Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo cung cấp hàng hóa kịp thời và bổ sung vào quá trình sản xuất.
2. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình kiểm soát việc đặt hàng, lưu trữ và sử dụng các mặt hàng còn tồn tại trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên liệu thô, linh kiện, sản phẩm hoàn thiện và thành phẩm. Việc nhập kho và xử lý các mặt hàng này cũng nằm trong phạm vi quản lý hàng tồn kho.
Quản lý tồn kho là công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp theo dõi quá trình lưu chuyển của hàng hóa từ quá trình sản xuất tới việc lưu trữ trong kho và sau đó tiếp tục đến các điểm giao dịch mua bán.
3. Phân loại hàng tồn trong kho theo công dụng, nguồn gốc và nhu cầu
Phân loại hàng tồn kho là quy trình quan trọng trong quản lý và kiểm soát tồn kho của một doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các loại hàng hóa trong kho và đưa ra các biện pháp quản lý hiệu quả. Một số cách phân loại hàng tồn kho bao gồm:
3.1 Theo công dụng
Phân loại hàng tồn kho theo công dụng giúp doanh nghiệp xác định đúng chất liệu hàng hóa và thể hiện rõ trong báo cáo kế toán. Điều này hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả và đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp. Cụ thể, hàng tồn kho có thể được phân thành:
- Nguyên vật liệu: Bao gồm các vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình sản xuất, vì thiếu nguyên vật liệu sẽ không thể sản xuất được sản phẩm để bán ra thị trường.
- Sản phẩm bán thành phẩm: Mỗi công đoạn trong quy trình sản xuất sẽ tạo ra các sản phẩm bán thành phẩm. Số lượng giai đoạn sản xuất càng nhiều, số lượng sản phẩm bán thành phẩm cũng càng đa dạng.
- Thành phẩm: Đây là các sản phẩm đã hoàn thành trong quy trình sản xuất và sẵn sàng để được bán hoặc lưu trữ trong doanh nghiệp. Thành phẩm trở thành hàng hóa tồn kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm việc chờ đợi đủ số lượng thành phẩm để tạo thành lô sản xuất hoặc dự trữ để bán ra phù hợp với mùa vụ của sản phẩm.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng, hiệu quả hiện nay
3.2 Theo nguồn hình thành
Phân loại hàng tồn kho dựa trên nguồn gốc hình thành giúp doanh nghiệp kiểm soát, sử dụng và quản lý hàng tồn kho theo mục đích. Cụ thể, hàng tồn kho có thể được phân thành:
- Hàng tồn kho được mua vào: Đây là các sản phẩm được hình thành từ việc mua sản phẩm từ bên ngoài hoặc từ các đơn vị trực thuộc trong cùng hệ thống doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho tự sản xuất: Đây là các sản phẩm được doanh nghiệp gia công và sản xuất trực tiếp.
- Hàng tồn kho hình thành từ các nguồn khác: Đây là hàng hóa được tặng hoặc nhập từ các liên doanh hoặc nguồn khác.
>>>> THAM KHẢO NGAY: 3 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến hiện nay
3.3 Theo nhu cầu sử dụng
Khi phân loại hàng tồn kho theo nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hợp lý của các sản phẩm tồn kho và đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp. Cụ thể, hàng tồn kho có thể được phân thành:
- Hàng tồn kho dùng cho sản xuất kinh doanh: Đây là những sản phẩm được dự trữ để đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Thường thì doanh nghiệp sẽ dự trữ một số lượng hàng hóa vượt qua nhu cầu thực tế cho hoạt động sản xuất. Sự chênh lệch này là kết quả của việc giữ lại hàng hóa nhiều hơn cần thiết. Các sản phẩm thuộc loại này được gọi là hàng tồn kho dự trữ không cần thiết.
- Hàng tồn kho không cần sử dụng: Đây là những sản phẩm không thể sử dụng trong hoạt động kinh doanh vì không đáp ứng đủ yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật hoặc các tiêu chí khác.
Như vậy, trong doanh nghiệp có rất nhiều loại hàng tồn kho khác nhau. Tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp sẽ sử dụng các mặt hàng này cho phù hợp. Hiện nay, do nhu cầu sử dụng và lưu trữ hàng tồn kho lớn nên hoạt động quản lý hàng tồn kho trở thành công tác thiết yếu mà doanh nghiệp cần chú trọng. Vậy quản lý hàng tồn kho là gì? Cùng đọc tiếp để hiểu rõ quá trình này dưới đây.
>>>> XEM NGAY: MRP là gì? Vai trò, lợi ích và cách thức triển khai MRP hiện nay
4. Các phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ
Nhà quản lý thường sử dụng 2 phương pháp để tính hàng tồn kho cuối kỳ cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết trong bảng dưới đây:
| Phương pháp hạch toán hàng tồn kho | Mô tả | Ưu Điểm | Nhược điểm |
| Kê khai thường xuyên | Phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho trong sổ kế toán. | Chủ động báo cáo mọi thời điểm. Giảm thiểu sai sót, đáp ứng yêu cầu cấp thiết trong sản xuất kinh doanh. |
Tăng khối lượng công việc hàng ngày, áp lực cho người làm công việc kế toán. |
| Kiểm kê định kỳ | Không theo dõi thường xuyên, chỉ phản ánh tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh xuất nhập trong kỳ. | Đơn giản, giảm thiểu công việc hạch toán. |
Việc kiểm soát chỉ được thực hiện định kỳ, không linh hoạt; Khó phát hiện sai sót; Công việc kế toán tập trung vào cuối kỳ. |
5. Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, hàng tồn kho được tính dựa trên nguyên tắc giá gốc. Nguyên tắc giá gốc giúp xác định một cách chính xác giá trị của hàng tồn kho và là cơ sở để hạch toán và báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Trong trường hợp giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần. Các điểm chính liên quan đến nguyên tắc này là giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
6. Mục đích của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là hoạt động cần thiết, đảm bảo việc lưu trữ, theo dõi và kiểm soát các mặt hàng an toàn, hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu kịp thời của doanh nghiệp. Mục đích chính của việc quản lý hàng tồn kho bao gồm "dự phòng - đầu cơ - giao dịch":
- Dự phòng: Doanh nghiệp cần dự trữ hàng tồn kho để chuẩn bị cho những tình huống kinh doanh tồi tệ nhất có thể xảy ra, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguyên liệu trong trường hợp cung ứng bị gián đoạn.
- Đầu cơ: Lưu trữ hàng tồn kho cũng giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế khi giá cả thay đổi. Doanh nghiệp có thể mua hàng với giá thấp và bán lại khi giá tăng, tạo ra lợi nhuận cao hơn.
- Giao dịch: Duy trì số lượng hàng tồn kho nhất định cho phép doanh nghiệp đảm bảo việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu và các hoạt động giao dịch bán hàng không bị ảnh hưởng do có sẵn hàng hóa thành phẩm.
Trên đây, 1C Việt Nam đã chia sẻ các thông tin chi tiết về hàng tồn kho là gì cũng như các loại hàng tồn kho phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng rằng với những thông tin trên, doanh nghiệp sẽ biết cách phân loại hàng tồn kho để quản lý, lưu trữ và sử dụng một cách hiệu quả nhằm đáp ứng các yêu cầu sản xuất, kinh doanh đề ra. Đừng quên theo dõi các bài viết liên quan khác trên website của 1C Việt Nam để cập nhật các thông tin hữu ích về quản lý hàng hóa và quản lý doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM: