Việc số hóa hồ sơ tài liệu đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp về mặt thời gian, nhân lực, vật lực,…Nhờ có số hóa tài liệu mà việc tiếp cận văn bản, hồ sơ công việc trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian cho quá trình tìm kiếm và khai thác giá trị sử dụng của văn bản.