Bài toán quản lý nhân sự trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp

Trong quá trình vận hành một doanh nghiệp, nhân sự chính là yếu tố được nhiều nhà lãnh đạo đánh giá là thách thức khó kiểm soát và nan giải nhất. Sau đại dịch Covid-19 cùng sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, phương thức và các bài học quản trị nhân sự đã nhìn thấy nhiều thay đổi, đặc biệt theo xu hướng doanh nghiệp tái cấu trúc để tối ưu vận hành và chi phí.

Sự phát triển của công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, tuy nhiên, yếu tố con người vẫn luôn đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.

Theo định nghĩa của các chuyên gia, tái cấu trúc tổ chức là hành động thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu liên tục biến đổi từ môi trường kinh doanh. Quá trình tái cấu trúc có thể được tác động từ những căn nguyên bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp như thị trường, quy trình hoạt động, quyền sở hữu, hay những cơ hội khai thác mới.

Trong hầu hết các trường hợp, con người vẫn là một trong những đối tượng chịu tác động mạnh mẽ nhất từ việc tái cấu trúc tổ chức. Thay đổi cốt lõi này có thể dẫn đến tăng hoặc giảm số lượng nhân sự, thay đổi yêu cầu về nhân sự và nhiều hỗn loạn nội bộ khác. Tuy nhiên, các chuyên gia cho rằng, tái cấu trúc hệ thống nhân sự là một phần quan trọng, không thể thiếu trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp. Điều này không chỉ đơn giản là việc cắt giảm hay điều động nhân sự mà còn là quá trình thay đổi cấu trúc bên trong của doanh nghiệp để đạt hiệu quả về hiệu suất và chi phí, từ đó giá trị của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi.

Khi bắt đầu xây dựng hệ thống nhân sự cho công ty, nhiều chủ doanh nghiệp thường thuê những chuyên gia tư vấn nhân sự hàng đầu hoặc những giám đốc/quản lý nhân sự có kinh nghiệm lâu năm, từ đó có thể dễ dàng dựng lên một hệ thống nhân sự chuẩn chỉ ở giai đoạn thiết lập cấu trúc doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng lại hay tái cấu trúc hệ thống nhân sự, doanh nghiệp lại muốn tự “thử sức” mình, do đó thường gặp phải nhiều sai lầm dẫn tới giảm hiệu quả chung sau quá trình tái cấu trúc.

Những sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải có thể kể tới các lỗi như chỉ tập trung vào mảng nhân sự mà không liên kết với quy mô kinh doanh hoặc cơ cấu tài chính của công ty. Thay vì đi vào phần lõi là làm lại mô hình kinh doanh, vẽ lại sơ đồ tổ chức và xây dựng định biên nhân sự, nhiều doanh nghiệp chỉ làm qua loa cho “đủ bước”, chủ yếu chỉ nhắm vào các công việc mang tính thủ tục hành chính. Ngoài ra, một sai lầm khác không thể bỏ qua là việc tái cấu trúc không triệt để, chỉ đơn giản là giảm thu nhập của một số người và tăng cho những người khác một ít, không đáng kể và không phản ánh đúng kết quả công việc, từ đó dễ tạo nên một môi trường làm việc thiếu minh bạch và công bằng.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể tái cấu trúc hệ thống nhân sự một cách bài bản, làm sao để doanh nghiệp tìm ra đáp án nhanh chóng và hiệu quả nhất cho bài toán quản trị nhân sự trong quá trình tái cấu trúc? Sau đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu 5 nguyên tắc “vàng” cho hệ thống quản lý nhân sự trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp nhé!

5 nguyên tắc trong tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự

1. Ưu tiên thành công của nhân sự

Để đạt được thành công trong quá trình tái cấu trúc hoặc tái thiết lập hệ thống nhân sự đòi hỏi doanh nghiệp phải tập trung vào mục tiêu cuối cùng là tạo ra thành công cho nhân viên. Thành công này được thể hiện qua nhiều khía cạnh đa dạng, như nâng cao động lực làm việc, tạo niềm vui trong công việc cho nhân sự, tạo thêm cơ hội tăng thu nhập và thăng tiến, cải thiện môi trường làm việc và sức khỏe của nhân viên.

Tất nhiên, để đạt được điều này, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một khoản ngân sách đáng kể. Nhiều chủ doanh nghiệp xem đây là một khoản chi phí lớn và rất ngần ngại chi trả cho quyền lợi nhân sự, ví dụ như các khoản bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên. Tuy nhiên, nếu nhà lãnh đạo vẫn giữ những quan niệm nhỏ bé này, doanh nghiệp sẽ rất khó để đạt được mục tiêu lớn.

Việc chi tiêu này cần được xem như một khoản đầu tư. Khi nhân viên thành công, năng suất lao động sẽ tăng theo, từ đó giúp doanh nghiệp tăng sản lượng, doanh thu và lợi nhuận cao hơn nhiều lần so với chi phí đầu tư vào nhân sự. Vì vậy, không có lý do gì để tiếc một đồng bỏ ra cho nhân viên, vì khi đó doanh nghiệp sẽ nhận lại lợi nhuận cao hơn rất nhiều. Hành động hỗ trợ nhân sự thường được nhiều doanh nghiệp Việt Nam bỏ qua có thể kể tới việc đóng bảo hiểm bắt buộc Đáng tiếc là việc không đóng bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên không chỉ dẫn đến xử phạt hành chính mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Do vậy, khi nghĩ tới tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự, “nhân sự” chính là yếu tố doanh nghiệp cần đặt lên hàng đầu, chứ không phải lợi nhuận.

2. Thiết kế chính sách rõ ràng và kiểm soát chi phí nhân sự theo cấu trúc chi phí của mô hình tài chính công ty

Đầu tiên, ban lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là nhà quản lý nhân sự cần định rõ sơ đồ cấp bậc trong tổ chức, tìm hiểu số lượng vị trí công việc và các bảng mô tả công việc tương ứng. Nếu yêu cầu nhân viên kiêm nhiệm, cần thiết lập chính sách lương kiêm nhiệm để tránh tình trạng quá tải cho những nhân viên khác khi một nhân viên nghỉ việc.

Sau đó, doanh nghiệp cần làm rõ quỹ lương, thu nhập từng vị trí, chính sách đào tạo và thực hiện đầy đủ, minh bạch cam kết với nhân viên. Ngoài ra, quỹ lương đề ra cần được đồng bộ với mô hình tài chính của công ty, đảm bảo chi phí nhân sự không vượt quá số tiền dự trù trong mô hình tài chính.

Doanh nghiệp cũng cần chú ý rằng các chính sách và hệ thống này cần được thể hiện trong văn bản, để toàn thể nội bộ doanh nghiệp đều có thể tiếp cận và hiểu rõ. Chỉ cần một chính sách bị thực hiện sai lệch, công ty sẽ phải đối mặt với rủi ro tăng chi phí nhân sự và nguy cơ giảm lợi nhuận.

3. Thực hiện đúng, đầy đủ quy trình, tuân thủ tiêu chuẩn

Để đảm bảo chất lượng tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân sự, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc quy trình và tiêu chuẩn đã được công ty đề ra. Nếu muốn sa thải nhân viên, cần nêu rõ ràng và đầy đủ điều kiện về sa thải. Nếu muốn trao quyền cho trưởng bộ phận tuyển dụng nhân sự theo ý muốn của họ, phải tránh việc ưu ái người thân vào làm việc trong phòng ban của họ. Điều này sẽ giúp trưởng bộ phận đạt được chỉ tiêu thực tế và tránh bị đổ thừa trách nhiệm về kết quả của phòng ban.

4. Thiết lập thủ tục mệnh lệnh đơn giản và đơn cấp

Để nhanh chóng giải quyết những công việc không quá quan trọng, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp đơn giản như nói trực tiếp, sử dụng tin nhắn hay email thay vì phải thực hiện quá trình lập tờ trình văn bản. Tuy nhiên, với những công việc mang tính chất quyết định, cần tính minh bạch cao, thì việc thống nhất bằng văn bản là cần thiết.

Chủ doanh nghiệp cũng cần luôn tôn trọng vai trò của người quản lý cấp trung và tránh làm lu mờ sự quan trọng của họ. Thỉnh thoảng, có những trường hợp quản lý cấp trung giao việc cho nhân viên, nhưng chủ doanh nghiệp lại không đồng ý và vẫn tham gia chỉ đạo trực tiếp nhân viên thay vì nhờ đến quản lý cấp trung. Thậm chí còn có trường hợp quát mắng quản lý cấp trung trước mặt nhân viên để nâng cao vị thế của mình. Những hành động như vậy vô hình chung sẽ làm giảm sự tôn trọng của nhân viên đối với quản lý cấp trung, gây khó khăn trong việc giao khoán và dẫn đến tình trạng ban lãnh đạo cấp cao của công ty phải ôm hết mọi việc. Thậm chí, đội ngũ lãnh đạo kế cận cũng sẽ không còn muốn trợ giúp nữa, vì họ cảm thấy tự ti và mất tự chủ trong công việc lãnh đạo của mình.

Trong nhiều công ty, tỷ lệ nhân viên còn thấp hơn so với số lượng lãnh đạo. Với một phòng làm việc có vài nhân viên, cấp trưởng và cấp phó phòng thường gần tương đương nhau. Điều này có thể dẫn đến tình huống nhân viên chịu sự chỉ đạo từ rất nhiều người như Trưởng nhóm, Phó phòng, Trưởng phòng, Phó Giám đốc và thậm chí là Giám đốc, dẫn tới tình cảnh “một cổ nhiều tròng”, gây không ít khó khăn và bối rối trong công việc. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế giao khoán đơn cấp để đảm bảo rõ ràng và đơn giản hóa quá trình chỉ đạo từ cấp quản lý trực tiếp.

5. Đảm bảo người quản lý nhân sự phải đủ năng lực ​

Để chọn được đúng người quản lý bộ phận nhân sự phù hợp, doanh nghiệp cần đánh giá chính xác năng lực của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả, một nhà quản lý nhân sự hiệu quả cần đáp ứng các nhiệm vụ sau đây:

• Định hình quy mô nhân sự và lập kế hoạch ngân sách tối ưu;
• Thiết lập quy chế, quy trình quản lý nhân sự và tiền lương đáp ứng đúng nhu cầu doanh nghiệp;
• Triển khai, quản lý quy chế và quy trình hiệu quả, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự “đúng người, đúng việc”.

Việc quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là hoàn thành các thủ tục hành chính như tuyển dụng, phỏng vấn, làm hợp đồng, chấm công, khai bảo hiểm và trình động. Chỉ thực hiện các tác vụ giấy tờ hành chính là hoàn toàn không đủ để quản lý nhân sự một cách hiệu quả, mà người quản lý cần có tư duy quản trị nhân sự bài bản, tư duy chiến lược nhạy bén.

Ứng dụng nền tảng số - đáp án bài toán tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự

Từ góc nhìn của chuyên gia, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay được tổ chức theo mô hình phòng ban và bộ phận, trong đó mỗi phòng ban có vai trò và nhiệm vụ riêng. Với số lượng công việc lớn và đội ngũ nhân sự đông đảo, việc điều hành doanh nghiệp trơn tru sẽ gặp khó khăn nếu không có sự hỗ trợ từ các công cụ và phần mềm, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và địa điểm làm việc khác nhau. Theo chuyên gia, chúng ta đang sống trong kỷ nguyên số, trong đó dữ liệu được xem như một kho tàng quý giá và tốc độ của dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà lãnh đạo kiểm soát thời gian để đưa ra quyết định nhanh chóng.

Việc sử dụng những công nghệ hỗ trợ như phần mềm nhân sự 1C:HRM & Payroll để quản lý dữ liệu và tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự sẽ thay thế phương pháp quản lý truyền thống, giúp các nhà lãnh đạo tiếp cận thông tin nhanh chóng và cập nhật các yếu tố liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp ngay lập tức.

Phần mềm nhân sự 1C:HRM & Payroll giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự toàn diện, dễ dàng lên định biên nhân sự chuẩn xác, lưu trữ đầy đủ thông tin vòng đời nhân sự, từ khâu phỏng vấn, đánh giá tuyển dụng tới lí do thôi việc. Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp doanh nghiệp phát triển văn hóa và nâng cao năng lực nhân sự qua các chương trình đào tạo trực tuyến, đánh giá khách quan và minh bạch. Với phần mềm 1C:HRM & Payroll, nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ giảm bớt được gánh nặng từ những tác vụ thủ công, quản lý thông tin trên giấy tờ rườm rà, từ đó có thể dành nhiều thời gian và công sức hơn cho những công việc chiến lược chủ chốt.

Quá trình xây dựng một cấu trúc nhân sự “hoàn hảo”, một môi trường làm việc lành mạnh, tích cực cần diễn ra trong thời gian dài và đòi hỏi ý chí quyết tâm mãnh liệt của người lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy vậy, với sự giúp đỡ đầy nhiệt tình và hữu ích của người bạn đồng hành 1C Việt Nam, chặng đường chuyển đổi số tiến tới hiệu quả tối đa của doanh nghiệp sẽ bớt vất vả đi nhiều phần. Cùng khởi động hành trình chuyển đối số doanh nghiệp với 1C Việt Nam ngay hôm nay!