Applicant Tracking System là gì? Vai trò và cách thức hoạt động
Cuộc cách mạng công nghệ đã mở ra bước nhảy vọt trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự với hệ thống Applicant Tracking System. Hệ thống là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp quản trị quy trình, theo dõi chất lượng và nâng cao hiệu quả của các chiến dịch tuyển dụng. Vậy Applicant Tracking System là gì? Có những lưu ý gì trong quá trình áp dụng? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Applicant Tracking System là gì?
Applicant Tracking System là hệ thống quản lý ứng viên và công tác tuyển dụng của doanh nghiệp, hoạt động như một cơ sở dữ liệu giúp lưu trữ hồ sơ xin việc. Hệ thống này có thể tự động phân loại, sàng lọc và đánh giá hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí có sẵn. Với sự hỗ trợ của Applicant Tracking System, các doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình tuyển dụng, đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
2. Vai trò của Applicant Tracking System trong tuyển dụng doanh nghiệp
Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng Applicant Tracking System để hỗ trợ phòng nhân sự. Đây được coi là giải pháp ưu việt giúp công ty có thể tiết kiệm nguồn lực cũng như đạt được hiệu quả cao hơn trong các chiến dịch tuyển dụng. Cụ thể Applicant Tracking System có thể mang lại những lợi ích như sau:
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Applicant Tracking System cung cấp các tính năng chuyên nghiệp để tự động hóa các công tác thủ công như quản lý hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, sàng lọc CV và giám sát quy trình tuyển dụng. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ phân tích hiệu quả các kênh như website, các nền tảng trực tuyến và mạng xã hội để đưa ra chiến lược hiệu quả hơn.
- Tăng tính hiệu quả và chính xác: Applicant Tracking System giúp phân loại và đánh giá hồ sơ ứng viên một cách tự động, nhanh chóng dựa trên các tiêu chí sẵn có để tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp nhất.
- Cải thiện trải nghiệm ứng viên: Applicant Tracking System mang đến cho cả ứng viên và người tuyển dụng trải nghiệm tốt hơn nhờ các tính năng giúp giảm thiểu quy trình thủ tục phức tạp, phản hồi kịp thời thông qua chatbot và email.
- Quản lý dữ liệu tập trung: Applicant Tracking System có khả năng thu thập và tổng hợp hồ sơ của các ứng viên từ nhiều kênh tuyển dụng về một hệ thống chung. Điều này giúp công việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin được thuận tiện, nhanh chóng hơn.
>>>> XEM NGAY: Employer Branding là gì? Các bước xây dựng thương hiệu
3. Cách thức hoạt động của Applicant Tracking System
Tùy thuộc vào từng công ty, hệ thống Applicant Tracking System sẽ hoạt động theo cách thức khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm đều có quy trình cơ bản như sau:
3.1 Thu thập thông tin ứng viên
Applicant Tracking System tự động thu thập hồ sơ ứng viên từ các kênh tuyển dụng như website, email, trang tuyển dụng online và lưu trữ trên một hệ thống chung.
3.2 Lưu trữ thông tin ứng viên
Sau khi thu thập hồ sơ, Applicant Tracking System sẽ tổ chức và lưu trữ thông tin trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Thông tin này thường được lưu trữ dưới dạng văn bản, PDF thông qua hồ sơ ứng viên được tại trong hệ thống.
3.3 Phân tích thông tin ứng viên
Applicant Tracking System sẽ tự động bóc tách dữ liệu và trích xuất những thông tin quan trọng bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, trình độ ngoại ngữ, kỹ năng và các thông tin cần thiết khác.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả
3.4 Đánh giá và xếp hạng ứng viên
Dựa trên kết quả phân tích, Applicant Tracking System sẽ cung cấp cho nhà tuyển dụng bảng đánh giá ứng viên trực quan và xếp hạng hồ sơ dựa trên các tiêu chí được thiết lập sẵn để xác định mức độ phù hợp. Các hồ sơ được xếp hạng cao sẽ được ưu tiên cân nhắc cho vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng.
3.5 Quản lý lịch trình phỏng vấn
Applicant Tracking System hỗ trợ doanh nghiệp lên lịch phỏng vấn, gửi lời mời phỏng vấn đến ứng viên và cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng.
3.6 Quản lý quá trình tuyển dụng
Applicant Tracking System cung cấp công cụ quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng bao gồm cập nhật trạng thái hồ sơ, cung cấp báo cáo, thống kê qua từng giai đoạn tuyển dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sử dụng phần mềm để tổng hợp kết quả và đánh giá chất lượng của các chiến dịch tuyển dụng.
4. Các tính năng nổi bật của Applicant Tracking System
So với các phương pháp truyền thống, Applicant Tracking System được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ những tính năng nổi bật:
- Tính tương tác: Hệ thống cho phép người dùng tương tác đa chiều thông qua các thông báo và đề xuất cải thiện tính năng định kỳ để nâng cấp chất lượng trải nghiệm.
- Khả năng tự động hóa: So với bảng tính truyền thống không cho phép cập nhật dữ liệu thường xuyên thì phần mềm Applicant Tracking System sẽ giúp tối ưu hóa thời gian cũng như tránh những rắc rối liên quan đến việc quản lý dữ liệu.
- Khả năng lưu trữ và trao đổi thông tin: Dựa trên nền tảng lưu trữ điện toán đám mây, Applicant Tracking System cho phép nhà tuyển dụng trao đổi thông tin không giới hạn với độ bảo mật tuyệt đối.
>>>> XEM THÊM: TOP 7 phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả
5. Một số lưu ý khi áp dụng Applicant Tracking System
Applicant Tracking System là giải pháp hàng đầu để doanh nghiệp cải thiện và nâng cao chất lượng tuyển dụng. Tuy nhiên, để hệ thống có thể phát huy hết hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều dưới đây:
- Độ tin cậy và bảo mật: Applicant Tracking System cần đảm bảo tính bảo mật của và độ tin cậy của dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn Applicant Tracking System từ các nhà cung cấp uy tín để tránh trường hợp để tránh tình trạng rò rỉ, đánh cắp thông tin.
- Tính năng: Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như quy trình hoạt động mà doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn các tính năng trong hệ thống Applicant Tracking System để đảm bảo đáp ứng đủ nghiệp vụ cần thiết. Ví dụ, doanh nghiệp muốn tập trung nâng cao trải nghiệm ứng viên thì Applicant Tracking System cần có khả năng tạo mẫu khảo sát để thu thập phản hồi của ứng viên nộp hồ sơ.
- Tính hợp các ứng dụng khác: Applicant Tracking System cần phù hợp để có thể tích hợp với các hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý nhân sự, chẳng hạn như hệ thống quản trị dữ liệu DMS và hệ thống quản lý nhân sự HRMS.
- Độ thân thiện và dễ sử dụng: Applicant Tracking System nên có giao diện đơn giản, thân thiện để sử dụng một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên lựa chọn các nhà cung cấp có đội ngũ nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp, tận tâm để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru.
>>>> XEM NGAY: Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm chi tiết nhất
6. Áp dụng Applicant Tracking System hiệu quả với phần mềm 1C:Company Management
Có thể thấy, Applicant Tracking System mang đến vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp. Một phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện như 1C:Company Management cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trải nghiệm Applicant Tracking System sẵn có trên phần mềm như:
- Khai báo và quản lý hệ thống thông tin nhân sự theo quy trình, từ lúc tiếp nhận nhân viên mới đến điều chuyển công tác hoặc thôi việc.
- Trích xuất báo cáo nhân sự chi tiết, rõ ràng.
- Quản lý nhân viên theo từng chức vụ, bộ phận làm việc.
- Xây dựng lịch biểu làm việc, hệ thống tính lương tự động…
Applicant Tracking System là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng. Mong rằng qua bài viết trên quý doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích trong quá trình đưa Applicant Tracking System vào ứng dụng thực tế. Nếu đang có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hỗ trợ 1C:Company Management, hãy liên hệ đến 1C Việt Nam để được tư vấn chi tiết.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: