Backlog là gì? 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

Backlog là gì? Đây là một thuật ngữ quan trọng trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Backlog cung cấp một góc nhìn tổng quan, giúp nhà quản trị nắm bắt được các yêu cầu và công việc cần thực hiện. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá Backlog là gì và các bước để quản lý Backlog chuyên nghiệp!

1. Backlog là gì?

Trong quản lý dự án và phát triển phần mềm, Backlog là danh sách các nhiệm vụ, yêu cầu, hoặc công việc cần được thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Đây là nơi tập hợp tất cả các tính năng, cải tiến, hoặc sửa lỗi mà nhóm phát triển cần giải quyết, thường được ưu tiên dựa trên giá trị mang lại hoặc mức độ cấp bách.

Backlog thường được chia thành các loại sau:

• Product Backlog: Danh sách các yêu cầu và tính năng sản phẩm, được quản lý bởi Product Owner. Danh sách này có thể bao gồm cả yêu cầu mới, cải tiến, và sửa lỗi cần thực hiện.
• Sprint Backlog: Tập hợp các công việc từ Product Backlog được chọn để hoàn thành trong một sprint cụ thể (thường là một khoảng thời gian ngắn, từ 1 đến 4 tuần). Đội phát triển sẽ lên kế hoạch cho các công việc này trong suốt sprint đó.
• Bug Backlog: Danh sách các lỗi và vấn đề kỹ thuật cần được sửa chữa. 

Backlog được ưu tiên thường xuyên và liên tục được cập nhật dựa trên phản hồi từ khách hàng, thị trường, hoặc nhu cầu của dự án, giúp nhóm phát triển làm việc một cách hiệu quả và có kế hoạch hơn.

>>>> XEM THÊM: Chiến lược là gì? Đặc điểm, vai trò trong doanh nghiệp

2. Vai trò của Backlog trong doanh nghiệp

Sau khi nắm được khái niệm Backlog là gì, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ vai trò của Backlog. Backlog trong quản lý dự án là một phương pháp hoàn hảo, giúp nhà quản lý nắm rõ được tiến độ và trạng thái của dự án. Một Backlog có thể đem đến những chức năng cần thiết cho doanh nghiệp như:

• Phân công nhiệm vụ

Backlog có thể liệt kê và sắp xếp các nhiệm vụ rõ ràng và theo mức độ ưu tiên. Vì vậy, nhà quản lý sẽ dễ dàng trong việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong các kế hoạch làm việc.

• Cung cấp bản kế hoạch chỉn chu

Ngoài ra, Backlog còn có sự thống nhất về các hạng mục công việc mà nhóm kế hoạch cần giải quyết. Với danh sách công việc tồn đọng, nhân sự sẽ hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện công việc và không còn băn khoăn về thứ tự ưu tiên.

• Tạo điều kiện để thảo luận chi tiết về sản phẩm

Không phải tất cả các nhiệm vụ tồn đọng đều được hoàn thiện và sẵn sàng để thực hiện. Đôi khi nhà quản lý sẽ đặt các công việc vào mục tồn đọng ở cuối để thể hiện rằng đây chưa phải là nhiệm vụ ưu tiên và cần được thảo luận thêm. Điều này giúp tạo điều kiện cho các thành viên trao đổi sâu hơn về những vấn đề cần được giải quyết, giúp nhóm có thêm nhiều cải tiến mới cho quá trình làm việc sau này.

>>>> XEM NGAY: Chiến lược kinh doanh là gì? Vai trò và quy trình xây dựng từ A-Z

3. Ý nghĩa của Backlog

Trong mọi lĩnh vực và ngành nghề, Backlog được sử dụng để chỉ ra khối lượng công việc đang vượt quá khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Backlog có thể mang ý nghĩa tích cực hoặc tiêu cực tùy vào từng tình huống cụ thể như: Quản lý dự án, phát triển sản phẩm và Giám đốc sản phẩm. Cụ thể như sau:

3.1 Đối với Quản lý dự án và phát triển sản phẩm

• Xác định giá trị kinh doanh: Backlog sẽ ưu tiên các yêu cầu và các tính năng quan trọng nhất, mang lại lợi ích cho khách hàng, doanh nghiệp để đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Đảm bảo sự tham gia của khách hàng: Backlog giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng, lắng nghe đóng góp để cải thiện và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Cải thiện tính linh hoạt: Thuật ngữ Backlog cho phép doanh nghiệp thay đổi và điều chỉnh các yêu cầu, công việc trong suốt vòng đời dự án. Qua đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh Backlog để thể hiện sự linh hoạt của những nhiệm vụ cần được ưu tiên.

3.2 Đối với Giám đốc sản phẩm

• Quản lý yêu cầu và tính năng: Backlog có khả năng ghi lại các yêu cầu của sản phẩm. Đây là nơi tập trung của những ý tưởng từ khách hàng, nhóm thực hiện và các bên liên quan.
• Lập kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ: Backlog lập danh sách công việc theo đúng thứ tự ưu tiên và giá trị kinh doanh, giúp Giám đốc sản phẩm định rõ phạm vi sản phẩm và thiết lập một lộ trình thực hiện rõ ràng.
• Thống nhất với các bên liên quan: Backlog là công cụ đắc lực trong việc thảo luận, đồng thuận với khách hàng, nhóm thực hiện và các bên liên quan về kế hoạch phát triển sản phẩm.
• Theo dõi và quản lý tiến độ: Backlog tạo ra một cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc, Giám đốc sản phẩm có thể theo dõi, cập nhật và điều chỉnh Backlog để đảm bảo dự án được diễn ra theo đúng kế hoạch.

4. Nội dung đầy đủ của một Backlog

Một Backlog thường bao gồm các thông tin về nhiệm vụ, công việc và yêu cầu của một dự án. Dưới đây là 5 yếu tố cần có của một Backlog đầy đủ:

• Danh sách công việc: Liệt kê các nhiệm vụ và yêu cầu cần phải hoàn thành. Mỗi nhiệm vụ phải được mô tả cụ thể để người đọc hiểu rõ yêu cầu của công việc.
• Thời hạn hoàn thành: Doanh nghiệp nên xác định rõ ràng kỳ hạn cụ thể để hoàn thành công việc. Điều này giúp nhà quản trị có góc nhìn cụ thể về tiến độ dự án và dễ dàng lập báo cáo về tình trạng dự án cần được hoàn thành.
• Người thực hiện: Bao gồm các thông tin về cá nhân người được giao trách nhiệm thực hiện công việc. Qua đó giúp giao việc được rõ ràng và tạo trách nhiệm cá nhân trong dự án.
• Ưu tiên công việc: Mỗi nhiệm vụ trong Backlog đều phải xác định được mức độ ưu tiên. Giúp nhà quản trị biết được công việc nào cần được hoàn thành trước. Mức độ ưu tiên có thể dựa vào những tiêu chí như giá trị, khả năng ảnh hưởng hoặc mức độ cần thiết.
• Tình trạng công việc: Thể hiện tình trạng của từng nhiệm vụ, bao gồm: Chưa bắt đầu, đang tiến hành, đã hoàn thành hoặc đã hủy. Việc theo dõi trạng thái công việc giúp nhà quản trị quản lý tiến độ dự án và hiểu rõ công việc nào cần được ưu tiên.

5. 5 bước quản lý Backlog dành cho nhà quản trị

Backlog là nơi phân chia các nhiệm vụ phức tạp thành một chuỗi các bước cụ thể, sau đó phân bổ cho các thành viên trong nhóm. Dưới đây là các bước giúp nhà quản trị xây dựng một Backlog hoàn chỉnh:

5.1 Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định rõ mục tiêu và phạm vi là bước đầu để thực hiện dự án sản phẩm. Điều này giúp đảm bảo Backlog sẽ tập trung vào những công việc liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh. Tại bước này, nhà quản trị cần thu thập các thông tin từ các bên liên quan và xác định yêu cầu của khách hàng thông qua các câu hỏi sau:

• Mục tiêu của sản phẩm là gì?
• Ai là người sử dụng sản phẩm?
• Sản phẩm sẽ được ứng dụng như thế nào?
• Khi nào sản phẩm được phát hành?
• Chi phí cho sản phẩm là bao nhiêu?

Lưu ý rằng, việc xác định mục tiêu và phạm vi của sản phẩm phải cụ thể và có thể đo lường được, đồng thời có thể được chấp nhận bởi hầu hết các bên liên quan.

5.2 Bước 2: Thiết lập mức độ ưu tiên

Sau khi liệt kê các yêu cầu và công việc cần thực hiện, nhà quản trị cần thiết lập mức độ ưu tiên và đảm bảo các công việc quan trọng nhất được ưu tiên thực hiện trước. Mức độ ưu tiên có thể được xác định bằng cách sử dụng các phương pháp khác nhau. Một số vấn đề cần lưu ý khi thiết lập mức độ ưu tiên như sau:

• Mức độ ưu tiên phải được xác định dựa trên các tiêu chí phù hợp với mục tiêu sản phẩm.
• Mức độ ưu tiên cần được đánh giá thường xuyên để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tiễn.

5.3 Bước 3: Xác định thời gian dự kiến

Các yêu cầu trong Backlog phải đi kèm với kỳ hạn ước tính. Điều này giúp nhà quản trị theo dõi tiến độ, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn, cũng như lập kế hoạch và quản lý hiệu quả quá trình phát triển sản phẩm. Một số yếu tố cần xem xét khi xác định thời gian dự kiến có thể bao gồm:

• Mức độ phức tạp của yêu cầu công việc.
• Khả năng của nhóm thực hiện.
• Các yếu tố ngoại cảnh như thời gian phát hành, thời gian thị trường…

Mặt khác, đối với yếu tố thời gian hoàn thành, nhà quản trị cũng cần lưu ý rằng: 

• Thời gian phải được xác định một cách phù hợp để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.
• Thời gian hoàn thành phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo kết quả dự án phù hợp với tình hình thực tiễn.

5.4 Bước 4: Phân bổ công việc hợp lý

Khi đã có những thông tin về công cụ Backlog, nhà quản trị cần phân chia các nguồn lực và nhiệm vụ tương ứng với từng khả năng, kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm thực hiện. Dưới đây là những vấn đề cần lưu ý khi quản lý nguồn lực:

• Nguồn lực cần được phân bổ hợp lý để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
• Nhiệm vụ nên được phân chia rõ ràng nhằm tránh xung đột nội bộ.

5.5 Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh

Quản lý Backlog cần đảm bảo tính liên tục và cập nhật thường xuyên để phản ánh cụ thể các thay đổi trong dự án hoặc sản phẩm. Một số hoạt động cần được thực hiện khi theo dõi và điều chỉnh Backlog bao gồm:

• Theo dõi tiến độ thực hiện yêu cầu, tính năng của nhiệm vụ.
• Cập nhật các thông tin về yêu cầu mới của khách hàng.
• Cập nhật thời gian hoàn thành và mức độ ưu tiên công việc.

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp 

6. 5 phương pháp quản lý Backlog chuyên nghiệp

Ngoài việc tuân thủ các bước quản lý Backlog nêu trên, nhà quản trị có thể áp dụng song song với các phương pháp đơn giản dưới đây để tạo và quản lý các công việc tồn đọng. Cụ thể:

6.1  Quản lý Backlog và các công việc trong doanh nghiệp hiệu quả với 1C:ERP

1C:ERP là giải pháp quản trị hữu ích, sẵn sàng để áp dụng vào các mọi mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Được phát triển trên nền tảng low-code hiện đại, 1C:ERP được phát triển hướng tới doanh nghiệp toàn cầu, nổi bật với khả năng triển khai nhanh hơn 2 lần so với các giải pháp khác. 

Vậy điểm mạnh của 1C:ERP trong việc quản lý Backlog là gì? 1C Việt Nam sẽ liệt kê những ưu điểm sau:

• Giải pháp với tính logic mở giúp doanh nghiệp làm chủ công nghệ, làm chủ phần mềm, tránh phụ thuộc vào nhà cung cấp.
• Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, quản lý các công việc tồn đọng, loại bỏ những công việc trùng lặp, đòi hỏi thao tác thủ công.
• Hệ thống báo cáo công việc theo thời gian thực, nhà quản trị sẽ dễ dàng lập và điều chỉnh báo cáo mà không cần hiểu về lập trình.
• Khả năng tương tích với mọi nền tảng, tận dụng nền tảng sẵn có của doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể dễ dàng tùy chỉnh, mở rộng, tối ưu lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
• Nhanh chóng tùy chỉnh theo các yêu cầu đặc thù của công việc, dễ dàng tích hợp với các giải pháp chuyên ngành trong hệ sinh thái 1C và các bên liên quan.
• Cung cấp đầy đủ tính năng quản lý công việc để áp dụng ngay vào mô hình hoạt động thương mại, dịch vụ và sản xuất.

6.2  Ứng dụng quản lý Backlog Excel

Excel là một phương pháp đơn giản để tạo và quản lý công việc tồn đọng dành cho hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Ứng dụng Excel sẽ giúp:

• Nhà quản trị dễ dàng tạo danh sách công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Nêu bật thời gian dự tính và nhóm thực hiện theo từng cột và hàng trong bảng tính.
• Excel cung cấp các tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp công việc, giúp người thực hiện dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.

6.3 Phương pháp Agile và Scrum

Agile và Scrum là khung công việc được ứng dụng nhiều trong việc phát triển và quản lý dự án. Backlog trong phương pháp này được quản lý theo hình thức Product Backlog và Sprint Backlog.

• Product Backlog bao gồm các yêu cầu và tính năng của sản phẩm mà doanh nghiệp cần thực hiện.
• Sprint Backlog bao gồm các công việc cần hoàn thành trong một Sprint cụ thể.
• Scrum cung cấp các phương thức để ưu tiên và quản lý Backlog trong suốt vòng đời phát triển sản phẩm.\

6.4 Phương pháp đánh giá MoSCoW

MoSCoW là tên gọi viết tắt của 4 thành phần chính: Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have. Phương pháp MoSCoW giúp nhà quản trị đánh giá ưu tiên các yêu cầu trong Backlog dựa trên tính cấp bách và mức độ quan trọng.

• Must-have: Thể hiện cho những nhiệm vụ bắt buộc và ưu tiên cần phải hoàn thành.
• Should-have: Thể hiện cho những nhiệm vụ quan trọng nhưng vẫn chưa cần hoàn thành ngay.
• Could-have: Thể hiện cho những nhiệm vụ được thực hiện nếu có thời gian và tài nguyên.
• Won’t-have: Thể hiện cho những nhiệm vụ không được ưu tiên hoặc cần loại bỏ.

6.5 Phương pháp Karban

Kanban là một phương pháp trực quan hóa công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Một bảng Kanban hoàn chỉnh sẽ được chia thành các cột đại diện cho từng trạng thái công việc gồm: To-do, In Progress, Done…

• Khi kéo thả, các công việc sẽ được di chuyển qua các cột tương ứng với việc đang thực hiện hoặc hoàn thành.
• Hỗ trợ quản lý Backlog bằng cách cho phép theo dõi và tinh chỉnh công việc theo trạng thái hoặc thứ tự ưu tiên.

>>>> XEM THÊM:

• KPI là gì? Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả
• MBO là gì? Đặc điểm và quy trình quản lý theo mục tiêu MBO

7. Một số thuật ngữ liên quan đến Backlog

Product Backlog, Sprint Backlog hay Backlog Grooming có mối liên hệ chặt chẽ với Backlog. Đây là những thuật ngữ dùng để chỉ danh sách các công việc cần được thực hiện và sắp xếp theo một trình tự ưu tiên. Dưới đây là những đặc điểm cụ thể của từng loại Backlog:

7.1 Product Backlog là gì?

Product Backlog (sản phẩm tồn đọng) là danh sách các công việc cần thiết để xây dựng kế hoạch chiến lược trong lộ trình dự án. Sản phẩm tồn đọng có nhiệm vụ thông báo những công việc cần thực hiện tiếp theo để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng kỳ hạn. Các mục tiêu trong Product Backlog sẽ bao gồm: Các câu chuyện của người dùng, sửa lỗi và các nhiệm vụ khác.

7.2 Sprint Backlog là gì?

Sprint Backlog (công việc tồn đọng) là tổng hợp các hạng mục mà nhóm sản phẩm chọn lọc ra từ Product Backlog để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn. Mục đích của Sprint Backlog là cung cấp một kế hoạch rõ ràng, giúp các nhóm thực hiện thống nhất các mục công việc trong quá trình lập kế hoạch của mình.

7.3 Backlog Grooming là gì?

Backlog Grooming (Sàng lọc tồn đọng) là một sự kiện định kỳ dành cho các nhóm phát triển sản phẩm muốn thực hiện kế hoạch một cách nhanh chóng. Mục đích của Backlog Grooming chính là làm rõ và chi tiết các công việc tồn đọng để nhóm phát triển lựa chọn hạng mục phù hợp với lần chạy nước rút sắp tới.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• 4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower chi tiết
• 6 phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả 

Bài viết trên đây là những chia sẻ về Backlog là gì và các bước giúp doanh nghiệp quản lý Backlog thành công. Nhìn chung, mỗi phương pháp quản lý Backlog đều có những ưu nhược điểm riêng, nhà quản trị cần lựa chọn phương pháp sao cho phù hợp với đặc thù và yêu cầu của dự án đang thực hiện. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn và trải nghiệm về giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện 1C:ERP, hãy liên hệ với 1C Việt Nam theo hotline: 0247.108. 8887 để được hỗ trợ!