4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower chi tiết
Hiện nay, việc nắm được cách sử dụng ma trận quản lý thời gian là vô cùng cần thiết đối với các nhà quản lý. Qua đó, Ma trận Eisenhower giúp sắp xếp các đầu mục công việc ưu tiên để hoàn thành được mục tiêu đề ra. Vậy ma trận quản lý thời gian là gì? Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong bài viết dưới đây!
1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Ma trận quản lý thời gian là phương pháp giúp quản trị và sử dụng thời gian hiệu quả hơn, bằng cách bỏ qua các công việc không cần thiết để tập trung giải quyết nhiệm vụ quan trọng. Ma trận quản lý thời gian được đặt theo tên của tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D.Eisenhower. Hiện nay ma trận Eisenhower được ứng dụng rộng rãi và ngày càng trở nên phổ biến vì những lợi ích mà phương pháp này đem lại. Cụ thể:
- Giúp sắp xếp công việc khoa học hơn: Ma trận quản lý thời gian giúp sắp xếp công việc một cách kỷ luật và tổ chức hơn. Nhà quản lý áp dụng phương pháp này có thể hiểu sâu hơn về những công việc cần làm và biết cách sắp xếp từng đầu mục theo thứ tự hợp lý nhất.
- Tập trung vào những điều quan trọng nhất: Mô hình quản lý thời gian Eisenhower giúp nhà quản trị xác định công việc nào cần thiết cấp bách để đặt mức độ ưu tiên thực hiện.
- Phát triển năng lực lập kế hoạch: Việc có một danh sách các công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng lên kế hoạch hơn. Từ đó, các kỹ năng sẽ được phát triển và cơ hội việc làm nâng cao.
>>>> XEM THÊM:
- Mô hình Servqual là gì? Thang điểm đánh giá chất lượng và ý nghĩa
- Mô hình Canvas là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả
2. Các cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Có mấy cấp độ trong việc quản lý thời gian? Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được phân chia 4 ô đơn giản với hai trục thể hiện mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Để nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp các nhiệm vụ vào từng ô, 1C Việt Nam đã tóm tắt ý nghĩa của các ô trong phần dưới đây. Cụ thể:
2.1 Cấp độ 1: Quan trọng và khẩn cấp
Góc phần tư thứ nhất trong ma trận thời gian có tên là “Giải quyết ngay”, đây là ô dành cho những công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Các nhiệm vụ này thường chiếm 15-20% quỹ thời gian và cần ưu tiên thực hiện ngay, nếu không có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
Một số ví dụ về nhiệm vụ trong nhóm này có thể kế đến như:
- Công việc quan trọng sắp đến hạn nhưng chưa hoàn thành.
- Công việc đột xuất không thể đoán trước.
- Công việc có tính chất định kỳ hoặc lặp lại.
Để quản trị tốt các nhiệm vụ nằm ở nhóm này, người thực hiện cần lên kế hoạch cụ thể trước mỗi ngày, tuần, tháng và có thể phối hợp với nguyên tắc "Eat That Frog" - hoàn thành các công việc khó trước để tăng hiệu quả. Sự chủ động trong việc sắp xếp trước sẽ giúp công việc được xử lý hiệu quả và tránh tình trạng dồn việc, trễ deadline.
2.2 Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Góc phần tư thứ hai trong sơ đồ quản lý thời gian dành cho những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, có tên là “sắp xếp lịch trình”. Vậy góc phần tư thứ 2 trong ma trận quản lý thời gian chiếm bao nhiêu phần trăm? Kết quả của những công việc này có ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng thời hạn hoàn thành không gấp và thường chiếm khoảng 60 - 65% thời gian. Nhà quản lý có thể lên kế hoạch để thực hiện những nhiệm vụ này sau, nhưng hãy đảm bảo được hoàn thành đúng thời gian yêu cầu.
Ví dụ về công việc nằm trong phần “sắp xếp lịch trình”:
- Xây dựng kế hoạch cho tương lai.
- Đầu tư cho nhà quản lý thân, cải thiện sức khỏe, nâng cao kỹ năng.
- Xây dựng các mối quan hệ chất lượng.
Đây là những công việc được khuyên nên thực hiện ngay sau khi hoàn thành các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất. Nguyên nhân là do các nhiệm vụ này thường không có áp lực thời gian, dễ bị trì hoãn, gây ảnh hưởng đến kế hoạch phát triển và khả năng thành công ở mục tiêu dài hạn. Nhà quản lý có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên ngay trong ô này để đảm bảo sử dụng tài nguyên và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
>>>> XEM NGAY: 2 phương pháp và 6 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
2.3 Cấp độ 3: Không quan trọng, khẩn cấp
Trong biểu đồ quản lý thời gian, góc phần tư thứ ba còn gọi là ô “ủy thác”, là nơi nhà quản lý đặt những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng. Cấp độ thứ 3 trong quy trình hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian là những công việc có thời hạn gấp, cần hoàn thiện ngay lập tức nhưng kết quả lại không ảnh hưởng quá lớn đến các mục tiêu dài hạn. Góc phần tư này thông thường chỉ chiếm khoảng 10 -15% quỹ thời gian của các nhà quản lý.
Ví dụ về các công việc mà quản lý có thể ủy thác thực hiện:
- Đặt vé xem phim, vé máy bay…
- Dịch văn nhà quản lý.
- Trả lời email không quan trọng.
- Giặt ủi quần áo.
Vì những nhiệm vụ này không có nhiều sự gắn bó cá nhân và không yêu cầu quá nhiều kỹ năng để hoàn thành nên nhà quản lý có thể giao cho người khác thực hiện. Giao nhiệm vụ cũng là kỹ năng quan trọng để nhà quản trị có thể giải quyết khối lượng công việc khổng lồ và quản lý tốt quá trình vận hành của công ty.
2.4 Cấp độ 4: Không quan trọng cũng không khẩn cấp
Các công việc còn sót lại ở góc phần tư trong phương pháp Eisen Hower là những việc không quan trọng nhưng cũng không khẩn cấp, thậm chí gây phiền nhiễu và cản trở quá trình thực hiện các mục tiêu dài hạn. Chính vì vậy khu vực này còn có tên khác là “Xóa bỏ” hoặc dành tối đa 5% quỹ thời gian để hoàn thành.
Mặc dù không quan trọng nhưng những hành động thuộc nhóm này thường rất dễ bắt gặp trong cuộc sống như:
- Nhắn tin tán gẫu với nhà quản lý bè.
- Lướt mạng xã hội không mục đích.
- Đi uống cà phê nói chuyện phiếm.
Để tập trung vào những giá trị bền vững và sự phát triển lâu dài, nhà quản lý nên loại bỏ những công việc gây lãng phí tài nguyên kể trên. Trong trường hợp nhà quản trị muốn duy trì các hoạt động giải trí thư giãn, hãy xếp vào nhóm có ưu tiên thấp nhất trong ma trận quản lý thời gian.
>>>> XEM NGAY: 5 mô hình ra quyết định hỗ trợ doanh nghiệp hiểu quả nhất
3. Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả
Sau khi hiểu được ma trận quản trị thời gian là gì, ý nghĩa cụ thể và các ví dụ thực tế, nhà quản lý có thể bắt đầu áp dụng phương pháp này vào cuộc sống thông qua các bước dưới đây:
3.1 Xác định thời gian hoàn thành công việc
Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định rõ thời hạn hoàn thành của các nhiệm vụ được giao bằng cách lên danh sách các công việc cần làm theo ngày, tuần, tháng để sắp xếp vào ma trận quản lý thời gian. Việc này sẽ giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch cũng như hạn chế tình trạng bỏ lỡ các nhiệm vụ.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Ma trận BCG là gì? Quy trình phân tích và cách ứng dụng hiệu quả
3.2 Những khó khăn khi triển khai
Việc tiếp theo cần làm khi áp dụng ma trận sắp xếp công việc vào thực tế là xác định những rào cản nhà quản lý có thể gặp phải trong quá trình thực hiện. Thông thường các công việc với độ khó cao, yêu cầu nhiều kỹ năng chuyên môn sẽ tốn nhiều năng lượng của nhà quản lý. Vì vậy, các công việc này cần được xử lý trước để đảm bảo có đủ không gian, thời gian và sức khỏe để hoàn thiện một cách tốt nhất.
3.3 Không lãng phí thời gian vào việc ít quan trọng
Một khi đã áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower vào cuộc sống, nhà quản lý phải sẵn sàng buông bỏ những công việc vô bổ, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Nhà quản lý nên tập trung vào các vấn đề cần giải quyết, thay vì cố để làm những thứ ngoài tầm kiểm soát.
>>>> ĐỌC THÊM: Nguyên lý 80 20 là gì? Quy trình và ứng dụng Pareto đơn giản
3.4 Đánh giá để cải thiện theo tuần
Đối với các mục tiêu dài hạn, nhà quản lý cần thực hiện đánh giá thường xuyên để biết mình có đang đi đúng hướng hay kế hoạch có được thực hiện theo lộ trình đã đề ra không? Chia nhỏ mục tiêu và đánh giá theo từng tuần là cách để nhà quản lý làm điều đó. Việc kiểm tra tiến độ thực hiện thường xuyên cũng giúp nhà quản lý thấy được những vấn đề đang gặp phải để đưa ra giải pháp kịp thời.
Mong rằng qua bài viết trên nhà quản lý đã hiểu hơn về ma trận quản lý thời gian, ý nghĩa cũng như cách áp dụng. Phương pháp này cực kỳ quan trọng khi ứng dụng trong công việc giúp kiểm soát tiến độ và mức độ hoàn thành. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ đến 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: