2 phương pháp và 6 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
Việc tuân thủ các nguyên tắc lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc tạo ra chiến lược hiệu quả và có tính logic. Việc lập kế hoạch là một việc quen thuộc đối với mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên không phải ai cũng nắm được các nguyên tắc để cho ra đời một bản kế hoạch hiệu quả. Cùng 1C Việt Nam đọc bài viết dưới đây để hiểu hơn về các nguyên tắc này cũng như cách áp dụng vào thực tế.
>>> BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM:
- Cách tính KPI cho sale và mẫu ứng dụng đơn giản, nhanh chóng
- Doanh nghiệp số là gì? 5 mô hình doanh nghiệp số hiện nay
- Data Driven là gì? Quy trình ứng dụng Data Driven hiệu quả
1. Lập kế hoạch bằng phương pháp 5w2h
Lỗi thường gặp nhất trong các bản kế hoạch là việc đặt ra mục tiêu quá xa vời, đây cũng chính là nguyên nhân khiến kế hoạch thường thất bại. Các mục tiêu không rõ ràng và “ngoài tầm với” thường khiến nhân viên dễ bị nản lòng hoặc bỏ cuộc giữa chừng. Để khắc phục vấn đề này, nhà quản trị có thể áp dụng phương pháp 5W2H để xác định các yếu tố cơ bản của kế hoạch một cách rõ ràng, giúp người thực hiện dễ dàng làm theo để đạt được mục tiêu tốt hơn.
Đây là phương pháp đặt các câu hỏi nghiên cứu bắt nguồn từ quy tắc "Wh- questions" trong tiếng anh, cụ thể:
- Who: Ai làm? Ai sẽ thực hiện? Ai sẽ chịu trách nhiệm?
- What: Làm cái gì? Mô tả các bước, hành động cần thực hiện
- When: Khi nào hành động được thực hiện? Thời gian cụ thể, ngày, tháng, năm…
- Why: Mục đích của hành động đó là gì? Nguyên nhân, lý do?
- How: Làm như thế nào? Nêu phương pháp, quy trình
- How much: Chi phí cần thiết là bao nhiêu?
>>>> XEM THÊM: OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR
2. Lập kế hoạch bằng phương pháp 5W1H2C5M
Một trong những yếu tố cũng rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch là xác định phạm vi công việc. Theo đó, phương pháp 5W1H2C5M được nhiều doanh nghiệp sử dụng và được coi là “xương sống” giúp định hình bản kế hoạch hoàn chỉnh. Cụ thể 5W1H2C5M giúp nhà quản trị lên một kế hoạch chi tiết thông qua việc trả lời các nhóm câu hỏi sau:
- 1W - Why: Việc xác định rõ mục tiêu và mục đích của bản kế hoạch sẽ giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch đúng hướng hơn, tránh tình trạng đặt các mục tiêu xa vời, ngoài tầm với.
- 1W - What: Xác định chính xác khối lượng, nội dung công việc cần thực hiện trong bản kế hoạch.
- 3W - Where, When, Who: Xác định các yếu tố liên quan đến thời gian, địa điểm và người tham gia vào thực hiện kế hoạch.
- 1H - How to: Xác định cách thức, quy trình và phương pháp thực hiện hợp lý nhất với điều kiện của doanh nghiệp.
- 2C - Control, Check (Kiểm soát và xác minh): Đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch.
- 5M - Man, Money, Machine, Material, Method (con người, tiền, máy móc, nguyên vật liệu và phương pháp: Xác định các nguồn lực cần có để thực hiện kế hoạch.
>>>> XEM THÊM:
- Multitask là gì? Ưu nhược điểm và cách làm việc đa nhiệm
- Key result là gì? Cách xây dựng OKRs chi tiết, hiệu quả
3. 6 nguyên tắc lập kế hoạch dự án hiệu quả
Dù doanh nghiệp lựa chọn phương pháp nào để lập kế hoạch thì cũng cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo kế hoạch có đủ điều kiện đưa vào thực tế cũng như có thể đạt được hiệu quả. Dưới đây là các nguyên tắc lập kế hoạch chi tiết:
3.1 Nguyên tắc tập trung vào mục tiêu
Tập trung vào mục tiêu là nguyên tắc lập kế hoạch cần tuân thủ đầu tiên. Theo nguyên tắc này, mọi bản kế hoạch cần được xây dựng để đóng góp tích cực để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Để xác định mục tiêu chính xác và rõ ràng, nhà quản trị có thể tham khảo phương pháp 5W1H2C5M, 5W2H ở nội dung phía trên hoặc ứng dụng SMART giúp lên mục tiêu hiệu quả:
- S - Specific - Tính cụ thể: Cách thức và đối tượng thực hiện để đạt mục tiêu cần được quy định rõ ràng trong bảng kế hoạch. Ví dụ cần tăng số lượng người theo dõi kênh Tik Tok bằng cách chạy quảng cáo với các video ngắn.
- M - Measurable - Tính đo lường được: Các mục tiêu cần được lượng hóa bằng con số cụ thể, có thể định lượng rõ ràng và theo dõi được tiến độ thực hiện. Ví dụ: Tăng 1000 người theo dõi trong một tháng.
- A - Achievable - Tính khả thi: Các mục tiêu cần phù hợp với nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và có thể thực hiện được. Ví dụ ngân sách cho việc quảng cáo các video ngắn bằng 60% ngân sách quảng cáo của cả chiến dịch.
- R - Relevant- Tính liên quan: Các mục tiêu đặt ra cần liên quan đến định hướng của doanh nghiệp cũng như hướng tới mục tiêu chung của công ty. Ví dụ nếu doanh nghiệp muốn mở rộng tệp khách hàng thì mục tiêu tăng 1000 người theo dõi trên kênh Tiktok là hợp lý. Vì mục tiêu này sẽ giúp phủ sóng và nâng cao độ nhận diện thương hiệu.
- T - Timebound - Thời gian thực hiện: Kế hoạch thực hiện mục tiêu diễn ra trong bao lâu? Ví dụ tăng 1000 người theo dõi sau 1 tháng chạy quảng cáo.
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- Chi tiết các bước lập kế hoạch kinh doanh bài bản từ A-Z
- Mô hình Pestel là gì? Ứng dụng và ví dụ thực tế
3.2 Nguyên tắc ưu tiên công việc
Trong các nguyên tắc lập kế hoạch thì ưu tiên công việc là một trong những nguyên tắc khó tuân thủ nhất. Việc này yêu cầu người quản lý cần có sự cập nhật thường xuyên tiến độ kế hoạch thực hiện cũng như phân tích đánh giá mức độ quan trọng từ cao xuống thấp để ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng trước. Để làm việc này dễ hơn, nhà quản trị có thể tham khảo ma trận quản lý thời gian Eisenhower để phân loại các nhiệm vụ theo 4 cấp độ. Cụ thể:
- Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc cần hoàn thành đầu tiên.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Người thực hiện cần sắp xếp thời gian để hoàn thiện những công việc này và hạn chế tối đa tình trạng gián đoạn trong quá trình xử lý.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể chuyển giao công việc cho người khác.
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc hoặc chỉ làm khi đã hoàn thiện các công việc phía trên.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Data là gì? Vai trò, ứng dụng của Data trong doanh nghiệp
3.3 Nguyên tắc thay đổi kế hoạch linh hoạt
Trước sự biến động nhanh chóng của thị trường như hiện nay, các bản kế hoạch của doanh nghiệp đều cần có tính linh hoạt, có thể thay đổi phù hợp để thích nghi nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro cũng như giảm thiểu các tổn thất không đáng có. Ví dụ trong giai đoạn cách ly do dịch bệnh, kế hoạch tiếp cận khách hàng online cần ưu tiên và đẩy mạnh.
3.4 Nguyên tắc quản lý thời gian
Dựa theo nguyên tắc SMART, mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể trong bản kế hoạch ngay từ đầu. Dựa trên mốc thời gian chung, nhà quản trị sẽ tiến hành đặt từng mốc deadline nhỏ cho các nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ kịp thời, tránh tình trạng “cháy” kế hoạch.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Nguyên lý 80/20 là gì? Quy trình và ứng dụng Pareto đơn giản
3.5 Nguyên tắc nhận biết giới hạn
Khi lập kế hoạch nhà quản trị cần lưu ý đến những yếu tố về nguồn lực, nội tại cũng như giới hạn khả năng thực hiện của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc xem tổ chức có đủ tài nguyên để đáp ứng các nhiệm vụ đề ra hay không? Nhà quản trị cần dự đoán được những hạn chế gây cản trở, những khó khăn cũng như có phương án thay thế để tránh các rủi ro về thiếu nguồn lực.
3.6 Nguyên tắc cam kết với mục tiêu
Một bản kế hoạch có hoàn hảo tới đâu cũng không thể thành công nếu không có nhân sự chung sức đồng lòng. Vì vậy, trong quá trình triển khai kế hoạch, doanh nghiệp cần đưa ra những chính sách khuyến khích, động viên, quản lý chặt chẽ sao cho các cá nhân cam kết thực hiện đúng nhiệm vụ và mục tiêu đã nêu ra trong kế hoạch.
Tuân thủ các nguyên tắc lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp có một bản kế hoạch hiệu quả hơn, tăng khả năng đạt được mục tiêu đề ra. Mong rằng các nguyên tắc này sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành công ty. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: