Cách in bảng lương trong Excel chính xác nhất

Cách in bảng lương trong Excel là kỹ năng quan trọng đối với nhân viên kế toán và quản lý nhân sự trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Việc thực hiện đúng quy trình in ấn không chỉ đảm bảo tính chuyên nghiệp của tài liệu mà còn giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Bài viết này 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thiết lập, định dạng và in ấn bảng lương một cách hiệu quả, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

1. Lợi ích của việc in bảng lương trong Excel

Excel là công cụ phổ biến và linh hoạt được sử dụng rộng rãi trong quản lý nhân sự và tài chính doanh nghiệp. Việc in bảng lương từ Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tính chuyên nghiệp: Bảng lương được in từ Excel có tính thẩm mỹ cao, thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý.
• Tính chính xác: Khi sử dụng Excel, các công thức tính toán tự động giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương.
• Tính linh hoạt: Dễ dàng điều chỉnh và cập nhật thông tin lương theo nhu cầu thực tế.
• Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào các phần mềm chuyên dụng đắt tiền, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Khả năng tùy biến cao: Có thể tùy chỉnh định dạng bảng lương phù hợp với yêu cầu và quy định của từng tổ chức.

>>> KHÁM PHÁ NGAY:

• Cách hạch toán lương theo thông tư 133 mới nhất 2025
• Các khoản trích lương theo quy định mới nhất 2025

2. Cách thiết lập bảng lương trước khi in

Để có được bản in hoàn chỉnh, việc thiết lập bảng lương đúng cách là bước quan trọng đầu tiên mà người dùng cần thực hiện.

2.1. Sử dụng các công thức và hàm Excel để tính toán tự động

Có các công thức tính lương trong Excel hữu ích giúp tự động hóa quá trình tính toán lương, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

Một số hàm cơ bản được áp dụng phổ biến trong bảng lương bao gồm:

Bước 1: Sử dụng hàm SUM để tính tổng thu nhập

• Công thức: = SUM(B2:E2) - Tính tổng các khoản thu nhập từ cột B đến E trong hàng 2.
• Ví dụ: Nếu lương cơ bản ở ô B2, phụ cấp ở ô C2, thưởng ở ô D2 và các khoản thu nhập khác ở E2, hàm này sẽ tự động tính tổng.

Bước 2: Áp dụng hàm IF để tính thuế thu nhập cá nhân

• Công thức: =IF(F2>11000000, F2*0.1, 0) - Kiểm tra nếu thu nhập chịu thuế (ô F2) vượt ngưỡng 11 triệu đồng thì tính thuế 10%, ngược lại không tính thuế.
• Hàm này giúp tự động hóa việc tính thuế theo các mức quy định.

Bước 3: Sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu thông tin nhân viên

• Công thức: =VLOOKUP(A2, ThongTinNhanVien, 3, FALSE) - Tìm mã nhân viên ở ô A2 trong bảng "ThongTinNhanVien" và trả về giá trị ở cột thứ 3.
• Hữu ích khi cần liên kết thông tin giữa các bảng dữ liệu khác nhau.

Việc ứng dụng các công thức này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ chính xác trong quy trình tính lương, đặc biệt khi xử lý số lượng lớn nhân viên.

2.2. Định dạng bảng lương đúng chuẩn

Một bảng lương được định dạng chuyên nghiệp sẽ dễ đọc và tạo ấn tượng tốt. Dưới đây là các yếu tố cần chú ý:

Bước 1: Căn chỉnh và định dạng cột

• Điều chỉnh độ rộng cột phù hợp với nội dung, tránh tình trạng nội dung bị cắt hoặc quá nhiều khoảng trống.
• Căn lề phải cho các cột số liệu (lương, phụ cấp, thuế) để dễ so sánh.

Bước 2: Thêm viền và lưới

• Sử dụng viền cho toàn bộ bảng và các ô dữ liệu quan trọng.
• Chọn kiểu viền đơn giản, rõ ràng để tăng tính chuyên nghiệp.

Bước 3: Áp dụng màu sắc hợp lý

• Tô màu tiêu đề bảng và tiêu đề cột để phân biệt với dữ liệu.
• Hạn chế sử dụng quá nhiều màu sắc, nên chọn tối đa 2-3 màu chủ đạo.

Bước 4: Chọn phông chữ phù hợp

• Sử dụng phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman.
• Kích thước chữ phù hợp, thường từ 10-12pt cho nội dung và 12-14pt cho tiêu đề.

Định dạng bảng lương một cách khoa học không chỉ giúp tài liệu dễ đọc khi in ra mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

3. Thiết lập vùng in và tuỳ chỉnh trang in 

Sau khi đã có bảng lương được định dạng đẹp mắt, việc thiết lập đúng vùng in sẽ đảm bảo kết quả in ấn như mong muốn.

3.1. Cách chọn vùng in trong Excel

Việc xác định chính xác vùng in là yếu tố quyết định đến chất lượng của bảng lương khi in.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần in

• Bôi đen toàn bộ dữ liệu bảng lương cần in (bao gồm cả tiêu đề).
• Đảm bảo chỉ chọn đúng dữ liệu cần thiết, tránh lãng phí giấy in.

Bước 2: Thiết lập vùng in bằng chức năng Print Area

• Truy cập menu Page Layout > Print Area > Set Print Area.
• Khi đã thiết lập, vùng này sẽ được đánh dấu bằng đường đứt khúc trong Excel.

Bước 3: Kiểm tra và điều chỉnh vùng in

• Sử dụng chế độ Page Break Preview (View > Page Break Preview) để xem trước cách dữ liệu sẽ được chia trang.
• Điều chỉnh đường ngắt trang bằng cách kéo thả nếu cần thiết.

Một mẹo hữu ích là nên đảm bảo vùng in được chọn là một phạm vi liên tục, tránh tình trạng dữ liệu bị cắt ngang hoặc phân tán khi in. Nếu bảng lương có nhiều cột, người dùng có thể cân nhắc việc in theo hướng ngang để đảm bảo tất cả thông tin đều hiển thị trên một trang.

3.2. Tùy chỉnh khổ giấy và căn chỉnh trang

Việc lựa chọn đúng khổ giấy và thiết lập các thông số trang in sẽ đảm bảo bảng lương hiển thị tối ưu trên bản in.

Bước 1: Chọn khổ giấy phù hợp

• Truy cập Page Layout > Size > chọn A4 (khổ phổ biến tại Việt Nam).
• Đối với bảng lương có nhiều cột, có thể cân nhắc sử dụng khổ A3 hoặc Legal.

Bước 2: Điều chỉnh lề trang (Margins)

• Truy cập Page Layout > Margins > chọn Normal hoặc Custom Margins để tùy chỉnh.
• Khuyến nghị lề tối thiểu 1.5 cm để đảm bảo tính chuyên nghiệp và dễ đọc.

Bước 3: Chọn hướng giấy phù hợp

• Truy cập Page Layout > Orientation.
• Chọn Portrait (dọc) cho bảng lương có ít cột.
• Chọn Landscape (ngang) cho bảng lương có nhiều cột.

Bước 4: Điều chỉnh tỷ lệ in

• Sử dụng tùy chọn Scale to Fit trong Page Layout để điều chỉnh tỷ lệ phù hợp.
• Đối với bảng lương lớn, có thể sử dụng tùy chọn "Fit to 1 page wide by 1 page tall" để đảm bảo in trên một trang.

Việc tùy chỉnh các thông số trang in giúp bảng lương được hiển thị đẹp mắt, chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin trên bản in.

>>> TÌM HIỂU THÊM:

• Tải file bảng Excel tính lương hưu mới nhất 2025
• Bảng tính lương tăng ca kèm mẫu tải xuống miễn phí 2025

4. Cách in bảng lương trong Excel

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các bước thiết lập, người dùng có thể tiến hành in bảng lương theo quy trình sau.

4.1. Xem trước bản in (Print Preview)

Kiểm tra bố cục trước khi in là bước không thể bỏ qua để tránh lãng phí giấy và thời gian.

Bước 1: Mở chế độ xem trước bản in

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F2 hoặc File > Print để truy cập chế độ Print Preview.
• Màn hình hiển thị chính xác cách bảng lương sẽ xuất hiện khi in.

Bước 2: Kiểm tra các yếu tố quan trọng

• Tiêu đề bảng và tiêu đề cột hiển thị đầy đủ, không bị cắt.
• Tất cả dữ liệu quan trọng nằm trong vùng in.
• Không có dòng hoặc cột trống không cần thiết.

Bước 3: Kiểm tra cách chia trang

• Đảm bảo dữ liệu không bị chia cắt giữa các trang một cách không hợp lý.
• Kiểm tra đầu trang và chân trang (nếu có) hiển thị chính xác.

Việc xem trước bản in giúp người dùng phát hiện và khắc phục các vấn đề về định dạng, bố cục trước khi thực hiện in, tiết kiệm tài nguyên và đảm bảo chất lượng bản in.

4.2. Thực hiện in bảng lương

Sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng trong chế độ xem trước, người dùng có thể tiến hành in bảng lương.

Bước 1: Bắt đầu quá trình in

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc truy cập File > Print.
• Giao diện Print hiển thị với các tùy chọn in.

Bước 2: Chọn máy in và số lượng bản in

• Chọn máy in từ danh sách có sẵn.
• Xác định số lượng bản cần in (Copies).

Bước 3: Xác định phạm vi in

• Chọn "Print Active Sheets" để in sheet hiện tại.
• Hoặc chọn "Print Selection" nếu chỉ muốn in một phần được chọn của bảng lương.

Bước 4: Điều chỉnh tùy chọn nâng cao (nếu cần)

• Trong Settings, người dùng có thể điều chỉnh các tùy chọn như "Scale to Fit" để thu nhỏ nội dung vừa với trang in.
• Có thể chọn "No Scaling" để giữ nguyên kích thước gốc.

Bước 5: Thực hiện in

• Sau khi đã kiểm tra tất cả các tùy chọn, nhấn nút "Print" để bắt đầu quá trình in.

Đối với bảng lương có nhiều trang, người dùng nên cân nhắc sử dụng tùy chọn "Print Titles" để đảm bảo tiêu đề cột xuất hiện trên mỗi trang, giúp việc đọc dữ liệu dễ dàng hơn.

5. Bí quyết tối ưu khi in bảng lương

Để đạt được hiệu quả cao nhất khi in bảng lương trong Excel, người dùng có thể áp dụng một số mẹo nâng cao sau đây.

5.1. Sử dụng tiêu đề cố định trên mỗi trang khi in nhiều trang

Đối với bảng lương có nhiều nhân viên, việc in sẽ trải dài trên nhiều trang, gây khó khăn trong việc theo dõi thông tin.

Bước 1: Truy cập chức năng Print Titles

• Vào Page Layout > Print Titles.
• Hộp thoại Page Setup hiển thị với tab Sheet.

Bước 2: Thiết lập hàng tiêu đề lặp lại

• Trong mục "Rows to repeat at top", chọn hàng chứa tiêu đề cột (thường là hàng 1).
• Có thể chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng thu gọn và bôi đen hàng cần lặp lại.

Bước 3: Thiết lập cột tiêu đề lặp lại (nếu cần)

• Tương tự, trong mục "Columns to repeat at left", chọn cột chứa thông tin nhân viên (thường là cột A).
• Đặc biệt hữu ích khi bảng lương rộng và phải in theo chiều ngang.

Với cách thiết lập này, người đọc sẽ luôn thấy tiêu đề cột và thông tin nhân viên trên mỗi trang được in, giúp việc đối chiếu dữ liệu dễ dàng hơn.

5.2. Kiểm tra lỗi thường gặp trước khi in

Việc kiểm tra và phát hiện lỗi trước khi in giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:

Lỗi 1: Dữ liệu bị cắt ngang hoặc không hiển thị đầy đủ

• Nguyên nhân: Cột quá rộng hoặc thiết lập trang không phù hợp.
• Cách khắc phục: Điều chỉnh độ rộng cột, thay đổi hướng giấy sang ngang hoặc thu nhỏ tỷ lệ in.

Lỗi 2: Ký tự đặc biệt hoặc định dạng văn bản không hiển thị đúng

• Nguyên nhân: Phông chữ không được hỗ trợ hoặc cài đặt máy in không phù hợp.
• Cách khắc phục: Sử dụng phông chữ phổ biến như Arial, Calibri; kiểm tra cài đặt máy in.

Lỗi 3: Lề trang không đều hoặc bị cắt

• Nguyên nhân: Thiết lập lề không phù hợp.
• Cách khắc phục: Điều chỉnh lề trong Page Layout > Margins, đảm bảo lề tối thiểu 1.5 cm.

Lỗi 4: Đường kẻ bảng mờ hoặc không hiển thị

• Nguyên nhân: Định dạng viền quá mỏng hoặc cài đặt in không phù hợp.
• Cách khắc phục: Sử dụng viền đậm hơn, kiểm tra tùy chọn in trong Print > Settings.

Việc tìm hiểu và khắc phục các lỗi thường gặp không chỉ giúp tối ưu quá trình in mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp của bảng lương.

>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Các hình thức hưởng lương phổ biến nhất hiện nay

6. So sánh Excel với phần mềm quản lý lương

Để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho việc quản lý và in bảng lương, người dùng cần hiểu rõ điểm mạnh và hạn chế của Excel so với các giải pháp chuyên dụng khác.

6.1. Ưu điểm của việc sử dụng Excel

Excel có nhiều ưu điểm nổi bật khiến nó trở thành lựa chọn phổ biến cho việc quản lý lương:

• Tính linh hoạt cao: Người dùng có thể tùy chỉnh bảng lương theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Chi phí thấp: Đã được bao gồm trong bộ Microsoft Office, không cần đầu tư thêm phần mềm chuyên dụng.
• Dễ sử dụng: Giao diện quen thuộc, không cần đào tạo chuyên sâu cho nhân viên.
• Khả năng tích hợp: Dễ dàng kết xuất dữ liệu sang các định dạng khác như PDF, CSV.
• Độ phổ biến: Được sử dụng rộng rãi, dễ dàng tìm kiếm hỗ trợ và hướng dẫn trực tuyến.

Excel đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, có số lượng nhân viên không quá lớn và yêu cầu quản lý lương không quá phức tạp.

6.2. Khi nào nên chuyển sang phần mềm chuyên dụng?

Mặc dù Excel rất linh hoạt, nhưng trong một số trường hợp, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn:

Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, với hàng trăm nhân viên trở lên, việc quản lý bằng Excel có thể trở nên phức tạp và kém hiệu quả. Thấu hiểu khó khăn đó, phần mềm 1C:Company Management ra trời, trở thành giải pháp tự động hoá quản lý lương cho nhân sự. Phần mềm giúp doanh nghiệp có thể:

• Tự động hóa cao: Tự động cập nhật thuế, bảo hiểm theo quy định mới nhất.
• Bảo mật tốt hơn: Phân quyền truy cập chi tiết, lưu vết hoạt động người dùng.
• Báo cáo đa dạng: Tự động tạo các báo cáo cho cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội.
• Tích hợp hệ thống: Kết nối với các phần mềm kế toán, chấm công.

7. Các lỗi thường gặp khi in bảng lương và cách khắc phục

Ngay cả khi đã tuân thủ các bước hướng dẫn, người dùng vẫn có thể gặp phải một số vấn đề khi in bảng lương trong Excel. Hiểu rõ các lỗi này và biết cách khắc phục sẽ giúp quá trình in ấn diễn ra suôn sẻ.

7.1. Dữ liệu không hiển thị đầy đủ trên giấy

Đây là lỗi phổ biến nhất khi in bảng lương, khiến thông tin bị cắt hoặc không hiển thị đầy đủ trên bản in.

Nguyên nhân:

• Chọn sai vùng in hoặc không thiết lập vùng in.
• Khổ giấy không phù hợp với kích thước bảng lương.
• Tỷ lệ thu phóng không hợp lý.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra và thiết lập lại vùng in (Page Layout > Print Area > Set Print Area).
• Điều chỉnh khổ giấy phù hợp (chuyển từ A4 sang A3 nếu cần).
• Sử dụng tùy chọn "Fit All Columns on One Page" trong Page Layout > Scale to Fit.
• Giảm lề trang để có thêm không gian (Page Layout > Margins > Custom Margins).

Nếu bảng lương vẫn quá rộng, người dùng có thể cân nhắc chia thành nhiều phần nhỏ hơn để in riêng biệt, hoặc sử dụng tùy chọn "Fit Sheet on One Page" để thu nhỏ toàn bộ bảng.

7.2. Sai định dạng số hoặc ngày tháng

Lỗi này thường xảy ra khi các ô trong bảng lương không được định dạng nhất quán hoặc phù hợp.

Nguyên nhân:

• Không đặt đúng định dạng trong Excel.
• Sự không tương thích giữa cài đặt vùng (Region) trong Excel và hệ điều hành.
• Dữ liệu được nhập dưới dạng văn bản thay vì số.

Cách khắc phục:

Bước 1: Kiểm tra và sửa định dạng số

• Chọn các ô cần điều chỉnh.
• Nhấn chuột phải > Format Cells > Number.
• Chọn định dạng phù hợp (Currency cho tiền tệ, Number cho số thông thường).
• Thiết lập số thập phân và định dạng hiển thị đúng.

Bước 2: Kiểm tra và sửa định dạng ngày tháng

• Chọn các ô chứa ngày tháng.
• Nhấn chuột phải > Format Cells > Date.
• Chọn định dạng ngày tháng phù hợp (ví dụ: DD/MM/YYYY).

Bước 3: Chuyển đổi văn bản thành số (nếu cần)

• Nếu dữ liệu số được lưu dưới dạng văn bản, sử dụng Data > Text to Columns để chuyển đổi.
• Hoặc nhân giá trị với 1 bằng công thức (=A1*1) để chuyển đổi.

Việc duy trì định dạng nhất quán không chỉ giúp bảng lương dễ đọc mà còn đảm bảo tính chính xác trong các tính toán tự động.

Như vậy, 1C Việt Nam đã hướng dẫn chi tiết cách in bảng lương trong excel. Áp dụng đúng các bước từ thiết lập bảng tính, định dạng dữ liệu, thiết lập vùng in đến thực hiện in ấn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn tự động hoá các quy trình quản lý lương cho NLĐ, đừng ngần ngại liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!