Chi phí trả trước là gì? Phân loại và cách hạch toán chính xác

Trong quá trình kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào, việc hiểu rõ về chi phí trả trước là gì đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về khái niệm chi phí trả trước cũng như cách chúng được phân loại và hạch toán một cách chính xác trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp. 

1. Chi phí trả trước là gì?

Chi phí trả trước là những chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán trước khi nhận được sự cung ứng hoặc sử dụng dịch vụ tương ứng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã thanh toán trước một khoản tiền nhất định cho việc sử dụng các nguồn lực, hàng hóa, hoặc dịch vụ trong tương lai. 

Một số đặc điểm cốt lõi của chi phí này có thể kể đến như:

• Là tài khoản thuộc tài sản của doanh nghiệp
• Có sự liên quan đến nhiều kỳ kế toán
• Doanh nghiệp phân bổ từ chi phí trả trước vào chi phí cho sản xuất, kinh doanh theo từng kỳ cố định để đảm bảo nguyên tắc ghi nhận chi phí

Ví dụ về chi phí trả trước: Một công ty có thể thanh toán trước cho một hợp đồng quảng cáo trên một trang web trong vòng một năm. Chi phí chạy quảng cáo đã được trả vào đầu năm chính là chi phí trả trước cho 11 tháng còn lại trong năm đó. Theo chu kỳ 1 tháng, doanh nghiệp sẽ phải trích khoản chi phí này vào chi phí của tháng đó.

>>>> XEM THÊM: Phiếu kế toán là gì? Hướng dẫn cách điền phiếu chuẩn xác

2. Các loại chi phí trả trước cơ bản

Phân loại chi phí trả trước được thực hiện dựa trên tính chất và mục đích sử dụng. Cụ thể có hai loại là chi phi trả trước ngắn hạn và dài hạn. 

2.1 Chi phí trả trước ngắn hạn

Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản thanh toán mà doanh nghiệp phải chi trả trước khi nhận được lợi ích từ việc sử dụng các nguồn lực hoặc dịch vụ tương ứng trong khoảng thời gian ngắn hạn, thường là trong vòng một năm kế toán. Khoản chi phí này chưa được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh,...trong kỳ phát sinh mà sẽ được tính ở những kỳ hạch toán sau đó.

Chi phí trả trước ngắn hạn gồm những gì? Những khoản chi phí trả trước ngắn hạn mà doanh nghiệp thường phải chi trả bao gồm: 

• Chi phí thuê văn phòng, xưởng sản xuất, thuê mặt bằng cửa hàng
• Dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh
• Chi phí mua tài liệu kỹ thuật
• Chi phí sửa chữa tài sản
• Khoản tiền lãi mua hàng trả góp

>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn cách hạch toán thanh lý tài sản cố định 2024

2.2 Chi phí trả trước dài hạn

Chi phí trả trước dài hạn là chi phí phát sinh với mục đích mua một tài sản nào đó phục vụ tại công ty với thời hạn từ 2 năm tài chính trở lên. Thay vì tính vào chi phí sản xuất 1 lần thì công ty sẽ phân bổ thành nhiều đợt tại các kỳ kế toán tiếp sau đó. 

Chi phí trả trước dài hạn bao gồm: 

• Khoản chi phí liên quan đến thuê hoạt động tài sản cố định, như quyền sử dụng đất, nhà xưởng, văn phòng hoặc cửa hàng và các tài sản cố định khác phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong nhiều năm tài chính.
• Các khoản chi để thành lập công ty, hoạt động đào tạo nhân viên, quảng cáo và các chi phí tương tự không được phân bổ vào các kỳ kế toán quá 3 năm theo quy định để đảm bảo tính minh bạch và khả năng đánh giá hiệu suất tài chính.
• Chi phí phục vụ nghiên cứu có giá trị lớn có thể được phân bổ qua nhiều kỳ kế toán trong nhiều năm để phản ánh đúng giá trị và lợi ích dài hạn mà doanh nghiệp có thể thu được từ chúng.
• Các khoản chi phí đào tạo nhân viên kỹ thuật, cán bộ quản lý cũng cần được xử lý chính xác, và việc phân bổ những chi phí này phụ thuộc vào thời gian và lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được từ đào tạo.
• Khoản chi phí để mua bảo hiểm, lệ phí mua và trả 1 lần cho nhiều năm của doanh nghiệp.
• Các khoản chi phí di chuyển văn phòng, cửa hàng, địa chỉ kinh doanh, cũng như chi phí cho công cụ, dụng cụ có giá trị lớn mà dùng 1 lần hoặc có liên quan tới hoạt động sản xuất trong 1 năm tài chính, cần được phân bổ một cách hợp lý để đảm bảo đánh giá chính xác về chi phí của từng đối tượng.
• Các khoản chi phí khác như tiền lãi từ việc mua hàng trả góp, phát hành trái phiếu có giá trị cao, tiền sửa chữa các tài sản cố định, chi phí bất động sản. 

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Kế toán nội bộ là gì? Công việc chính của kế toán nội bộ

3. Nguyên tắc ghi nhận chi phí trả trước

Đầu tiên, chi phí trả trước sẽ được ghi vào tài sản trả trước trên bảng cân đối kế toán vì đó là những lợi ích mà công ty sẽ nhận được trong tương lai. Chi phí trả trước được coi là tài sản hiện tại vì dự kiến sẽ được tiêu thụ, sử dụng hoặc hết trong thời hạn 1 năm thông qua các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tiếp đến, trong nguyên tắc ghi nhận chi phí trả trước, khi công ty nhận được lợi ích từ khoản chi phí đó, chúng sẽ được ghi nhận trên báo cáo hiệu quả của hoạt động kinh doanh. 

Ví dụ: Nếu một công ty thanh toán trước cho hợp đồng bảo hiểm 12 tháng với giá 30.000 đô la thì khoản 30.000 đô la đó sẽ được ghi dưới dạng tài sản chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. 

Đều đặn mỗi tháng, công ty sẽ ghi nhận 2.500 đô la của chi phí này dưới dạng chi phí trên báo cáo hiệu quả kinh doanh, qua đó giảm tài khoản tài sản chi phí trả trước xuống 2.500 mỗi tháng cho đến hết 1 năm. Vào thời điểm hết năm, tài khoản chi phí trả trước sẽ bằng 0 và số tiền 30.000 đô la đã được ghi nhận trên báo cáo thu nhập trong thời hạn 1 năm kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Hướng dẫn hạch toán chi phí trả trước

1C Việt Nam xin gửi tới các bạn hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán các khoản chi phí trả trước cũng như các quy định về phân bổ chi phí trả trước:

• Đối các khoản chi phí trả trước phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh: Kế toán sẽ phân bổ các khoản chi phí trả trước phát sinh dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hạch toán như sau: 
• Nợ TK 242 / Nợ TK 133 (nếu có)
• Có các Tài khoản 111, 112, 153, 331, 334, 338,...

Các khoản chi phí trả trước đã được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh được hạch toán như sau:

• Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642
• Có TK 242.
• Đối với chi phí trả trước là tiền thuê tài sản cố định, thuê văn phòng, cửa hàng. Nếu có hóa đơn trực tiếp thì sẽ bao gồm cả chi phí thuế giá trị gia tăng. Được hạch toán như sau:
• Nợ TK 242 / Nợ TK 133 (nếu có)
• Có các TK 111, 112, 331...
• Đối với đồ vật xuất dùng, cho thuê công cụ trong nhiều kỳ sẽ căn cứ vào thời gian sử dụng hoặc khối lượng CCDC, bao bì vận chuyển được ghi như sau: 
• Nợ các TK 623, 627, 641, 642,...
• Có TK 242.
• Đối với tài sản cố định và bất động sản theo phương thức trả chậm, trả góp: khi công ty mua tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình hay đầu tư bất động sản theo phương thức trả chậm/trả góp sẽ được hạch toán như sau:
• Nợ TK 211, 213, 217: Ghi theo nguyên giá mua trả thẳng
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm
• Có TK 331 Tổng chi phí phải thanh toán

Các khoản lãi mà định kỳ doanh nghiệp phải thanh toán cho bên bán hạch toán theo:

• Nợ TK 331 
• Có TK 111, 112: Số tiền định kỳ bao gồm cả tiền gốc và tiền lãi.
• Số tiền lãi trả góp, trả chậm tính vào chi phí, ghi: Nợ TK 635 / Có TK 242 
• Đối với trường hợp doanh nghiệp phát sinh chi phí sửa chữa tài sản cố định nhưng chưa trích trước nên sẽ phân bổ vào nhiều kỳ kế toán, khi hoàn thành tiến hành ghi nhận: Nợ Tài khoản 242 / Có Tài khoản 241 

Doanh nghiệp tiến hành phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo khoảng thời gian định kỳ được ghi nhận:

• Nợ các TK 623, 627, 641, 642,...
• Có TK 242
• Đối với công ty có khoản vay và đã trả trước tiền lãi cho bên cho vay, ghi nhận: Nợ TK 242 / Có các TK 111, 112

Doanh nghiệp phân bổ tiền lãi cho khoản trả trước định kỳ như sau:

• Nợ TK 635: Ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
• Nợ TK 241: Ghi nhận vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang
• Nợ TK 627: Ghi nhận vốn hoá vào giá trị tài sản sản xuất dở dang
• Có TK 242 

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 

• Mẫu phiếu chi đầy đủ và mới nhất theo quy định 2024
• PNL là gì? Tầm quan trọng của PNL trong kinh doanh

5. Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả

Để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính một cách tự động hóa, 1C Việt Nam mang đến giải pháp 1C:Company Management. Đây là phần mềm quản trị tổng thể dành cho doanh nghiệp sản xuất với nhiều tính năng vượt trội, trong đó nổi bật với khả năng quản lý tài chính thông minh và tự động:

• Hoạch định các khoản thu thi ở từng thời điểm giúp kiểm soát việc thực hiện nghĩa vụ tài chính.
• Ghi nhận, kiểm soát và phân tích những khoản công nợ với khách hàng, nhà cung cấp một cách chi tiết theo từng đối tượng, từng hợp đồng hay từng đơn hàng.
• Cung cấp hệ thống phân định tuổi nợ, từ đó kiểm soát công nợ mới và công nợ cũ.
• Theo dõi chi tiết các khoản vay, nợ.
• Tự động tính toán số tiền gốc và số tiền lãi phải thanh toán theo từng hợp đồng vay trong từng thời kỳ.
• Thanh toán khoản tiền tạm ứng của nhân viên.

Như vậy, bài viết đã phân tích cụ thể chi phí trả trước là gì. Đây là chỉ số quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Để tăng hiệu quả vận hành, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp 1C:Company Management. Liên hệ ngay với 1C Việt Nam để được tư vấn thêm về phần mềm ưu việt này!

>>>> XEM NGAY: Kế toán doanh nghiệp là gì? Vai trò, nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp