Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí chuyên nghiệp 2024

Hiện nay, có rất nhiều giải pháp hỗ trợ quản lý kho hiệu quả, trong đó sử dụng file Excel là một phương án đơn giản và tiết kiệm chi phí. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu về một số mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí, được nhiều nhà quản lý tin tưởng.

1. Thông tin quan trọng trong file Excel quản lý kho

Tệp file quản lý kho bằng Excel là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, từ đó kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả. Cấu trúc của tệp Excel quản lý kho thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin tóm tắt về công ty: Thông tin chung của doanh nghiệp, bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email,... và thời gian báo cáo.
• Thông tin nhập kho: Thông tin về các mặt hàng được nhập kho, bao gồm tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp,...
• Danh mục hàng hóa: Danh sách các mặt hàng được lưu trữ trong kho, bao gồm tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp,...
• Mã số kho: Thông tin về các mã số kho khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm tên vật tư, mã vật tư, nhà cung cấp, mô tả chi tiết, thông tin xuất nhập, thời gian ghi sổ, chứng từ,...
• Phân loại chứng từ: Thông tin về các loại chứng từ xuất nhập kho, bao gồm phân loại chứng từ, số lượng hàng hóa ra vào, số lượng hàng tồn kho.
• Thông tin đầu vào: Thông tin về các mặt hàng được nhập kho, bao gồm tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính hàng hóa,...
• Hình thức luân chuyển hàng tồn kho: Thông tin về hình thức luân chuyển hàng tồn kho, bao gồm tên hàng hóa, mã hàng, quy cách, đơn vị đo lường, thông tin vật tư, đơn giá, số lượng, ghi chú,...
• Hạch toán hàng tồn kho: Thông tin về quá trình hạch toán hàng tồn kho, bao gồm số lượng chứng từ, mô tả, số lượng hàng hóa trong kỳ, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ, thời gian chứng từ,...

>>>> XEM NGAY: Quy trình quản lý kho theo ISO đúng chuẩn cho doanh nghiệp

2. 5 Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí, đơn giản

Quản lý kho là một trong những công việc quan trọng của doanh nghiệp, cho phép kiểm soát hàng hóa, tránh thất thoát, lãng phí, và tối ưu hóa nguồn lực. Trường hợp cần sử dụng bảng Excel quản lý kho, các công ty có thể tham khảo 5 mẫu file miễn phí, đơn giản dưới đây: 

Mẫu file Excel cơ bản: Mẫu file Excel này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, lẻ, bao gồm các trường thông tin cơ bản sau: Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, giá vốn, giá bán.

Tải mẫu file Excel quản lý kho miễn phí tại đây.

File quản lý kho vật tư hàng hóa: File này là công cụ hữu ích cho công tác quản lý hàng tồn kho của các công ty thương mại có khối lượng nhập xuất lớn và nhiều kho. Một số thông tin cơ bản được đề cập trong 3 sheet bao gồm: Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa, bảng nhập liệu các nghiệp vụ nhập xuất kho hằng ngày và bảng nhập liệu nghiệp vụ tăng giảm hàng hư trong từng kho hằng ngày.

Tải mẫu Excel quản lý kho miễn phí tại đây.

Bảng tổng hợp Nhập – xuất tồn, chi tiết vật tư, phiếu nhập kho: Là mẫu file quản lý kho chi tiết hơn, bao gồm các thông tin sau: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn cuối kỳ… Mẫu file này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cần quản lý chặt chẽ tình trạng xuất nhập tồn kho.

Tải mẫu file quản lý kho bằng Excel tại đây.

Mẫu file Excel kết hợp tính toán giá trị tồn kho: Đây là mẫu Excel bao gồm 6 sheet cơ bản, gồm: Thông tin doanh nghiệp, danh mục, nhập liệu, nhập xuất tồn, chi tiết N-X-T và phiếu nhập liệu. Qua đây, nhà quản lý có thể dựa trên số lượng và giá của từng mặt hàng, để tính toán và theo dõi giá trị tồn kho hiện tại. 

Tải mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí tại đây.

Xuất nhập tồn kho công ty TMDV & XD: Là mẫu file được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ và xây dựng. Mẫu file này có đầy đủ các thông tin cần thiết để quản lý kho hàng, đồng thời phù hợp với đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp TMDV & XD.

Tải mẫu file quản lý kho miễn phí tại đây.

3. Quy trình tạo mẫu file Excel quản lý kho

Khi muốn tạo bảng Excel quản lý kho chuẩn nhất, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo 3 bước đơn giản dưới đây. Tuy nhiên, tùy theo lĩnh vực kinh doanh mà nhà quản lý có thể thêm hoặc bớt bảng thông tin cho phù hợp.

Bước 1: Mở ứng dụng Excel, sau đó nhấn vào Tệp > Mới.

Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấn vào Chèn > Trang tính mới. Tạo 5 sheet mới với tên lần lượt là Home, Category, Import, Export, và Report.

Bước 3: Sau khi tạo các sheet cần thiết, cần nhập dữ liệu phù hợp cho từng sheet. Thông tin cụ thể như sau:

• Sheet HOME: Nhập các thông tin chung về doanh nghiệp, thời gian bắt đầu sử dụng file Excel.
• Sheet CATEGORY: Bảng này bao gồm các thông tin về mặt hàng, bao gồm: tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng đầu kỳ, nhà cung cấp, địa chỉ.
• Sheet IMPORT: Nhập đầy đủ các thông tin về hoạt động nhập kho như đơn vị cung cấp, thời gian, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá mặt hàng, tổng số tiền, mã & địa chỉ nhà cung cấp (tùy chọn), số voucher (tùy chọn), số điện thoại (tùy chọn), ghi chú bổ sung (tùy chọn).
• Sheet EXPORT: Nhập các thông tin về hoạt động xuất kho, bao gồm thời gian, tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng, giá cả, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên và mã khách hàng), địa chỉ, số điện thoại, số chứng từ, các ghi chú khác.
• Sheet REPORT: Cột này phải chứa thông tin cần thiết và phù hợp với loại báo cáo. Thông tin sẽ bao gồm:

• Báo cáo xuất nhập bao gồm các thông tin sau: tên mặt hàng, số lượng mặt hàng nhập, số lượng mặt hàng xuất, và số lượng tồn kho cuối kỳ.
• Báo cáo bán hàng bao gồm các thông tin sau: tên mặt hàng, số lượng hàng bán, và doanh thu bán hàng.

Để sử dụng file Excel quản lý kho dễ dàng, nhà quản lý cần hiểu căn bản về công cụ này. Chính vì thế, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu một số công thức Excel phổ biến giúp nhà quản trị xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng trong bảng dưới đây:

Ngoài ra, việc quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel đòi hỏi kỹ năng xử lý số liệu nhanh nhạy. Dưới đây là 7 mẹo hữu ích giúp doanh nghiệp xây dựng, sử dụng bảng tính Excel quản lý kho dễ dàng và chính xác hơn:

• Tránh các lỗi do kiểm kê Excel: Luôn kiểm tra kỹ dữ liệu nhập vào trước khi lưu, sử dụng các hàm và công thức Excel để tính toán chính xác.
• Cập nhật ngay lập tức: Thêm, sửa, xóa dữ liệu ngay khi có thay đổi, tránh tình trạng "nhớ nhớ quên quên".
• Sử dụng công nghệ điện toán đám mây: Cho phép nhiều người truy cập và cập nhật dữ liệu từ xa theo thời gian thực, giúp việc quản lý kho hiệu quả hơn.
• Dành thời gian để tích hợp dữ liệu: Tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau (ví dụ: hệ thống bán hàng, hệ thống kế toán) để có cái nhìn tổng quan về tình hình tồn kho.
• Đánh giá dữ liệu: Thường xuyên kiểm tra, đánh giá dữ liệu để phát hiện các vấn đề và kịp thời điều chỉnh.
• Kiểm kê và đánh giá tổng quan: Định kỳ kiểm kê kho để đảm bảo số lượng hàng hóa khớp với dữ liệu trên Excel.
• Biết khi nào cần từ bỏ Excel và nâng cấp lên phần mềm: Nếu quy mô kho hàng lớn hoặc yêu cầu quản lý phức tạp, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chuyên dụng để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác.

4. Ưu nhược điểm sử dụng mẫu file quản lý kho bằng Excel 

Quản lý hàng hóa bằng Excel là giải pháp thay thế tối ưu cho phương thức quản lý xuất nhập tồn kho bằng sổ sách giấy. Ưu điểm của mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí bao gồm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, miễn phí, giống như một phần mềm quản lý kho trên điện thoại. 
• Hỗ trợ đa dạng các hàm tính toán chính xác.
• Cập nhật số liệu, thêm bớt danh mục nhanh chóng.
• Phân quyền người xem, người chỉnh sửa dễ dàng.

Tuy nhiên, cách quản lý kho bằng Excel cũng có một số hạn chế nhất định mà doanh nghiệp cần phải lưu ý như:

• Chỉ phù hợp với kho có quy mô nhỏ, số lượng hàng hóa ít.
• Bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, xóa.
• Lưu trữ trên nhiều file, khó quản lý đồng bộ.
• Yêu cầu nhà quản lý thành thạo Excel nâng cao nếu muốn quản lý những thông tin phức tạp.

Do đó, doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là doanh nghiệp có quy mô kho lớn, cần sử dụng phần mềm quản lý hệ thống kho chuyên nghiệp thay vì Excel. Điều này giúp cập nhật dữ liệu hàng xuất nhập tồn theo thời gian thực, nâng cao hiệu suất làm việc và vận hành kho tinh gọn hơn.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Phần mềm quản lý kho ERP tổng thể cho các doanh nghiệp

5. Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý kho hàng chuyên nghiệp 

Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp quản trị doanh nghiệp linh hoạt, với các tính năng ưu việt giúp tự động hóa công tác quản trị. Tất cả các tính năng đều có thể tùy chỉnh theo yêu cầu riêng, đặc thù của từng doanh nghiệp, nhằm đảm bảo sự thuận tiện nhất cho nhà quản trị. Ngoài các tính năng liên quan trực tiếp đến quản lý bán hàng, mua hàng, sản xuất, tài chính,... phân hệ quản lý kho chuyên nghiệp trong 1C:Company Management giúp hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả.

Phần mềm 1C:Company Management cung cấp các tính năng cần thiết, ưu việt cụ thể:

• Tính giá vốn vật tư: Phần mềm hỗ trợ tính giá vốn vật tư theo các phương pháp khác nhau, giúp cung cấp báo cáo tài chính một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.
• Thiết lập hạn mức tồn kho: Doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng phân loại, giúp hạn chế tình trạng lãng phí hàng hóa cũng như giảm nguy cơ thiếu hụt nguồn cung.
• Quản lý thông tin hàng hóa trong kho: 1C:Company Management cho phép nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến vật tư như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, giá thành, hạn sử dụng,... Phần mềm cũng cho phép sử dụng đa dạng các đơn vị tính để phù hợp với nhiều mặt hàng khác nhau.
• Lập chứng từ kho bãi: Phần mềm hỗ trợ lập các chứng từ kho bãi như điều chuyển vật tư, xuất nhập, phiếu kho,... một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, các chứng từ được số hóa và lưu trữ một cách khoa học, giúp người quản lý dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
• Kiểm kê định kỳ, ghi tăng, ghi giảm: Phần mềm hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho tự động, ghi nhận số lượng hàng hoá thường xuyên theo kỳ. Từ đó, doanh nghiệp có thể cập nhật chính xác số lượng thực tế so với sổ sách, giúp đưa ra phương án xử lý kịp thời nếu gặp sự cố như thiếu hàng, hàng thừa,...

Trên đây là mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Với các mẫu file này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi số lượng, chất lượng, giá trị của hàng tồn kho và tạo báo cáo phân tích hữu ích. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo sử dụng phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay 1C Việt Nam để được tư vấn chi tiết. 

>>>> XEM THÊM: 

• Các kênh và mô hình phân phối trong chuỗi cung ứng hiệu quả
• Chuỗi cung ứng xanh là gì? Cách ứng dụng vào doanh nghiệp