Kick off là gì? Những lưu ý để Kick off Meeting hiệu quả

Kick off là gì? Kick off vốn là thuật ngữ khá quen thuộc và được áp dụng phổ biến trong kinh doanh khi bắt đầu triển khai một dự án. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm, mục đích cũng như những lưu ý để Kick off Meeting hiệu quả. Tham khảo ngay! 

1. Kick off là gì?

Trong kinh doanh, Kick off là sự khởi đầu hoặc khai trương của một dự án. Kick off là nơi các bên tham gia liên quan đến nhau, hợp tác để cùng thực hiện một kế hoạch nào đó. Buổi Kick off thường được diễn ra dưới dạng cuộc họp, sau thời điểm ký kết hợp đồng và hoàn tất các thỏa thuận của các bên liên quan.

Kick off là một nhiệm vụ không hề đơn giản, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc, khả năng hiểu và tương tác giữa các bên liên quan. Vì vậy, nhà quản trị cần lựa chọn thời điểm Kick off phù hợp để đảm bảo được kết quả theo dự định. 

Với các dự án lớn và phức tạp hơn, Kick off sẽ bao gồm các hoạt động giao nhiệm vụ và phân bổ công việc dưới sự tham gia của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Lúc này, nhà quản trị cần đặt mục tiêu cụ thể để mọi người hiểu rõ và cùng đưa ra chiến lược thực hiện tương ứng.

Mặt khác, những cuộc họp chuẩn bị khai trương còn thúc đẩy sự đồng lòng và tin tưởng của các thành viên tham gia thực hiện dự án. Điều này vô cùng quan trọng vì nếu không có sự thống nhất của các bên liên quan và thiếu đi sự chỉ đạo đúng đắn thì sẽ không có bất kỳ dự án nào đạt được thành công. Đặc biệt là những dự án có quy mô nguồn vốn lên đến hàng nghìn tỷ, việc khởi động càng trở nên quan trọng để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

>>>> XEM THÊM: 

• Các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp mới nhất 2024
• Kinh tế thị trường là gì? Tổng quan về ưu và nhược điểm

3. Tầm quan trọng của Kick off Meeting

Kick off Meeting không chỉ là một thủ tục, mà còn là một cuộc họp quan trọng để xác định những vấn đề cần ưu tiên trước khi thực hiện dự án. Đồng thời, buổi họp khởi động còn được dùng để phân bổ nhiệm vụ và giải đáp những thắc mắc của mọi người trong quá trình thực hiện dự án.

Dưới đây là một số lý do cụ thể tại sao Kick off Meeting lại quan trọng:

• Thúc đẩy sự hiểu biết: Kick off Meeting đảm bảo toàn bộ những người tham gia đều có sự hiểu biết toàn diện về mục đích, phạm vi và mục tiêu dự án. Từ đó nâng cao khả năng giao tiếp và cộng tác hiệu quả trong suốt vòng đời của dự án.
• Định rõ vai trò và trách nhiệm: Thông qua việc tập hợp các bên liên quan của dự án, Kick off Meeting sẽ xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân để hạn chế sự nhầm lẫn, trùng lặp nỗ lực và những xung đột gay gắt.
• Điều chỉnh kỳ vọng: Kick off Meeting cho phép những người tham gia bày tỏ yêu cầu, ưu tiên và mối quan tâm của mình. Qua đó đảm bảo kết quả dự án đáp ứng được kỳ vọng của họ.
• Xác định rủi ro: Thông qua các cuộc thảo luận trong Kick off Meeting, các rủi ro và thách thức sẽ được xác định ngay từ ban đầu. Bằng cách này, các nhóm dự án có thể đưa ra những chiến lược đúng đắn để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án được hoàn thành một cách suôn sẻ.
• Thiết lập mối quan hệ: Kick off Meeting giúp gắn kết các thành viên lại với nhau, từ đó thúc đẩy việc xây dựng nhóm và thiết lập mối quan hệ giữa phòng ban với những người tham gia dự án. Điều này góp phần tạo nên một nhóm làm việc gắn kết và đem lại hiệu quả cao.

4. Những điều cần lưu ý khi Kick off Meeting

Bên cạnh hiểu rõ về bản chất của Kick off là gì, nhà quản trị cũng cần “ghi lại” những vấn đề cần lưu ý sau đây để công tác Kick off Meeting được diễn ra thuận lợi.

4.1 Lập kế hoạch Kick off Meeting đúng cách

Người tổ chức cuộc họp Kick off cần trực tiếp tham gia thực hiện vào các công việc của dự án để đánh giá thực tế năng lực, xác định rủi ro và khả năng hoàn thành dự án trong từng giai đoạn. Để đảm bảo cuộc họp được diễn ra thành công, người tổ chức nên thực hiện cùng các đối tác nắm rõ dự án và hướng đến một mục tiêu chung. Đồng thời, đảm bảo rằng tất cả những người tham gia Kick off Meeting hiểu rõ công việc cần làm và vạch ra các vấn đề cần thảo luận để buổi họp đạt được mục tiêu đã đề ra.

4.2 Lựa chọn thời điểm tổ chức Kick off Meeting phù hợp

Nhà quản trị có thể tổ chức nhiều cuộc họp để lên kế hoạch chuẩn bị từ trước. Tuy nhiên, buổi họp Kick off chính thức phải được đề xuất, lựa chọn và xác định rõ mục tiêu, kế hoạch cùng phương hướng thực hiện để xác định thời điểm tổ chức Kick off Meeting hợp lý.

Thời gian Kick off Meeting có thể thay đổi dựa trên quy mô, mức độ phức tạp và nhiều vấn đề khác. Tuy nhiên, nhà quản trị cần cố gắng khắc phục để đảm bảo tính hiệu quả của buổi Kick off Meeting.

4.3 Kick off Meeting không nên quá cứng nhắc

Các hoạt động của Kick off giúp nâng cao tinh thần của tất cả những người tham gia. Vì vậy, nhà quản trị cần tránh việc Kick off Meeting diễn ra một cách cứng nhắc và quá nghiêm túc. 

Thay vào đó, hãy đan xen các hoạt động tương tác để mọi người thấy thoải mái trong việc chia sẻ và đóng góp ý kiến. Từ đó đi đến thống nhất về mục tiêu chung trong sự vui vẻ và hào hứng.

4.4 Đặt mục tiêu rõ ràng

Trên thực tế, một dự án không có mục tiêu rõ ràng sẽ có khả năng thất bại cực kỳ cao. Do đó, giai đoạn Kick off phải bao gồm việc xây dựng các mục tiêu chính xác, có thể đo lường và có thể đạt được. Qua đó, những mục tiêu này chính là tiền đề để các thành viên trong nhóm nâng cao tinh thần đoàn kết để hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

4.5 Thu hút các bên liên quan

Mỗi dự án đều có sự tham gia của các bên liên quan như nhà đầu tư, khách hàng, nhóm nội bộ…Những phản hồi và mức độ tham gia của họ có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án, vì vậy doanh nghiệp cần mở rộng các kênh liên lạc để thu hút các bên liên quan. Thông qua đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ mối quan tâm của họ, thu thập ý kiến đóng góp và đảm bảo họ luôn được cập nhật thông tin nhanh chóng.

4.6 Người quản lý dự án giỏi

Nhà quản lý dự án không chỉ thực hiện các nhiệm vụ, mà còn vạch ra quỹ đạo dự án và chỉ đạo nhân viên thực hiện một cách xuyên suốt, có hệ thống. Một nhà quản lý dự án tài năng có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của dự án. Họ rất giỏi trong việc phân bổ nguồn lực, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề, đồng thời khả năng dự đoán những thách thức giúp phân biệt các dự án thành công với những dự án thất bại.

4.7 Xác định các thành viên tham gia chính

Mọi Kick off Meeting đều đòi hỏi các bộ kỹ năng đa dạng và xác định các thành viên tham gia để nắm rõ điểm mạnh, điểm hạn chế và vai trò của từng người. Điều này giúp đảm bảo nhiệm vụ được phân bổ hợp lý dựa trên những chuyên môn và kinh nghiệm.

4.8 Hoạt động giao tiếp hiệu quả

Nếu thiếu sự giao tiếp minh bạch và hiệu quả, các kế hoạch Kick off Meeting có thể gặp thất bại. Việc sử dụng các công cụ giao tiếp hiện đại, lên lịch cuộc họp và tạo ra một môi trường có thể giải quyết kịp thời các thắc mắc có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng. Các hoạt động giao tiếp hiệu quả không chỉ tạo ra một quan điểm chung mà còn tăng cường sự hợp tác và đổi mới trong giai đoạn Kick off Meeting.

4.9 Đặt ra cột mốc cụ thể

Mặc dù mục tiêu cuối cùng của dự án là yếu tố quan trọng, nhưng hành trình đạt được mục tiêu đó cũng cần được đánh dấu bằng một cột mốc cụ thể. Những cột mốc này giúp nhà quản lý đánh giá tiến độ dự án và điều chỉnh chiến lược hợp lý.

4.10 Tích hợp cơ chế giám sát và phản hồi

Mọi dự án đều sẽ có những khó khăn, thách thức không lường trước được. Lúc này, cơ chế giám sát sẽ đóng vai trò quan trọng, liên tục theo dõi tiến độ so với mục tiêu đã đặt ra, từ đó nhà quản lý dự án sẽ đưa ra những quyết định sáng suốt.

Mặt khác, việc tích hợp vòng phản hồi cho phép các thành viên và các bên liên quan trong buổi Kick off nắm được các thông tin chi tiết theo thời gian thực. Điều này có thể đưa ra những quan điểm mới, giải pháp sáng tạo và ngăn chặn các cuộc khủng hoảng tiềm ẩn.

>>>> THAM KHẢO THÊM: 

• Ikigai là gì? Cách xác định 4 yếu tố chính của Ikigai
• Leadership là gì? Các kỹ năng bắt buộc để trở thành Leadership

5. Các yếu tố ảnh hưởng đến Kick off Meeting 

Kick off Meeting là bước quan trọng trong quản lý dự án của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của Kick off Meeting, đòi hỏi nhà quản lý cần nắm rõ và điều chỉnh kịp thời. Vậy những yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp Kick off là gì? Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay dưới đây: 

5.1 Giai đoạn khởi đầu

Mỗi giai đoạn thực hiện Kick off Meeting đều có những thách thức cần phải vượt qua. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng làm được điều đó.

Vì vậy, việc lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức khởi động dự án là điều hết sức quan trọng và cần thiết. Các giai đoạn tổ chức sẽ là động lực phát triển cho toàn bộ dự án. Đồng thời, sự thành công của dự án cũng phụ thuộc rất nhiều vào buổi khởi động đầu tiên này.

5.2 Vị thế của doanh nghiệp

Vị thế của doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của Kick off Meeting. Trong kinh doanh, các nhân viên kinh doanh thuộc các doanh nghiệp nhỏ sẽ ít có cơ hội cạnh tranh hơn so với những doanh nghiệp lớn và có vị thế trên thị trường. Bởi theo khảo sát, chỉ có 33% số người tham gia Kick off Meeting thích những thương hiệu nổi tiếng, 63% số người yêu thích các thương hiệu khá nổi và chỉ 5% lựa chọn thương hiệu mới thành lập.

5.3 Hạn chế của doanh nghiệp trên thị trường

Khi tham gia Kick off Meeting, nhà quản lý cần phải đảm bảo tinh thần ổn định để khởi động dự án, cho dù sản phẩm chưa được hoàn thành hoặc vị thế của doanh nghiệp trên thị trường vẫn còn hạn chế. Ngoài ra, nhà quản lý dự án cũng cần đảm bảo rằng có thể giảm thiểu tối đa những bất cập trong quá trình khai trương của mình.

6. Phân biệt Kick off Meeting và Planning Meeting

Kick-off và Planning Meeting đều là những cuộc họp quan trọng trong quản lý dự án của mọi doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, mỗi cuộc họp đều có những mục đích và cách thức diễn ra khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:

7. Một số câu hỏi thường gặp

Để hiểu rõ hơn về Kick off là gì, các nhà quản lý dự án có thể tìm hiểu thông qua những câu hỏi và phần giải đáp của 1C Việt Nam dưới đây:

7.1 Các thành viên tham dự cuộc họp Kick off gồm những ai?

Một cuộc họp Kick off cần có sự tham gia các của bên liên quan chính như: Khách hàng, nhà đầu tư, quản lý cấp cao, các thành viên tham gia dự án. Đặc biệt là sự hiện diện của các bên liên quan để đảm bảo những mục tiêu, kỳ vọng và kết quả được truyền đạt một cách rõ ràng.

7.2 Họp Kick off diễn ra trong bao lâu?

Thời gian diễn ra Kick off Meeting kéo dài phụ thuộc vào độ phức tạp và quy mô của dự án. Tuy nhiên, một cuộc họp Kick off cần được diễn ra ngắn gọn và tập trung, kéo dài từ 1- 3 giờ. Việc lập kế hoạch, chương trình nghị sự và điều phối hiệu quả giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng khung thời gian đã định.

7.3 Họp Kick off online có được không?

Câu trả lời là có. Với sự sẵn có của các nền tảng cuộc họp và công cụ cộng tác, Kick off Meeting có thể được tiến hành trực tuyến. Điều này mang lại sự linh hoạt với sự tham gia của nhiều người đến từ các địa điểm khác nhau, cho phép giao tiếp dễ dàng ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp.

Trong bài viết này, 1C Việt Nam đã cùng các nhà quản lý tìm hiểu về Kick off là gì và những lưu ý để Kick off Meeting hiệu quả. Nhìn chung, Kick off là cột mốc quan trọng trong quá trình hướng đến sự thành công và đạt được mục tiêu của mọi dự án. Nếu các nhà quản trị cảm thấy hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy đón đọc các bài viết mới nhất của 1C Việt Nam để cập nhật các nội dung hữu ích.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 

• Admin là gì? Vai trò và quyền hạn của Admin trong doanh nghiệp
• Account Manager là gì? 5+ tố chất tạo nên một Account Manager