Mô hình Kanban là gì? Cách thức hoạt động và nguyên tắc áp dụng
Mô hình Kanban hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, ứng dụng trong mọi lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ đến công nghệ thông tin. Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn trực quan về tiến độ và quy trình làm việc. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết về định nghĩa, cách thức hoạt động và nguyên tắc áp dụng Kanban nhé.
1. Mô hình Kanban là gì?
Kanban là một phương pháp tinh gọn giúp quản lý và cải tiến công việc dựa trên nguyên tắc "kéo" (pull), trong đó công việc chỉ được thực hiện khi có nhu cầu. Ứng dụng mô hình Kanban giúp doanh nghiệp cân bằng được số lượng công việc với nguồn lực hiện có để giảm thiểu các vấn đề tắc nghẽn.
Nguyên tắc Kanban được Taiichi Ohno giới thiệu trong ngành sản xuất, nhưng David Anderson là người đầu tiên áp dụng khái niệm này vào ngành công nghệ thông tin. Ông đã cho ra đời cuốn sách "Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business" vào năm 2010, định nghĩa toàn diện nhất về phương pháp Kanban cho công việc. Cuốn sách này đã mở đường cho việc áp dụng Kanban trong các lĩnh vực, chẳng hạn như phát triển phần mềm, nhân sự, tuyển dụng, tiếp thị và bán hàng, mua sắm,...
Bảng Kanban là một công cụ quản lý công việc đơn giản, bao gồm 3 cột: Cần thực hiện (To do), Đang thực hiện (Doing) và Hoàn thành (Done). cụ thể:
- Lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái Cần thực hiện (To do).
- Khi quyết định thực hiện nhiệm vụ nào, sẽ chuyển công việc sang cột Đang thực hiện (Doing) và ghi thời gian lên trên từng công việc.
- Khi làm xong tiếp tục chuyển sang cột Hoàn thành (Done), lưu ngày hoàn thành trên từng công việc.
>>>> XEM THÊM: Mô hình Canvas là gì? 8 bước lập kế hoạch canvas hiệu quả
2. Cách thức hoạt động của hệ thống động lực “Kéo” Kanban
Khác với Scrum, XP và các phương pháp Agile khác, Kanban không sử dụng các vòng lặp giới hạn thời gian (sprint) để lập kế hoạch công việc. Thay vào đó, phương pháp Kanban dựa trên việc sử dụng một bảng Kanban để theo dõi tiến độ công việc. Bảng Kanban có các cột đại diện cho từng giai đoạn của quy trình làm việc, chẳng hạn như Cần thực hiện (To do), Đang thực hiện (Doing) và Hoàn thành (Done).
Khi một tác vụ mới được thêm vào bảng Kanban sẽ được đặt vào cột "Cần thực hiện (To do)". Tới lúc nhóm có khả năng thực hiện tác vụ, họ sẽ "kéo" sang cột "Đang thực hiện (Doing)". Sau khi tác vụ được hoàn thành sẽ tiếp tục được "kéo" sang cột "Hoàn thành (Done)".
Số lượng tác vụ ở mỗi cột của bảng Kanban được giới hạn. Điều này giúp đảm bảo rằng nhóm không bị quá tải công việc và nhân viên có thể tập trung vào việc hoàn thành các tác vụ một cách hiệu quả.
Lưu ý rằng việc sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ công việc có thể giống với việc đẩy tác vụ qua một quy trình từ trái sang phải. Tuy nhiên, có một sự khác biệt quan trọng giữa hai cách tiếp cận này là với mô hình Kanban, giới hạn khả năng là dấu hiệu cho biết nhóm có thể "kéo" tác vụ tiếp theo tới giai đoạn tiếp theo. Trong khi đó, trên một bảng Agile Task, nhóm chỉ dịch chuyển tác vụ từ trái sang phải để thể hiện trạng thái của tác vụ trên quy trình.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Ma trận BCG là gì? Quy trình phân tích và cách ứng dụng hiệu quả
3. Lợi ích mô hình Kanban mang lại cho doanh nghiệp
Kanban là một phương pháp quản lý công việc linh hoạt, dựa trên bảng trực quan hóa. Mô hình này mang lại nhiều lợi ích và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng, cụ thể:
- Hiểu ngay lập tức các trở ngại: Mô hình giúp tổ chức dễ dàng xác định các tắc nghẽn trong quy trình triển khai công việc. Nhờ đó giúp doanh nghiệp thực hiện các hành động để giải quyết và cải thiện hiệu suất.
- Cải thiện giao tiếp: Mô hình Kanban cung cấp một nền tảng chung cho các nhóm để chia sẻ thông tin và phối hợp hoạt động. Qua đây, mô hình hỗ trợ cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các nhóm.
- Tự quản lý: Kanban trao quyền cho các nhóm tự quản lý quy trình công việc. Điều này cho phép các nhóm riêng lẻ tự tìm giải pháp phù hợp với nhu cầu, khả năng cụ thể.
- Kỷ luật: Phương pháp Kanban yêu cầu các nhân viên tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm nhất định. Bằng cách này các nhóm thực hiện có thể giảm thiểu căng thẳng và sai sót, đồng thời cải thiện hiệu quả tổng thể.
- Văn hóa doanh nghiệp: Áp dụng Kanban khuyến khích giao tiếp, hợp tác và tự quản lý. Đây là điều kiện thuận lợi để hình thành một văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: [ĐỪNG BỎ LỠ] Tổng hợp thông tin về mô hình Pestel từ A - Z
4. Nguyên tắc áp dụng mô hình Kanban hiệu quả
Ngoài định nghĩa phương pháp Kanban là gì, doanh nghiệp còn cần nắm rõ các nguyên tắc chính của mô hình. Đây là cơ sở để ứng dụng Kanban quản lý công việc linh hoạt, hiệu quả. Cụ thể có 4 nguyên tắc cơ bản doanh nghiệp cần ghi nhớ, tuân thủ:
- Trực quan hóa công việc: Kanban sử dụng các bảng trực quan để hiển thị các công việc đang được thực hiện, bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc: Cần thực hiện (To do), Đang thực hiện (Doing) và Hoàn thành (Done). Điều này giúp các nhóm làm việc hiểu rõ hơn về tiến độ công việc và các vấn đề tiềm ẩn.
- Giới hạn công việc đang làm: Mô hình giới hạn số lượng công việc đang được thực hiện đồng thời ở mỗi trạng thái. Nhờ đó các nhóm làm việc có thể tránh bị quá tải và tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
- Tập trung vào luồng làm việc: Kanban tập trung vào việc cải thiện luồng làm việc bằng cách áp dụng các nguyên tắc như giới hạn công việc đang triển khai, phân bổ nhiệm vụ hiệu quả và tối ưu hóa các quy trình.
- Cải tiến liên tục: Phương pháp Kanban khuyến khích các nhóm làm việc cải thiện quy trình và phương pháp làm việc một cách thường xuyên, đều đặn. Nguyên tắc này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng các kỹ thuật như phân tích dữ liệu, thử nghiệm A/B và phản hồi của khách hàng.
>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Mô hình Servqual là gì? Thang điểm đánh giá chất lượng và ý nghĩa
5. Cách áp dụng Kanban để quản lý công việc hiệu quả
Mô hình Kanban giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao tỷ lệ thành công của dự án nhờ vào liên kết công việc của các nhân viên trong nhóm. Chính vì vậy, nhiều công ty hàng đầu thế giới hiện nay đang ưu tiên ứng dụng phương pháp hữu ích này.
Dưới đây là những bước đơn giản để áp dụng Kanban quản lý công việc hiệu quả:
- Bước 1. Chuẩn bị một tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.
- Bước 2. Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột "Cần thực hiện (To do)". Doanh nghiệp cần phân loại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp bằng cách sử dụng các màu sắc khác nhau.
- Bước 3. Cột thứ hai là "Đang thực hiện (Doing)". Đây là cột thể hiện những việc công ty cần làm trong hiện tại.
- Bước 4. Cột thứ ba là "Hoàn thành (Done)". Đơn vị sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước từ 2 đến 4.
6. Ứng dụng mô hình Kanban để hỗ trợ quản lý công việc bằng phần mềm 1C:Document Management
Để quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, giải pháp văn phòng số 1C:Document Management đã phát triển và trở thành một công cụ hỗ trợ quan trọng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, 1C:Document Management tập trung vào việc lưu trữ tài liệu, tối ưu hóa quy trình hoạt động doanh nghiệp, cụ thể:
- Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu đã số hóa: 1C:Document Management giúp lưu trữ tập trung mọi văn bản và tài liệu, giảm diện tích kho lưu trữ vật lý.
- Tìm kiếm nâng cao: Phương pháp tìm kiếm theo metadata giúp truy xuất thông tin nhanh chóng, hỗ trợ tìm kiếm chính xác với một con số hoặc từ khóa.
- Quản lý quy trình tự động: 1C:Document Management hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý văn bản điện tử để giảm sai sót do thao tác thủ công, đảm bảo quy trình vận hành theo chuẩn.
- Quản lý công việc thông minh: Tương tự như mô hình Kanban, phần mềm hỗ trợ nhân viên và các nhà lãnh đạo quản lý toàn bộ công việc theo nhiều nguồn khác nhau như công việc trong kế hoạch, công việc trong dự án, công việc phát sinh, công việc định kỳ,...Đồng thời, phần mềm cho phép phân công, giám sát và nhắc nhở nhân viên cho đến khi hoàn thành.
- Phân quyền và bảo mật tuyệt đối đến từng phòng ban và cá nhân: Phần mềm 1C:Document Management chỉ cho phép nhân viên có thẩm quyền truy cập vào dữ liệu cụ thể, bảo vệ thông tin một cách an toàn.
- Ứng dụng di động: Ứng dụng di động giúp tăng cường tốc độ làm việc. Đồng thời, nhân viên có thể trình sếp ký duyệt mọi lúc, sếp quản lý đội nhóm và phê duyệt văn bản từ mọi nơi.
Như vậy, mô hình Kanban là một phương pháp quản lý công việc đơn giản, linh hoạt và hiệu quả. Bằng cách áp dụng Kanban, các doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng kiểm soát công việc, nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí. Mong rằng qua bài viết trên, nhà quản lý đã có thêm những kiến thức bổ ích. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay 1C Việt Nam để được tư vấn chi tiết.
>>>> THAM KHẢO THÊM: